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企業間の取引において、高頻度で使用されるのが「見積書」と「請求書」です。とはいえ、「見積書と請求書の違いがよく分からない…」という方もいるのではないでしょうか？
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この記事では、見積書と請求書の違いについて詳しく解説していきます。この記事を読むことで、見積書と請求書の違いが明確に把握できるようになるでしょう。
企業間取引における一連の流れ
まず、企業間取引における一連の流れは下記のようになります。
| 1.見積書(受注側) |
| 2.発注書・注文書(発注側) |
| 3.納品書(受注側) |
| 4.受領書(受注側) |
| 5.検収書(受注側) |
| 6.請求書(発注側) |
これについて、1つずつ見ていきましょう。
1.見積書
見積書は商品・サービスの内容や数を見積もり、受注側が発注側へ発行します。見積書のおかげで発注側は商品・サービスの価格や数量を把握できます。商品・サービスを複数の会社で比較検討するにあたり、見積書は欠かせない書類となっています。
2.発注書・注文書
発注側が見積書を確認して正式にサービス・商品を購入する意思を伝える際、受注側へ発注書・注文書を発行します。発注書・注文書の発行をもって契約が成立し、以後は基本的に取引を取り消すことはできません。
3.納品書
発注側より発注書・注文書を受け取った受注側は、内容を確認し、期日に合わせてサービス・商品を提供します。そしてサービス・商品の納品と同時に発行するのが、納品書です。納品書には提供したサービス・商品名や数量、金額が記載されています。
4.受領書
受注側からサービス・商品が届くと、発注側は受領書を発行します。受領書は、サービス・商品を受け取ったことの証明書類です。
5.検収書
発注書・注文書や納品書と、受け取ったものに相違点がないか確認し、問題なければ発注側は検収書を発行します。
6.請求書
検収書を受け取り次第、受注側は請求書を発行します。発注側へ請求書を発行し、発注側は請求書を見て代金を支払います。入金を確認した受注側が領収書を発行し、取引は終了となるのが一般的な流れです。
見積書とは
見積書とは、商品・サービスの依頼を受けたとき、依頼先に対して発行する書類であり、企業間取引における最初にやり取りする書類となります。
見積書はサービスや商品がどのくらいの金額になるかを示した書類です。そのため、依頼先は見積書を見て、注文するかどうかの判断をします。
見積書の記載内容については下記のようになります。
- 宛名
- 発行日
- 商品・サービスの内容や数量
- 商品・サービスの単価や合計金額
- 商品・サービスの納期
- 発行者の会社名・電話番号・住所など
- 発行者の会社捺印
見積書の役割
見積書の役割としては下記2つが挙げられます。
- 依頼内容の検討材料となる
- 取引におけるトラブルの防止
それぞれについて説明していきましょう。
・依頼内容の検討材料となる
見積書は、依頼先が商品・サービスの依頼を決めるための検討材料となります。また、他社と比較検討するための材料として見積書の発行を依頼してくるケースもあります。
見積書は受注側にとっても「その依頼だとこの金額で受けますよ」といったのを示す指標になるでしょう。その他に、依頼先に誠実さや迅速さをアピールするための材料にもなります。見積書の提出が早いだけで、好印象を与えることも珍しくありません。
ただ、依頼主の要望とかけ離れていたり、ミスがあったりした場合、逆に評価が下がってしまうので、間違えないことを第一に考えると良いでしょう。
・取引におけるトラブルの防止
見積書は取引におけるトラブルの防止においても、重要な役割を果たしています。見積もりの段階で商品・サービス名、数量や単価、取引条件などが記載されているため、双方での食い違いが起きにくくなります。
また、見積書と実際の金額が異なることが予想される場合は、備考欄にその旨を記載しておくと良いでしょう。
請求書とは
依頼側が商品を確認して問題なければ、受注側が請求書を発行します。請求書は、提供した商品・サービスの支払いを求める書類です。そのため請求書を発行しない限り、代金は支払われません。
請求書の発行方法には、「掛売方式」と「都度方式」の2通りあります。掛売方式では、締め日を設定して月に1度請求書を発行し、都度方式では納品の度に請求書を発行します。企業はいくつもの取引を行っているため、まとめてやり取りができる掛売方式を採用している企業が多いです。
