出張申請書の作成は、経理担当者にとって、煩雑な業務の一つです。手書きやExcelでの申請、承認プロセス、関連書類の準備など、多くのステップを踏む必要があり、ミスや漏れのリスクも伴います。出張は、企業活動において不可欠なものですが、その準備や管理には多くの手間がかかるものです。

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この記事では、出張申請書の作成方法を基礎から応用まで徹底解説します。出張申請書の定義、重要性から、具体的な書き方、テンプレートの活用方法、関連書類との連携、そして業務効率化のポイントまで、網羅的にご紹介します。

本記事を読めば、出張申請書の基本的な知識はもちろん、自社に最適なテンプレートの選び方、関連書類とのスムーズな連携方法も理解できます。さらに、業務効率化のための具体的な方法も提示し、あなたの会社における出張申請業務を劇的に改善するための第一歩を踏み出せるでしょう。TOKIUMのサービスを活用すれば、さらに効率的な出張申請が可能になります。

出張申請書とは？ 目的と重要性を理解する

出張申請書は、企業が出張を許可し、その費用を管理するための重要な書類です。出張に関わる様々な業務のスタート地点であり、その後の経費精算や出張報告書の作成にも影響を与えます。出張申請書の役割を理解し、適切に作成することで、企業はコスト管理、リスク管理、コンプライアンス遵守を徹底できます。

出張申請書の定義と役割

出張申請書とは、従業員が出張を行う際に、その目的、期間、場所、費用などを事前に会社に申請するための書類です。会社は、この申請書に基づいて出張の必要性を判断し、承認を行います。承認後、従業員は出張に必要な準備を進めることができます。

出張申請書は、出張に関わる様々な業務の出発点となります。申請書に記載された情報は、仮払申請書、出張報告書、経費精算書などの関連書類に引き継がれ、出張業務全体の流れを形成します。

出張申請書を作成する目的

出張申請書は、企業と従業員の双方にとって重要な意味を持つ書類です。まず企業側にとっては、出張に伴う費用を事前に把握して予算を適切に管理する「コスト管理」の役割があります。加えて、渡航先の安全確保や突発的なトラブルに備える「リスク管理」の要となり、万一の際の対応策を講じやすくします。さらに、社内規程や関連法令を順守し、不正な経費計上を防止することで「コンプライアンス」の徹底にも寄与します。

一方、従業員にとっては、出張の必要性を正式に認めてもらうための「承認手続き」として機能します。また、出発前に旅費の仮払いを申請し、現地で必要となる経費をあらかじめ受け取ることで、安心して業務に専念できる点も大きな利点です。

出張申請書が重要な理由

出張申請書は、企業の健全な運営を支える欠かせない仕組みです。もし適切な申請や管理が行われなければ、私的な支出が出張費として計上される恐れが生じ、経費の透明性が損なわれます。また、従業員が立て替えた費用が期日までに精算されず、未払いのまま放置される可能性もあります。

さらに、事前準備や情報共有が不十分だと現地で想定外の問題が発生し、業務の遂行に支障を来しかねません。したがって、出張申請書を正しく作成し、適切に管理することは、ガバナンス体制を強化し、これらのリスクを未然に防ぐために不可欠なのです。

出張手配のやり方や効率化について、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

出張申請書作成の基本的な流れ

出張申請書の作成は、まず従業員が出張の目的や期間、訪問先、見込まれる費用などを記入して申請書を完成させるところから始まります。次に、その申請書を上長へ提出し、正式な承認を求めます。上長は内容を審査したうえで承認するか却下するかを判断し、承認が下りた場合には、従業員が宿泊や移動手段の確保など出張に必要な準備を進めます。

旅費の仮払いが必要なケースでは、出発前に別途仮払申請書を提出して資金を受け取ります。その後、予定どおり出張を遂行し、帰社後には活動内容や成果をまとめた出張報告書を作成して提出します。あわせて、実際にかかった費用を整理した経費精算書を作成し、会社はその書類に基づいて立て替え分や未払い分を従業員へ支払います。こうした一連の手続きが、出張申請書作成の基本的な流れです。

