小口現金出納帳の書き方や記入例を3ステップで解説!手書きから脱却

「経理担当者ではないのに、小口現金出納帳というものを作るよう指示をされた。」
「どのように記入すればよいのかわからなくて困っている。」
経理を担当したことが無い方にとって、『小口現金出納帳』は名前からして難しそうで、できれば関わりたくないものですよね。経理事務を担当している人は常に帳簿と接しているので、その気持ちがわからずに大した説明もしないまま、小口現金出納帳の作成を依頼してしまうことが多いという声もよく聞かれます。
しかし、小口現金出納帳の作り方は実はとても簡単で、フォーマットと必要な記入方法さえわかれば誰でも簡単に作ることができます。
小学生ぐらいの頃に、お小遣い帳を付けたことはありませんか?小口現金出納帳という難しい名前ではありますが、その中身はお小遣い帳と大差ありません。
この記事では小口現金出納帳を作る方法を3つのステップで紹介します。この記事を読めばはじめての方でも出納帳の書き方も完全マスターすることができます。

小口現金出納帳作成ステップ1.基礎知識

小口現金出納帳とは?

小口現金出納帳とは、小口現金の補給や支払いなどを記録しておく帳簿のことです。小口現金とは会社内に置いておく少額の現金のことです。
現金出納帳とは別に記帳が必要になり、一見すると面倒なように感じますが、それでも小口現金を持っておく会社は非常に多いです。

小口現金はなぜ必要なのか?

なぜ小口現金を置いておく会社が多いのでしょうか?小口現金の役割やメリットを見ていきましょう。
小口現金を置いておくことの最大のメリットは『少額の現金の精算にとても便利』ということ。会社のお金は家庭のお金と違い、かなり大金を取り扱うことになります。
そのため、全てを現金で会社においておくのは非常に危険で、ほとんどのお金を銀行に預けたり、手形や小切手などの現金を必要としない支払方法を選択します。
しかし、例えばボールペン購入や出張時の切符代などの数百円の精算にいちいち手形や小切手を使うのは手間だったりお店に嫌がられてしまいます。
だからと言って社員が自分で負担して、後日精算するというのはトラブルのもとにもなります。そこで、ある一定の金額を社員に小口現金として渡しておくことで、少額の費用の精算がとてもスムーズになるのです。

小口現金出納帳』と『現金出納帳』の違いは3つ

さっそく小口現金出納帳を作ってみよう!と調べてみると、『現金出納帳』という言葉が出てくると思います。小口現金出納帳と現金出納帳は何が違うのでしょうか?
小口現金出納帳と現金出納帳の違いは以下の通りです。

小口現金出納帳 現金出納帳
記載する内容が違う 小口現金のみを記載する 会社の現金について記載する
記載する人が違う 小口現金を管理する人 経理担当者
記載するタイミングが違う 小口現金から支払いをした時 小口現金を補給する時

 
小口現金出納帳と現金出納帳の記載の流れについて、『1週間の出張へ行く人に小口現金10万円を渡した事例』をもとに紹介します。
この場合は出張へ行く人が小口現金担当者となります。
まず、経理担当者が小口現金担当者へ10万円を渡し、小口現金出納帳の記載を依頼します。
その際に経理担当者は現金出納帳へ出金の旨を記載し、小口現金担当者が小口現金の10万円についての記帳をします。10万円から費用を支払った時は小口現金担当者が小口現金出納帳へその都度記載をします。この時経理担当者は現金出納帳に何も記載しません。
会社が定めた締め日が来たら、小口現金担当者が小口現金出納帳を締めて、経理担当者へ提出します。
その報告を受けて、経理担当者は現金出納帳へ記載をします。使用した金額が確定したら、経理担当者が使用した金額を補給します。
このように、小口現金出納帳と現金出納帳は記載する内容やタイミング、担当者が違います。

小口現金出納帳の手書きは良くない理由

いまだに小口現金出納帳の手書きは良くないという説があります。
しかし、エクセルでできる限り作るようにしましょう

小口現金出納帳作成ステップ2.実際の記入

小口現金出納帳の手書きはやめよう!EXCELテンプレートを利用する

小口現金出納帳がお小遣い帳と大差がないものというのは冒頭で紹介しました。しかし、一からすべて自分で作るというのはやはり難しいですし、タイムロスも大きいです。そこで活用して頂きたいのが、小口現金出納帳のテンプレートです。
下記のようなエクセルファイルをダウンロードすることができます
小口現金出納帳 フォーマット(1)
小口現金出納帳テンプレ
一般的な小口現金出納帳には、受入金額・日付・摘要・支払金額・支払内訳を記入します。小口現金出納帳の最大の特徴は、支払金額と手元残高の合計』と『受入金額の合計』が必ず一致する事です。
小口現金出納帳は決められた金額の帳簿を作成するものなので、受入金額を支払金額が上回ったり、支払金額と手元残高の合計が受入金額と異なる場合は帳簿上に何かしらのミスが生じていると判断できます。
そうはいっても実際に作成してみないとイメージが湧きづらいことでしょう。次の章からは小口現金出納帳の具体的な書き方について説明します。

