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請求漏れや支払い拒否が起こった場合、対処法に悩むことも多いと思います。
請求漏れで支払期日を過ぎても取引先から請求書が来ない場合、請求書の支払い義務はあるのでしょうか。またそのような場合、企業はどのような対応をすれば良いのでしょうか。
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本記事では「請求書が届かない場合の支払い義務」「請求漏れ・支払い拒否の対処法」について解説していきます。
請求漏れ・支払い拒否の原因
請求漏れや支払い拒否はなぜ起こるのか、まずその原因について説明します。
請求漏れの原因
請求漏れが起こる主な原因としては、下記の4つがあります。
- 請求書の発送を忘れている
- 請求書の宛先を間違えて送っている
- 請求書の宛先情報が誤って伝わっている
- 郵送事故
2〜4のケースでは、請求書の発送自体は行われているため、そのまま放置していると大きなトラブルに発展する場合があります。また、締め日を過ぎてからの回収になると、会計上の処理も面倒になってしまいます。
支払い拒否の原因
請求漏れに気が付かずに放置された状態が続くと、それが原因となり支払い拒否が起きる可能性があります。後述しますが、支払い拒否は社内外の重大な問題にも繋がるリスクがあるので、注意が必要です。
請求書が来ない場合の支払い義務は？支払い拒否も可能？
請求書が来ない場合に、支払い義務はあるのでしょうか。
結論から申し上げると、取引をしたという明らかな事実がある場合、請求書が届かなくても支払い義務は存在します。取引先が請求書の送付を完全に忘れていた場合、こちらから連絡しなければ、結果的に支払わずに終わるかもしれません。
しかし、支払いを拒否する正当な理由がある場合は別ですが、取引を行った事実がある以上、支払い義務を果たすのはビジネスモラル上当然のことです。また法律上では、民法166条によって、未払い債権は原則として支払期日の翌日から5年で消滅時効になると定められています。すなわち、請求書が届かず取引先へ支払いを行わないまま5年が経った場合は、法的な支払い義務はなくなるということです。
一方、ビジネスモラルの観点からは、たとえ意図的でなくとも消滅時効になるまで未着の請求書を放置し続けるのは好ましくありません。また、請求書が遅れて送られてきた場合も同様に、支払い拒否をせずに対応するのが適切でしょう。
請求書の消滅時効についての詳細は、以下の記事をご参照ください。
請求漏れ・支払い拒否の対処法
次に、請求漏れ・支払い拒否が起こった場合の対処法について、具体的に解説していきます。
請求漏れに気付いた場合
取引先の請求漏れに気づいた場合は、早急に先方の担当者に連絡をしましょう。できるだけ早く担当者と連絡を取るために、電話での連絡をおすすめします。また、対象となる請求書が複数ある場合は、前後にメールやFAXで連絡をするとスムーズです。取引先とのトラブルや無駄な手間を回避するためにも、未着に気づき次第すぐに連絡することが大切です。
また上述の通り、請求書の未着には、先方が発送を忘れている場合と、発送済みとなっている場合があります。連絡時には、まずは請求書が発送済みかどうかを確認しましょう。先方が発送を忘れていた場合は、こちら側での会計処理の都合を伝えた上で、いつまでに届けてもらえるかを確認します。原本の到着が間に合いそうにない場合、先にメールやFAXで請求書面を送ってもらうのがおすすめです。
発送済みの場合は、先方がいつ発送したのかを確認します。発送から3〜4日以上経っているのに届いていない場合は、配送で何らかの問題が生じた可能性があります。先方と協力して原因を究明するとともに、請求書の再送を依頼しましょう。
連絡の際には、こちらの都合ばかりを主張したり、相手を責め立てるような口調にならないよう気をつけましょう。取引先との関係を良好に保つために、「相手方との取引を大切にしたい」「支払いを滞らせて迷惑をかけたくない」という旨をしっかりと伝えることが大切です。
支払い拒否が起こった場合
発送したつもりの請求書が届いていなかったなど、様々な原因から支払い拒否が起こった場合は、どのように対処するのが良いでしょうか。
財務状況の悪化など、支払い拒否の原因が取引先側にある場合は、支払える条件と期限を話し合いで決めることが重要です。話し合った上でも支払い拒否を続ける場合は、書面での督促状を出しましょう。書面で督促を行った上でも先方が支払いに応じない場合は、訴訟などの法的手段を検討します。しかし、法的手段を取る場合は時間や費用がかかることを留意しておきましょう。
おすすめの請求書管理ツール
請求漏れ・支払い拒否のような請求書関連のトラブルを起こさないためには、請求書管理ツールの活用がおすすめです。
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まとめ
ここまで、請求書が来ない場合の支払い義務や、請求漏れ・支払い拒否の対処法について解説してきました。
請求書の受領から支払いまでを正確に行うことは、企業の信用を守り、取引先との関係を良好に保つ上でとても重要です。万が一請求漏れや支払い拒否に直面した際には、早急な対応を心がけましょう。
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