出張申請書の書き方｜必須項目と記載例

出張申請書を作成する際には、いくつかの必須項目を正確に記載する必要があります。これらの項目を網羅し、正確に記入することで、スムーズな承認と、その後の経費精算を円滑に進めることができます。

出張申請書に必須の項目

出張申請書に必ず記載すべき項目は、以下の通りです。

項目	記載内容	記載例
申請者の氏名	申請者の氏名と所属部署を正確に記載します。
出張目的	出張の目的を具体的に記載します。	〇〇社との商談／〇〇展示会への参加
出張期間	出張の開始日と終了日を正確に記載します。	2024年5月10日～2024年5月12日
出張先	出張先の場所を具体的に記載します。	東京、大阪
交通手段	利用する交通手段を記載します。	新幹線、飛行機、電車
宿泊先	宿泊するホテル名や住所を記載します。	〇〇ホテル（〇〇県〇〇市）
概算費用	出張にかかる費用の概算を、項目別に記載します。	交通費：〇〇円／宿泊費：〇〇円／その他：〇〇円
連絡先	出張中の連絡先（携帯電話番号など）を記載します。
備考	その他、特記事項があれば記載します。	〇〇様との面会予定あり

【記載例】出張申請書の記入例

以下に、出張申請書の記入例をいくつか示します。

例1：東京出張

• 申請者: 〇〇 〇〇、〇〇部
• 出張目的: 〇〇社との商談
• 出張期間: 2024年6月10日～2024年6月11日
• 出張先: 東京
• 交通手段: 新幹線
• 宿泊先: 〇〇ホテル（東京都〇〇区〇〇）
• 概算費用: 交通費：20,000円、宿泊費：25,000円、その他：5,000円
• 連絡先: 090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
• 備考: 〇〇様との面会予定あり

例2：大阪出張

• 申請者: 〇〇 〇〇、〇〇部
• 出張目的: 〇〇展示会への参加
• 出張期間: 2024年7月5日～2024年7月7日
• 出張先: 大阪
• 交通手段: 飛行機
• 宿泊先: 〇〇ホテル（大阪府〇〇市〇〇）
• 概算費用: 交通費：30,000円、宿泊費：30,000円、その他：10,000円
• 連絡先: 090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
• 備考: 特になし

例3：海外出張（アメリカ）

• 申請者: 〇〇 〇〇、〇〇部
• 出張目的: 〇〇社との会議
• 出張期間: 2024年8月1日～2024年8月7日
• 出張先: アメリカ合衆国〇〇
• 交通手段: 飛行機
• 宿泊先: 〇〇ホテル（〇〇州〇〇市）
• 概算費用: 交通費：200,000円、宿泊費：150,000円、その他：50,000円
• 連絡先: 010-〇〇〇〇-〇〇〇〇
• 備考: 〇〇様との会議、ビザ取得済み

これらの例を参考に、ご自身の出張内容に合わせて、必要な情報を正確に記載しましょう。

出張申請書作成時の注意点

出張申請書を作成するときは、まず記載する情報をすべて正確に整えることが不可欠です。もし誤った内容を記入すれば、承認が遅れるだけでなく、後の経費精算でも支障を来しかねません。さらに、出張目的と訪問先との関係や、選択した交通手段と宿泊先の妥当性など、各項目が矛盾なく連携しているかを確認し、申請書全体の整合性を保つ必要があります。

提出期限も忘れずに守りましょう。遅延は準備期間を圧迫し、最終的に業務に影響を及ぼすおそれがあります。加えて、申請書を提出する前に承認者を確実に把握し、その指示どおりに必要な修正や追記を完了させておくことが大切です。

最後に、控えを保管しておくと、後日内容を確認する際に役立ちます。これらすべての点に注意して申請書を作成すれば、出張準備はもとより、その後の経費精算も円滑に進めることができるでしょう。

出張申請書のテンプレート｜Word・Excel・PDFの活用

出張申請書の作成には、Word、Excel、PDFなど、様々な形式のテンプレートを活用できます。それぞれの形式にはメリットとデメリットがあり、自社の状況に合わせて最適な形式を選択することが重要です。

