経費精算

電子帳簿保存法に対応するためにAmazonの領収書はどう保存する?

公開日:2023.03.31更新日:2023.03.31

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電子帳簿保存法に準拠してAmazonの領収書を保存!

2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、電子取引における取引データの電子保存が義務化されました(2024年1月より開始)。一方で、「Amazonや楽天などのネット注文の領収書はどのように保管すれば良いの?」といった疑問を抱えている経理担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、電子帳簿保存法に準拠してAmazonの領収書を保存する方法について詳しく解説します。

電子帳簿保存法ガイドブック 電子帳簿保存法ガイドブック

電子帳簿保存法の対象?Amazonの領収書の扱いとは

Amazon利用時の領収書ですが、そもそも電子帳簿保存法の対象でなければ、書面に出力して保存すれば解決です。したがって、まずはAmazonの領収書が電子帳簿保存法の対象になるか否かを確認しておきましょう。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務付けられている帳簿や国税に係る書類について、一定の要件を満たした上でのデータ保存を可能とする法律です。データ保存の区分としては、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の大きく3つがあり、各区分ごとに詳細な要件が規定されています。以下、それぞれの区分を簡単に説明したものです。

  • 電子帳簿保存:PC等で作成した帳簿や書類(決算関係書類、取引関係書類)を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存すること
  • スキャナ保存:相手先から受領した取引関係書類、もしくは自社が紙で作成・発行した取引関係書類をスキャナで電子化して、一定の保存要件のもとに保存すること
  • 電子取引:電子データで相手先へ送付または相手先から受領した取引情報を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存すること

2022年の改正では、電子データへの移行を促進する狙いの元、電子保存要件の大幅な緩和がなされました。それと同時に、適正課税という観点から一部罰則の強化も行われています。

電子帳簿保存法についてより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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Amazonの領収書は電子帳簿保存法の対象

結論から言うと、Amazonの領収書は改正電帳法の対象です。電子帳簿保存法のデータ保存の区分の一つである「電子取引」には、電子メールやクラウドサービスなどによる取引情報の授受が該当します。そのため、Amazon利用時の領収書も「電子取引」の区分に分類されます。

2022年の改正より前は、電子取引で受領した領収書などを書面に印刷して保存することが許されていました。しかし、改正によってこの保存措置が廃止され、電子取引で授受した電子データは電子データのまま保存することが義務付けられました。

したがって、電子取引に区分されるAmazonの領収書も例外ではなく、書面に印刷して保存せず電子データのまま保存する必要があります。

【電子帳簿保存法に対応】Amazon領収書を含む電子取引の保存要件

Amazonの領収書が該当する「電子取引」の保存要件は、「真実性の確保」「可視性の確保」という大きく2つの観点で規定されています。可視性の確保については比較的理解しやすいですが、真実性の確保は電子取引の種類によって対応パターンが変わるので注意が必要です。

「真実性の確保」を満たす保存要件

真実性の確保は、保存されたデータが改ざんされていないことを保証することが目的です。具体的には、下記のいずれかの要件を満たす必要があります。

(1)タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う

(2)取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付し、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく

(3)記録事項の訂正や削除を確認できるシステム、または記録事項の訂正や削除ができないシステムを使用する

(4)記録事項の訂正や削除に関して事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う

参考:国税庁 | 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問9

(1)の要件は領収書送付側の協力、つまりAmazon側の協力が必要なため実現が困難です。したがって、一般的には(2)、(3)、(4)のいずれかの要件を満たした領収書の保存を行う必要があります。

「可視性の確保」を満たす保存要件

可視性の確保は、税務署や関係者が必要な時にデータを確認しやすくすることが目的です。具体的には、下記の要件を全て確保することが求められています。

(1)保存場所に、電子機器(パソコンなど)・プログラム・ディスプレイ・プリンタ及びこれらの操作マニュアルが備え付けられており、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

(2)電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

(3)以下の検索機能を確保すること※

1.取引年月日、取引金額、取引先により検索可能

2.日付または金額の範囲指定により検索可能

3.2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索可能

参考:国税庁 | 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問9

※税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる場合は(2)(3)が不要。なおかつ保存義務者が小規模な事業者である場合は検索機能が不要。

このうち、(1)と(2)については、自社でシステムを利用したり、データを確認する際に必要なものであるため、特別な対応は必要ありません。つまり、電子取引の「可視性の確保」の保存要件を満たすためには、(3)検索機能の確保が重要なポイントです。

真実性と可視性を確保した上でAmazonの領収書を保存する具体的な方法は、記事後半で解説します。

Amazonの領収書の具体的な保存方法

領収書をAmazonサイトから保存する方法を解説します。手順はとても簡単で、Amazonアカウントにログインして領収書をスクリーンショット、もしくはPDFで保存するだけで取得可能です。具体的な手順を、実際のAmazonの画像を交えながら解説します。

Amazon領収書の表示ページへ遷移

Amazonサイトから領収書が表示されるページへ遷移する方法を3ステップでご紹介します。

1.Amazonトップ画面の「注文履歴」をクリック

自身のアカウントにログインし、Amazonトップ画面の右上にある「注文履歴」をクリックします。

2.領収書が欲しい商品の「領収書等」から「領収書/購入明細書」をクリック

注文履歴をクリックすると、自身が過去に注文した商品が一覧で表示されます。そこから、領収書が欲しい注文の「領収書等」から「領収書 / 購入明細書」をクリックします。

