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通信技術の発達や、働き方改革の推進、新型コロナウイルスの拡大などによって、業務のオンライン化やリモートワークが広く普及しています。それに伴い、電子文書に用いる電子印鑑の使用も増えています。
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本記事では、請求書における印鑑の必要性を解説した上で、電子印鑑の概要や作成方法、電子印鑑を使用するメリット、デメリットについて解説します。社内で電子印鑑の導入を考えているなら、ぜひ本記事を参考にしてください。
請求書に印鑑は必要？
法律上、請求書に印鑑を押さなければならない義務はありません。紙書類であっても電子書類であっても、請求書に必ず押印する必要性はないです。そもそも、請求行為は必ず書面上で行う必要はなく、双方の合意があれば口頭でもやり取りを行うことができます。そのため、押印されていなくても請求書は有効となり、取引相手に支払いの義務が生じます。
しかし、請求時に想定されるトラブルを防ぐために、一般的には印鑑が押された請求書が用いられます。
請求書の発行については以下の記事で詳しく説明しています。
請求書に印鑑を押すべき理由
ここからは、請求書に印鑑を押すべき理由について解説します。
請求書の改ざんを防止
印鑑が押されていない請求書には、改ざんというリスクがあります。刑法159条によると、印鑑が押された文書の偽造は有印私文書偽造罪にあたり、3ヶ月以上5年以下の懲役が課せられます。
一方、印鑑が押されていない文書の偽造は無印私文書偽造罪にあたり、1年以下の懲役または10万円以下の罰金が課せられます。
印鑑が押された文書の偽造の方が厳しく罰せられるため、請求書に押される印鑑には文書改ざんの抑制効果があると言えます。
請求書を受理してもらえない可能性
多くの企業では、請求書への押印を慣習として行っています。そのため、法律上は必要ないとしても、企業によっては押印されていない請求書を受理しない可能性があります。また、請求書を受理したとしても、押印されていないことで心象が悪くなってしまうこともあるでしょう。
請求書に印鑑が押されていれば受理されないという事態を防ぐことができ、トラブル防止にもつながるため、請求書には印鑑を押しておくことが安心です。
請求書作成に使用する印鑑の種類
請求書作成に使用する印鑑として、一般企業では主に角印が用いられます。角印とは会社の認印にあたり、角型であることが多いことから角印と呼ばれています。角印は請求書を始め、さまざまな書類への押印に使えます。
一方、個人事業主やフリーランスの場合、角印を持っている方は少ないでしょう。角印などがない場合、請求書の押印に使用する印鑑はシャチハタや三文判で問題ありません。ビジネス用の印鑑や屋号の印鑑を用意しておくと良いでしょう。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、電子文書に使用できる印鑑のことです。パソコンやタブレット上でWordなどの文書ソフトを使用する際に、電子印鑑を使用することで電子文書に印影を残せます。文書の電子化やペーパーレス化の促進、業務のリモート化の促進などに伴い、電子印鑑が広く普及し始めました。
なお、電子印鑑には印影を画像に変換しただけのものと、使用者の識別情報を含むものの2種類があります。印影に使用者の識別情報が含まれているものを使用した方が、文書の改ざんや複製の防止につながります。
電子印鑑の法的効力
電子印鑑には、紙面に押印する通常の印鑑と同様の法的効力があります。電子印鑑の法的効力は、e-文書法で一部の商取引文書の電子化が認められている関係で保証されています。
ただし、法的効力を持つ電子印鑑は、公的機関の証明を得た電子印鑑のみです。電子印鑑の使用者が本人であることを証明する電子証明書を発行しなければ、電子印鑑に法的効力を持たせることはできません。法的効力のある電子印鑑を確実に作成したい場合は、有料のデジタルハンコサービスの利用をおすすめします。
電子印鑑の作成方法
ここからは、電子印鑑の作成方法について解説します。
印影をスキャンする
紙面上の印影をスキャンしてデータに変換し、電子印鑑にする方法があります。この方法を用いると、実際に使用している印鑑と同じ印影を電子文書でも利用できます。
