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経理担当者の手元に届く書類の中で、違いに迷うのが「支払明細書」と「領収書」です。これらは2つとも提供された商品やサービスに対して発行される書類です。
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今回は支払明細書と領収書、それぞれの役割と違いについて解説します。経理担当者として知っておきたい基本的な内容となっていますので、ぜひご一読ください。
支払明細書とは？
支払明細書とは、買った商品の内容と金額が1つずつ記載されているのが特徴で、レシートやクレジットカードの明細などが該当します。
基本的にどの支払明細書も記載される内容は同じですが、記載項目における法律上の規定はありません。また企業間で支払明細書を発行する際は一定期間分の取引をまとめて発行するのが一般的です。
支払明細書の役割
支払明細書が持つ役割としては、「お互いに取引内容を確認すること」と「支払い金額について確認すること」です。
取引内容を確認するときは、請求書を作成する側が「この内容で請求書を作成します」と確認の意味も込めて支払明細書を発行します。
また、支払い金額について確認する時は支払いを行う側が作成し、「いくら払い、そのうち税金としていくら控除されます」ということを双方で確認します。
記載内容
支払明細書に記載される項目は大きく6つあります。
- 発行日
- 宛名（支払明細書を受取る側）
- 取引内容に対する金額
- 但し書き
- 名称や住所（支払明細書を作成する側）
- 収入印紙（5万円以上の支払いの場合）
必ずしも上記の6項目が記載されている必要はないため、コンビニのレシートには宛名が記載されていない場合がありますが、その場合、税務上で領収書の代わりとして認められないケースがありますので注意をしてください。
しかし実際は、但し書き等が書いていない領収書と比べ、1つずつ商品名と金額が載っている支払明細書の方が信頼されるケースもあります。
支払明細書の具体例
具体的に経理担当者が目にする支払明細書は、会社でカードで購入した「クレジットカードの利用明細」や、従業員の給料日に渡す「給与の支払明細」があります。
また、他社の株式を購入している場合、決算月に発行される「配当金の支払明細」も支払明細書に該当します。他にも、公共料金の利用料金が載った書類なども支払明細書となり様々な場面で利用されています。
支払明細書と領収書との違い
領収書は支払いを受けた側が発行する書類で、記載内容は支払明細書と同じ項目となっています。これは領収書が国税庁の定める「金銭又は有価証券の受取書」としての書類になるためです。そして、この点が支払明細書と領収書の異なる大きな点となります。
これ以外にも、支払明細書はある一定期間の取引内容をまとめ、発行されるのが一般的です。支払明細書が発行された時点ではまだ支払いは行われず、お互いに金額や内容を確認する意味で発行します。
これに対して、領収書は商品やサービスを受けた時や支払いした時に都度発行されます。
支払明細書は領収書として代用できるか？
支払明細書は一定の条件を満たせば領収書の代わりとして使用されます。場合によっては、支払明細書の方が具体的な商品やサービスの中身が記載されているため、信憑性が高いとみなされることもあります。
では、領収書の代用として認められるための条件として具体的には、
- どこに支払いをするか
- 利用日
- 支払いをする金額
- 支払いをする内容
の4つがあります。例えば、「クレジットカードの利用明細」では、上記の4つを満たしているため領収書としての代用が認められます。
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支払明細書と請求書との違い
支払明細書と請求書の違いはどのような点でしょうか。支払明細書には一定期間の取引内容に対する金額の内訳が記載されます。自社と取引先で取引内容を確認することが目的です。
これに対して、請求書は一定期間の取引内容に対する金額の合計が記載され、取引先に対して、支払金額を明記し期日までに入金してもらうことを目的としています。
税務関係書類の電子化の動き
電子帳簿保存法という法律が、令和3年12月に改定されました。この改定によって、電子データで得た請求書等は、電子データで保存することが義務化されました。
この法律の適応には令和5年12月末まで猶予期間が持たれていますが、全ての企業が期限内に対応をしなければなりません。電子データで保存することでペーパーレス化につながる点や、紙の保管場所削減になるなどの効果が期待されています。
しかし、ただ電子データを取っておけばよいというわけではなく、電子データ保存の要件を満たすため各社対応が必要です。電子帳簿保存法について、詳しくはこちらをご覧ください。
※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
税務関係書類を電子化するメリット
1.業務の効率化
請求書や領収書を印刷し、ファイリングするという工程が省けるため、経理担当者の業務効率化が図れます。また、過去の請求書を確認したい時に、データを検索すればすぐに見つける事ができ、時間の短縮になります。
2.コスト、スペースの削減
紙で印刷することがなくなるため、紙代やインク代を節約できます。また、この作業に当たっている経理担当者の時間節約にもつながり、ほかの作業に時間を割けるようになります。
紙で保管をしていた時には1年分をまとめて保管することが多いため、多くのスペースを必要としていましたが、全て電子化されればスペースの削減にもなります。
3.テレワークへの対応
電子データをクラウド上に保存すれば、インターネットがつながる環境ならどこでも資料を確認することが出来るようになります。このため、会社に出社をする必要がなくなり、会社以外の場所で仕事をすることが出来るようになります。
紙でのやり取りが基本となっていた経理業務においてもテレワーク対応が可能となり、社員の働き方改革になるでしょう。
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これまで、請求書の受領代行・データ化のみに対応していましたが、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、他の国税関係書類についても受け取り可能となります。これによって、請求書をはじめとする取引書類のペーパーレス化を実現し、経理部業務の効率化・テレワーク化を実現します。
まとめ
支払明細書とは、自社と取引先で取引内容や金額について確認をする目的の書類です。一定条件を満たすことで領収書の代わりとしての機能もあります。身の回りではクレジットカードの利用明細や公共料金の明細書として目にします。
また、領収書と違い、支払明細書は一定期間の取引内容について記載がされるため、都度発行されません。支払明細書で内訳や金額に相違がなければ、この内容にもとづいて請求書が発行される流れとなります。
