内部統制の重要性は理解しているけれど、規程類の整備がなかなか進まず、社内からの問い合わせにどう対応すべきか悩んでいませんか？ 経理担当者として、コンプライアンス遵守と業務効率化を両立させたいと頭を悩ませている人は多いはず。

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本記事では、規程管理と内部統制の基礎から、具体的な規程作成のポイントまで詳しく解説します。内部統制の強化を通じて、不正リスクを減らし、業務負担を軽減し、法改正にもスムーズに対応できる体制を構築できます。

中小企業における規程管理と内部統制の重要性

本章では、規程管理と内部統制の重要性について掘り下げていきます。内部統制の基礎から、規程管理との関係性、内部統制の第一歩を踏み出すための道筋を示します。

内部統制とは？ 規程管理との関係性をわかりやすく解説

まず、内部統制の定義と目的を明確にしましょう。内部統制とは、企業がその事業目的を達成するために、組織全体で行われる活動のことです。内部統制には大きく3つの目的があります。

第一に、企業の資産を不正な行為から守り、損失を最小限に抑える「不正防止」。第二に、法律や社内ルールを確実に守ることで企業の信頼性を担保し、コンプライアンス違反による信用失墜を防ぐ「法令遵守」。そして第三に、業務プロセスを標準化・効率化して生産性を高める「効率的な業務遂行」です。これらが有機的に機能することで、企業は健全なガバナンスを維持しつつ、持続的な成長を実現できます。

内部統制は、これら3つの目的を達成するために、様々な要素が組み合わさって機能します。その中でも、規程管理は内部統制の基盤となる重要な要素です。規程とは、企業の業務を遂行する上でのルールや手順を定めたものです。経費規程、人事規程、情報セキュリティ規程など、様々な種類があります。

規程が適切に整備され、運用されていれば、従業員は迷うことなく業務を進めることができ、不正やミスを未然に防ぐことができます。また、法令遵守の意識も高まり、企業全体のガバナンスが強化されます。内部統制は、企業を守り、成長を促すための包括的なフレームワークであり、規程管理はその中核を担っています。

内部統制の詳細な手順は、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

規程管理がなぜ内部統制において重要なのか？

規程管理と内部統制は、企業の健全な成長と社会的信頼を維持するために不可欠です。

内部統制は、①業務の有効性と効率性、②財務報告の信頼性、③法令遵守、④資産の保全という4つの目的を達成するための仕組みです。これが有効に機能することで、企業は経営リスクを低減し、ステークホルダーからの信頼を得ることができます。

そして、この内部統制を具体的に機能させるためのルールブックが「規程」です。明確な規程を整備し、全従業員が遵守する体制を整える「規程管理」を行うことで、業務プロセスが標準化され、不正やミスの発生を未然に防ぎます。

つまり、適切な規程管理は有効な内部統制の基盤であり、両者を一体で運用することが、企業のコンプライアンスを徹底し、持続的な成長を支える鍵となるのです。

規程整備の現状と課題：御社の状況をチェック

自社の規程整備状況を把握するために、以下の質問に答えてみてください。これらの質問への回答を通じて、自社の現状を客観的に評価し、改善点を見つけることができます。

チェック項目	回答（選択または記入）	改善メモ
自社の規程は、どこに保管されていますか？ （キャビネット／共有フォルダ／クラウドストレージ など）
最新版の規程は、誰が管理していますか？ （総務部／経理部／経営者 など）
従業員は、規程の内容をどの程度理解していますか？ （理解している／一部理解している／理解していない）
規程は、定期的に見直しされていますか？ （毎年／必要に応じて／見直しをしていない）
法改正があった場合、規程はどのように更新されますか？ （法改正情報を収集し改訂／法改正を認識していない など）

これらの質問にスムーズに答えられない場合、規程整備に課題がある可能性があります。現状を把握し、改善点を見つけることが、内部統制強化の第一歩です。例えば、規程の場所が分散していたり、最新版が不明確だったりする場合は、まず規程の一元管理から始めることをお勧めします。

内部統制強化のための規程整備：具体的な手順とポイント

この章では、具体的な規程作成の手順とポイントを解説し、読者の皆様が自社で規程整備を始められるようにサポートします。規程整備のプロセスを理解し、自社に合った形で実践することで、内部統制を効果的に強化することができます。

