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支払い期日は請求書のなかでも重要な記載事項です。
商品を販売、あるいはサービスを提供し、その対価を得るために請求書を発行しますが、支払っていただく期日を定めなければ資金繰りも作成できないということになりかねません。
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また、支払う側も期日がはっきりしていないと困惑するでしょう。納品した日から60日以内に支払うべきとされる「下請代金支払遅延等防止法」という法律も定められています。
請求書の締め日とは？支払い期日との違いは？
請求の締め日は、それぞれの企業によりさまざまですが、多くの会社は月末締め翌月末払いを取り入れています。
一方、支払い期日は請求に対して決められた期日であり、売上計上の時期と実際に代金が入金となる時期が違うことを認識しておく必要があります。
請求書の締め日
会社を経営するには営業で収益をあげ、それらを管理する事務処理を行わなければなりません。その事務処理は1ヶ月を1サイクルとして請求書を作成します。
締め日は会社によってさまざまですが、決算は年単位ですから多くの会社は締め日を月末に設定しています。報酬を区切った日付が締め日で、その支払いを定めた日付が支払日となります。
請求書の支払日
請求書を発行する上で大切なことは、締め日と支払日を明記することです。
締め日は1ヶ月を請求する期間とした場合に区切りとなる最終日のことで、商品やサービスの対価を支払っていただく日が支払日となります。下請けに対しては「下請代金支払遅延等防止法」という法律がありますが、それ以外はお互いの合意で支払日を決めることもできます。
請求書の支払い期限の決め方
支払い期限とは、請求した金額をいつまでに支払ってくださいと明記した期日のことです。
売上などの収益で経営は成り立っているため、請求金額だけを伝えるだけでは不十分とされ、支払いの期日を明確に伝える必要があるのです。
支払い期限は特に決まっているわけではありませんが、事務処理の都合上、月末締め翌月払い、あるいは 月末締め翌々月払いが一般的とされています。支払い期限は自由に決められますが、慣習が違うことによる支払いミスも生じやすいので注意が必要です。
また「下請代金支払遅延等防止法」という法律では、中小企業庁が下請けに対しては商品やサービスの受領から支払い期日を60日以内に設定することと記載されていますので、こちらの法令も参考にすると良いでしょう。
支払い期限が土日・祝日の場合
インターネットバンキングなどでは休日の手続きが可能な場合もありますが、一般的には土日・祝日は金融機関も休業となり、振り込みなどの手続きはできません。そのため、支払い期限が土日・祝日に当たるようなときには、その前後の平日に設定するのが良いでしょう。
支払い期限を休日直前の平日にするか直後にするかなど、得意先とコミニケーションを取り、事前にルールを決めおくことがトラブル回避に役立ちます。ゴールデンウィークや年末年始も同様にルールを決めておきましょう。
支払いがない場合の対処法
取引先に請求書を送ったにもかかわらず、記載された請求期限が過ぎても入金されないことがあるかもしれません。
支払いを怠る理由はいくつか考えられますが、資金調達できなければ経営自体の存続も危ぶまれるため、しっかり対処することが求められます。
取引先と連絡をとる
まずは電話やメールなどで支払いが確認できない旨を知らせます。その理由が単に経理担当者のミスで支払いを忘れていた場合はすぐに支払ってもらえるでしょう。納品した商品やサービスに不満がある場合は、値引きや返品などの措置をとることができます。
また、得意先自身の経営に問題があり支払いができない場合には、商品の引き揚げなどで対処します。いずれにしても取引先とコミュニケーションを取ったうえで対処法を決めることが重要です。
取引先に内容証明を送付し支払い督促を申し立てる
電話やメールなどで支払いが確認できないことを知らせても支払いがない場合は、取引先に内容証明を送ります。
内容証明とは、請求書を受け取った日付や取引内容などの記載により、郵便局長が取引の有無を証明する書類です。請求書には期限があるため、2年を超えると無効になってしまいますが、内容証明を送ることで、半年まで有効期限を延長することができます。
別の手段として、裁判所に支払い督促の申し立てをして、支払いの代行をしてもらうこともできます。
法的手段の行使
請求書を送っても督促しても代金が支払われない場合、請求書の受理日や取引内容が郵便局長に証明される内容証明を送ることが法的手段の一方法です。
もうひとつの方法として、裁判所に督促を代行してもらう、支払督促の申し立てがあります。支払い期限も請求も無視して支払いを実行しない得意先に、精神的圧力をかけることにつながるのと同時に、請求者の立場を守るという効果もあります。これらの法的手段を行使する前に、電話やメールなどで連絡することも重要となります。
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受領した請求書の支払い期限が短い場合
商品やサービスを提供する立場では、請求書を送ることがほとんどかもしれません。
しかし、ときには仕事を依頼する、つまり請求書を受領する側になることもあるでしょう。ここでは逆の立場に立ったときの対処法を解説します。
取引先へ確認
請求書の支払い期限は特に決められているわけではありませんが、月末締めの翌月末払い、あるいは月末締めの翌々月末払いが一般的です。そのため、請求書を受領して支払うまでに、1ヶ月以上の猶予があることになります。
しかし、事前の取り決めもなく、支払い期限が短い請求書が送られてくることがあるかもしません。そのようなケースではまず先方と連絡をとって確認し、場合によっては期限をのばしてもらうなどの交渉をしてみましょう。
支払い期限が書かれていない場合
請求書には支払い期限を記載する欄が設けられていますが、この期限が書かれていないケースも多々あります。その場合、送り主が下請けであれば、「下請代金支払遅延防止法」にも基づき、60日以内に支払います。
それ以外の取引先で支払い期限が書かれていない場合には、いつまでに支払わなければならないという規程はありませんが、連絡を入れることで信頼関係が深まるでしょう。
支払い期限が過ぎてしまった場合
請求書によるあと払いで、商品やサービスを提供するという取引は、信頼関係がなければ成り立ちません。
支払う立場において、もしうっかり支払いを忘れてしまったり、請求書の遅延などにより支払い期限が過ぎてしまったときには、すぐ取引先に連絡を入れ、入金できる日を伝えるようにしましょう。
また発行側が下請けであれば「下請代金支払遅延防止法」にもとづき、60日以内のできるだけ早い時期に支払います。
支払い期限が過ぎてしまう主な要因
支払い期限が過ぎてしまう要因は多々あります。確認事項としてまずすべきことは、台帳や振り込みなどの記録確認です。手違いにより支払いが完了されていないこともあります。なんらかの事情で請求書が担当者に届いていないかもしれません。
受領した記録がありつつ紛失していれば、社内での問題ですが、取引先の発行漏れという可能性もあるでしょう。社内で解決しない場合には、先方へ問い合わせて発行記録を確認していただきましょう。
まとめ
会社経営に大きく影響する請求業務ですが、なかでも締め日と支払い期限は重要事項です。それらを決める際はできるだけ統一することにより、双方の混乱を防ぐことができます。健全な会社経営と取引先との信頼関係を維持するのに役立つポイントとなるでしょう。
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