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従業員の交通費の計算方法で悩んでいる経理担当者は多いのではないでしょうか？交通費に関しては法律で詳細なルールがなく、従業員によって通勤形態も様々ですので、計算に苦しんでいる経理担当者の方も数多くいます。
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通勤手段ごとの交通費の計算方法と非課税限度額について詳しく解説します。交通費は会社で自由に決められるからこそ、計算が複雑になりやすいです。あらかじめ就業規則で決めておくべきことともに、正確な計算方法を理解しておきましょう。
交通費の法的根拠について
実は交通費に関して法的な決まりはありません。つまり、「従業員へは交通費を支給しなければならない」といった法律は存在しないのです。そのため、交通費は会社が自由に決めることができます。
しかし、交通費を支給しないと優秀な人材が集まりにくくなりますし、交通費等について常識的な就業規則を作成しておかないと監督官庁に認められない場合もあります。
交通費を支給しないと優秀な人材が集まらない
従業員への交通費の支給については法律によって決められているわけではありません。そのため、会社によっては従業員へ交通費を支給しないことも可能です。
しかし、交通費を支給しない場合、交通費のかからない距離に居住している人に絞って募集することになります。優秀な人材を広く集めるためには、やはり一定以上の交通費を支給する必要があります。そのため、ほとんどの会社で交通費を支給しており、上場企業ではほぼ全ての会社で通勤手当制度を用意しています。
就業規則で決めてこく3つのこと
交通費については法律で定められていないので、就業規則で決めておく必要があります。従業員の間で交通費に対して不公平感が生じないために、就業規則では交通費に関して以下の3点を決めておきましょう。
- 支給する交通手段：公共交通機関限定かマイカー通勤にも支給するのか
- 支給限度額：限度額はいくらまで支給するのか
- アルバイト・パートタイムの交通費：アルバイト・パートにも正社員と同じ定期代を交付するのか、日額で支給するのか等
例えば、毎日通勤しないパート社員に対して定期を交付してしまうと、正社員から不平が生じるでしょう。また、面倒だからと一律支給にしてしまうと、会社から近い従業員と遠い従業員で不公平が生じてしまいます。ですので、上記3点を決める際は、不平がでないか考慮して決めましょう。
では、不公平感が出ない決め方はどのようなものなのでしょうか？
交通費の計算方法と非課税限度額
不公平感が出ない交通費の決め方でおすすめなのは、非課税限度額に応じて従業員ごとの交通費を決定する方法です。交通費の計算方法は主に以下の3つのパターンによって異なります。
- 公共交通機関で通勤している場合
- 自家用車で通勤している場合
- 公共交通機関と自家用車を併用する場合
そして、交通費の計算方法は、それぞれに設けられた非課税枠によって左右されます。計算方法と、交通費の非課税枠について詳しく解説していきます。
公共交通機関で通勤している場合
公共交通機関で通勤している場合の非課税の限度額は月額15万円です。そのため、公共交通機関で通勤している場合には、路線やルートが間違っていないことを確認した上で、そのルートの定期代を支給するのが一般的です。
とはいえ、多くの会社で15万円を交通費の限度額としている会社はほとんどありません。一定の通勤範囲を定め、その範囲内で交通費として相応しい金額を交通費の支給限度額としています。
自家用車で通勤している場合
自家用車で通勤している場合には、非課税枠は以下のように片道の通勤距離によって決まっています。
| 片道の通勤距離 | 1か月当たりの限度額 |
|---|---|
| 2キロメートル未満 | (全額課税) |
| 2キロメートル以上10キロメートル未満 | 4,200円 |
| 10キロメートル以上15キロメートル未満 | 7,100円 |
| 15キロメートル以上25キロメートル未満 | 12,900円 |
| 25キロメートル以上35キロメートル未満 | 18,700円 |
| 35キロメートル以上45キロメートル未満 | 24,400円 |
| 45キロメートル以上55キロメートル未満 | 28,000円 |
| 55キロメートル以上 | 31,600円 |
例えば、片道の通勤距離が20kmの場合は非課税限度額は12,900円となります。片道20kmであれば往復40kmになり、月20日出勤で800kmです。計算すると下記の金額となり、1kmあたり16円で交通費を支給することになります。
12,900円÷800km=16.125円
このように、片道通勤距離に応じた非課税限度額に応じて、交通費の単価を算出するというのが自家用車の交通費の計算方法です。
燃費は考慮されないことが多い
なお、上記の計算では燃費は考慮されないことが一般的です。極端に言えば、燃費の悪い車だと、会社が設定した交通費の単価では交通費が足りなくなってしまうこともあるでしょう。
しかし、燃費に関しては自己責任で、車種によって交通費の単価を変えている会社はほとんど存在しません。
公共交通機関と自家用車を併用する場合
公共交通機関と自家用車などを併用する場合には、上記2つの方法をミックスするのがベストでしょう。
- 公共交通機関を利用するルートなどを従業員に提出し定期代を算出
- 自家用車で移動す片道距離の距離別非課税枠に合わせて1kmあたりの単価を算出
1,2の金額を支払うことで複数の手段での交通費支給にも対応することができます。特に決まりはないので、従業員に不公平感が出ない形で交通費の算出方法を決めておきましょう。
『交通費 非課税限度額』については、以下の記事で詳しく解説しています。
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出張の交通費を支払う場合の注意点
最後に出張の交通費を支払う場合の注意点について解説していきます。出張の交通費の計算自体は実費がそのまま精算されることが多いので問題になることはありません。
しかし、非課税限度額も決まったルートもない出張の交通費は不正の温床になりがちです。従業員に対して締め日を設けて、できる限り従業員が経費を立て替えている期間が短くなるようにしておきましょう。
締め日を設ける
経費は発生から5日以内など、締め日をしっかりと設けることが重要になります。また、出張報告書や営業報告書と一緒になった伝票しか受付をしないと決めておくと、不正な経費計上を防ぐことができます。しっかりと締め日を設けて、決められた形で提出してもらうようにしましょう。
社員の立て替えは不正の温床になりやすい
従業員が長く経費を立て替えている企業は、会社の経費と個人の支出の区分が曖昧になり、不正が起きやすくなります。どんな費用や形式であれば経費として認めるのか、そして経費発生から何日以内に会社へ経費を請求しなければならないのかを明確にし、ルール通りに運用させることを社員に徹底させましょう。
まとめ
交通費については法的な決まりは何もありません。そのため、支給の内容に関しては会社が独自に決定することができます。
大事なのは、就業規則において従業員同士に不公平感が生まれない共通の決まりとすることです。紹介したように、公平な交通費の決め方として、交通費の非課税枠を基準に交通費を決定する方法があるので、参考にしてください。
また、出張時の経費の精算は不正の温床になりがちですので、しっかりとルールと期限を設け、従業員にルールを遵守させた上で支給を行うようにしましょう。
『交通費精算』について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。
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