請求・未払いへの対応方法！督促メールの送り方について徹底解説

取引先から入金がない場合、相手に状況確認をする必要があります。
しかし、取引先に催促をするのは気が重い、またどのように催促していいかわからないといった方も多いのではないでしょうか。
取引先から入金がなかったり連絡がない場合、 故意ではないこともあるので十分に催促メールのタイミングや内容には気をつけて送る必要があります。

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この記事ではスマートに支払いを促す方法と催促メールの書き方について解説していきます。

督促する前に確認しておきたいこと

予定の日に入金がなかったり、連絡がない場合でも、すでに入金してるのにこちらが確認漏れをしている可能性もあります。

そのため、催促メールを送る前に相手が既に対応していないかどうか、連絡が遅れてないかどうか、再度確認をするようにしてください。もし相手が既に対応しているのにもかかわらず、催促メールを送ってしまうと不信感につながり、トラブルに発展してしまうこともあります。

催促メールを送る前に確認すべきこちら側のミス例

これら様々なケースがあるので、すべて十分に確認した上で催促メールを送るようにしてください。

督促メールを送るタイミング

決められた日に入金がなかったり、先方からの返信がなかなか来ない場合、いつ催促メールを送るべきかタイミングを迷っている方も多いのではないでしょうか。

基本的には、相手の都合も考えて入金日から一週間ほど開けて連絡をすることをおすすめします。さらに催促メールを送らなくて済むように、入金期日直前に確認メールを送るのも効果的です。
しかし、何を催促するのかによって催促するタイミングは異なってくるため、そのタイミングや方法について詳しく解説します。

先方からの入金が確認できていない場合

決まった日付を超えても入金の確認が取れない場合、催促メールを送る必要があります。しかし、確認漏れがあり既に入金されてる状態で催促メールを送ってしまうと、相手に悪い印象を与えてしまうことになります。そのため、請求漏れや確認漏れがないか、もう一度見直すようにしてください。
また、普段から予定通りに入金してくれるクライアントでも、たまたま今回だけ入金が遅れている可能性もあります。そのため、決して相手を責めるような催促メールを送らないようにしてください。
特に一人で経営している場合、入金が遅れてる理由には様々なことが考えられます。そのため、相手の立場を考えてから催促メールを送ることが重要です。十分に確認をしたうえで、本来支払うべき日から3〜4営業日後に催促メールを送るとよいでしょう。
 

先方からメールの返信がない場合

メールの返信を決めている場合、決めた日を超えて返信がないと催促メールを送るのが一般的でしょう。しかしそうはいっても、一概にベストなタイミングが決まっているわけではありません。

例えばその日のうちに返信をくれるクライアントと、なかなか返信が来ないクライアントではタイミングが異なってきます。

そのためクライアントや相手の状況にもよりますが、通常は営業日で23日置いてから催促メールを送ることがおすすめです。また月末や就業前のギリギリの時間、休みの日など相手が返信しづらい時間帯は避けることがマナーです。

またこのようなメールの返信漏れがないように、最初にメールを送るときに「何月何日の何時までに返信を頂けるようお願いします」と一言添えておくだけで随分状況は変わってきます。

督促メールの書き方

決まった日までに入金がなかったり対応がない場合は、催促メールを送る必要があります。また状況によっては強い要請になる必要がある場合もあるのですが、ビジネスメールのマナーを守って書くことが重要です。
また催促メールは催促をしている証拠にはなりますが、相手が受け取った、また読んだという証拠にはなりません。もし何度も催促をして入金が滞ってる場合は内容証明郵便を使って催促状を郵送する必要も出てきます。

【督促メールに書く内容】

督促メールに書く内容としては以下のようなものが挙げられます。具体的に見ていきましょう。

1. 件名
2. 宛先
3. 挨拶
4. 本文
5. 結び

1.件名

催促メールを送る際に、件名でメール内容が分かるようにすることを心がけましょう。
例えば「振込日に関してのご確認」などと件名をつければ、メールを受け取った相手はその件名を見ただけですぐメール内容が分かります。