見積書と請求書の違い
見積書と請求書には明確な違いがあります。見積書は取引の契約前に発行する書類であるのに対して、請求書は取引の完了後に発行する書類です。つまり、見積書の段階では金額が確定となっていませんが、請求書では金額が確定されています。
また、見積書の時点では支払う必要はありませんが、請求書の時点では記載された金額を支払わなければいけないという点においても両者は異なります。
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見積書と請求書の金額が異なる場合は？
見積書と請求書の金額は必ず一致しているわけではありません。金額が一致しない場合、請求書を発行する前に依頼先と話し合うことが大切です。双方が話し合いで合意した場合、請求金額を変えて請求書を発行しても問題ありません。
また、依頼主の立場だった場合は、見積書と請求書の金額が違っていれば相手先に必ず確認しましょう。依頼主の場合も相手と話し合い、双方の合意の上で請求書を発行してもらう必要があります。
法改正による税務書類の電子化の動き
2022年1月より、電子帳簿保存法が改正されます。承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和など、電子データ保存の要件が緩和され、税務書類の電子化を進めやすくなります。
法改正で電子取引の電子保存も必須になり、電子データで受け取った税務書類は電子で保存しなければなりません※。電子帳簿保存法の改正について、詳しくは下記の記事をご覧ください。
※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
税務書類を電子化するメリット
税務書類を電子化するメリットとしては、下記の4つが挙げられます。
- ヒューマンエラーの防止
- 業務の効率化
- コスト、スペースの削減
- テレワークへの対応
これについても1つずつ詳しく見ていきましょう。
1.ヒューマンエラーの防止
ヒューマンエラーとは、人間の行動により起こるミスを指します。税務書類では手入力のような人間の手間がかかるため、どうしてもヒューマンエラーの可能性があります。しかし電子化により、金額の入力ミスなどを含むミスを減らし、負担を軽減することができるようになります。そのため、電子化はヒューマンエラー防止対策としても有効です。
2.業務の効率化
税務書類を電子データで保存することで、検索機能を使って簡単に目当ての書類が探し出せるようになります。紙の書類だと目当ての書類を見つけ出すのには手間がかかりますが、電子化することで管理が楽になり、業務の効率化にもつながるのです。
3.コスト、スペースの削減
紙で税務書類を発行する場合、用紙の他にトナー代もかかります。さらに保管用としてファイルなども購入する必要があるため、経費もかさみやすいです。電子化することでコストを削減でき、経費削減にもつながるでしょう。
また紙で書類を保管していると、オフィスのスペースも圧迫していきます。電子化することにより、オフィスの余計なスペースを削減することも可能となるでしょう。
4.テレワークへの対応
紙の書類だと、内容確認や保存などのために誰かが出社しなければなりません。その点、書類を電子化することで自宅からでもデータを確認できるようになり、会社に出社する必要がなくなります。
書類のためだけにわざわざ出社する必要がないため、経理業務であっても、テレワーク対応できるようになります。
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これまで、請求書の受領代行・データ化のみに対応していましたが、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、他の国税関係書類についても受け取り可能となります。
これによって、見積書・請求書をはじめとする取引書類のペーパーレス化を実現し、経理部業務の効率化・テレワーク化を実現します。
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まとめ
この記事では、見積書や請求書の役割を解説してきました。
見積書や請求書の処理業務を楽にするなら、経理業務を電子化・効率化する『TOKIUMインボイス』がおすすめです。完全なペーパーレス化を実現させ、業務の効率化も図れるでしょう。
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