契約書管理サービスを検討しているものの、「電子帳簿保存法に対応しているサービスは、何を基準に見ればよいのか」「電子契約だけでなく、紙の契約書の保管まで考える必要があるのか」と迷う企業は少なくありません。特に、法対応を前提にしながら、検索性や運用負荷の軽減まで両立したい場合は、単に契約を電子化できるだけでは不十分です。

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本記事では、電子帳簿保存法対応の観点から契約書管理サービスを見る際の確認項目、紙契約と電子契約が混在する場合の注意点、比較前に押さえたい考え方を整理して解説します。

まずは、契約書管理サービスを比較する前に、最低限確認したいポイントを早見表で整理します。

確認項目	なぜ重要か	比較時の見方
電子契約やメール受領の契約書データをそのまま保存できるか	電子で受け取った契約書は、紙に印刷して保管するだけではなく、電子データのまま管理しやすいことが重要だからです。	PDFやメール添付ファイルをそのまま保管できるか、保存先が担当者任せにならないかを確認します。
紙契約のスキャン保存まで見据えられるか	電子契約だけでなく紙契約も残る企業では、保管ルールが分かれると運用が煩雑になりやすいためです。	紙の契約書をPDF化して登録しやすいか、紙と電子を同じルールで管理しやすいかを見ます。
日付・金額・取引先などで探しやすいか	更新確認、監査対応、社内照会のたびに契約書を探し回る状態を防ぎやすくなるためです。	検索項目、絞り込みのしやすさ、一覧性、契約更新時の確認のしやすさを確認します。
改ざん防止や履歴管理の仕組みがあるか	誰が、いつ、どのように登録・更新したかを追えることが、法対応と社内統制の両面で重要だからです。	操作履歴、更新履歴、訂正時の記録、法対応の説明資料や第三者認証の有無を確認します。
権限管理と紙・電子の一元管理がしやすいか	契約条件や個人情報を含む文書を安全に扱いながら、担当者依存を減らしやすくなるためです。	部署別の閲覧制御、更新権限、台帳管理のしやすさ、引継ぎのしやすさを確認します。

契約書の電子化とは何か

契約書の電子化とは、契約の締結や保管の全部または一部を電子データで行うことです。実務では、電子契約サービスを使って最初から電子データで締結するケースと、紙で締結した契約書を後からデータで管理するケースの両方が含まれます。

検索キーワードに「電子帳簿保存法対応」「契約書管理サービス」が含まれる場合、読者が知りたいのは単なる電子化の意味ではなく、どのような仕組みなら法対応と管理効率を両立しやすいかです。そのため、契約書の電子化を考える際は、締結方法だけでなく、保管方法、検索性、権限管理まで含めて整理する必要があります。

特に、契約書は締結して終わりではありません。更新時期の確認、監査対応、社内からの照会、退職や異動時の引継ぎなど、後から見返す機会が多い文書です。だからこそ、電子化を検討する段階から「どのように保管し、どう探せるようにするか」まで一体で考えることが重要です。

契約書は電子取引保存とスキャナ保存を分けて考える

契約書の保管方法を検討する際に、まず整理したいのが「どのように受け取り、どのように保存するか」です。契約書の電子化と一言でいっても、最初から電子データでやり取りした契約書と、紙で締結した契約書を後からPDF化するケースでは、確認すべきポイントが異なります。サービス選定では、この違いを曖昧にせずに見極めることが重要です。

契約書の保存方法は、最初から電子データで授受したのか、紙で締結したのかによって考え方が変わります。まずは、自社の契約書がどの保存パターンに当てはまるのかを、次のフロー図で整理してみましょう。

電子契約やメール受領の契約書は電子取引保存として考える

電子契約サービスで締結した契約書や、メールなどで受領・交付した契約書データは、電子取引データとして保存する前提で考える必要があります。紙に印刷して保管するのではなく、電子データのまま保存できることを前提に、運用を整えることが重要です。

そのため、契約書管理サービスを選ぶ際は、受領した契約書データをそのまま保管できるか、後から探せる状態で整理できるか、保存後の確認に支障がないかを先に確認しておく必要があります。

