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経費精算は、申請から承認、そして会計処理まで多くの工数がかかるため、業務負担を軽減させるために仕組みの導入が有用です。経費精算ワークフローに対応したシステムを取り入れることで、業務の自動化や効率化を促すことができます。
この記事では、経費精算ワークフローの基本的な仕組みから、導入するメリットとデメリット、おすすめのシステム3選まで詳しく解説します。経費精算業務を効率化し、時間と手間を削減するためにぜひお役立てください。
※TOKIUMブログは、経費精算AIエージェント「TOKIUM経費精算」を提供する株式会社TOKIUMが運営しています。
経費精算のワークフローとは？
そもそも経費精算ワークフローとはどういったものを指すのでしょうか。ここでは、経費精算の意味や種類、経費精算ワークフローの定義と流れについて解説します。
経費精算とは？
経費とは、企業の財務会計における費用の一部を表す用語です。経費精算は、社員が立て替えた経費を精算し、金銭を払い戻すことを指します。
経費精算が必要な経費には、出張時の旅費交通費や取引先との会食分の接待交際費などさまざまなものがあります。原則として、経費の虚偽申告を防ぐために領収書などの証憑が必要です。ただし、3万円未満の公共交通機関の運賃や、従業員に支給する出張旅費・宿泊費・通勤手当などは、帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められる特例もあります。どこまでを証憑なしで認めるかは、社内規程であらかじめ決めておきましょう。
経費精算の種類
経費精算は、大きく以下3つの種類に分けられます。
・小口精算：日常業務で使う文房具や消耗品などを購入する際の少額な経費を社員が立て替えた場合に、小口現金（経理が手元に置いておく少額の現金）で精算処理すること
・交通費精算：取引先に訪問する際の電車代やタクシー代、バス代など少額な交通費を社員が支払った際に精算処理すること
・旅費精算：遠方への出張や営業活動でかかった新幹線代や飛行機代、ホテルの宿泊費といった比較的高額な経費を精算処理すること
旅費精算などでは、多額になると分かっている場合は出張前にあらかじめ申請してもらい、仮払い（概算額を先に渡しておくこと）を行うケースもあります。
経費精算ワークフローの定義と基礎知識
経費精算のワークフローとは、経理や精算にまつわる申請・承認の手順をパターン化・可視化する手法のことです。システムを導入することで、経費精算時のデータ入力やレビュー、仮払いといった多様なプロセスをまとめて管理でき、一連のフローをオンライン上で完結できます。
また、あらかじめ設定したルールにシステムが機械的に照らすため、入力ミスによる差し戻しや承認漏れが起こりにくくなります。
以下の記事では、立替経費の基本から会計処理までを詳しく解説していますので参考にしてください。
▶ 関連記事：立替経費の基本から会計処理まで！必要なプロセスをわかりやすく解説
経費精算の流れ
経費精算には、社員が経費を立て替えた分を後で精算する「実費精算」と、必要な経費の概算を仮払いし、後で調整・精算を行う「仮払精算」の2つがあります。各方法のおおまかな経費精算手順は、以下の通りです。
実費精算の流れ
1. 社員が経費を立て替え、領収書を受領する
2. 経費精算書を作成して、領収書を添付した上で申請する
3. 上司などの承認者が確認・押印をし、管理部門に提出する
4. 経理部門で確認と会計処理が行われる
5. 立て替えた代金を社員に支給する
仮払精算の流れ
1. 経費のおおまかな金額を計算し、仮払申請書を作成・申請する
2. 承認者および経理部門の承認を経て、概算費用を社員に事前支給する
3. 社員は事前支給された費用で経費の支払いを行い、領収書を受領する
4. 領収書を元に実際の費用で仮払精算書を作成し、領収書と併せて提出する
5. 承認者および経理部門で確認・会計処理を行う
6. 概算費用と実費の差額を調整する
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経費精算ワークフローシステム導入のメリット
経費精算のワークフローにシステムを組み込むことによって、業務プロセスの自動化や可視化が可能になり、効率化を促進できます。ここでは、経費精算ワークフローへのシステム導入により期待できるメリットを紹介します。