Word・Excel・PDF｜様々な形式のテンプレート

Word、Excel、PDF形式のテンプレートには、それぞれ異なる特徴があります。

形式	主な特長	注意点
Word	自由度が高く修正が容易。項目の追加・削除や書式変更など、柔軟なカスタマイズが可能。	誤って内容を書き換えてしまうリスクがある。
Excel	計算機能を活用でき、概算費用の自動算出に便利。表形式で情報を整理しやすく、視認性も高い。	複雑な計算式を設定する場合、専門知識が必要になることがある。
PDF	内容の改ざんを防止でき、フォーマットを固定したい場合やセキュリティを重視する際に適する。	後からの修正が難しい。

テンプレートのダウンロードと活用方法

出張申請書のテンプレートは、インターネット上で無料でダウンロードできるものが多数あります。

テンプレートの入手方法としては、以下のような方法があります。

入手方法	概要
無料テンプレートサイト	多くの Web サイトで、Word・Excel・PDF 形式の出張申請書テンプレートが無償提供されている。
Microsoft Office のテンプレート	Microsoft Office には、Word や Excel で使える標準テンプレートがあらかじめ用意されている。
自社で作成	自社の規定や運用フローに合わせて、オリジナルのテンプレートを設計・作成できる。

テンプレートをダウンロードしたら、まず Word や Excel、あるいは PDF ビューアでファイルを開きます。次に、申請者の氏名と所属部署、出張目的、期間、訪問先、交通手段、宿泊先、そして概算費用などの必須項目を漏れなく入力してください。

入力が終わったら、記載内容に誤りや抜けがないかをあらためて確認しましょう。問題がなければ申請書を印刷し上長に提出するか、電子ファイルのまま保存し、メールなどで送付します。この流れを守れば、テンプレートの活用によって出張申請書の作成時間を大幅に短縮でき、業務をより効率的に進められるはずです。

自社に合わせたカスタマイズのヒント

テンプレートは、そのまま使うよりも自社の規定や運用フローに合わせて手を入れることで、ぐっと使いやすくなります。たとえば、書類のヘッダーに会社名やロゴを挿入すると、社内外で共有する際に自社らしさが際立ちます。また、必要な情報を漏れなく拾えるように項目を追加し、逆に不要な欄は思い切って削除すると、記入の手間を減らせるでしょう。

さらに、フォントやサイズ、色使いを整えれば視認性が高まり、入力時のストレスも軽減されます。Excel を利用している場合は、プルダウンや数値制限などの入力規則を設定すれば、記入ミスの防止にも効果的です。承認フローを明確にするために、最終ページに上長の署名欄を設けておくのもおすすめです。

こうしたカスタマイズを行う際には、デザイン全体に統一感をもたせること、そして一目で内容が把握できるレイアウトを心掛けることが大切です。従業員が迷わず使える操作性を確保していれば、申請書の作成から承認、精算までの一連のプロセスがスムーズに進みます。自社の実情に合わせてテンプレートを最適化することで、出張申請業務の効率はさらに向上するはずです。

出張申請書と関連書類｜連携と作成方法

出張申請書は、他の関連書類と連携して、出張業務全体を構成しています。これらの書類間の連携を理解し、それぞれの書類を適切に作成することで、出張業務をスムーズに進めることができます。

出張申請書と関連書類の関係性

出張申請書は、出張業務における一連の流れの出発点となります。出張申請書に記載された情報は、仮払申請書、出張報告書、経費精算書などの関連書類に引き継がれ、出張業務全体を構成します。

それぞれの書類の関係性は、以下の通りです。

書類・ステップ	役割・タイミング
出張申請書	従業員が出張の目的・期間・場所・概算費用などを会社へ申請する段階。
仮払申請書（必要な場合）	出張前に旅費などの仮払いが必要な場合に提出。出張申請書の内容を基に作成される。
出張	承認後、従業員が実際に訪問先で業務を遂行するフェーズ。
出張報告書	帰社後、出張の成果や発生費用をまとめ、出張申請書の情報と現地での実績を反映して作成。
経費精算書	領収書などの証憑を添えて、出張報告書の内容に基づき最終的な費用精算を行う。

仮払申請書の作成方法

仮払申請書は、出張に先立ち旅費などの必要資金を従業員へ前払いするための書類です。まず申請者は、氏名と所属部署を明記し、出張の目的・期間・訪問先を具体的に記載します。そのうえで希望する仮払額を示し、交通費・宿泊費・その他諸経費といった費用の内訳を項目別に整理してください。特記事項がある場合は備考欄に追記し、申請内容を補足します。

