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「あの稟議、今どこで止まっているのだろう…」「月末になると経費精算の書類の山で残業が続く…」
経理や管理部門のご担当者様であれば、一度はこのような悩みに直面したことがあるのではないでしょうか。企業の成長に伴い、稟議書や経費精算、契約書のレビューといった「承認」を必要とする業務はますます複雑化します。紙やエクセルをベースにした従来のアナログな承認フローは、意思決定の遅延や生産性の低下を招くだけでなく、内部統制上のリスクを内包する温床にもなりかねません。
この記事では、そうした課題を根本から解決し、企業の成長基盤を強化するための「承認フローシステム」について、その基礎知識から具体的な選び方、導入を成功させるためのステップまでを徹底的に解説します。現在のアナログな業務に限界を感じ、より効率的で統制の取れた業務プロセスを模索されているご担当者様にとって、この記事が上司への提案や具体的なシステム選定の確かな一歩となることをお約束します。
そもそも承認フロー（ワークフロー）とは？
企業活動において、担当者の一存で物事を進めることはできません。物品の購入一つをとっても、必ず上長の許可、すなわち「承認」が必要です。この一連の申請から承認、そして決裁に至るまでの手続きの流れを「承認フロー」または「ワークフロー」と呼びます。まずは、なぜこのフローが企業にとって不可欠なのか、そして従来の方法がどのような課題を抱えているのかを深く理解していきましょう。
企業における承認フローの重要性
承認フローは、単なる手続きではありません。それは、企業の健全な運営を支えるための重要な仕組みです。第一に、意思決定プロセスの透明化という役割があります。誰が、どのような権限に基づいて、何を承認したのかが明確になることで、担当者個人の判断による誤りや不正を防ぎます。第二に、責任の所在を明確にするという点です。承認の履歴が記録として残ることで、ある決定がなぜ下されたのか、その責任は誰にあるのかを後からでも正確に追跡できます。これは、特に監査や内部統制の観点から極めて重要です。そして最後に、業務プロセスの標準化を促します。承認フローを定めることで、業務が個人の経験や勘に依存する「属人化」の状態から脱却し、組織として一貫性のある対応が可能になるのです。
参考:株式会社無限 承認ワークフロー効率化のためには？承認ルートの重要性と基本型を理解しておこう
アナログな承認フローが抱える根深い課題
このように重要な承認フローですが、その運用を紙やExcelに頼っている企業は未だ少なくありません。しかし、こうしたアナログな手法は、企業規模が大きくなるにつれて様々な問題を引き起こします。
最も深刻なのが、業務の遅延と停滞です。申請書を印刷し、上司の席まで持って行って押印をもらい、さらに次の承認者の元へ…というプロセスは、承認者が不在だったり出張していたりするだけで簡単に止まってしまいます。「誰で承認が止まっているのか分からない」という状況は日常茶飯事で、進捗確認の電話やメールに追われることになります。これでは、ビジネスのスピードが求められる現代において、大きな機会損失につながりかねません。
また、人的ミスや不正のリスクも常に付きまといます。手作業での金額の転記ミスや、承認ルートの間違いは頻繁に発生しますし、悪意があれば書類の改ざんも不可能ではありません。さらに、大量に発生する紙の書類は、保管や管理のコストも膨大です。過去の書類を探し出すだけで半日かかってしまうようでは、生産性が高い状態とは到底言えません。
昨今の働き方の多様化も、アナログな承認フローに追い打ちをかけています。リモートワークの普及により、承認のためだけに出社を余儀なくされる「ハンコ出社」は、従業員の満足度を著しく低下させる要因となっています。これらの課題は、一つ一つは小さく見えても、積み重なることで企業全体の競争力を確実に蝕んでいくのです。
参考:jugaad ワークフロー 【実践ガイド】稟議の承認が遅い！ボトルネックを発見し、プロセスを高速化する5つの方法
承認フローシステムを導入する5つの絶大なメリット
アナログな承認フローが抱える数々の課題を解決する切り札が、「承認フローシステム（ワークフローシステム）」の導入です。システムを導入することで、具体的にどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。ここでは、企業にもたらされる5つの主要なメリットを詳しく解説します。
