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取引先から、注文書（発注書）をFAXで送信してほしいと頼まれる場合があります。経理担当者の中には、FAXで注文書を送信することに戸惑ったり不安を感じたりする人も少なくありません。
ペーパーレスが進む中でもFAX注文を続ける会社は多いため、すぐに対応できるように送信方法を理解しておきましょう。
この記事では、注文書の役割やFAXで注文書を送る方法について解説します。FAX注文には多くの課題があるため、業務を効率化する方法もあわせて紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
注文書（発注書）とは
注文書は発注側と受注側の間で交わされる書類です。会社によっては発注書と呼ぶこともあります。呼び方は違っても、書類に記載される内容に大きな違いはありません。
ここでは、注文書の役割や法的な規定について詳しく解説します。
注文書の役割
注文書は、商品やサービスを注文（発注）する意思を示すための書類です。取引内容が記載されており、発注側と受注側が取引における認識を揃えられます。
注文書は必ず発行しなければならないわけではなく、口約束で依頼することも可能です。ただし、口約束は聞き間違いや解釈の違いが生まれやすいため、トラブル回避のために注文書を発行するのが一般的です。
注文書の役割や関連する法律、注文書に記載するべき項目と実際の書面例に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
注文書の保管方法や保管期間について、より詳しく知りたい人は以下の記事をご覧ください。
下請法では親会社が注文書を発行する必要がある
注文書は必ず発行しなければならない書類ではありません。ただし、下請法が適用される取引に限っては、注文書の発行が義務付けられています。
下請法（下請代金支払遅延等防止法）は、下請事業者の利益を守るための法律です。下請法が適用される取引の場合、優越的地位を濫用しないように親会社は注文書を発行しなければなりません。
親会社が発行する注文書には、次の3つの項目の記載が義務付けられています。
- 下請事業者の給付内容
- 下請代金の額
- 支払期日および支払方法
下請事業者の給付内容は、依頼内容が分かるように明確に記載しましょう。手形を発行する場合は、手形の金額と満期日の記載が必要です。
下請法の対象となる取引についてさらに詳しく知りたい人は以下の記事をご覧ください。
注文書をFAXで送信する方法
注文書の送り方には、郵送やFAX、メールや手渡しなどさまざまな方法があります。決められた送り方はないため、いずれを利用しても問題ありません。
本記事では、注文書をFAXで送信する方法を解説します。
送信書の書き方
FAXで注文書を送る場合は、確実に取引先の担当者に届くように送信書を一緒に送信すると良いでしょう。送信書とは、送信の内容や意図を端的に伝える役割があります。
送信書には、次の項目を記載しましょう。
- 件名
- 送信日
- 宛名
- 送り主の情報
- あいさつ文
- 送信内容
- 送信枚数
宛名と送り主情報は、企業名や部署名、氏名を明確に記載します。あいさつ文はTPOに応じた文章を意識しましょう。WordやExcel形式の無料テンプレートを利用すると作成がスムーズです。
注文書をFAXで送信するための手順
FAXによる注文書の送信は、取引先の担当者に届くまでに時間がかかったり紛失したりするリスクがあります。注文書が確実に担当者のもとにわたるように、ただ送信するのではなくひと手間加えるのがポイントです。
注文書をFAXで送信する手順は、以下の通りです。
- FAXで注文書を送る直前に取引先へ電話する
- 注文書の上に送信書がくるようにして送信する
- FAXで注文書を送った旨を電話で取引先に伝える
FAXを送る前後に電話で連絡を入れておくことで、他の書類に埋もれる可能性が低くなります。
FAX注文の課題
FAXの利用にはさまざまなメリットがある一方で、いくつかの課題もあります。
FAX注文の主な課題点は、次の通りです。
- やり取りに時間がかかる
- 送信ミスが発生しやすい
- 機器の維持管理に手間やコストがかかる
- 出社する必要がある
- 情報の管理に手間と時間がかかる
以下では、それぞれの課題点について解説します。
やり取りに時間がかかる
FAX注文の場合は、紙の注文書に手書きで記入してから送信する必要があります。送信するまでに時間がかかることは、FAX注文のデメリットです。