しかし、スキャンデータは識別情報を含まないただの画像であるため、スキャンデータそのものやスキャンデータを利用した文書が改ざん、複製されるリスクがあります。
フリーソフトを活用する
フリーソフトを活用して、電子印鑑を作成することができます。フリーソフトに用意されている文字やデザインの種類から、好みの印影を作成することができます。
しかし、フリーソフトに用意されている文字やデザインは限られているため、作ろうと思えば簡単に印影の複製が可能です。そのため、フリーソフトで作成した印影を電子文書全てに使うことはおすすめしません。
電子印鑑サービスを利用する
印影に識別情報が含まれた電子印鑑の作成を行う、電子印鑑サービスが存在します。電子印鑑サービスは有料ですが、識別情報を含む印影を確実に作成できるため、改ざんや複製のリスクが小さい印影を作成できます。
電子印鑑サービスの導入費は、1ユーザーあたり月額数百円程度であるため、電子文書を多用するのであれば利用して損はないでしょう。
電子印鑑のメリット
ここからは、電子印鑑を使用するメリットを解説します。
業務の効率化
電子印鑑の使用は、業務の効率化につながります。紙媒体に押印する場合、書類の印刷や印鑑と朱肉の準備、印鑑を押し間違えた場合はやり直しの手間などが生まれます。
電子印鑑を使用すれば、データ上に印影を置くだけで良いため、押し直しなどの手間がありません。
コストの削減
電子印鑑の使用は、コストの削減にもつながります。紙媒体で印鑑を使用する場合、書類の印刷代などのコストがかかります。また、書類を印刷した後に保管するためのキャビネットや、保管場所の準備もしなければなりません。
電子印鑑を使用すれば、書類の印刷が必要最低限で済むため、印刷や書類保管にかかるコストを削減できます。
電子印鑑のデメリット
ここからは、電子印鑑を使用するデメリットを解説します。
改ざんや複製のリスク
電子印鑑を使用すると、書類を改ざんされたり複製されたりするリスクがあります。電子印鑑をフリーソフトなどで作成すると、印影を簡単に複製できてしまうため、不正利用をされる恐れもあります。そのため、正式なシステムとして電子印鑑を導入するなら、セキュリティ対策が必要です。
導入コストが必要
先述しているように、電子印鑑を正式に導入するためには、セキュリティ対策をしなければなりません。そのため電子印鑑の導入には、電子印鑑の作成費やセキュリティ対策費などの導入コストが必要です。
導入コストと電子印鑑導入で得られるメリットを比較し、電子印鑑を導入すべきかどうかを事前に判断する必要があります。
電子印鑑を使用する際の注意点
ここからは、電子印鑑を使用する際の注意点について解説します。
用途によって使い分ける
電子印鑑は使用する書類や用途に応じて、使い分けることをおすすめします。先述しているように、電子印鑑の作成方法にはフリーソフトを活用する方法や、電子印鑑サービスを活用する方法などがあります。
フリーソフトなどで手軽に作成できる電子印鑑には、識別情報を付与させることができません。そのため、フリーソフトなどで作成した電子印鑑は、本人が押印したことを証明できません。本人が押印したことを証明できない電子印鑑は、重要度の低い書類のみに使うことをおすすめします。
電子印鑑サービスで作成した電子印鑑には、電子印鑑と本人情報を結びつける識別情報を付与させることができます。そのため、社外に向けた重要書類などにも使用可能です。
取引先に事前確認を行う
文書の電子化が進み、電子文書に対応している企業は増えています。しかし、紙面上での書類作成や書類管理を続けている企業もあります。
また、セキュリティ対策が不十分という理由で、電子印鑑の導入をためらっている企業も存在するため、電子印鑑を使用する場合は取引先に電子印鑑の使用可否の確認が必要です。
まとめ
本記事では、請求書に対する印鑑の必要性や請求書作成に適した印鑑の種類、電子印鑑の概要、作成方法、メリット、デメリットなどを解説しました。本記事の内容をまとめると、以下のようになります。
- 請求書への押印は、トラブル防止や取引先からの信頼を得る上で必要
- 電子印鑑には実印と同様の法的効力がある
- 電子印鑑はフリーソフトや電子印鑑サービスで作成可能
- 電子印鑑を活用は、業務効率化やコスト削減につながる
- 電子印鑑を使用する際は、強固なセキュリティ対策が必要
電子印鑑の活用は、業務効率化や電子文書に対応する上で重要です。電子印鑑の導入を考えているなら、セキュリティ対策の導入コストを考慮した上で、導入の検討を進めてみましょう。