経費精算業務の効率化と工数削減
システムを活用すると、申請から承認までのやり取りが減り、1件あたりの処理時間が短くなります。また、作業にかかる負担や工数を減らし、本来注力すべき業務への時間を捻出できるため、結果として組織全体の生産性向上が期待できます。
さらに、1件あたりの経費処理時間の削減によって、月次の締めまでにかかる日数を短縮できる場合もあります。なお、支払日そのものは社内規程の締め日・支払日で決まるため、システムの導入だけで早まるわけではありません。
業務の進捗状況可視化とヒューマンエラーの防止
経費精算ワークフローシステムを導入することで、業務の進捗状況を可視化でき、リアルタイムで状況を把握できます。結果的に、担当者へ進捗を確認する手間が省ける上、承認の遅延や申請漏れの回避につながります。
また、多くの製品は入力ミスのアラート機能やリマインド機能を搭載しており、ヒューマンエラーの発生を抑えることが可能です。
電子帳簿保存法対応や内部統制強化
システムの活用により、未承認の経費精算書が処理されてしまう事態を防げます。経費精算ワークフローが自動化・可視化されることで、不正やミスの入る余地が減り、内部統制の強化やコンプライアンスの遵守にもつながります。
加えて、電子帳簿保存法に対応したシステムなら、要件を満たした電子データを短時間で作成、保存できます。電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
以下の記事では、電子帳簿保存法対応のシステムを詳しく解説していますので参考にしてください。
▶ 関連記事：電子帳簿保存法対応のシステム12選【比較ポイントは3つ】
経費精算ワークフローシステム導入のデメリット
経費精算のワークフローシステムにはメリットが多い一方で、導入前に知っておきたい負担もあります。ここでは、経費精算ワークフローシステムの導入について、事前に知っておきたいデメリットを紹介します。
コスト増やシステムダウンのリスクと対策
経費精算ワークフローシステムの導入には、初期の設定やデータ移行にかかる手間と、運用を続けるうえでの負担が発生します。また、既存システムとの連携や機能追加を行う場合は、当初の想定より負担が大きくなることもあります。
システムの不具合やダウンタイムの影響で、経費精算の申請・承認プロセスが滞り、業務に支障をきたすことも考えられます。対策としては、導入前に設定・データ移行の作業範囲と担当を決めておくことが挙げられます。あわせて、システムが停止した場合の一時的な運用（申請の受け付け方と締めの扱い）も事前に定めておきましょう。
承認者の負担とシステム浸透に関するデメリット
経費精算ワークフローシステムを取り入れることで、承認者の負担が増える可能性もあります。高い役職の承認者ほど多数の承認フローに関わるため、一括承認や一括差し戻しなど作業の効率化に役立つ機能を検討しましょう。ただし、一括承認は承認が形だけになりやすい面があります。自動チェックを通過した申請に限って使い、上限額を超えるものや交際費などは個別に承認する運用と組み合わせると安全です。
また、社員に操作方法を教えるために、トレーニングの実施やマニュアルの整備も必要なため、日常業務へのしわ寄せが出ることも懸念されます。
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経費精算ワークフローシステムを比較する際のポイント
経費精算ワークフローのシステムを選定する際には、使える機能や連携、柔軟な設定といった点に着目して比較検討しましょう。ここでは、システム選びにおける主なポイントを解説します。なお、対応できる範囲はサービスごとに異なるため、最終的な可否は各社の公式サイトや問い合わせでご確認ください。
承認ルートや権限の設定が可能か確認
社内の承認ルートや権限の設定について確認しましょう。例えば、一定の金額を超えたら承認者を増やす機能や、承認経路を分岐させる機能、承認者が不在の際の代理承認機能など詳細な設定ができると利便性が高まります。
また、承認が行われていない場合に承認者へ自動でアラートを送信する機能があれば、承認の遅延や漏れを避けられます。
他システムとの連携とモバイル端末での利用可否
ワークフローシステムは、他のシステムとの連携によって機能を拡張できます。既存の会計ソフトと互換性のあるワークフローシステムを利用すれば、自動的にデータ連携ができ、経理担当者の作業負担が軽減されます。