規程作成の基本ステップ：目的設定から運用まで

規程作成は、以下の5つのステップで進めるのが一般的です。各ステップを丁寧に実行することで、効果的な規程を作成し、内部統制を強化できます。

規程づくりは「目的設定」から始まります。まず、なぜその規程が必要なのかを明確にしましょう。コンプライアンス遵守、業務効率化、不正防止など目的を具体化しておくと、条文ごとの範囲・深さ・適用対象がぶれず、後工程の判断基準にもなります。

次に「現状分析」。実際の業務プロセスや既存文書、ヒアリング結果を洗い出し、どこに抜けや重複、属人依存があるのかを把握します。課題が見えれば、規程で定義すべきルール／権限／手続きの優先順位が自然に浮かび上がります。

分析結果と目的を踏まえて「規程案作成」に進みます。読み手が迷わない平易な文体を基本に、必要な手順や責任区分は具体的に書き込みましょう。社内テンプレートの活用や、公開されている他社規程を参考にしてカスタマイズすると効率的です。

草案ができたら「関係者への周知・合意形成」。総務・経理・法務・現場部門など利害関係のある部署と説明会や意見交換の場を設け、運用シーンを想定しながら疑問点を潰していきます。この段階で規程の目的と実務影響を丁寧に伝えることが、後の定着率を大きく左右します。

最後に「運用開始と継続的改善」。公開後は実際の利用状況をモニタリングし、問い合わせ件数や違反発生、業務遅延などを指標に改善を繰り返します。PDCA サイクルで定期レビューを組み込み、法改正や業務変更が起きたタイミングで迅速に改訂できる体制を維持しましょう。

規程の種類と、優先的に整備すべき規程

規程には様々な種類がありますが、以下のような規程を優先的に整備することをお勧めします。これらの規程を整備することで、健全な経営を促進することができます。

規程	主なリスク／目的	主担当部門	推奨更新頻度
経費規程	不正精算・税務否認の防止	経理部	年1回
情報セキュリティ規程	情報漏えい・サイバー攻撃	情報システム部	半年ごと
リスク管理規程	事業継続の阻害リスク	総務／経営企画	年1回＋BCP見直し時
人事規程	労務トラブル・評価不公平	人事部	法改正毎
就業規則	労基法違反・残業問題	人事部	法改正毎
コンプライアンス規程	社会的信用失墜・不祥事	コンプライアンス委員会	年1回

まず経費規程では、経費の申請から承認、精算に至る一連の手続きを明文化し、不正利用を防ぎながら適正なコスト管理を促進します。続いて情報セキュリティ規程は、社内外の情報資産を守るためのルールを定めるもので、PC の利用方法やデータの持ち出し、アクセス権限の範囲などを明確にし、情報漏えいリスクを最小化して企業の信頼を担保します。

さらにリスク管理規程では、リスクの特定・評価・対応までを体系化し、事業継続計画（BCP）と連動させることで、万が一の事態でも組織が機能し続けられるよう備えます。人事規程は採用から評価、給与、服務規律までを網羅し、従業員の公平性を担保して労務リスクを抑えます。

一方で就業規則は、労働時間や休日、休暇、賃金などの労働条件を法令に準拠して具体化し、労使間トラブルを防止する役割を担います。そしてこれらすべての上位概念としてコンプライアンス規程が存在し、法令遵守や企業倫理、行動規範を指針化することで、組織全体の社会的責任とブランドイメージを守ります。

これらの規程は、経営におけるリスクを効果的に管理し、持続的な成長を支えるために不可欠です。自社の状況に合わせて、優先順位をつけ、段階的に整備を進めていくことが重要です。

規程作成の具体的なポイント：わかりやすくて運用しやすい規程の作り方

規程を作るときは、誰でも理解できる平易な言葉を選び、業務フローを図解するなど視覚的な補助資料を添えて分かりやすさを高めることが肝心です。そのうえで、内容の妥当性を担保するために関係部署と綿密に連携し、合意形成を経てから条文を固めると、運用フェーズでの齟齬を防げます。やむを得ず専門用語を用いる場合は必ず注釈を付けて意味を説明し、読者が言葉の定義で迷わないように配慮しましょう。

スピーディに仕上げるには、公開されているテンプレートや他社規程を参考にしつつ、自社の実情に合わせてカスタマイズする方法が効果的です。完成後もそこで終わりにせず、法改正や業務プロセスの変化にあわせて少なくとも年に一度は見直しを実施し、常に最新の状態を保つことが、規程を「生きたルール」として機能させる鍵となります。