作成時には、出張申請書に記載した内容と矛盾がないか必ず確認し、情報の整合性を保つことが重要です。また、仮払希望額が概算費用と比べて妥当かどうかを検討しましょう。さらに、提出期限を厳守し、余裕をもって申請書を提出することで、仮払手続きが滞りなく進み、安心して出張準備を進めることができます。

出張報告書の作成方法

出張報告書は、出張後に出張の結果を報告するために作成します。出張報告書の目的は、出張の成果を会社に報告し、出張にかかった費用を精算することです。出張報告書に記載する主な項目は、以下の通りです。

項目	記載内容	記載例
申請者の氏名	申請者の氏名と所属部署を記載します。
出張目的	出張の目的を記載します。
出張期間	出張の期間を記載します。
出張先	出張先を記載します。
出張内容	出張の詳細な内容を記載します。	〇〇社との商談内容／〇〇展示会の様子
成果	出張の成果を具体的に記載します。	〇〇社との契約締結／〇〇件の新規顧客獲得
反省点	出張における反省点を記載します。
費用	出張にかかった費用を記載します。
備考	その他、特記事項があれば記載します。

出張報告書を作成するときには、まず訪問先での活動内容や得られた成果を事実に基づいて正確に記載してください。次に、主観的な評価に偏らないよう客観的な視点を意識し、成果だけでなく課題や反省点も適切に盛り込みます。

さらに、領収書などの証拠書類を漏れなく添付し、費用の根拠を明示しましょう。そして、提出期限を厳守し、できるだけ余裕をもって提出することで、承認手続きや経費精算をスムーズに進めることができます。

経費精算書の作成方法

経費精算書は、出張にかかった費用を精算するために作成します。経費精算書の目的は、出張にかかった費用を正確に計算し、会社から支払いを受けることです。経費精算書に記載する主な項目は、以下の通りです。

項目	記載内容	記載例
申請者の氏名	申請者の氏名と所属部署を記載します。
出張目的	出張の目的を記載します。
出張期間	出張の期間を記載します。
出張先	出張先を記載します。
費用項目	交通費、宿泊費、食事代、その他などの費用項目を記載します。
金額	各費用項目の金額を記載します。
内訳	各費用項目の内訳を具体的に記載します。	交通費：新幹線〇〇円、飛行機〇〇円
領収書の添付	領収書などの証拠書類を添付します。
備考	その他、特記事項があれば記載します。

経費精算書を作成するときは、まず領収書を確実に保管し、精算の証拠として提出できる状態にしておきます。そして、経費として計上できる費用とできない費用を区別し、不適切な支出を混在させないよう注意してください。

さらに、交通費や宿泊費、食事代など各項目の金額を正確に計算し、合計額に誤りがないことを確認します。最後に、提出期限を厳守し、余裕をもって経費精算書を提出することで、承認や支払いの手続きが円滑に進みます。

出張申請業務の効率化｜デジタル化とシステム導入

出張申請業務は、デジタル化やシステム導入によって、大幅な効率化が可能です。時間短縮、コスト削減、コンプライアンス強化など、様々なメリットがあります。

出張申請業務をデジタル化するメリット

出張申請業務をデジタル化すると、まず紙の書類を作成・回覧する手間がなくなり、承認プロセスもオンラインで完結するため大幅な時間短縮が期待できます。紙や印刷、郵送にかかる経費も不要になるのでコスト削減につながり、手書きの誤記や計算ミスといったヒューマンエラーも減少します。

さらに、入力内容を自動チェックできるため不正利用を防ぎやすくなり、コンプライアンス面でも安心です。紙を使わないペーパーレス化は環境負荷の軽減にも寄与し、電子データを共有すれば関係者間の情報伝達がスムーズになります。蓄積された申請データは簡単に集計・分析できるので、出張コストの傾向や課題を把握しやすく、改善策の立案にも役立ちます。

