議事録作成AIとは、会議の音声を文字に起こし、要点や決定事項を自動でまとめてくれるAIです。録音した会議の音声をAIに渡すと、話した内容がテキスト化され、「決定事項」「ToDo」「議論の要点」といった形に整理されます。会議のあとに何十分もかけていた議事録づくりを、ゼロから書く作業から、要点を確認して仕上げる作業へと変えられるのが、いちばんの価値です。

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議事録作成AIとは何かを、仕組みから、できること、AIで議事録を作る5ステップ、そのまま使えるプロンプト集、精度を上げるコツ、注意点、自社に合う選び方の軸まで順に解説します。ツールの優劣を比べるのではなく、「どう作り、どう使いこなすか」を中心にまとめます。さらに、会議で決まったことを経費精算や承認といった次の業務へつなげる方法も紹介します。

議事録作成AIとは？音声認識と生成AIの仕組み

議事録作成AIは、2つの技術を組み合わせて動いています。会議の音声を文字に変換する「音声認識」と、その文字をもとに要点をまとめる「生成AI」（文章を理解して新しく作文できるAI。ChatGPTなどが代表例です）です。まず音声認識が話し言葉をテキストに起こし、次に生成AIがそのテキストを読んで、決定事項やToDoに整理します。この2段階で、録音から整った議事録までを自動で進めます。

音声認識と生成AIの役割の違い

2つの技術は、役割がはっきり分かれています。音声認識は「聞こえた言葉を、そのまま文字にする」のが仕事です。一方、生成AIは「文字になった内容を、意味を読み取ってまとめ直す」のが仕事です。文字起こしだけでは、「えー」「あの」といった言い回しや言い直しまで文字になり、読みにくい記録になりがちです。そこに生成AIが加わることで、要点を抜き出した、議事録らしい文書に仕上がります。

▼音声認識と生成AIの役割の違い

技術	役割	出てくるもの
音声認識（文字起こし）	音声を文字に変換する	話した内容のテキスト
生成AI（要約・整形）	テキストの要点をまとめる	決定事項・ToDo・要点に整理した議事録

従来の手作業による議事録づくりの課題

これまでの議事録づくりは、担当者の負担が大きい作業でした。会議に集中しながらメモを取り、終わった後に記憶と録音を頼りに清書します。この一連の流れには時間がかかり、書く人によって質もばらつきます。会議に出ながら記録もする状態では、議論への集中も妨げられます。議事録作成AIは、この「記録する」という負担をAIに任せ、人は議論と確認に集中できるようにするものです。

議事録作成AIでできること・導入メリット

議事録作成AIを導入すると、会議まわりの作業が大きく変わります。代表的なメリットを整理します。どれも、これまで人の手間に頼っていた部分を、AIが肩代わりすることで生まれる効果です。

▼議事録作成AIの導入メリット

メリット	内容
作成時間の短縮	清書の手間が減り、会議後すぐに議事録が整う
属人化の解消	誰が作っても、一定の質の議事録になる
共有の高速化	会議直後に決定事項を関係者へ共有できる
議論への集中	記録をAIに任せ、参加者は議論に集中できる
検索・活用	文字で残るため、後から内容を検索・参照できる

とくに効果が大きいのが、作成時間の短縮です。会議が終わってから議事録を清書する時間が、ほぼ確認だけの時間に変わります。決定事項やToDoを会議直後に共有できれば、次の行動も早く始められます。記録を待たずに業務が動き出すことは、組織全体のスピードにもつながります。

一方で、期待しすぎないことも大切です。議事録作成AIの精度は高くなっていますが、100%ではありません。専門用語の聞き間違いや、要約のニュアンスのずれは起こりえます。「AIが下書きを作り、人が仕上げる」という前提で使うのが現実的です。とくに金額・期限・決定事項は、後で必ず人が確認する運用にしておくと、過度な期待による失望を避けられます。