また、スマートフォンなどのモバイル端末で利用できる場合、社外から申請・承認が可能なため、承認者が出張中で対応が遅れるといった事態も避けられるでしょう。
連携できる会計システムの範囲はサービスごとに異なります。公式サイトに連携先の一覧が掲載されていない場合でも対応していることがあるため、一覧に自社のシステムが見当たらないときは各社へ問い合わせて確認しましょう。
社内ルールに沿った自動チェック機能の有無
社内ルールに沿った自動チェック機能の有無も重要です。申請に不備があった際に通知が入るよう設定することで、迅速な修正が可能になり、承認フローの遅延や誤認を防げます。
また、多くの企業では、交通費の精算で通勤定期の区間を差し引くといった社内ルールを設けています。他にも、残業タクシー代は使用理由を記載して申請するなど、独自のルールを柔軟に設定できるシステムを選びましょう。
導入時と導入後のサポート体制
はじめて経費精算システムを導入する場合、承認フローの設計や既存データの移行でつまずくことがあります。導入時の初期設定を伴走してもらえるか、運用開始後にメール・チャット・電話のどの窓口で相談できるかを、あらかじめ確認しておくと安心です。
おすすめの経費精算ワークフローシステム3選
ここからは、おすすめの経費精算ワークフローシステム3つの特徴を各社公式サイトで紹介されている内容をもとに1製品ずつ整理します。
※以下の記載は、各サービスの公式サイトの情報（各サービスの出典に記載した最終確認日時点）をもとにまとめています。弊社にて確認することができなかった機能・仕様は「要確認」と記載しています。万が一弊社による確認に誤り等がある可能性がありますので、必要に応じて公式サイト等をご確認ください。
TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
TOKIUM経費精算は、申請者の入力と承認者の承認をAIが代行する「経費精算AIエージェント」です。スマートフォンやPCから申請・承認ができ、電子帳簿保存法にも対応しています。
申請作業をAIエージェントに任せられる
規程にもとづいた移動経路や宿泊先の提案から、出張の事前申請の起票まで、申請にまつわる作業をAIエージェントが代行します。申請者は内容を確認する運用に近づけることができます。
承認時のチェックをAIが代行する
承認の場面でも、ルールや記載の不備をAIが検知し、コメント・差し戻し・承認までを代行します。承認者が全件を目視で確認する負担を減らすことができます。
AIと人の確認で領収書をデータ化できる
領収書の内容はAIが自動で読み取り、確信度の低い項目は人が確認する設計になっています。手書きの領収書や海外の領収書にも対応しています。
出典：TOKIUM経費精算 公式サイト／機能一覧（最終確認日：2026年9月29日）※料金は改定されることがあるため、本記事では記載していません。最新の情報は公式サイトをご確認ください。
ハーモス経費（株式会社ビズリーチ）
ハーモス経費は、株式会社ビズリーチが提供する経費精算システムです。柔軟性の高い機能と、外部サービスと幅広く連携できる点を強みに挙げ、申請・承認・仕訳の各段階から迷いや手作業を減らせるとしています。
スマホアプリとAI-OCRで申請の手間を減らせる
スマートフォンで撮影した領収書は高精度のAI-OCRで読み取られてデータになり、手書きの領収書も読み取れるとしています。各種カードや外部サービスと連携すれば入力そのものを自動化でき、申請者が手で打ち込む作業を減らせます。
承認ルートの自動分岐と申請不備のアラートを備える
条件に応じて承認ルートが自動で切り替わる仕組みのため、毎回承認者を選ぶ必要はないとしています。金額の超過や二重申請があればアラートで知らせるので、差し戻しにつながる不備を防げます。
仕訳データと振込データを自動で作成できる
会計システムに取り込む仕訳データと、銀行振込用のFBデータを、申請の内容から自動で作れます。電子帳簿保存法に対応しているため、原本を保管しておく必要がなくなると説明しています。
出典：ハーモス経費 公式サイト（最終確認日：2026年9月29日）※料金は改定されることがあるため、本記事では記載していません。最新の情報は公式サイトをご確認ください。
Concur Expense（株式会社コンカー）