また、取引先の担当者がすぐに確認できるとも限りません。FAXは特定の場所で受信しているため、デスクが離れていたり外出していたりすると気付くまでに時間がかかります。そのため、リアルタイムでの注文書のやり取りは難しいでしょう。営業時間外の注文の場合は、対応が翌日以降になる可能性もあります。
送信ミスが発生しやすい
メールやチャットに比べると、FAXは送信ミスが起こりやすいと言えます。
送信ミスの多くは、操作の誤りや送信先の誤りなどによる人的ミスです。誤送信をした場合、適切に依頼ができず業務に支障をきたしたり、第三者に情報が漏えいしたりするおそれがあります。
また、受信側の機器の不具合で注文書が届かない可能性もあります。読み取りや出力がうまく機能せずに受信できなかった場合、担当者は注文書が送信されたことに気付けません。
機器の維持管理に手間やコストがかかる
FAXで注文書を送信するには、機器の維持管理に手間とコストがかかります。インクやトナー、FAX用紙などの消耗品は、なくなったタイミングで交換や補充が必要です。機器のメンテナンスの手間にストレスを感じる社員も少なくありません。
コスト削減やペーパーレス化を推進する場合は、他の方法で注文書を送ることも検討してみましょう。
出社する必要がある
多くの会社はFAXを社内に設置しているため、注文書を送信するには出社する必要があります。働き方改革によりリモートワークやテレワークが進められていますが、FAX業務に携わる社員は出社せざるを得ないのが実情です。
メールやチャットなどでのやり取りに移行しない限り、デジタル化や働き方の多様性の実現は難しいでしょう。
情報の管理に手間と時間がかかる
FAXで受信した情報は紙媒体のため、保管場所を設けて管理しなければなりません。また、電子データは検索機能を使って容易に情報を探せるのに対して、紙媒体の情報は手作業で探す必要があります。スムーズに情報を探し出せるように、ラベリングしたり管理方法を工夫したりといった手間もかかります。
また、紙媒体の注文書はスピーディーな情報共有に不向きです。取引内容を即座に確認できないため、業務効率の低下を引き起こすこともあります。
FAX注文の廃止を妨げる要因
FAX注文に課題があると感じていても、なかなか廃止に踏み切れない場合があります。
FAX注文の廃止を妨げる要因は、次の通りです。
- 手書きのメモができない
- 取引先の意向でFAXが廃止できない
- 業務フローの見直しや新たなシステムの導入が必要になる
- ITリテラシーが不足している
以下では、FAX注文の廃止を妨げる要因について解説します。
手書きのメモができない
FAXは紙媒体なので手書きで直接メモができます。手書きのメモは自由度が高く、一覧性に優れている点がメリットです。メールやチャットでの送信は手書きのメモができないため、利便性が低いと感じることもあるでしょう。
OCR（光学文字認識）やFAXの電子データ化で手書きのメモを再現できますが、手間がかかるため実用性は低いと言えます。
取引先の意向でFAXが廃止できない
FAX注文は自社の考えだけで廃止することができません。取引先がFAXでのやり取りを望んでいるのであれば、関係性を維持するためにもFAX注文を維持した方が会社にとってはプラスになる可能性があります。
企業間の専用回線でデータをやり取りするEDIを活用する方法もありますが、すべての取引先に導入してもらうのは現実的ではありません。
業務フローの見直しや新たなシステムの導入が必要になる
FAX注文を他の送信方法に変更する場合、業務フローの見直しや新たなシステムの導入が必要です。業務フローや現場の業務内容、使用するツールなどを見直して切り替えるには、時間とコストだけでなく労力もかかります。
受発注件数が少ない会社の場合は、FAXの廃止に伴うコストと手間がFAX注文にかかるコストと手間を上回ってしまい、メリットが少なくなるおそれがあるでしょう。
ITリテラシーが不足している
経営陣や現場の社員のITリテラシーが不足していることも、FAXの廃止が進まない要因の1つです。デジタルツールの利便性を理解できていないため、他の送信方法への変更に消極的になる傾向があります。
FAX電子化サービスのメリット
FAXの手書き業務を効率化する方法として、「FAX電子化サービス」の活用が挙げられます。
FAX電子化サービスのメリットは、次の通りです。
- FAX送受信時の業務の効率化が進む
- テレワーク・外出先からでもFAXを送受信できる
- 入力作業や入力ミスを削減できる
- コストを削減できる
- 書類管理の手間が省略できる
ここからは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。