見落とされがちなメリットが、記録が「資産」として残ることです。これまでの議事録は、作って共有したら読み返されないことも多くありました。AIで文字として整理して残しておけば、後から「あの件はいつ、どう決まったか」を検索して確認できます。決定の経緯がたどれることは、引き継ぎや、後日の判断のよりどころとして役立ちます。会議のたびに記録が積み上がり、組織の知識として蓄えられていくのも、議事録AIを使い続ける価値の一つです。

AIで議事録を作る5ステップ

AIで議事録を作る流れは、大きく5つのステップに分けられます。録音し、文字に起こし、要約し、整え、共有する、という順番です。各ステップでちょっとした工夫をすると、できあがる議事録の質が大きく変わります。

▼AIで議事録を作る5ステップ

ステップ	やること	ポイント
1. 録音	会議の音声を録る	マイク・録音環境を整える
2. 文字起こし	音声をテキストに変換する	話者を分けて記録する
3. 要約	要点・決定事項を抽出する	プロンプトで出力の形を指定する
4. 整形	議事録の体裁に整える	決定事項・ToDo・期限を分ける
5. 共有	関係者に展開する	確認のうえで共有する

会議前の準備｜録音環境・マイク・同意取得

議事録の質は、録音の段階でほぼ決まります。音声が聞き取りにくいと、その後の文字起こしも精度が下がるためです。静かな部屋を選ぶ、話す人の近くにマイクを置く、複数人ならマイクの位置を工夫する、といった準備で、精度の土台が整います。オンライン会議なら、各自がマイクをオンにして話すだけでも、聞き取りやすさが変わります。なお、会議を録音する際は、参加者に録音することを伝え、同意を得ておくのが基本です。とくに取引先や監査法人など社外の人が入る会議では、録音してよいかを事前に確認しておきましょう。

文字起こしの実行と話者分離

会議では複数の人が話します。「どの発言を誰がしたか」を分けて記録できると、議事録がぐっと読みやすくなります。これを話者分離（話者識別）と呼びます。発言者ごとに分かれていれば、後で「誰がその発言をしたか」をたどりやすく、要約の精度も上がります。文字起こしの結果は、この後の要約の材料になるため、明らかな誤りがあれば、ここで軽く直しておくと、仕上がりがよくなります。

要約・整形｜決定事項・ToDo・期限を抽出する

議事録の質を決めるのが、要約と整形の段階です。ただ「要約して」と頼むのではなく、「決定事項」「ToDo（担当者・期限つき）」「議論の要点」のように、出してほしい項目を指定すると、実務で使える議事録になります。とくに、決定事項とToDoがはっきり分かれていると、会議の後の行動につなげやすくなります。この「出力の形を指定する」工夫こそが、次に紹介するプロンプトの役割です。

そのまま使える議事録プロンプト集｜基本・会議体別・経理

議事録AIの仕上がりは、どう指示するか（プロンプト＝AIへの指示文）で大きく変わります。ここでは、そのままコピーして使えるプロンプトを、基本・会議体別・経理の順に紹介します。文字起こししたテキストとあわせて、AIに渡して使ってください。

基本プロンプト｜要約・決定事項・ToDoの抽出

まずは、どんな会議にも使える基本のプロンプトです。決定事項とToDoを分けて出させるのがポイントです。

このプロンプトを使うと、決定事項とやるべきことが整理された議事録が得られます。出力が物足りなければ、「ToDoには必ず期限を入れて」「要点は5つ以内に」のように、追加で条件を伝えて調整します。

会議体別プロンプト｜定例・商談・経理の締め会議

会議の種類によって、残したい情報は変わります。会議体に合わせてプロンプトを使い分けると、より実用的な議事録になります。

▼会議体別プロンプトの使い分け

会議体	プロンプトのねらい	追加で指定する項目
定例会議	進捗と次のアクションを明確にする	各議題の進捗・遅れ・次回までのToDo
商談・打ち合わせ	相手の要望と次の一手を残す	先方の要望・懸念・こちらの宿題・次回日程
経理の締め会議	決まった処理と期限を取りこぼさない	確定した処理・勘定科目や概算額・担当・締め日・要確認事項

