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支払通知書とは
支払通知書とは、取引を終えて支払い内容が確定しているものについて、日付・金額・取引内容など支払予定の内容を通知するための書類です。
支払通知書の発行タイミングとしては、納品を終えた後、請求書が発行される前に発行するのが一般的です。支払予定の内容を支払先に通知することで、企業間で支払いの内容について確認をすることができ、請求書のミス防止にも役立ちます。
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支払通知書については発行義務はありませんが、発行しておくことでよりスムーズな取引につながります。また、支払通知書については電子での発行も可能です。
請求書との違い
請求書は支払先が支払元について、提供した商品やサービスに対する対価を請求する書類です。一方、支払通知書は支払元が支払先に対して、これから支払う予定の内容や金額を通知する書類となっています。
支払通知書の発行は義務ではありませんが、請求書を受け取る前に支払通知書を発行することで、スムーズな取引に繋がります。また、支払い内容について理解を企業間で事前に確認することで、請求書発行におけるミス防止にも効果的です。
支払通知書を発行するメリット
取引先との金額ミスを防げる
支払通知書の発行により、請求書発行前に金額を確認できるため、取引先とのやりとりにおける金額ミスを削減しやすくなります。
支払・入金は取引において非常に重要なポイントで、ミスがあるとトラブルや今後の取引への悪影響が出る場合もあるため、支払通知書を発行して、企業間で支払内容をお互いに確認すると良いでしょう。
請求業務が不要になる
支払通知書の発行は義務ではありませんが、一方で発行された場合には請求書と同様に法的効力を持ちます。そのため、支払元が支払通知書を発行することで、支払先が請求書を発行する必要がなくなり、業務の手間を削減できます。支払通知書を発行する際には、請求書を発行するかどうか事前に取引先と決めるとより親切でしょう。
経理業務を円滑に進められる
支払通知書には支払予定の金額・日付・支払い先などを記載するため、支払先の方でも実際に振り込まれる前に内容が正しいかを確認できます。このため、支払いの後にミスが見つかって支払いをし直すといった手間やコストを削減でき、支払元だけでなく支払先にとっても円滑で効率的な経理業務の進行につながるでしょう。
支払通知書のテンプレート
支払通知書のテンプレート画像を記載します。必要事項や注意点を、以下で解説していきます。
支払通知書に必要な項目
支払通知書には発行義務がないので、法律上満たす必要のある項目というのはありません。ただし、取引内容を証明する書類である重要な証憑書類となるので、漏れがないよう記入することが大切です。以下では、一般的な支払通知書に必要とされる項目を列挙します。
①タイトル
書類の上部に大きな字で目立つように、”支払通知書”などと書類の概要を記載します。
②発行年月日
支払通知書を発行した日付を記入し、後から見返す際に時系列を追いやすくします。
③発行企業名・連絡先
企業名に加えて連絡先を記入することで、間違いなどある場合に連絡がしやすいです。
④宛名
支払先を記入します。様・御中の使い分けといったビジネスマナーにも気を配ります。
⑤支払通知金額
支払う予定の金額について、詳細と合計を目立つように記入します。
⑥取引年月日
それぞれの取引について取引が行われた年月日を正しく記入します。
⑦取引内容
支払先に内容が伝わるように、提供を受けた商品やサービスの内容を記入します。
⑧数量
数量で数えられるものについては、提供を受けた商品やサービスの数量を記入します。
⑨単価
提供を受けた商品やサービスの単価を記入します。
⑩消費税
それぞれの取引に応じた消費税率を確認し、消費税額を記入します。税率を間違えないように気をつけましょう。
⑪備考
注意事項や補足といった内容がある場合のみ、備考欄に記入します。
⑫小計
商品・サービスの金額と消費税額の小計をそれぞれ記入します。
⑬総合計金額
最後に商品・サービスの金額と消費税額の合計を記入します。
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支払通知書作成の注意
支払通知書を作成・発行した際には、定められた期間、原本を保管することが法律上定められていることに注意が必要です。
支払通知書は取引の内容・金額・日付などを示し、トラブルなどがあった際には参照する重要な証憑となりますので、正しく保管し必要な際には取り出すことができるようにしておくと良いでしょう。
支払通知書原本の保管期間は？
支払通知書原本の保管期間は個人事業主と法人で異なっているため、それぞれ確認が必要です。
個人事業主については、保管期間は5年間と義務付けられています。5年間の数え方は書類発行日から5年後の確定申告期限日までが期限となっており、発行日から単純に5年を足す計算ではないので、保管期間の日付を間違えないように注意が必要です。個人事業主の場合、青色申告の場合でも白色申告の場合でも5年間が期限となっています。
法人については、保管期間は7年間と義務付けられています。7年間は書類発行日から7年後の法人税申告期限日までとなっており、発行日から単純に7年を足す計算ではないので、こちらも保管期間の日付を間違えないように注意が必要です。
このように個人事業主と法人では求められている支払通知書の保管期間が異なるため、事前に保管期間を確認し、定められた期間、整理された状態で正確に書類を保管しておく必要があります。
支払通知書受領の注意
支払通知書のテンプレートと作成方法、発行時の保管の義務についてご案内しました。加えて、自社が受領した際の対応も把握しておかなければなりません。
2022年に改正された電子帳簿保存法に則った保管や、2023年10月に開始されたインボイス制度によって取引相手の登録番号の記載などへの、請求書を受け取る際の対応が必要になることは有名です。
しかし、支払通知書も法対応が求められる対象になります。自社で全てを準備するのはかなりの手間が必要になりますので、電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応の書類受領サービスを導入する会社も少なくありません。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応できる請求書受領システムは多いですが、これを機に請求書と同時に支払通知書にも対応できるシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
代表的な請求書受領サービス 「TOKIUMインボイス」は、紙やメール・ウェブシステム経由で届くあらゆる形式の請求書を受領代行し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。
請求書の受け取り・スキャン・データ化・原本管理まで全て代行され、システム上で一元管理できるため、ペーパーレス化と同時に請求書支払いにかける時間を約1/5にまで削減することができます。さらに、受け取った請求書はインボイス制度・電子帳簿保存法に対応する形で保管されるため、法対応に関する追加の手間をなくせる点も魅力です。
TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋請求書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数が無制限のため、利用者数が多い場合も追加料金が一切かかりません。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで請求書業務を効率化できます。
「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。
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まとめ
今回は支払通知書について内容や注意点をご説明しました。
支払通知書の発行は義務ではありませんが、双方で取引内容を確認できるため、スムーズな取引やトラブル防止に役立つため、積極的に取り入れていくと良いでしょう。
