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「TOKIUM契約管理」は、紙と電子の契約書を一元管理し、契約業務の効率化とガバナンス強化を実現するクラウドサービスです。
実際の評判や口コミを知りたい方、導入を検討している方のために、その特徴や選ばれる理由、そして類似システムとの違いを詳しく解説します。煩雑な契約書の管理や検索の手間を削減し、契約内容の可視化を促進することで、企業の生産性向上に貢献します。
TOKIUM契約管理の評判・口コミ
それでは、TOKIUM契約管理を導入することで得られる具体的なメリットと、導入された企業の評判をご紹介していきましょう。
契約書の一元管理で、契約事務の圧倒的な効率化とペーパーレス化を実現できる
TOKIUM契約管理は、契約書が紙と電子で混在し、各部署に管理が散在している企業において、契約事務の効率化とペーパーレス化を強力に推進できると高く評価されています。原本のスキャン代行から保管までをTOKIUMがワンストップで担うため、企業側の手間を最小限に抑えながら、全社の契約書をデジタル化し、一元管理を可能にします。
新リース会計基準への対応に大きく貢献し、経理部の負担を軽減できる
2024年9月に企業会計基準委員会から公表された新リース会計基準への対応は、多くの企業の経理部門にとって喫緊の課題です。TOKIUM契約管理は、この複雑な会計基準への対応を効率化し、経理部の負担を大きく軽減できる点で高い評価を得ています。
日本石油輸送株式会社の経理部門では、新リース会計基準適用に向けた社内契約書の集約とリース該当性の精査が大きな課題でした。全国に多数の拠点と膨大な不動産賃借契約が存在し、「リース」と明記されていなくてもリースと扱われる「実質リース」の概念が加わったことで、見落としを防ぐためには会計基準に関する知識を持つ経理部での判断が不可欠となり、継続的な業務負担増加が懸念されていました。
TOKIUM契約管理に標準搭載されているAIによる識別サポート機能は、継続的に発生する契約書の確認作業の効率化だけでなく、見落としによる財務諸表の修正や決算発表の遅延といった大きなリスクを大幅に軽減できる点が導入の決め手となりました。経理部からは「生産性の向上を実現できる」との声があり、生み出された時間をより高度な分析や戦略的な提案といった「本質的な業務」に注力できるようになったと期待されています。
TOKIUM契約管理が選ばれる理由
TOKIUM契約管理が多くの企業に選ばれる主な理由は以下の通りです。
完全なペーパーレス化の実現 : 紙の契約書のスキャンをTOKIUMが代行し、そのまま保管してくれるため、企業の負担なく紙の契約書をデジタル化し、一元管理が可能となります。
高精度の検索機能 : 契約書を全文データ化しているため、管理項目以外の情報も条文内の任意のキーワードで直接検索できます。さらに検索フィルターで対象を絞り込むことも可能です。
関連書類の紐付け管理 : 契約書以外の関連書類も紐づけて管理できるため、必要な情報をより簡単に管理できます。
最新の取引先情報管理 : 約540万件以上の企業情報データベースと連携し、取引先情報を重複なく高精度に管理できます。
安心のセキュリティ体制 : 高水準のセキュリティ体制で管理された国内サーバーで運営され、複数拠点でのバックアップ体制も整備されており、災害時でも稼働が停止しません。ISMS認証やPマークも取得済みです。
マスタ共通化によるメンテナンスの手間削減 : TOKIUMの複数製品で従業員などのマスタ情報を共通利用できるため、他のサービスと比べてマスタ情報のメンテナンスが劇的に容易になります。
契約更新アラート機能 : 契約更新時期を通知するアラート機能により、契約管理の抜け漏れを防ぎます。
類似システムとの違い
検索結果から「TOKIUM契約管理」と他の類似システムとの直接的な比較情報は見つかりませんでしたが、TOKIUM契約管理の最大の特徴は、紙の契約書のスキャン代行や原本保管代行といった、手間のかかる作業をTOKIUM側が担う点にあります。これにより、企業は契約書のデジタル化や管理における人的リソースを大幅に削減できます。また、AI-OCRとオペレーターによる高精度のデータ化、企業データベースとの連携による正確な取引先管理、そして高水準のセキュリティ体制も強みとして挙げられます。
導入企業
導入企業は、契約書の一元管理による業務効率化やペーパーレス化の実現、さらには新リース会計基準への対応といった課題を「TOKIUM契約管理」を通じて解決しています 。
導入事例から、各社がどのようにして成果を上げているのか、その詳細をご紹介いたします。
【⽇本⽯油輸送株式会社様】
過去契約書の集約や確認に要する時間を約1,000時間削減!
⽇本⽯油輸送株式会社様では契約書が紙と電子で部署ごとに散在しており、必要な契約を探す手間と時間が常態化していました。加えて、オフィスリニューアルに伴う書類保管スペース縮小の必要性、そして新リース会計基準対応のために全社契約書の精査・判断作業が経理部門に大きな負荷を与える懸念もありました。
石油輸送は「TOKIUM契約管理」を導入。契約書のスキャン代行から原本保管までを一気通貫で任せ、AIによるリース該当性識別支援も活用することで、契約精査を効率化しました。
導入後、同社では過去に締結した8,000件以上の契約書のスキャン作業だけでも約1,000時間以上の削減を見込んでいます。さらに、新規契約締結に伴う作業時間も年間で100時間以上削減できると期待されています。総務部からは「導入によってペーパーレス化を実現する目処が立ちました」との声も上がっており、大幅な業務工数削減と社内スペースの有効活用を実現しています。
費用や料金体系・プラン
TOKIUM契約管理の料金体系は、初期費用に加えて、月あたり1万円からの基本利用料と契約書枚数に基づく従量課金制の組み合わせです。利用人数が増えても追加料金はかかりません。
この料金体系には、以下の3つの大きな特徴があります。
- アカウント数は無制限で利用可能 : 従業員が増えても追加費用なしでシステムを利用できます。
- 追加費用なしでスキャン代行・原本保管可能 : 紙の契約書の電子化と原本の保管サービスが月額料金に含まれているため、別途費用を心配する必要がありません。
- 契約書原本の取出し手数料無料: 必要に応じて、保管された契約書原本を取り出す際の手数料はかかりません。
まとめ
「TOKIUM契約管理」は、紙と電子の契約書を一元的に管理し、契約業務の効率化とガバナンス強化を強力にサポートするシステムです。特に、紙の契約書のスキャン代行や高精度なデータ化、充実した検索機能、そして強固なセキュリティ体制が大きな魅力です。導入事例では、業務時間の削減や属人化の防止といった具体的な効果が報告されています。料金体系や詳細な導入企業情報は不明な点がありますが、契約管理の課題を抱える企業にとって、検討する価値のあるソリューションと言えるでしょう。
