取引の数が増えると、請求書や領収書などの書類の数も増えます。増え続ける書類を人の手だけで管理しようとすると手間がかかり、管理上のミスが起こる可能性もあります。そこで、膨大な書類を管理するために、エクセルや請求書効率化ツールなどが用いられます。
本記事では、請求書管理をエクセルで行う手順や課題を解説した上で、請求書効率化ツールの概要や活用するメリットについて解説します。ぜひ最後までご覧ください。
請求書管理をエクセルで行う手順
ここでは、請求書管理をエクセルで行う手順について解説します。
請求先の一覧表を作成
まずは、請求先の一覧を表にまとめます。請求先を一覧表にまとめる際は、扱いやすいように項目を絞ってまとめることが重要です。
また、社名や部署名、住所、取引内容などをセル別に分けて記載することも大切です。住所は郵便番号や市区町村、番地など、取引内容は商品名や数量、単価などに細分化して記載すると良いでしょう。
請求書テンプレートを作成
請求先の一覧表作成後、請求書テンプレートを作成します。
請求書には、以下のような項目を記載します。
- 取引先氏名、取引先名称
- 作成者氏名、作成者名称
- 請求日
- 請求金額
- 金額小計
- 消費税
- 源泉徴収額
- 取引内容
- 振込先
- 支払期限
請求先の一覧表の内容と対応するように、請求書の記載項目を設定すると良いでしょう。一覧表の内容と対になるように請求書の項目を決めることで、請求書作成を楽に進めることができます。
専用フォルダの作成
請求書を作成したら、請求書を管理するための専用フォルダを作成します。専用フォルダに分類用の番号をふることで、請求書の管理を効率的に行うことができます。取引先名称や案件名などを、フォルダ名に設定するのもおすすめです。
自分が管理しやすいように、専用フォルダの作成やフォルダ名の設定をすることが重要になります。
エクセルの運用・改善
専用フォルダを作成したら、請求書管理を実際に行ってみましょう。請求書管理をする際は、各請求書のステータスを一目で確認できるように、請求書ステータスの一覧表の作成をおすすめします。
また、エクセルやフォルダを運用して使いづらさを感じる点は、その都度改善します。
エクセルによる請求書管理の課題
ここからは、エクセルによる請求書管理の課題について解説します。
取引数の増加による作業量の増大
取引数が増えるとエクセルに記載しなければならない内容が増えるため、作業量が増大します。取引先の一覧表や専用フォルダを活用しても、請求書に必要事項を手入力する手間はかかるため、次第に対応できなくなってしまうでしょう。
また、作業量が増えると、その分請求書の記入ミスが発生する可能性も高まります。
エクセルツールの不具合
エクセルで作成した請求書管理ツールが、うまく動作しない可能性があります。請求書管理ツールをミスなく作成したつもりでも、一覧表の取引先の数が増えると、ツールの検索機能がうまく機能しないこともあります。
また、請求書に必要事項を手入力する過程で、意図せずツールに変更を加えてしまう可能性もあります。
請求書管理システムとは
請求書管理システムとは、請求書の作成や管理に特化したシステムやアプリを指します。請求書管理システムの多くは、クラウド型のシステムやアプリであり、インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどの端末があれば、時間や場所を選ばずに請求書管理を行えます。
また、請求書管理システムには請求書管理に最適な検索機能が搭載されているため、少しの請求書の情報だけで確認したい請求書を見つけることが可能です。
請求書管理システムのメリット
ここからは、請求書管理システムを活用するメリットについて解説します。
請求業務の工数削減
請求書管理システムを活用することで、請求業務の工数削減が期待されます。請求書効率化ツールの多くは、請求書に記載するデータを準備しておくだけで、自動で請求書作成を行います。そのため、データを手入力する手間が減り、請求書作成の工数も減ります。
作業ミスの減少
先述したように、請求書管理システムを使うと、手入力するデータ量を減らすことが可能なので、作業ミスを減らすことができます。そのため、請求業務における人的ミスを減らし、作業の正確性向上に貢献します。
テレワークで業務が完結
請求書管理システムを活用することで、請求業務をテレワークで完結させることができます。請求書効率化ツールの多くには、オンラインでの請求書発行や承認などの機能が備わっています。
これらの機能を活用することで、オフィスに行かなくても請求業務の完結が可能です。さらに郵便代行を行っている請求書管理システムを活用すれば、紙面の請求書を扱う場合でもテレワークで業務を完結することができます。
請求書や取引先の管理が容易
請求書管理システムを活用することで、請求書や取引先の管理を容易に行うことができます。請求書効率化ツールの多くは、請求書の一元管理が可能です。取引先別に請求書を振り分け、システム上で管理することができるため、請求書データを必要な時に素早く手に入れることができます。
また、先述したようにインターネット環境と電子端末さえあれば、時間や場所を選ばずシステムにアクセスできるため、請求書の管理をどこにいても行うことができます。
まとめ
本記事では、請求書管理をエクセルで行う方法や、エクセルによる請求書管理の課題、請求書管理システムの概要、活用するメリットについて解説しました。本記事の内容をまとめると、以下のようになります。
- 取引先の一覧表や請求書テンプレートをエクセルで作成することで、請求書管理をエクセルで行える
- 取引先の数が増えると、エクセルによる請求書管理が困難になる
- 請求書管理には請求書管理システムの活用がおすすめ
- 請求書管理システムを使うことで、業務工数や作業ミスの削減、時間や場所を選ばずに請求業務を行える
請求業務は時間がかかる上、人的ミスが起こる可能性の高い業務です。しかし、請求書効率化ツールを使うことで、請求業務の業務効率化やコスト削減を図れます。社内の請求業務を効率化したいと考えている方は、本記事を参考に請求書効率化ツールの導入を検討してはいかがでしょうか。