紙で締結した契約書をPDF化する場合は別の論点がある

一方で、紙で締結した契約書をスキャンして保存する場合は、電子契約と同じ発想だけでは不十分です。紙の原本をどう扱うか、スキャン後の保存ルールをどう整えるかといった、別の運用設計が必要になります。

つまり、契約書管理サービスを選ぶ際は「電子契約の保管に強いか」だけでなく、「紙契約の電子化まで含めて運用できるか」も確認しなければなりません。紙契約が一定数残る企業では、この観点を外すと導入後に運用が分断されやすくなります。

サービス比較では両方にどこまで対応するかを見る

実務では、すべての契約が一気に電子化されるとは限りません。取引先や契約類型によって、電子契約と紙契約が併存することも少なくありません。そのため、比較時には「電子契約の締結機能があるか」だけでなく、「紙と電子の契約書を同じルールで検索・管理できるか」まで見ることが重要です。

電子帳簿保存法対応をうたうサービスであっても、得意分野は一様ではありません。自社の契約業務が電子中心なのか、紙も多く残るのかを踏まえたうえで、必要な対応範囲を確認しましょう。

電子取引保存とスキャナ保存の違いや、電子帳簿保存法の全体像をまとめて確認したい方は、電子帳簿保存法の疑問を解決！電子取引やスキャナ保存、保存期間も参考になります。

契約書の電子化に関する法律

契約書の電子化や管理サービスの導入を考える際は、関連する制度を切り分けて理解しておくことが大切です。特に、電子帳簿保存法は「保存方法」の論点、電子署名法は「本人性や真正性」の論点に関わるため、同じものとして扱わないほうが整理しやすくなります。

電子帳簿保存法は契約書データの保存方法に関わる

電子帳簿保存法の観点では、契約書を含む電子データをどのように保存するかが重要です。たとえば、電子で授受した契約書を電子データのまま残せるか、必要なときに確認できるか、検索しやすいかといった点は、サービス比較でも外せません。

電子署名法は本人性や真正性の確認に関わる

電子契約では、誰の意思に基づいて作成された文書なのか、後から改変されていないかをどう担保するかが重要になります。ここで関わるのが電子署名の考え方です。比較時には、電子署名の方式や履歴管理の仕組みまで含めて確認しておくと、導入後の運用イメージを持ちやすくなります。

制度理解だけでなく、実務に落とせるかが重要

法律名を知っているだけでは、運用は安定しません。実務では、契約書をどこに保存するか、紙契約をどう扱うか、取引先とのやり取りをどう揃えるかといった論点まで含めて考える必要があります。制度理解は前提ですが、サービス比較では「社内で回る運用にできるか」を優先して見ることが大切です。

書面の契約書と電子化した契約書の比較

書面契約と電子化した契約書は、どちらも契約を管理するための手段ですが、日々の運用では違いが大きく表れます。特に、契約書管理サービスを検討する際は、締結のしやすさだけでなく、保管や検索のしやすさまで比較することが重要です。

比較項目	書面契約書	電子化した契約書
媒体	紙	電子データ
締結・確認方法	押印や署名、郵送・持参が中心	オンライン上での確認・合意・保存が中心
保管方法	キャビネット、倉庫などで原本を保管	クラウドやサーバー上で保管
検索性	台帳やファイル管理に依存しやすい	条件検索や一覧管理をしやすい
運用負荷	印刷、郵送、製本、保管作業が発生しやすい	締結後の共有、検索、引継ぎがしやすい

違いは締結時よりも、締結後の管理で大きく出やすい

契約書の電子化というと、押印が不要になることや郵送が減ることに目が向きがちです。しかし、実務で差が出やすいのは締結後です。更新期限の確認、契約条件の照会、監査時の提出、異動時の引継ぎなど、後工程の効率に大きな差が出ます。

契約書管理サービスでは検索性と一覧性を重視したい

そのため、契約書管理サービスの比較では、締結機能だけでなく、どのように探せるか、一覧で確認できるか、更新予定を見落としにくいかまで見ることが重要です。検索性が弱いと、電子化しただけで管理のしにくさが残る可能性があります。

契約書を電子化する方法を解説

契約書を電子化する方法は、大きく分けると「最初から電子契約で締結する方法」と「紙契約を管理しやすい形でデータ化する方法」があります。どちらを中心にするかは、取引先の事情や自社の運用状況によって異なります。