これらのポイントを踏まえ、従業員が理解しやすく、日々の業務で活用できる規程を作成することが、内部統制の強化につながります。

J‑SOX対応書類の具体例は、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

規程の運用・管理のコツ：周知徹底、定期的な見直し、改善サイクル

規程の効果を最大化するには、まず従業員への周知徹底が欠かせません。説明会や e‑ラーニング、社内ポータルへの掲載など複数のチャネルを組み合わせ、規程の目的と重要性を丁寧に伝えることで、現場の理解と協力を得やすくなります。加えて、法改正や業務プロセスの変更があるたびに、少なくとも年に一度は規程を見直し、運用状況を評価して課題があれば即座に改訂します。

こうした改善を形骸化させないためには、モニタリング・改善・再実行の PDCA サイクルを常設することが重要です。従業員からのフィードバックや内部監査結果を入力データとし、問題点を抽出して改善策を講じ、再度運用する。この循環を定着させることで、規程は「作って終わり」ではなく、常に組織の実態に即した生きたルールとして機能し続けます。

規程の運用・管理を徹底することで、内部統制を強化し、企業の成長を促進することができます。継続的な改善を通じて、規程の効果を最大化し、企業のリスクを低減しましょう。

法改正への対応と規程の継続的なアップデート

法改正は、企業の業務運営に大きな影響を与える可能性があります。この章では、法改正への対応と、規程の継続的なアップデートの重要性について解説します。

法改正が規程に与える影響と対応の重要性

法改正は、企業の業務運営に直接的な影響を与え、規程の変更を必要とする場合があります。法改正に対応することは、コンプライアンスを遵守し、企業のリスクを軽減するために不可欠です。

例えば、労働時間や有給休暇、育児・介護休業の取り扱いを見直す労働関連法の改正があれば、就業規則の条文変更は避けられません。同様に、個人情報の取得・利用・保管ルールが改まる個人情報保護法の改正では、個人情報保護規程を速やかにアップデートする必要があります。

税法が改正されれば、経費精算や税務申告に関わる手続きが変わるため、経費規程や会計規程の改定が求められますし、下請法の見直しが行われた場合には、下請け取引関連の社内ルールを再整備しなければなりません。さらに、各業界が抱える固有の規制が変わったときも、その内容を反映させるべく関連規程の改訂が不可欠です。

法改正に対応することは、コンプライアンスを遵守し、企業のリスクを軽減するために不可欠です。

電子帳簿保存法対応の詳細は、以下の記事で解説していますので参考にしてください。

法改正への対応方法：情報収集から規程改訂までの流れ

法改正に対応する際はまず、専門誌や業界団体のメールマガジン、ニュースサイトなど複数ソースから改正情報を即座に収集し、自社へ及ぶ影響をいち早く把握します。次に、その改正が自社の業務プロセスや社内規程のどこに波及するかを洗い出し、改訂が必要な規程と具体的な条文を特定する影響分析を行います。影響範囲が明確になったら、該当条文を改正内容に沿って修正し、改訂案を作成します。

作成した案は総務・法務・現場部門など関係部署の承認フローに回し、正式に決裁を取得したうえで発効させます。最後に、改訂後の規程を説明会や e‑ラーニング、社内ポータルを活用して従業員へ周知徹底し、現場で確実に運用されるようフォローアップを行う。この流れを押さえることで、法改正があっても組織はスムーズに対応できます。

規程のアップデートを効率化する秘訣：情報管理と最新情報の活用

規程をスムーズにアップデートするには、まず最新版と変更履歴を一元的に管理する体制が欠かせません。規程管理システムを使えば、改訂日時や修正箇所が自動で記録されるため、履歴をさかのぼって根拠を確認したり、証跡を提示したりする作業が格段に楽になります。

次に意識したいのが情報源の鮮度です。業界団体の速報や弁護士・社労士といった専門家のアップデートを定期的に受け取り、法改正の動きやガイドラインの改訂を即座に把握することで、改訂の初動を大幅に早められます。こうした最新情報を取り込んだら、規程管理システムの差分比較機能や自動アラートを活用し、影響部分をピンポイントで抽出して修正を施す。

この一連のサイクルを整えることで、法改正対応のスピードと正確性を同時に高められます。

法改正対応をスムーズに行うための体制構築

法改正対応を滞りなく進めるには、まず責任と権限を明確にした専任担当者を置くことが出発点です。法務・総務・経理といった関係部署から適任者を選任し、役割分担をはっきりさせておくことで、情報の取りこぼしや判断の重複を防げます。

次に、部署横断で情報を共有できる社内ネットワークを整備し、定期的な会議やチャットツールを通じて改正情報や対応状況をリアルタイムで交換できる仕組みを作りましょう。さらに、弁護士や税理士、社会保険労務士など外部専門家との連携ルートを確保しておけば、社内ではカバーし切れない専門知識を補完でき、改正内容の解釈や実務への落とし込みを迅速かつ正確に行えます。