経理の会議では、決まった処理と期限を取りこぼさないことが重要です。上記のように、「不明な点は要確認と明記する」と指示しておくと、AIが推測で埋めてしまうのを防げます。会議体別のプロンプトをいくつか用意しておき、会議に合わせて選ぶようにすると、毎回安定した議事録が作れます。

議事録AIの精度を上げるコツ・うまくいかない時の対処

「議事録AIの精度が低くて使えない」という声は、多くの場合、使い方の工夫で改善できます。精度を上げるコツと、うまくいかないときの対処を整理します。

▼議事録AIの精度を上げるコツ・対処

うまくいかない原因	対処
音声が聞き取りにくい	静かな環境・マイクの位置で録音品質を上げる
専門用語・社名の誤変換	よく使う用語を事前に登録しておく
要約がねらいとずれる	プロンプトで出力の形・項目を具体的に指定する
話者が混ざる	話者分離に対応した方法で文字起こしする

専門用語・社名の誤変換を防ぐ｜単語登録の活用

議事録AIでとくに多いのが、専門用語や社名、人名の誤変換です。一般的でない言葉は、聞こえた音声だけからでは正しく変換されにくいためです。これは、よく使う用語をあらかじめ登録しておくことで、大きく減らせます。自社の製品名、取引先名、業界用語などを登録しておくと、変換の精度が安定します。登録に対応していない場合でも、文字起こし後に、よく間違う言葉を一括で置き換える運用にすると、手直しの手間を抑えられます。

大切なのは、精度100%を期待しないことです。社内の会議であれば、多少の誤字は読み手が前後から補って読めます。完璧を求めて手作業に戻すよりも、作業量の多くをAIに任せ、残りを人が直す運用のほうが、結果的に時間を大きく節約できます。ただし、金額・期限・決定事項は「軽く」ではなく必ず確認します。修正を前提とした使い方を最初から想定しておくと、議事録AIは十分に実用的な道具になります。

議事録作成AIの注意点｜機密情報・誤り・最終確認

議事録作成AIを業務で使うときは、いくつか気をつけたい点があります。とくに、機密情報の扱いと、内容の最終確認は欠かせません。

▼議事録作成AIの注意点

注意点	気をつけること
機密情報の扱い	社外秘を含む会議の音声をAIに渡してよいか確認する
内容の誤り	事実と異なる内容を作ることがあるため、必ず確認する
最終確認	決定事項・数字・期限は、人が必ず見直す
保存・共有	議事録の保存先・共有範囲を適切に管理する

機密情報の取り扱いと学習リスク

会議の内容には、社外に出せない情報が含まれることがあります。とくに、経営に関わる会議や、経理・人事の会議では、機密性の高い情報が飛び交います。こうした音声をAIに渡す前に、入力したデータがどう扱われるか、AIの学習に使われる可能性はないかを確認しておくことが大切です。会社としてのAI利用ルールを定め、機密性の高い会議では使ってよい範囲を決めておくと安心です。

確認のポイントは、プランによって扱いが変わる点です。無料で使える個人向けのサービスでは、入力した内容がサービスの品質改善（AIの学習）に使われる場合があります。一方、法人向けのプランや、入力を学習に使わせない設定（オプトアウト）に対応したツールなら、機密性の高い会議でも使いやすくなります。自社が扱う情報の機密度に合わせて、どのプラン・設定なら渡してよいかを、導入前に切り分けておきましょう。

あわせて、内容の最終確認も欠かせません。AIは、もっともらしいけれど事実と異なる内容を作ってしまうことがあります。とくに、決定事項や金額、期限といった重要な情報は、必ず人が録音を聞き直して確かめてください。議事録は、後から判断のよりどころになる記録です。AIに任せきりにせず、最後は人が責任を持って確認する運用を徹底することが、信頼できる議事録づくりの前提になります。