電子契約サービスを使って最初から電子で締結する

もっともわかりやすい方法は、電子契約サービスを使って契約の合意から保管までを電子化することです。この方法であれば、契約締結後の共有や検索もそのまま電子データで行いやすくなります。

紙契約を併用しながら管理基盤を揃える

ただし、すべての取引先がすぐに電子契約へ移行できるとは限りません。そのため、紙契約を一定期間併用しながら、契約台帳や保管ルールだけ先に揃える進め方も現実的です。契約書管理サービスに紙契約の登録機能があれば、移行期間の混乱を抑えやすくなります。

重要なのは、締結方法より管理ルールを先に決めること

電子化を進める際に失敗しやすいのは、締結機能だけでサービスを選び、保管ルールや検索ルールを後回しにすることです。実務では、保存先、命名ルール、閲覧権限、契約台帳の管理方法まで先に決めておくと、電子化後の定着が進みやすくなります。

契約書を電子化した場合のメリットとは

契約書を電子化するメリットは、単に紙を減らせることだけではありません。検索性や共有のしやすさ、統制のかけやすさまで含めると、契約業務全体の効率化につながりやすくなります。

コスト削減につながりやすい

紙の契約書では、印刷、封入、郵送、保管スペースの確保など、細かなコストが積み上がります。電子化を進めることで、こうしたコストの削減を見込みやすくなります。

業務効率が上がりやすい

契約書の作成、送付、確認、保管の流れが電子化されると、担当者が書類を探したり回覧したりする負担を減らしやすくなります。特に、検索や共有にかかる時間の短縮は、日常業務の効率に直結します。

内部統制を強化しやすい

契約書をクラウド上で管理できるようになると、誰が閲覧できるか、誰が更新したか、いつ変更されたかを把握しやすくなります。権限管理や履歴管理がしやすくなるため、統制面の改善にもつながります。

契約書の電子化に取り組む際の注意点とは

契約書の電子化には多くのメリットがありますが、進め方を誤ると運用がかえって複雑になることもあります。特に、契約類型ごとの扱い、取引先対応、紙と電子の併存期間への備えは、事前に整理しておきたいポイントです。

契約類型ごとに必要な手続きを確認する

契約書は種類によって、締結方法や保管方法の検討ポイントが異なります。一般的な業務委託契約や秘密保持契約のように電子化を進めやすいものもあれば、個別事情の確認が必要なケースもあります。すべてを一律に扱わず、契約類型ごとに確認して進めることが大切です。

取引先の運用差を吸収できるようにしておく

自社が電子契約へ移行したくても、取引先が紙を希望する場合は珍しくありません。こうした運用差があることを前提に、紙契約も一定期間は併存すると見込んでおくと、実務の混乱を抑えやすくなります。

電子化だけでなく、保管ルールの統一まで進める

契約書の電子化を始めても、保存先や命名ルール、台帳管理の方法がバラバラだと、後から探しにくくなります。電子化は手段であり、最終的には「必要な契約書を必要なときに確認できる状態」を作ることが重要です。

契約書の保存期間や、紙と電子それぞれの保管方法まで整理したい場合は、契約書の保管期間はいつまで？法律上の問題から保管方法までを分かりやすく解説！もあわせて確認しておくと安心です。

契約書だけでなく、受領から確認、承認までを含めた業務全体の電子化を検討している場合は、電子化によって得られる具体的な効果を整理した資料も役立ちます。

契約書を電子化する体制づくりの流れ

契約書の電子化を定着させるには、サービス導入だけでなく、社内体制やルール整備まで進める必要があります。ここでは、実務で進めやすい流れを整理します。

導入目的と対象範囲を決める

まずは、何のために電子化するのかを明確にします。郵送コストの削減、検索性の向上、契約更新の見落とし防止、監査対応の効率化など、目的が明確になるほど、比較すべき機能も絞りやすくなります。

紙契約を含めた現状運用を棚卸しする

次に、どの契約が電子契約で進めやすいか、どの契約が紙で残りやすいかを整理します。ここを飛ばすと、導入後に「一部しか載せ替えられない」「結局フォルダ管理が残る」といった事態になりやすくなります。