このようにデジタル化は出張申請業務の効率化にとどまらず、企業全体の業務プロセスを加速させる効果をもたらします。

システム導入で業務効率化を実現

出張申請業務を効率化するためには、システムの導入が有効です。システム導入のポイントとしては、以下のような点が挙げられます。

選定ポイント	確認・着眼事項
自社のニーズに合ったシステムを選ぶ	企業規模、出張頻度、予算などを踏まえ、最適なシステムを選択する。
使いやすさ	従業員が直感的に操作できる画面設計か、UI/UX が高いレベルで確保されているかを確認する。
機能性	申請・承認、経費精算、データ分析など必要な機能が揃っているかをチェックする。
セキュリティ	情報漏えい防止のための暗号化やアクセス権限管理など、十分なセキュリティ対策が取られているかを確認する。
サポート体制	導入後の問い合わせ対応やアップデート支援など、サポートが充実しているかを確かめる。

システム導入の選定基準としては、以下のような点が挙げられます。

比較項目	チェックポイント
費用	導入費用・運用費用・ランニングコストを総合的に比較検討する。
機能	必要な機能がすべて搭載されているかを確認する。
使いやすさ	従業員が直感的に操作できるインターフェースかどうかを評価する。
セキュリティ	情報漏えいリスクを抑える十分なセキュリティ対策があるかを確認する。
サポート体制	導入後に問い合わせ対応やアップデート支援などのサポートが充実しているかを確認する。
他システムとの連携	既存の会計システムなどとスムーズに連携できるかを検証する。

システム導入事例としては、以下のようなものがあります。

システム	主な効果・特徴
経費精算システム	経費精算業務を効率化し、不正利用を防止します。
出張管理システム	出張の申請から精算までを一元管理できます。
クラウド型システム	どこからでもアクセスでき、情報共有が容易になります。

システム導入により、出張申請業務の効率化を実現し、企業の生産性を向上させることができます。

TOKIUMを活用した出張申請業務の効率化

出張申請業務を抜本的に効率化したいとお考えなら、TOKIUM 経費精算の導入が有力な選択肢になります。TOKIUMは経費精算プロセス全体をシステム化し、申請書の作成から承認までをワークフロー上で自動化します。領収書はAIが読み取って必要情報を自動入力するため、手入力の手間や記載ミスが大幅に減り、データはリアルタイムで可視化されるので分析にもすぐ生かせます。

さらに、承認フローには不正検知のロジックが組み込まれており、規程違反のチェックも自動化されるため、コンプライアンス面の安心感が高まります。スマートフォンからでも申請や承認ができるモバイル対応も万全で、場所を選ばずに業務を進められる点も魅力です。

こうした機能を活用すれば、申請・承認にかかる所要時間が短縮されるだけでなく、紙の申請書や郵送に伴うコストも削減できます。AIによる入力自動化とシステム上の計算機能によって、誤記や計算ミスが起きにくくなるため、経費精算後の差し戻しや修正作業も減少します。

さらに、集約された経費データは検索やレポート出力が容易で、出張コストの傾向や改善すべき課題を迅速に把握できます。結果として、経理担当者は単純作業に追われることなく、本来注力すべき戦略業務に時間を割けるようになります。TOKIUMは、AIを活用した経費精算の自動化によって業務負担を軽減し、企業全体のオペレーションを次のレベルへ押し上げる強力なツールといえるでしょう。

以下の記事では、各社の経費精算システムを比較していますのでシステム選びの参考にしてください。

まとめ｜出張申請書の作成と業務効率化への第一歩

出張申請書の作成は、企業の健全な運営に不可欠な業務です。この記事では、出張申請書の定義、重要性、書き方、テンプレートの活用方法、関連書類との連携、そして業務効率化のポイントについて解説しました。

出張申請書の作成方法を理解し、自社に最適なテンプレートを導入し、関連書類とのスムーズな連携を図ることで、出張申請業務を効率化することができます。さらに、デジタル化やシステム導入により、業務効率化を加速させることが可能です。

出張申請業務の効率化は、経理担当者の業務負担を軽減し、企業の生産性を向上させるための重要な取り組みです。

TOKIUMのサービスを活用することで、出張申請業務をさらに効率化し、経費精算の自動化を実現できます。ぜひ、TOKIUMのサービスについて詳しく知っていただき、貴社の出張申請業務の効率化にお役立てください。