自社に合う議事録作成AIの選び方｜“軸”で考える

議事録作成AIは数多くあり、どれを選ぶか迷いがちです。製品名で探す前に、自社が何を重視するかという「軸」で考えると、選びやすくなります。比較すべき主な軸を整理します。

▼議事録作成AIを選ぶ際の軸

選定の軸	確認するポイント
精度・話者分離	自社の会議の音声を、正しく・話者を分けて起こせるか
連携	ふだん使うWeb会議や、議事録の保存先と連携できるか
料金	利用量に対して費用が見合うか
セキュリティ	データの保存先・学習利用の有無・アクセス権限・監査ログまで確認できるか
使いやすさ	担当者が無理なく使い続けられるか

タイプの考え方｜録音特化・Web会議連携・文字起こし特化

議事録作成AIは、得意分野によって大きく3つのタイプに分けられます。対面の会議を録音して使うことに重きを置いた「録音特化型」、Web会議とつないで使うことを前提にした「Web会議連携型」、文字起こしの精度に特化した「文字起こし特化型」です。どのタイプが合うかは、自社の会議のスタイルによって変わります。対面が多いのか、オンラインが中心なのかを振り返り、それに合うタイプから検討すると、選択を絞り込みやすくなります。

無料で始める場合の限界と、有料化を判断する目安

多くの議事録作成AIには、無料で試せる範囲があります。まず無料で使ってみて、自社の会議で実用に足るかを確かめるのは、よい進め方です。ただし、無料の範囲には、録音できる時間の上限や、使える機能の制限があることが一般的です。「毎回の会議で使うには時間が足りない」「話者分離が使えない」といった限界を感じたら、有料化を検討するタイミングです。実際に使ってみて、削減できる時間と費用を見比べ、見合うと判断できれば有料に切り替える、という順番なら、無駄のない導入ができます。

軸の中でも、業務での利用なら、連携とセキュリティはとくに重視したいポイントです。ふだんのWeb会議や、議事録の保存先とスムーズにつながるかは、毎日の使い勝手を左右します。会議のたびに手作業でファイルを移すようでは、効率化の効果が薄れてしまいます。また、機密性の高い会議を扱うなら、データの保管場所や管理体制、入力した内容が学習に使われないかといった点を、導入前に確認しておくことが欠かせません。とくに、特定のWeb会議ツールとの連携を前提にしたい場合は、ツール別の対応状況を解説した記事もあわせて参考にすると、自社に合う方法を選びやすくなります。

議事録の“先”を自動化する｜決定事項を経費精算・承認・経理処理へ

議事録作成AIの本当の価値は、議事録を作って終わりではなく、決まったことを次の行動につなげるところにあります。会議では、予算や発注、出張、備品の購入といった、お金にまつわる決定がよく行われます。これらは、議事録に残したあと、経費精算や稟議（社内で承認を得る手続き）、支払いといった経理の処理へと続いていきます。

会議で決まった経費・支払いを、そのまま申請に乗せる

たとえば、会議で出張や備品購入が決まったとします。議事録に「決定事項」と「担当・期限」が整理されていれば、誰が何を申請すべきかが明確になり、その後の稟議や経費精算へスムーズに移れます。会議の決定が、抜け漏れなく次の手続きにつながるわけです。議事録AIで決定事項をきれいに整理することは、その先の経理処理を早める準備にもなります。

▼会議の決定事項と、その後の経理処理

会議で決まること	続く経理・業務処理
出張・イベントの実施	交通費・宿泊費などの経費精算
備品・サービスの購入	稟議・発注・支払いの手続き
予算・契約の決定	承認フロー・支払いスケジュール

ただし、決定事項が整理できても、その先の経費精算や支払いの処理が手作業のままでは、効率化が途中で止まってしまいます。会議で決まった経費は、実際に出張や購入が行われてはじめて領収書という形になります。その領収書を集めてExcelに転記し、申請して、承認して……と人手で回していると、議事録づくりで浮いた時間が、別の手作業に消えてしまいます。