比較観点を決めてサービスを選定する

締結機能、保管機能、検索性、履歴管理、権限設定、紙契約対応など、選定基準を社内で揃えて比較します。担当部門だけでなく、実際に契約書を扱う現場の意見も取り入れると、導入後の定着率を高めやすくなります。

社内ルールと権限設計を整える

保存先、登録ルール、閲覧権限、更新時の運用などを決め、担当者ごとの判断に委ねすぎない状態を作ります。契約書管理は属人化しやすいため、ルール整備を後回しにしないことが重要です。

取引先への案内と社内展開を進める

社内で導入が決まったら、取引先への説明方法や移行時の対応フローも整理しておきます。社内向けには、マニュアルや簡単な運用ルールを用意しておくと、電子化の定着が進みやすくなります。

電子帳簿保存法対応の契約書管理サービスで確認したい5項目

契約書管理サービスを比較する際は、料金や操作性だけで判断しないことが重要です。電子帳簿保存法への対応まで見据えるなら、契約書を保存する仕組み、検索性、改ざん防止、管理体制まで確認する必要があります。ここでは、比較時に押さえたい5つの確認項目を整理します。

1. 電子取引データをそのまま保存できるか

まず確認したいのは、電子契約やメール添付などで受領・交付した契約書データを、そのまま保存できるかどうかです。契約書の内容を別ファイルに転記する運用ではなく、原本となる電子データを適切に残せる仕組みがあるかを見ておく必要があります。

あわせて、保存先が担当者任せにならず、部署内で運用を統一しやすいかも重要です。保存場所が分散すると、後から必要な契約書を確認しにくくなるだけでなく、法対応の抜け漏れにもつながりやすくなります。

2. 日付・金額・取引先などで探しやすいか

契約書管理サービスの比較で見落としやすいのが、検索性です。電子帳簿保存法対応を意識するなら、まずは日付・金額・取引先といった軸で探しやすいかを確認しておきたいところです。

実務では、「更新対象の契約だけを確認したい」「特定の取引先との契約をすぐに一覧化したい」といった場面が頻繁にあります。単にファイルを保存できるだけでなく、必要な契約書へ短時間でたどり着けるかが、現場で使い続けられるかどうかを左右します。

3. 改ざん防止や履歴管理の仕組みがあるか

契約書は、保管できればよいわけではありません。誰が、いつ、どのように登録・更新・閲覧したのかを追えることも重要です。比較時には、編集履歴や操作履歴が残るか、更新の流れが追いやすいか、訂正や差し替え時に履歴が確認できるかを見ておきましょう。

また、サービスによっては法対応の確認材料として第三者認証を参照しやすいものもあります。たとえばJIIMA認証は、電子取引データ保存の法的要件をチェックする制度として案内されています。認証の有無だけで決める必要はありませんが、比較時の確認材料のひとつにはなります。

4. 紙契約と電子契約をまとめて管理できるか

契約書管理の運用で困りやすいのは、電子契約はAシステム、紙契約のPDFは共有フォルダ、原本はキャビネットというように、保管場所が分かれてしまうことです。この状態では、契約更新や監査対応のたびに確認先が増え、担当者依存も強くなります。

そのため、紙契約と電子契約が混在する企業では、両者をできるだけ同じ運用で管理できるかを確認することが大切です。契約書の保管先を集約できれば、検索性だけでなく、更新管理や引継ぎのしやすさも改善しやすくなります。

5. 権限管理と社内運用に乗せやすいか

契約書には、取引条件や個人情報など、社内でも閲覧範囲を絞りたい情報が含まれることがあります。そのため、部署や役職ごとに閲覧権限を設定できるか、承認フローや管理ルールに合わせやすいかも重要な比較ポイントです。

さらに、現場で定着するかどうかも見逃せません。操作が複雑で、一部の担当者しか使えないサービスでは、結果として運用が属人化しやすくなります。導入後の利用イメージまで踏まえ、現場で無理なく回せるかを確認しましょう。

電子帳簿保存法対応を前提に、システム選定で失敗しないための考え方まで整理したい方は、以下の資料も参考になります。

契約書管理サービスを比較する際は、価格や使いやすさだけでなく、電子帳簿保存法対応に関わる確認項目を先に揃えておくことが重要です。比較時に見落としやすいポイントを、次のチェック表で整理します。

