請求書が届かない場合の支払い義務は?どのように対応すべき?

請求書

支払期日を過ぎても取引先から請求書が届かない場合、請求書の支払い義務はあるのでしょうか。またそのような場合、企業はどのような対応をすれば良いのでしょうか。

本記事では、「請求書が届かない場合の支払い義務」と、「請求書が届かない時に取るべき対応」について解説していきます。

請求書が届かない場合の支払い義務は?

結論から申し上げると、取引をしたという明らかな事実がある場合、請求書が届かなくても支払い義務は存在します。

先方が請求書の送付を完全に忘れていた場合、こちらから連絡しなければ、結果的に支払わずに終わるかもしれません。
しかし、支払いを拒否する正当な理由がある場合は別ですが、取引を行った事実がある以上、支払い義務を果たすのはビジネスモラルの上で当然のことだといえます。

ちなみに法律上では、民法166条によって、未払い債権は原則として支払期日の翌日から5年で消滅時効になると定められています。
すなわち、請求書が届かず取引先へ支払いを行わないまま5年が経った場合は、法的な支払い義務はなくなるということです。

しかしながら、ビジネスモラルの観点からは、たとえ意図的でなくとも消滅時効になるまで未着の請求書を放置し続けるのは好ましくないでしょう。

請求書の消滅時効についての詳細は、以下の記事をご参照ください。

【税理士監修】取引先からの入金がない!得意先の請求書未払い(未入金、未収)が発生すると何が起こる?対応の手順や対策も詳しく解説

請求書が届かない場合にすべきこと

請求書が届いていないことに気づいた場合は、早急に先方の担当者に連絡をしましょう。できるだけ早く担当者と連絡を取るために、電話での連絡をおすすめします。

また、対象となる請求書が複数あるなどの場合は、前後にメールやFAXで連絡をするとスムーズです。

すぐに連絡すべき理由

請求書が届かない主な原因としては、

  1. 先方が発送を忘れている
  2. 先方が発送先を間違えている
  3. 当方が請求書発送先を間違えて伝えている
  4. 郵送事故

の4つが考えられます。

2〜4のケースでは、先方は請求書がこちらに届いていると思っているため、そのまま放置していると大きなトラブルに発展する場合があります。また、締め日を過ぎてからの回収になると、会計上の処理が面倒になってしまいます。

取引先とのトラブルや無駄な手間を回避するためにも、未着に気づき次第すぐに連絡をすることが大切です。

連絡時のポイント

先述の通り、請求書の未着には、先方が発送を忘れている場合と、発送済みとなっている場合があります。連絡時には、まずは請求書が発送済みかどうかを確認しましょう。

先方が発送を忘れていた場合は、こちら側での会計処理の都合を伝えた上で、いつまでに届けてもらえるかを確認します。原本の到着が間に合いそうにない場合、先にメールやFAXで請求書面を送ってもらいましょう。

発送済みの場合は、先方がいつ発送したのかを確認します。発送から3〜4日以上経っているのに届いていない場合は、配送で何らかの問題が生じた可能性があります。
先方と協力して原因を究明するとともに、請求書の再送を依頼しましょう。

連絡の際には、こちらの都合ばかりを主張したり、相手を責め立てるような口調にならないよう気をつけましょう。取引先との関係を良好に保つために、「相手方との取引を大切にしたい」「支払いを滞らせて迷惑をかけたくない」という旨をしっかりと伝えることが大切です。

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まとめ

ここまで、請求書が届かない場合の支払い義務や、その時の具体的な対処方法について解説していきました。

請求書の受領から支払いまでを正確に行うことは、企業の信用を守り、取引先との関係を良好に保つ上でとても重要です。万が一請求書が届かないという事態に直面した際には、早急な対応を心がけましょう。

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