請求業務

請求書の宛名は「御中」と「様」どっちの書き方が正しいの?

公開日:2021.12.31更新日:2022.06.13

請求書を発行する際に、宛名をどうするべきか迷われる方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
請求書は物やサービスに対してお金を請求する大事な書類になりますので、宛名も正しく記載することが大切です。さらに宛名にはマナーも多くありますので、マナー違反のないように基本的なルールを覚えておくと役に立つでしょう。
初めて請求書を発行される方や久しぶりに請求書を発行される方は、当記事を参考にして頂ければ幸いです。

「御中」と「様」の使い分け

「御中」は組織全体に対して敬意を示す言葉で、「様」は個人に対して敬意を示す言葉です。
そのため、会社や部署全体宛てに書類を送る際には「御中」を使います。一方で、個人宛てに書類を送る際には「様」を使います。

会社や部署宛に送るときは「御中」

会社や部署の全体宛に送るときは「御中」を使います。
「株式会社〇〇 御中」や「株式会社〇〇 経理部 御中」などと記載します。他にも店舗名・官庁名・学校名・財団名・チーム名などを記載することもあります。

特定の個人宛で送るときは「様」

会社や部署の中でも担当者が決まっており、個人宛に送るときには「様」を使います。
「株式会社〇〇田中様」や「株式会社〇〇 経理部 田中様」のように記載します。個人名の記載により、書類を正確に届けやすくなります。

「ご担当者様」は正しい?

会社や部署の中の特定の個人とやり取りをすることは分かっているが名前はわからない場合などに、「ご担当者様」と記載することもできます。
「株式会社 経理部 ご担当者様」のように記載します。書類の送り先が組織全体ではなく個人であることが明確な場合は、「御中」よりも「ご担当者様」の方が好ましいでしょう。
 

正しく書くための注意点

請求書とは、物やサービスを提供した際に対価としてのお金を請求するための書類です。
資金繰りを良い状態に保ち、継続的にビジネスを行うためには、請求書を正しく発行し、代金の回収を徹底することが大切です。

①管轄部署を確認しよう

請求書の管轄部署は会社によって異なり、都度営業などの担当部署から経理部に取り次いでいることもあれば、経理部が直接管理している場合もあります。
 
請求書の宛先に正しい部署を記載することで、着実に書類を届け、受取側の転送の手間を減らすことができます。そのため、事前に請求書の管轄部署を確認しておくと効率が良いでしょう。
また、部署を確認する際に担当者がいるかも確認し、担当者がいる場合は担当者の名前を記載するとより親切でしょう。

②(株)はNG、前株or後株のチェックも忘れずに

社名は会社の顔にあたるため、名称を省略したり間違えることは失礼に当たります。中でも、誤りやすいのが”株式会社”の表記です。「(株)」と省略することを避ける必要があります。
 
また「株式会社〇〇」なのか「〇〇株式会社」なのかという区別もホームページなどで事前に確認し、正式な名称を使うように心がけると良いでしょう。

③御中と様の併用はNG

「御中」と「様」は使い分ける必要があり、併用は正しくありません。
「〇〇株式会社 御中 田中様」と記載するのは誤っており、個人名を記載する場合には「御中」は使わず「様」のみを使用する形が適切です。

④「各位」は使わない

「御中」と「各位」の使い分けは迷いやすいポイントです。
 
「御中」は「〇〇株式会社 御中」や「〇〇株式会社 経理部 御中」といった形で使用され、会社や部署全体に宛てており、全体のうちの担当者が読むことを想定しています。
一方で「各位」は、「会員各位」や「保護者各位」といった形で使用され、組織内のメンバーの一人一人に宛てており、全員が読むことを想定しています。
 
請求書は組織内の全員ではなく担当者のみが読むことを想定しているため、「各位」ではなく、「御中」を使うのが適切です。

⑤郵送時の文字の間隔・サイズの注意点

郵送時には、「御中」とその前の会社名や部署名との間に少しスペースを開けます。
また、「御中」は敬称であるため、文字のサイズは小さくせず宛先と同じ大きさで書くのがマナーとして好ましいとされています。

⑥メールでは御中は不要

メールを送付する際には、件名に「〇〇御中」と記載する必要はありません。メールを受け取る相手は件名を見て内容を大まかに把握します。そのため、件名には宛名ではなくメールの内容を記載すると良いでしょう。

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まとめ

当記事では請求書の宛名についてご説明しました。
請求書を発行する際には、どこを宛先に送るといいのかを把握し、適切な部署や個人に届けることが求められます。その際には「御中」や「様」を正しく使い分け、相手にとって失礼のないようにすることが重要です。
 
また、請求書の宛名には注意すべき点が多いので、確認を徹底することが大切です。
 

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