1. 劇的な意思決定の迅速化
システムを導入する最大のメリットは、意思決定スピードの向上です。申請が提出されると、次の承認者に自動で通知が届きます。承認者はスマートフォンやPCから、場所を問わずに内容を確認し、ボタン一つで承認や差し戻しが可能です。誰の元で承認が滞留しているのかもリアルタイムで可視化されるため、ボトルネックがすぐに特定でき、迅速な対応を促せます。これにより、従来であれば数日かかっていた承認プロセスが数時間に短縮されることも珍しくなく、ビジネスチャンスを逃さないスピーディな経営判断を強力に後押しします。
2. 業務効率化と生産性の飛躍的向上
申請書の作成、印刷、手渡し、進捗確認、ファイリングといった、これまで承認フローに付随していた一連の作業がシステムによって自動化されます。これにより、経理担当者や申請者は、単純作業から解放され、より付加価値の高い本来のコア業務に集中する時間を生み出すことができます。
例えば、経費精算や請求書処理に特化した「TOKIUM」のようなサービスを活用すれば、領収書の写真を撮るだけでデータ化が完了し、申請から承認、さらには会計ソフトへの仕訳データ連携までがシームレスに行われます。このような特化型システムは、特定の業務における生産性を劇的に向上させる力を持っています。
3. 内部統制とコンプライアンスの強化
システム上で全ての承認プロセスが実行されるため、「いつ、誰が、何を、どのように承認したか」という証跡（ログ）が自動的に、かつ改ざんできない形で記録されます。これにより、内部統制の要件を高いレベルで満たすことができます。承認ルートを役職や金額に応じて自動で設定できるため、権限のない承認が行われるといった不正を未然に防ぐことも可能です。
また、電子帳簿保存法のような法改正への対応も重要なポイントです。信頼性の高いシステムを導入することで、法令要件を確実に満たした証憑の電子保存が可能となり、急な監査の際にも慌てることなく、必要なデータを即座に提出できるようになります。特に「TOKIUM」は電子帳簿保存法に完全対応しており、安心してペーパーレス化を進めることができます。
4. ペーパーレス化による直接的なコスト削減
承認フローをシステム化することは、完全なペーパーレス化を実現するということです。これにより、これまで当たり前のようにかかっていた紙代、インク代、プリンターの維持費、書類の郵送費といった直接的なコストを削減できます。さらに、オフィスで大きなスペースを占めていたキャビネットや書類保管庫も不要になり、オフィススペースの有効活用や賃料の削減にも繋がる可能性があります。
5. 多様な働き方への柔軟な対応
承認業務がオンラインで完結するということは、従業員が働く場所を選ばないということです。リモートワークや在宅勤務、サテライトオフィスでの勤務など、多様な働き方を推進する上での大きな障壁であった「ハンコ出社」や「書類確認のための出社」を完全になくすことができます。これは、従業員満足度の向上や、優秀な人材の確保・定着にも大きく貢献する、現代の企業経営において非常に重要な要素です。
承認フローシステムの主な機能
承認フローシステムには、業務を効率化し、統制を強化するための様々な機能が搭載されています。ここでは、多くのシステムに共通して備わっている主要な機能を解説します。自社の課題を解決するためにはどの機能が必要かをイメージしながらご覧ください。
申請フォーム作成機能
稟議書、経費精算申請書、休暇届など、企業内で使われている様々な申請書のフォーマットを、プログラミングの知識がなくても簡単に作成できる機能です。テキスト入力欄やプルダウン、チェックボックスなどをドラッグ＆ドロップで配置し、現在使用している紙の申請書と同じレイアウトを画面上で再現できます。これにより、従業員は迷うことなく申請業務を行うことができます。
柔軟な承認ルート設定機能
システムの核となるのが、この承認ルート設定機能です。申請者の所属部署に応じて直属の上長を自動で設定したり、申請金額が一定額を超えた場合に部長や役員の承認を追加したりと、企業の複雑な承認ルールに合わせたルートを柔軟に設定できます。「全員が承認したら次に進む（合議）」や「誰か一人が承認すればOK（並列承認）」といった設定も可能です。この機能の柔軟性が、システムの使い勝手を大きく左右します。
通知・リマインド機能
