請求書のファイリング方法を徹底解説!

「請求書と領収書を同じファイルにまとめていいの?」

「ファイリングしたはいいものの、後から探しにくくなってしまった・・・」

経理担当部には、このような悩みを持っている方も多いはずです。法律で請求書は、5年から7年の保管が義務付けられており、その期間の請求書を集めると膨大な量になってしまいます。日々の業務上で、発行や受け取りも多いので、上手に管理することは経理部にとっても、会社にとっても非常に重要だと言えます。今回の記事では、経理部を悩ませる請求書のファイリング方法について解説いたします。また、保存テクニック保存期間に関してもまとめて記載しておりますので、ぜひ最後までお読み下さい。

請求書の管理が必要な理由とは?

領収書やレシート、請求書等の書類は、保存義務があることはもちろん、資金の流れを把握する上でも大切なため、普段からきちんと管理する必要があります。

また、請求書は領収書や納品書などと共に証憑書類と呼ばれており、取引の証拠となる書類のため、法律で保存期間するべき期間が正式に決められています。事業者が勝手に捨ててしまうことなどは原則認められません。

法人の場合は7年間、個人事業主の場合には5年間は請求書を保存する義務があります

 

請求書の保存期間について

以下の表のように保存期間が決まっており、管理しなければならない請求書ですが、どのようにファイリングし、管理していけば良いのでしょうか。

 

法人の場合 原則として7年間の保存が必要
個人事業主の場合 青色申告の場合:7年間の保存が必要

白色申告の場合:5年間の保存が必要

 

支払い請求書を受け取ったらはじめにすること

支払い請求書は、受け取ってすぐに簡易的な整理が必要です。支払いが終わるまでは「未払い分」となるので、既に支払っている請求書と一緒にしてしまうとどれが支払い完了なのか分からなくなってしまうからです。そのため、一時的に保存先を用意しておき、未払いの請求書に関してはそこで管理するのおすすめです。

 このときに、支払い期日が迫っているものから順に整理していくと支払い漏れを防ぐことが出来るでしょう。また、請求金額記載内容に誤りがないか確認することも重要です。請求書に誤りがある場合は、再発行を依頼する必要がありますので、支払い請求書は必ず確認してから保管するようにしましょう。

 代金の支払いが完了したものは、ペンやスタンプなどを使って支払い済みが分かるように印をつけましょう。支払い請求書の処理はこの作業をもって完了となります。

 

支払い済みの請求書の管理について

 

支払い請求書の処理が終わったものは、支払い済み請求書を保管するためのファイルなどに保管しましょう。この時、後々の確認がしやすいように、支払い済みの請求書に振込証明書、ATM利用明細書のどちらかを添付すると良いでしょう。請求書は一つ一つは小さな書類ですが、1年経てば膨大な量となります。そのため、整理せずに放置しておくと気付いた時には手に負えない状態となってしまいます。日頃から整理することを心がけていくことが望ましいと言えます。とは言え、多くの方は日々の業務に追われており、請求書の整理に多くの時間を割くことは現実問題、厳しいと言えます。使う時、混乱してしまわない程度に、月別、費目別等の分別方法でおおまかに整理することをオススメ致します。

 

請求書の具体的な保管方法

保管例1:封筒にまとめる

月別、費目別等、分類するための封筒をいくつか用意し封筒に入れて管理する方法です。一つの封筒に入れる枚数が多すぎると、出し入れしにくく落として無くしてしまうなどの可能性があるため、大きめの封筒を使いましょう。また、ホッチキスで止めるなどの工夫も有効かと思います。

保管例2:ノートに貼る

専用のノートを作って貼り付けていく方法です。ページごとに順を追って振り返ることが出来るため経費の流れを把握しやすいのが特徴です。貼り付けた請求書がはがれて紛失する恐れがあるので、しっかりと糊付けを行いましょう。

保管例3:ファイリングする

最近では、領収書や請求書などの保管に特化したファイルが多くあるので、ファイルでの保管はしやすくなっています。専用ファイルだけではなく、クリアファイルやファイルボックスなどを使用し収納することも1つの方法です。ファイルの中に月や科目のインデックスをつけて見やすくしましょう。

支払い済み請求書の分類

管理方法として一般的なのは、月別または取引先別に分けておく方法です。それぞれ以下のようなメリット・デメリットがあるのでぜひ参考にしてみて下さい。

 

月別に管理する場合

メリット

月間を通しての業務内容やお金の流れが把握しやすい

・月ごとに発行されたものをまとめるため、分類の手間が少ない

 

デメリット

・取引先が多い場合、特定の会社の請求書を探すのに時間がかかる

 

取引先別に管理する場合

メリット

各取引先とのお金の流れを把握しやすい

デメリット

請求書を定期的に分類しなければならない分、管理コストが大きい

・月ごとでのお金の流れが把握しにくい場合がある

 

請求書の保存方法について2種類の方法をご紹介いたしました。取引先が10社前後ならば月ごとの管理、それ以上の場合は取引先ごとの管理という目安で選ぶのもいいでしょう。どちらが正しいということはありませんので、会社の状況や自分に合ったやり方を見つけましょう。

 

さらに効率化したい方へ:請求書管理ツールとは?

 

請求書管理ツールを使うと、請求書の管理に関連する業務を自動化することができます。従来の方法では、請求漏れが発生する可能性があり、膨大な時間もかかってしまいます。

 しかし、クラウド型の請求書管理ツールを使えば、請求書の情報を打ち込むだけでクラウド上で全ての情報を一括管理することが可能となります。

請求書管理ツールで出来ること

・請求書の作成補助

・顧客管理

・作成した請求書の郵送代行

・入金に関する管理

 

また、クラウド型のサービスはスマートフォンやタブレットからもアクセスすることが可能で、オフィスなどに行かずとも請求書処理業務を行うことができます。

 

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まとめ

ここまで、請求書のファイリング方法や、具体的な分類方法について解説していきました。

請求書のファイリング方法には様々な方法がありました。ご自分にあった方法を選択し、面倒で複雑な請求書のファイリングから解放されましょう。