また 【重要】のように件名の前に鉤括弧などを利用すると、そのメールの重要度が一目見たらわかります。

2.宛先

宛先はそれぞれの契約の担当者に送るようにしてください。担当者の名前以外にも担当者が所属している会社名や部署に関しても明記する必要があります。
さらにCCに担当者の上司などのメールアドレスも入力しておくと、切羽詰まった状況での催促メールであることが伝わります。
しかしこの段階ではあくまでご案内といった形であり、言葉遣いなど丁寧に書くことが重要です。

3.挨拶

催促メールに書く本文の前に通常のビジネスメールの挨拶文が必要です。もし何度も取引をしているクライアント宛ての催促メールであれば、「いつもお世話になっております。●●社の●●でございます」といった書き出しにすると良いでしょう。
もし何度か催促メールを送っている場合は「もし行き違いになっていたら申し訳ございません」といった文章を加えることで相手に対する印象度を変えることができます。

4.本文

それでは次に催促メールの本文の書き方ですが、催促メールでは入金確認ができていないことを伝えることが最重要です。そのため請求書の送付日や内容、 支払い期日や現在入金が滞っている状況などを詳しく説明するといいでしょう。

また伝え方によっても相手に対する印象も大きく変わります。例えば「期日を過ぎたようですが、ご確認をいただけますでしょうか」といった内容にすることで相手の印象を少しでも和らげることができます。

入金が遅れている事実を伝えながらも、少しでも相手に好印象を与えることで支払いをしてくれる確率が上がるのです。

5.結び

催促メールの結びですが、「入金をお願いします」というように直接的な言い方はあまり好ましくありません。「まだ入金確認が取れていないのですが、 ご確認いただけますでしょうか」のような表現にすることをお勧めします。
結果的に同じ内容かもしれませんが、言葉を柔らかくすることで相手に対する印象度が大きく変わるでしょう。

請求書の督促メールを書く際のポイント

やわらかい表現で伝える

請求書の催促メールを書く際のポイントですが、柔らかい表現で伝えることが重要です。結果的には同じ内容を伝えるのですが、書き方によって受け取り側の気持ちが大きく変わってきます。さらに柔らかい表現で伝えることによって相手の行動を促すきっかけにもなるでしょう。

前置きの文言を入れてお願いする

催促メールを書く際には、いきなり本題に入るのではなく「ご多忙のところ大変恐縮なのですが」のような前置の文言を入れるといいでしょう。前置きの文章をいれることにより、相手に対する印象度が大きく異なります。

期限に日付を加えて時間まで設定する

期日を決める時ですが日付だけでなく時間まで設定するようにしてください。時間まで設定をしておくほうが、相手も期日に対しての意識が高くなります。
例えば期日を10日にすると、夕方ぐらいまでと思う方も、深夜でも大丈夫と思う方もいます。こうしたズレがなくなるように時間まで設定するようにしてください。

件名と本文わかりやすくシンプルにする

催促メールを送る際は、件名と本文をわかりやすくシンプルにすることが大事です。まず件名についてですが、1日に多くのメールを確認する担当者の場合、件名を見ただけでメールがどのような内容か分かるようにすることが大事です。

さらに、だらだらと長い文章を書くのではなく、必要なことだけを端的に書くことが催促メールにおいて重要なポイントとなります。

行き違いを考慮してお詫びをあらかじめ行う

メールを送った時にはすでに入金手続きをしてる場合も可能性としてあります。そのため「このメールと行き違いになった場合は、ご容赦いただきますようよろしくお願いいたします」 などと先にお詫びの文章を入れておくことで、相手に対する印象度も大きく変わってきます。

入金が遅れているクライアントにとって、 少なからず罪悪感はあるはずです。そこでさらに嫌な気持ちにさせないために、1文を加えることが催促メールを書くにあたって重要なポイントとなります。

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まとめ

ビジネスをするにあたって、一番大きなリスクとなりうるのが未払いです。代金が回収できなければ、回収することに多くの時間が削られてしまい大きく生産性が低下してしまいます。しかし、回収できなければ資金繰りへの影響がでてしまいます。

さらに経理業務には、未払いに対する督促の他にも請求書の受領・データ化など煩雑な業務が多くあります。請求・未払いへの対応といった課題を抱えているなら、ぜひ請求書の代行受領・データ化サービスの導入をご検討ください。