確認項目	確認したい理由	比較時のチェックポイント
電子契約やメール受領の契約書データをそのまま保存できるか	電子で受け取った契約書は、電子データのまま管理しやすいことが重要だからです。	PDFやメール添付ファイルをそのまま登録できるか、保存先が担当者任せにならないかを確認します。
紙契約のスキャン保存を見据えられるか	紙契約が残る企業では、電子契約だけ対応していても運用が分断されやすいためです。	紙の契約書をPDF化して登録しやすいか、紙契約も管理対象に含めやすいかを確認します。
日付・金額・取引先などで検索しやすいか	更新確認や監査対応、社内照会のたびに契約書を探し回る状態を防ぎやすくなるためです。	検索項目、絞り込み機能、一覧表示、更新対象の確認のしやすさを見ます。
改ざん防止や履歴管理の仕組みがあるか	誰が、いつ、どのように登録・更新したかを追えることが、法対応と内部統制の両面で重要だからです。	操作履歴、更新履歴、訂正時の記録、法対応の説明資料の有無を確認します。
権限管理がしやすいか	契約条件や個人情報を含む文書を、安全に扱いやすくするためです。	部署別・役職別の閲覧制御、編集権限、承認権限の設定可否を確認します。
紙と電子を一元管理しやすいか	保管場所が分かれると、契約更新や監査対応のたびに確認先が増え、担当者依存が強くなりやすいためです。	紙契約と電子契約を同じ台帳や一覧で確認できるか、引継ぎしやすい設計かを見ます。

まとめ

契約書の電子化を進める際に重要なのは、単に紙をなくすことではありません。電子帳簿保存法対応の観点で保存方法や検索性を整えながら、紙契約と電子契約が混在する実務にも無理なく対応できることが大切です。

そのため、契約書管理サービスを選ぶときは、締結機能だけでなく、電子取引データの保存、紙契約の取り込み、履歴管理、権限設定、検索性まで含めて確認しましょう。比較表だけで判断せず、自社の契約業務の流れに当てはめて見ていくことが、導入後の失敗を防ぐ近道です。

法対応と業務効率の両立を目指すなら、まずは「どの契約を電子化しやすいか」「紙契約をどの程度併用するか」「契約書をどの部署がどのように探すか」を整理したうえで、自社に合ったサービスを選定していきましょう。

FAQ

電子で受け取った契約書は、印刷して保管すれば問題ありませんか？

いいえ、電子で受け取った契約書は、原則として電子データのまま保存する必要があります。メール添付のPDFやクラウド上で受領した契約書を紙に印刷して保管しても、それだけでは電子取引データの保存としては足りません。契約書管理サービスを選ぶ際は、受領した電子データをそのまま保存し、後から確認できる状態を保てるかを確認することが重要です。

紙で締結した契約書をスキャンして保管することはできますか？

はい、紙で締結した契約書も、電子帳簿保存法の要件を踏まえてスキャナ保存を検討できます。ただし、最初から電子データで授受した契約書とは考え方が異なるため、「電子契約に対応しているか」だけでなく、「紙契約の電子化運用まで支えられるか」を分けて確認することが大切です。

契約書管理サービスでは、どのような検索性を確認すべきですか？

まず確認したいのは、日付・金額・取引先などで探しやすいかどうかです。契約書は保管できるだけでは不十分で、更新確認や監査対応、社内照会の際に必要な契約書へすぐにたどり着けることが重要です。比較時には、検索のしやすさまで含めて確認しましょう。

JIIMA認証がないと、電子帳簿保存法対応とはいえませんか？

JIIMA認証がなければ直ちに対応不可というわけではありません。ただし、JIIMA認証は、電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様を第三者が確認する制度として案内されています。比較の際に認証の有無を確認しておくと、要件確認の負担を減らしやすくなります。

電子契約サービスを使う場合、電子署名は必須ですか？

電子署名法では、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、本人の意思に基づいて作成されたものと推定されます。そのため、サービス比較では「電子署名があるか」だけでなく、どのような方法で本人性や改ざん防止を担保しているかまで確認することが重要です。

契約書管理サービスの選定では、検索性や法対応だけでなく、権限管理や履歴管理を含めた内部統制の観点も重要です。統制強化まで含めて業務設計を見直したい場合は、以下の資料も参考になります。