具体例1. 取引開始時の出納帳書き方

小口現金出納帳の記入をスタートする時に、まず1行目に何を書けばいいかわからず躓いてしまう方も多いでしょう。ここからは、実際の記入方法を紹介します。文章だけではわかりづらいので、以下の記入例も一緒に参考にしてください。
また、下記からオリジナルのエクセルファイルをダウンロードできますのでぜひご活用ください
小口現金出納帳 説明用
小口現金出納帳の1行目には、まず受入金額に小口現金として受け取った金額を記載します。続いて日付欄に受け取った日付、摘要欄へ『受入』と記載します。これで小口現金出納帳の1行目は完了です。意外と簡単ですよね。あとは小口現金を使用した際にその都度記載を続けます。
小口現金出納帳書き方

具体例2. 現金を出し入れした時の出納帳書き方

実際に小口現金を使った時は、日付欄に使った日付を、摘要欄に使った理由を、支払金額に使った総額を記載します。
最後に支払内訳欄の当てはまる費用のところに金額を記入すれば完了です。
また、下記からオリジナルのエクセルファイルをダウンロードできますのでぜひご活用ください

◆小口現金説明用【日々の記入】

ここでの躓きポイントは、支払内訳のどの費用に分類されるかを判断する事です。次章で詳しく紹介しますが、もしわからなければ経理担当者や小口現金を依頼した人に確認をしましょう。

小口現金出納帳作成ステップ3.締め作業

月末に必要な処理『次月繰越』に挑戦しよう!

日々の支払いの記帳は、お小遣い帳を付けるようなイメージで記入できる方が多い事でしょう。しかし、会社の帳簿となると意外と見落とされがちなのが毎月の『締め作業』と呼ばれるものです。
締め作業は一般的には1ヵ月単位で行う会社が多いですが、小口現金出納帳の締め作業は必ずしも1ヵ月で行わなければならないというわけでルールはありません。
会社で決められた期間で行う必要がありますので、社内のルールを確認しましょう。
さて、締め作業でまず行わなければいけないのが、『次月繰越』です。小口現金の締め作業を行っている日時点(締日といいます)の残高を次月へ繰越します。
具体的に説明すると、まず1行を使って支払金額・支払内訳の合計を計算します。その次の行の日付欄に締日を、摘要欄に『次月繰越』と記載し、支払金額に残高金額を記載します。

◆小口現金説明用【次月繰越】

最後に受入金額と支払金額のそれぞれの合計を計算し、金額が一致すれば次月繰越作業は完了です。

翌月の初日に必ず必要な『前月繰越』とは?

月末の締め作業が完了した際に、翌月への繰り越し作業も同時に行っておくと、次月以降の記帳がスムーズに進みます。

◆小口現金説明用【前月繰越】

具体的な方法としては、受入金額に次月繰越をした金額を、日付欄に次月繰越をした翌日の日付を、摘要欄に『前月繰越』と記入します。

当月使用分の補給を受けた時の小口現金出納帳の書き方

小口現金ならではの処理が『補給』の処理です。当然のことながら、小口現金を使い続けているといつか無くなってしまいます。
それを防ぐために、小口現金の残高が減ってきたら経理担当者より小口現金を補給してもらう必要があります。
この処理は現金出納帳では発生せず、小口現金ならではの処理なので、しっかりと押さえておきましょう。

◆小口現金説明用【補給】

補給を受けた際の記帳方法は決して難しくありません。受入金額欄に補給された金額を、日付欄に補給を受けた日付を、摘要欄に『本日補給』と記入します。補給や繰越のタイミングは会社のルールで異なります。『次月繰越』『前月繰越』『補給』それぞれの記入方法をしっかりと押さえておきましょう。

小口現金出納帳の摘要欄・支払内訳の一覧

小口現金出納帳の日々の処理を記帳する際に困るのが、どの支払金額がどの支払内訳に該当するかという点です。そこで、特に発生しやすいものを箇条書きで紹介しますので、困った時には参考にしてみてください。

  • 交通費に該当するもの:電車代、バス代、タクシー代、飛行機代など
  • 通信費に該当するもの:電話代、切手代、インターネット関連費用など
  • 消耗品費に該当するもの:筆記用具、コピー用紙など
  • 光熱費に該当するもの:水道代、電気代、ガス代など
  • 新聞図書費に該当するもの:新聞代、書籍代など
  • 雑費に該当するもの:どこにもあてはまらないもの
  • どこに分類すればよいかわからないものは、すべて雑費へ計上する事が多いです。その際は、経理担当者へ報告の際に何を雑費に計上したのかを伝えられるようにしておくと処理がスムーズにすすみます。

    まとめ

    小口現金出納帳はその名前を聞いた時点で、帳簿と関わりが少ない方にとってはかなり高いハードルとなります。しかし、この記事を参考にして一つ一つの処理を丁寧に行えば、意外と簡単に作ることができます。
    小口現金出納帳を作る上で大切なのは、必ず手元の小口現金の残高と帳簿上の残高が一致する事です。
    2つの残高がずれない事が一番ですが、慣れないうちはうまくできなくて当然です。もしずれてしまった場合は一人で悩まずに、必ず経理担当者や小口現金出納帳を依頼してきた方に報告・相談をしましょう。
    小口現金の廃止手順』について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

    小口現金を廃止すべき4つの理由とその手順を分かりやすく紹介