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バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、経理・財務・人事などの、基本的に顧客と直接関わることのない業務のことを示します。一方で、フロントオフィス業務とは、営業やカスタマーサービスなどの顧客と直接関わる業務のことです。
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バックオフィス業務一覧
経理
支払・伝票処理といった日常のお金に関する業務に加え、決算や税務申告などの帳票作成も行います。
財務
資金調達・資産運用・予実管理といった、お金を今後どのように集め運用するかという戦略立て・交渉を担います。
人事
社員採用・研修・評価といった社内の人に直接関わる仕事に加え、社員がより定着するよう制度設計なども行います。
労務
入社・退職・転勤などに伴う各種手続きに加え、給与計算・福利厚生などの労働管理の中心となる仕事を行います。
法務
契約や取引の際に法務を確認する業務の他に、社内規定の整備・株主総会における法務も請け負います。
総務
総務の業務範囲は特に広く、物品管理・オフィス管理・社内規程の作成・株主総会などの運営を行います。
情報システム
社内で使うシステムの管理や問い合わせ対応に加え、ルーターやインターネットの設置・セキュリティ対応もします。
バックオフィス業務はなぜ重要？
売上や顧客満足度に直結するという意味でフロントオフィスが注目されがちですが、バックオフィスは会社の根幹を支える重要な業務です。
なぜなら、バックオフィスは会社にとって重要な経営資源であるヒト・モノ・金・情報を扱う役割を担っており、経営に密接に関係するためです。
バックオフィス機能が強化されることで、経営判断をより的確に素早く行い、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができるでしょう。
バックオフィス業務の課題
会社を縁の下で支えるバックオフィス業務について、よくある課題をご紹介していきます。
①ミスが許されないノンコア業務が多い
バックオフィスの業務では、手入力や集計・目での確認といったアナログな業務が多くなってしまっています。さらに、マニュアルが紙で保管されていたり、印鑑も電子化されていないケースが多いのが特徴です。
アナログで仕事が行われている場合、ヒューマンエラーが起こりやすいだけでなく、複数人で同時に作業できないため、非効率も生じやすいでしょう。
ミスが許されない仕事ですが、アナログ業務が多いため、特に決算や新年度などの忙しい時期にヒューマンエラーが起きやすくなってしまっています。
②業務が属人化しやすい
バックオフィスの業務は高度な専門性や知識を必要とするものが多く、業務が特定の人に偏りがちです。また、決算や労務管理などでは年に1回しか発生しない仕事もあり、引き継ぎがされないケースもあります。
特定の人しかできない業務が多くあると、その人が離職や退職した場合に他の人が業務を行えずに業務がストップしてしまうでしょう。
バックオフィス業務を効率化するメリット
バックオフィスは基本的には少数精鋭です。したがって、フロントオフィスと同等以上に効率化は常に考え続けなければならないといえます。効率化によるメリットを2つご紹介します。
①コア業務に集中できる
バックオフィスの効率化を図ることで、残業時間が減り人員に余裕が生まれモチベーションが高まります。その結果、より重要なマネジメントや業績向上につながるような業務に集中することができるでしょう。
②業務を脱属人化できる
フローを見直したりデジタルを取り入れて業務を効率化することで、特定の人しかその業務を行えないという属人化した状態を解決することができます。例えばこれまで特定の人が行っていた集計や入力をデジタル化することで、誰でもその業務が担当できるようになり、離職によって業務が止まるリスクを減らすことができるでしょう。
バックオフィス効率化(経理業務)の成功事例
①エクシオグループ株式会社の事例(4000名×経費精算)
情報通信にかかわる設備構築サービスを提供するエクシオグループ株式会社は、経費精算の効率化を図り、TOKIUM経費精算を導入。従業員数約4000名という規模にレバレッジをかけ、間接業務を月1146時間も削減することに成功しました。
導入前の課題
導入前に特に課題に感じていたのは、経費精算における原本の扱いでした。
当時は別の経費精算システムを使っていたのですが、月末になると各拠点の社員が領収書を糊付けをし、部内承認をもらってから、原本を本社に送る流れとなっており、時間の無駄が発生していました。
さらに複数の拠点から領収書を送る郵送コストも大きく無駄に感じていたり、領収書を7年間保管するスペースのコストも増えていました。
当時ペーパーレス化が浸透し始めているタイミングで、より一層ペーパーレス化と業務の効率化を進め、社員が利益を生むコア業務に集中できる状態を作りたいという意識があってTOKIUM経費精算の導入を決めました。
導入後の状態
いつでもどこでも経費精算ができるようになったことが大きな変化でした。
さらに、電子帳簿保存法に対応できたことで、これまで領収書を原本で扱っていたことに伴うコストがなくなりました。具体的には領収書の糊付け・郵送・保管といった一連の時間や金銭的なコストが減り、承認までの時間が短縮できました。実際に申請にかかる時間が短くなっているというデータも得られています。
経費精算にかかる時間を効率化することで削減できた時間は、営業部ではお客様の対応といった本来の業務であるコア業務に使うことができるようになりました。加えて、経理部でもより付加価値の高い仕事に使うことができるようになり、高い効果を感じています。
エクシオグループ株式会社の導入事例については、以下を参照ください。
②株式会社アントステラの事例(1000名×請求書受領)
「ステラおばさんのクッキー」でおなじみの株式会社アントステラは請求書の受領・データ化の効率化を図り、TOKIUMインボイスを導入。出社不要で請求書の受領から支払いまでが完結できる状態を作り出すことに成功しました。
導入前の課題
以前は取引先からの請求書受け取りを全て紙で行っていましたが、2020年頭頃からコロナウイルスで会社として出社を制限していく方針に決まった時に紙での請求書の受け取りが大きな課題となりました。
また、以前紙で請求書を受け取っていたときは、経理部宛に送られて来るものと各部署宛に送られてくるものがありました。各部署宛に送られてくるものは部署内で承認をした後に経理に回ってくるのですが、その時期が月末月初に偏りがちで、月次処理に遅れが発生してしまうのも課題となっていました。
こういった課題から、コロナを機に会社としてペーパーレス化を進めていくことが必須と感じ、請求書受け取りシステムの導入を検討し始めました。
導入後の状態
出社しなくても請求書受取ができるようになったことで、各部署の承認者が月末や月初に社内にいなくてもよくなったのが大きなメリットとなりました。
各部署の担当者が場所にとらわれず自分の部署にとって成果を生む業務に集中できることになったのが大きな効果です。
多くの取引先が好意的に協力をしてくれたことでスムーズに移行でき、経理の立場としても、出社しなくても請求書受取から支払いまでが完結できるようになりました。
さらに、これまで原本をあいうえお順に並べるなどしてファイリングに時間がかかっていましたが、データ上で検索ができるようになったことで作業負荷が減り、経理部の更なる業務負荷削減にも繋がっています。
株式会社アントステラの導入事例については、以下を参照ください。
TOKIUMインボイスは、紙やメール、PDFなどあらゆる形で届く請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。受領した請求書原本は法定期間に基づき、倉庫で代行保管します。「請求書受取のための出社」をなくし、リモートワークにも対応可能となるほか、仕訳作業や承認作業、会計ソフトへのデータ連携もシステム上で完結し、支払業務全体の処理効率を劇的に向上させることができます。