申請が提出された時や、自分の元に承認依頼が届いた時に、メールやビジネスチャットツールに自動で通知が飛ぶ機能です。これにより、承認の見落としや対応漏れを防ぎます。また、承認が一定期間滞留している場合に、承認者本人や管理者にリマインド通知を送る機能も非常に有効です。これらの機能によって、承認プロセスがスムーズに流れるようになります。
外部システムとの連携機能
承認フローシステムは、単体で完結するものではなく、他のシステムと連携することでその価値を最大限に発揮します。例えば、経費精算システムであれば会計ソフトとの連携は不可欠です。承認されたデータを会計ソフトに自動で取り込むことで、経理担当者の手入力作業をなくし、ミスを防ぎます。その他にも、人事システムと連携して組織情報を自動で同期したり、チャットツールと連携して通知を送ったりする機能も重要です。
参考:外部サービス連携｜TOKIUM(トキウム)｜経費精算・請求書
証跡管理・レポート機能
「いつ」「誰が」「何を」申請・承認したかの記録（ログ）をすべて保存し、いつでも検索・閲覧できる機能です。監査対応の際には、この機能を使って必要なデータをCSV形式などで簡単に出力することができます。また、申請の種類ごとや部署ごとに承認にかかった時間などを集計・分析するレポート機能があれば、業務プロセスのさらなる改善に繋げることも可能です。
後悔しない！自社に最適な承認フローシステムの選び方
市場には数多くの承認フローシステムが存在し、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。ここでは、自社の目的や規模に合ったシステムを選ぶための比較ポイントを解説します。
提供形態（クラウド型 vs オンプレミス型）
システムの提供形態には、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
| 導入コスト | 低い（初期費用無料の場合も） | 高い（サーバー購入費など） |
| 運用コスト | 月額・年額の利用料 | サーバー維持費、人件費 |
| 導入スピード | 短期間で利用開始可能 | 構築に時間がかかる |
| カスタマイズ性 | 制限あり | 高い |
| メンテナンス | ベンダー側で実施 | 自社で実施 |
| おすすめの企業 | 中小〜中堅企業 | 大企業、独自の要件が多い企業 |
オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置してシステムを構築する方法です。カスタマイズ性が高く、独自のセキュリティポリシーにも対応しやすい一方、高額な初期投資と専門知識を持つ情報システム部門による維持管理が必要です。
対してクラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する方法です。サーバーの購入や管理が不要で、比較的安価な月額料金で利用を開始できます。法改正への対応や機能のアップデートもベンダー側で自動的に行われるため、情報システム部門のリソースが限られている中堅企業にとっては、クラウド型が現実的で最適な選択肢と言えるでしょう。
対象業務の範囲（汎用型 vs 特化型）
承認フローシステムは、その対象業務によって「汎用型」と「特化型」に分けられます。
汎用型ワークフローシステムは、稟議書や各種届出書など、社内のあらゆる申請・承認業務に利用できる汎用性の高さが特徴です。特定の業務に縛られず、様々なフォーマットの申請書を自由に作成して運用したい場合に適しています。
一方、特化型ワークフローシステムは、経費精算、勤怠管理、請求書処理といった特定の業務領域に特化して設計されています。例えば、経費精算特化型であれば、交通系ICカードの読み取りや領収書の自動読み取り、法人カード連携、会計ソフトへの仕訳連携など、その業務を徹底的に効率化するための機能が豊富に搭載されています。
経理部門が抱える課題のように、「経費精算」や「請求書処理」といった特定の業務の非効率さがボトルネックになっている場合、汎用型システムで一からフローを構築するよりも、「TOKIUM」のような特化型システムを導入する方が、より早く、より大きな導入効果を実感できる可能性が高いでしょう。
直感的な操作性と手厚いサポート体制
システムは導入して終わりではなく、全従業員に使ってもらえなければ意味がありません。ITに不慣れな従業員でもマニュアルを見なくても直感的に操作できるか、インターフェースは分かりやすいか、といった「操作性」は非常に重要な選定基準です。多くのシステムでは無料トライアル期間が設けられているため、実際に複数の担当者に触ってもらい、使用感を確認することをおすすめします。