Concur Expenseは、コンカーが提供する経費精算システムです。申請のチェック、処理、監査、支払いという経費精算の一連の流れを自動化し、手続きを速く進められるとしています。出張費や請求書支払いを扱う同社の他のサービスと組み合わせて、支出をまとめて管理する使い方も想定されています。
支出ルールを決めたり変えたりする作業を手軽に行える
自社の支出ルールをシステム上で設定し、運用しながら変更していくこともできるとしています。また、公式サイトのよくある質問では、社内の経費規定から外れた経費は入力の時点でシステムが受け付けない仕組みだと説明しています。
領収書の取り込みとレポート処理を自動化できる
領収書の読み込みは自動で行われ、経費レポートの処理も滞りなく進められると案内しています。経理部門は、社内の経費データを1か所で確認できます。
ERPや会計システムと連携して支出データを集約できる
すでに社内で使っているERPや会計ソフト、顧客管理・人事のシステムとつなぐことで、支出のデータを1か所に集められるとしています。集めたデータはダッシュボードで分析でき、社内の判断材料として使えるとしています。
出典：Concur Expense 公式サイト（最終確認日：2026年9月29日）※料金は改定されることがあるため、本記事では記載していません。最新の情報は公式サイトをご確認ください。
経費精算ワークフローシステム導入時の注意点
経費精算ワークフローシステムを導入する際の注意点を2つ紹介します。
承認ルートや差し戻し基準の明確化
現在の社内規定を整理し、経費精算の対象となる業務や書類の洗い出しを行っておきましょう。承認者数や承認ルートを明確化することで、経費精算の申請内容によってルートが変わるケースを含め、各手続きで適切なルート設定ができます。
また、差し戻しのルールを明確にすることも重要です。申請内容の確認や差し戻しの基準をシステムに設定すれば、経費精算や稟議（社内の承認を回して決裁を得る手続き）のミスを未然に減らせ、申請者の負担軽減につながります。
導入後のシステム見直しと改善ポイント
システムを導入したら、ワークフローの見直しを定期的に行い、機能改善を続けることが重要です。実際にシステムを利用している社員の声も参考にしながら、必要に応じてマニュアルを改訂することで、より良い運用の実現につながります。
また、経費データには取引先名や金額が含まれます。閲覧権限の設定とあわせて、情報漏えいを防止するためにも、社員へのセキュリティ教育の実施も検討しましょう。
経費精算ワークフローシステムで業務効率化を図ろう
日常的に発生する経費精算業務では、申請や承認、支払いといったさまざまなプロセスを経るため、ワークフローの明確化と効率化が不可欠です。経費精算ワークフローシステムの導入は、申請・承認作業の効率化や工数削減に直結します。
また、承認フローを可視化できるため、業務の進捗状況が管理しやすくなり、申請漏れや承認の遅れを防ぐことにもつながります。経費精算ワークフローシステムを選ぶ際には、組織のニーズに合わせて柔軟性や連携性があるか確認し、製品を比較検討することが重要です。
申請と承認にかかる作業そのものを手放したい場合は、経費精算AIエージェント「TOKIUM経費精算」もご検討ください。スマートフォンやPCから申請・承認が完結し、条件に応じて承認フローが自動で分岐する多段階の承認ワークフロー機能を備えています。承認時のルールや記載不備のチェック、出張の事前申請の起票もAIが代行します。
出典：TOKIUM経費精算 公式サイト（最終確認日：2026年9月29日）
機能の詳細や導入イメージは、以下より資料をダウンロードのうえご確認ください。
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▶ 勘定科目の手直しが不要のシステム「TOKIUM経費精算」
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※本記事の内容は、各サービスの公式サイトに掲載された情報（各サービスの出典に記載した最終確認日時点）をもとに作成しています。公式サイトで確認できなかった機能・仕様は「要確認」と記載しており、非対応を意味するものではありません。最新の情報は各サービスの公式サイトでご確認ください。
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