こうした三層構造の体制を整えることで、法改正があっても組織はスピーディかつ確実に規程を更新し、コンプライアンスを維持できます。

社内教育と内部統制担当者が自信を持って対応できるための情報提供

内部統制の強化には、社内教育が不可欠です。この章では、効果的な社内教育の方法と、内部統制担当者が自信を持って業務に取り組むための情報源について解説します。

内部統制に関する社内教育の重要性：従業員の意識改革とコンプライアンス文化の醸成

内部統制に関する社内教育は、まず従業員一人ひとりに内部統制の意義を理解させ、日常業務で不正を遠ざける自律的な行動を促すことから始まります。こうして育まれた高いコンプライアンス意識は、部署や役職を越えて組織全体に波及し、企業文化として根づくことで、法令遵守を当たり前の価値観へと昇華させます。その結果、不正リスクが早期に察知・抑止され、企業の資産と信頼は確実に守られる。

社内教育を通じて、従業員一人ひとりが内部統制の重要性を理解し、自律的に行動できるようになることが、企業の成長には不可欠です。

効果的な社内教育の方法：e-ラーニング、研修、OJT

効果的な社内教育には、様々な方法があります。従業員の理解度やスキルレベルに合わせた教育プログラムを作成することが重要です。

社内教育の手法としてまず挙げられるのが e‑ラーニングです。動画やクイズを組み合わせた教材をオンラインで提供すれば、従業員は場所や時間を選ばずに学習でき、業務の合間でも自分のペースで理解を深められます。次に、集合研修では座学による知識インプットに加え、グループワークやロールプレイングを取り入れることで、理論を実践へ落とし込む力とチームで解決する力を養えます。

さらに OJT（On‑the‑Job Training）を通じて、現場で実際の業務をこなしながら上司や先輩のフィードバックを受けることで、日々の業務に即した知識とスキルが身に付きます。これら三つの手法を組み合わせることで、従業員はいつでも学びを深めつつ、実務で即戦力として活かせるスキルを効率的に習得できます。

これらの方法を組み合わせ、従業員の理解度やスキルレベルに合わせた教育プログラムを作成しましょう。社内教育の際には、具体的な事例を交え、従業員が理解しやすいように工夫することが重要です。

内部統制担当者が自信を持って業務に取り組むための情報源

内部統制担当者が自信を持って業務に取り組むためには、情報収集が不可欠です。継続的な学習を通じて、専門知識を深め、最新の情報を把握することが重要です。

内部統制担当者が自信を持って業務に臨むには、まず専門書を手に取り、理論や実務のフレームワークを体系的に学ぶことが基盤となります。そのうえで、最新トレンドや先進事例に触れられるセミナーへ積極的に参加し、知識をアップデートしましょう。

また、業界団体に加入して同業の担当者と情報交換を行えば、実務で直面する課題に対する具体的な示唆が得られます。加えて、弁護士や公認会計士といった専門家とのネットワークを築き、必要に応じて専門的なアドバイスを受けることで判断の精度を高められます。

最後に、他社の担当者とも継続的に情報共有を行い、成功事例や失敗事例を学び合うことで、自社の内部統制をより実効性の高いものへとブラッシュアップできます。これらの情報源を活用し、常に知識をアップデートすることが重要です。

内部統制担当者のためのスキルアップとキャリアパス

内部統制担当者として成長するには、まず内部統制評価士や公認内部監査人などの資格取得を通じて専門性を公式に証明すると同時に、最新の監査手法や評価基準を体系的に学ぶことが重要です。

そのうえで、内部統制全般と関連法規に関する知識を深掘りし、企業のガバナンス向上に直結する実践的スキルを磨いていきましょう。こうした学習と実務経験を踏まえて中長期的なキャリアプランを策定し、目標に合わせて研修やプロジェクトを選択的に経験することで、着実にスキルを積み上げながら理想のキャリアパスを歩むことができます。

自己研鑽に励み、内部統制の専門家としてキャリアを築くことは、やりがいのある仕事であり、企業の成長にも大きく貢献します。内部統制担当者の役割は、ますます重要性を増しており、その専門性と経験は、企業にとって貴重な財産となります。

まとめ

本記事では、規程管理と内部統制の重要性、具体的な手順、法改正への対応、社内教育について解説しました。内部統制を強化し、企業を成長させるために、本記事で紹介した内容をぜひ実践してください。