また、導入時の初期設定や、運用開始後に発生する疑問点に迅速かつ丁寧に対応してくれる「サポート体制」も必ず確認しましょう。電話やメールだけでなく、チャットでの問い合わせや定期的な活用支援ミーティングなど、自社のリテラシーレベルに合ったサポートを提供してくれるベンダーを選ぶことが、導入成功の鍵を握ります。
費用対効果の見極め方
システムの価格だけを見て判断するのは早計です。重要なのは、その投資によってどれだけの効果が得られるか、すなわち「費用対効果（ROI）」です。月額費用や初期費用といった直接的なコストだけでなく、システム導入によって削減できる人件費や時間的コスト（見えないコスト）も考慮して総合的に判断する必要があります。
例えば、「1ヶ月あたり、申請・承認業務に全従業員が平均で何時間使っているか」「その時間分の人件費はいくらか」を算出し、導入後の削減見込みと比較することで、定量的な効果を予測できます。こうした具体的な数値を算出することは、上司や経営層に導入の必要性を説明する際の、非常に強力な説得材料となります。
承認フローシステム化を成功に導く4つの導入ステップ
最後に、承認フローシステムの導入を成功させるための具体的なステップを解説します。事前の準備を丁寧に行うことが、スムーズな導入と定着に繋がります。
STEP1: 課題の洗い出しと目的の明確化
まずは、現状の承認フローにおける課題を具体的に洗い出すことから始めます。「誰のどの業務に、どれくらいの時間がかかっているのか」「どのようなミスやトラブルが頻発しているのか」などを関係者へヒアリングし、リストアップします。そして、その課題を解決した結果、「何を目指すのか」という導入目的を明確に定義します。例えば、「経費精算にかかる時間を50%削減する」「月次決算を2営業日早期化する」といった具体的な目標を設定することが重要です。
STEP2: 対象業務と関係者の選定
いきなり全社的にシステムを導入しようとすると、調整が難航し、現場の混乱を招く可能性があります。まずは特定の部署や業務にスコープを絞ってスモールスタートし、成功事例を作ってから横展開していく方法が効果的です。例えば、課題が最も大きい経理部門の請求書処理業務から始める、といった形です。その際、プロジェクトの中心となる担当者だけでなく、実際にシステムを利用する現場の従業員も巻き込み、意見を聞きながら進めることが定着のポイントです。
STEP3: システムの選定とトライアル
STEP1で明確にした目的と、STEP2で選定した対象業務に最適なシステムを複数ピックアップし、比較検討します。資料請求やオンラインデモで機能の詳細を確認し、候補を2〜3社に絞り込んだら、無料トライアルを積極的に活用しましょう。実際の業務を想定したテスト運用を行い、操作性や自社のフローへの適合性を現場のメンバーと一緒に評価することで、導入後のミスマッチを防ぐことができます。
STEP4: 社内への周知と運用ルールの策定
導入するシステムが決定したら、本格導入の前に全社的な説明会を実施し、導入の背景や目的、具体的な使い方を丁寧に説明します。なぜシステムを導入するのか、それによって従業員にどのようなメリットがあるのかを伝えることで、変化に対する前向きな協力を得やすくなります。同時に、新しいフローに合わせた詳細な運用ルールを策定し、マニュアルを整備することも忘れてはなりません。スムーズな移行期間を設けるなど、現場が混乱しないような配慮が成功を左右します。
まとめ
本記事では、企業の成長に不可欠な「承認フローシステム」について、そのメリットから選び方、導入ステップまでを網羅的に解説しました。
紙やExcelによるアナログな承認フローは、業務の遅延や生産性の低下、内部統制上のリスクなど、目に見える形、見えない形で企業の成長を阻害しています。承認フローシステムを導入することは、単に一つの業務を効率化するだけではありません。それは、意思決定を迅速化し、従業員を単純作業から解放し、変化に強い組織基盤を構築するための、未来に向けた戦略的投資です。
この記事を読んで、「自社の複雑なフローもシステム化できそうだ」「これなら上司を説得できる材料が揃った」と感じていただけたなら幸いです。面倒な承認業務から解放され、社員一人ひとりが本来の創造的な仕事に集中できる、そんな未来への第一歩を、ぜひ今日から踏み出してみてはいかがでしょうか。