FAX送受信時の業務の効率化が進む
FAX電子化サービスは、インターネット上でFAXの送受信ができます。データ連携機能や注文書・送信書の定型文やテンプレート機能など、業務効率化に役立つ機能も豊富です。
受信ファイルへのコメント付記、電子印の捺印などを加えてそのまま返信できる機能を活用することで、業務効率は飛躍的に向上するでしょう。
テレワーク・外出先からでもFAXを送受信できる
パソコンやスマートフォンなどの端末を利用してFAXの送受信ができるため、テレワークや外出先などどこからでも業務を進められます。FAX注文が働き方の多様化を妨げている会社にとって、FAX電子化サービスの利用は問題解決の糸口になります。
入力作業や入力ミスを削減できる
従来のFAX注文は、注文書の記入や送信などの作業に人の手が介入します。そのため、書き間違いや読み間違い、誤送信などの人的ミスが起こりやすいのがデメリットです。
一方で、FAX電子化サービスは操作性に優れており、入力作業の手間を大幅に削減できます。文字や数字も読みやすく、人的ミスの防止にもなります。送信前に端末の画面に宛名と送信内容が表示されるため、誤送信の防止にも効果的です。
コストを削減できる
FAX電子化サービスの利用により、送受信の度に必要だったFAX用紙やインク、トナーなどの消耗品にかかるコストを削減できます。必要なものだけ印刷すれば良いため、ペーパーレス化にもつながります。
書類管理の手間が省略できる
物理的な保管スペースが不要になるだけでなく、クラウド上で管理すれば検索機能を使ってすぐに必要な情報を見返せます。データで管理すれば、経年劣化や災害、汚染などの心配もなくなるでしょう。半永久的に良質な状態で、注文書を維持・管理できます。
また、紙として存在しないため紛失や盗難のリスクも軽減できます。ただし、情報漏えいのリスクが伴うため、セキュリティ対策は徹底しましょう。
FAX電子化サービスを選ぶ際の3つのポイント
FAX電子化サービス選びで意識すべきポイントは、次の3つです。
- 今使っている番号が変わらず、取引先に負担をかけない
- パソコン上のファイルを送る機能があるか
- 業務に必要な機能が揃っているか
ここからは、それぞれのポイントについて具体的に解説します。
今使っている番号が変わらず取引先に負担をかけない
FAX電子化サービス選びでは、今使用しているFAX番号をそのまま引き継げるかどうかを確認することが大切です。サービスによっては強制的に新しいFAX番号に切り替わるケースもあるため注意しましょう。
今使っているFAX番号が変わってしまうと、誤送信のきっかけになるなど取引先に負担をかける可能性があります。新しいFAX番号を取引先へ告知しなければならず、担当者の手間も増えてしまいます。
パソコン上のファイルを送る機能があるか
業務を効率化するために、パソコン上のファイルを送る機能があるかどうかにも注目しましょう。
中には、パソコンで作成した文書データをプリントアウトしてからFAX送信しなければならないサービスもあります。せっかくパソコンや社内システムで注文書を作成するなら、データを連携してそのままFAX送信ができるサービスを選ぶことがポイントです。
業務に必要な機能が揃っているか
FAX電子化サービスには、紙媒体の注文書をPDF化するだけのシンプルなサービスもあれば、多機能なサービスもあります。
FAX電子化サービスの主な機能は、下記の通りです。
- FAXの送受信
- コメント付記
- 捺印
- 送信予約
- 海外への送受信
- 通知機能
自社に必要な機能が揃っているサービスを選ぶことで、FAX業務に携わる社員の負担が軽減されます。一定期間無料でお試し利用ができるサービスも多いため、まずは実際に利用して導入を決定するのもおすすめです。
FAX注文の課題はFAX電子化サービスで解決しよう
この記事では、注文書をFAXで送る方法とFAX注文業務の効率化について解説しました。
注文書をFAXで送る場合は、同時に送信書も送信すると丁寧です。送信書には送信内容や意図が伝わるように必要な項目をしっかり記載しましょう。
FAX注文には、メリットがある一方で「やり取りに時間がかかる」「送信ミスが発生しやすい」「手間やコストがかかる」「出社する必要がある」「情報の管理に手間がかかる」という5つの課題があります。これらの課題を解決するには、FAX電子化サービスの利用が効果的です。
FAX電子化サービスを利用する場合は、取引先への負担とサービスの機能の観点に注目して選ぶことが重要です。取引先との良好な関係性を維持しつつ、FAX注文に関する業務の効率化を目指しましょう。