3.領収書の表示

注文した商品の領収書の表示ページに遷移することができました。

領収書を簡単に保存

次は表示された領収書を保存する方法をご紹介します。具体的には、下記の2つの方法があります。

  • 領収書をPDFで保存
  • スクリーンショット機能で領収書を保存

それぞれの領収書の取得方法について順番に解説します。

領収書をPDFで保存する

まず最初に、Amazonの領収書をPDFで保存する方法を解説します。

まず、上記の領収書が表示されている画面で、右クリックメニューを表示し、「印刷」を選択します。この時、Windowsの場合は[Ctrl]+[P]、Macの場合は[command]+[P]で、ショートカット機能を使用することも可能です。今後も使用する場合は「Print」の「P」で覚えておきましょう。

次に、印刷の設定ページにある送信先を「PDFに保存」に変更します。最後に、右下にある保存ボタンを押し保存場所を指定することで、Amazonの領収書をPDF形式で保存することができます。

スクリーンショット機能で領収書を保存する

次にスクリーンショットで領収書を保存する方法を解説します。上記の方法で表示したAmazonの領収書を範囲を指定してスクリーンショットを撮影し、保存した画像を社内のフォルダなどで管理します。

PCでのスクリーンショット方法は下記の通りです。

  • Windows:[Windows]+[shift]+[S]キー
  • Mac:「shift」+「command」+「4」キー

電子帳簿保存法に準拠してAmazonの領収書を保存する方法

先述した方法で保存したAmazonの領収書は、どのようにして電子帳簿保存法の保存要件を満たした状態で保管するのでしょうか。ここでは、その具体的な方法をお伝えします。

真実性を確保する方法

真実性を確保するためには、以下の要件のいずれかを満たす必要があり、多くの企業は(2)、(3)、(4)のいずれかの要件を満たした領収書の保存を行う必要がありました。

(1)タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う

(2)取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付し、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく

(3)記録事項の訂正や削除を確認できるシステム、または記録事項の訂正や削除ができないシステムを使用する

(4)記録事項の訂正や削除に関して事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う

参考:国税庁 | 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問9

最もおすすめの対応策は、タイムスタンプを付与できる経費精算システムを導入し(2)の要件を満たす方法です。(2)の方法であれば、自社でタイムスタンプを付与できるシステムを導入するだけで「真実性の確保」が可能です。また後述しますが、システム導入によって可視性の確保も容易に行うことができます。

本記事では、注目されている4社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。各サービスの特徴・価格を比較して、自動で電子帳簿保存法に対応できるシステムが知りたい方は下記からご覧ください。

【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】

経費精算システム選び方ガイド 経費精算システム選び方ガイド

もしシステム導入が難しい場合には、記録の訂正や削除に関して、下記のような事務処理規程(添付写真は一部)を定め運用することで、(4)の要件を満たす方法も選択肢として考えることができます。

参考:国税庁 | 参考資料(各種規程等のサンプル)

一見簡単そうに見える事務処理規程ですが、規定の社内周知や継続更新が必要であるため、特に大規模事業者の場合は運用コストが高いことが難点です。したがって、小規模事業者向けの対応策と言えます。

可視性を確保する方法

可視性の確保に関しては以下の「(3)検索機能の確保」が重要なポイントでした。では、検索機能を確保する方法について解説します。

(1)保存場所に、電子機器(パソコンなど)・プログラム・ディスプレイ・プリンタ及びこれらの操作マニュアルが備え付けられており、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

(2)電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

(3)以下の検索機能を確保すること※

1.取引年月日、取引金額、取引先により検索可能

2.日付または金額の範囲指定により検索可能

3.2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索可能

参考:国税庁 | 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問9

検索機能の確保に際して、最もおすすめの方法は電子帳簿保存法に対応したシステムの利用です。もしシステムの導入なく検索機能の確保をする場合、何百枚もの領収書やレシート等の取引年月日や金額を経理担当者が直接入力する必要があり、多大な労力がかかってしまいます。

したがって、取引の詳細な情報が自動入力される経費精算システムの導入を検討する必要があります。

また、経費精算システムを導入することで、紙の領収書もすべて電子帳簿保存法に準拠した形で自動データ化が可能です。そのため、紙と電子データが混在する煩雑な領収書管理からも解放されます。

代表的な経費精算システムである「TOKIUM経費精算」は、電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス経費精算システムです。申請者は領収書をスマートフォンで撮影し回収用ボックスに投函、承認者はシステム上で画像を確認するだけで経費精算が完了します。さらに、経理担当者にとっては原本確認や保管作業すら不要となります。

領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まで全て代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することが可能です。

TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が実際に導入し、利用しているサービスです。

月額費用は、基本利用料(1万円〜)+領収書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数は無制限なので、従業員が何名であっても追加料金なしで利用可能です。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで経費精算を効率化できます。

「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。

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まとめ

本記事では、Amazonの領収書を電子帳簿保存法に対応した状態で保存する方法を解説しました。2024年1月からは、Amazon含め電子データで授受した領収書を原則紙に出力して保存することは認められません。また、法に従わない事業者への罰則も強化されるため、電帳法対応のシステムを利用する重要度が増します。

なお、JIIMA認証を受けたシステムであれば確実に電子帳簿保存法に対応しているので、検討の際には必ず確認するようにしましょう。

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