TOKIUM経費精算では、モバイルアプリで領収書などの証憑（取引の事実を証明する書類）をアップロードすると、すぐにデータ化が完了します。撮影から経費申請までを短時間で済ませられます。TOKIUMはこれまで、約8,000名のオペレーターによる独自のオペレーション基盤で、高精度な証憑のデータ化を実現してきました。加えて、AI-OCR（画像から文字を読み取る技術）でのデータ化も選択できるようになっています。 出典：株式会社TOKIUM ニュース（2026年4月14日公表）（最終確認日：2026年7月24日）

さらに、承認の段階でもAIの活用が進んでいます。TOKIUMのAI経費承認では、申請内容を社内規程に照らしてAIが自動で確認し、規程違反や記載漏れがあれば理由を添えて差し戻します。一次承認や差し戻しをAIが自動化する一方で、最終的な承認は権限を持つ担当者が行うため、確認の手間を減らしながらも承認のチェック体制（職務分掌）は保てます。 出典：株式会社TOKIUM ニュース（2025年7月3日公表）（最終確認日：2026年7月24日）

会議の記録は議事録AIで、その先の経費処理は専用のしくみで自動化する。この組み合わせで、会議が終わってから経理処理が片づくまでの全体がなめらかになります。

議事録作成AIに関するよくある質問

議事録作成AIで議事録を作るにはどうすればよいですか？

会議を録音し、議事録作成AIに音声を読み込ませると、文字起こしと要約を自動で行ってくれます。『決定事項・ToDo・要点に分けて』のようにプロンプトで出力の形を指定すると、実務で使える議事録になります。最後に人が内容を確認してから共有します。

議事録作成AIは無料で使えますか？

無料で試せるものが多くありますが、録音できる時間の上限や、使える機能に制限があるのが一般的です。まず無料で自社の会議に合うか試し、毎回の会議で使うには足りないと感じたら、有料化を検討するとよいでしょう。

議事録AIの文字起こしの精度はどのくらいですか？

日本語の精度は高くなっていますが、100%ではありません。専門用語や社名は誤変換しやすいため、用語の事前登録や、録音環境の工夫で精度を上げられます。社内会議なら、多少の誤りは読み手が補えるため、修正前提の運用にすると十分に実用的です。

議事録作成AIに危険性はありますか？

主な注意点は、機密情報の取り扱いと、内容の誤りです。社外秘を含む会議の音声を渡してよいかを確認し、入力データが学習に使われないかを把握しておく必要があります。無料の個人向けサービスは学習に使われる場合があるため、機密性の高い会議は法人プランやオプトアウト設定を前提にすると安心です。また、決定事項や数字は事実と異なることがあるため、人による最終確認が欠かせません。

会議で決まった経費の処理にも役立ちますか？

役立ちます。決定事項とToDoを整理しておけば、会議で決まった出張費や購入の申請へスムーズに移れます。さらに、経費精算や承認そのものを自動化するしくみと組み合わせると、会議後の経理処理までまとめて効率化できます。

まとめ｜議事録作成AIは作って終わりにせず“先”までつなげる

議事録作成AIは、音声認識と生成AIという2つの技術で、会議の録音から決定事項つきの議事録までを自動で作るしくみです。録音→文字起こし→要約→整形→共有の流れを押さえ、プロンプトで出力の形を指定すると、実務で使える議事録になります。精度は100%ではないため、用語の登録や録音環境の工夫で精度を上げつつ、最後は人が確認する運用が基本です。

そして、議事録作成AIの価値を最大限に引き出すには、作って終わりにせず、決まったことを次の業務につなげることが大切です。会議で決まった経費や支払いを、そのまま申請・承認・精算へとつなぎ、その処理自体も自動化すれば、会議から経理処理までの流れがまとめて軽くなります。議事録AIで会議を記録しつつ、その先の経費処理の自動化もあわせて検討してみてください。