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請求書の発行には金額や宛先など、注意を払うべき点が多くあるため、慎重に対応してもミスをしてしまうことがあります。しかし請求書はお金の支払いに関わる重要な書類ということもあり、ミスには誠実な対応が必要です。
経理担当者の中には、「請求書作成でミスをしてしまったがどのように対処すべきかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回の記事では、請求書の内容を間違えてしまった場合の対処方法やお詫び状などの謝罪の仕方について解説します。ミスを減らすための対策も合わせてご説明していますので、ぜひ参考にしていただけたら嬉しいです。
請求書のミスをしてしまった時の対応方法
迅速に謝罪する
謝罪の際には迅速に謝罪することが重要です。
請求書は一般的に当月中に締め日を控えていることが多く、対応が遅れると手続きが複雑になってしまいます。相手から指摘があった際や、自社でミスの可能性に気づいた際には迅速に調査を行い、まずは謝罪をしましょう。
また、謝罪の際には誠意を持って接することが重要です。請求書は支払いに関する重要な書類のため、誠意を持った丁寧な謝罪を心がけることが大切です。
再発防止策を明記する
仮に相手方にもミスの原因の一端があったとしても、謝罪の際には触れないのがマナーとされます。請求書を発行した側として、自社側の非を認めて謝罪をすることが重要です。
また、謝罪の際には併せて再発防止策を明記すると良いでしょう。請求書のミスが相次ぐと取引先の信用を失うことにもなりかねません。信用を失うことのないよう、今後自社としてどのように再発防止策を取るのか明確に説明し実践することが重要です。
請求書を再発行する
謝罪を行った後は請求書を再発行する必要があります。
一般的な書類では二重線や訂正印による訂正を行うこともありますが、請求書では再発行が一般的です。何故なら請求書は重要な証憑となるため、改ざん防止が求められるためです。修正テープや修正液による修正も認められていません。
再発行の際には、既に発行している誤った書類の処理方法や再発行の書類で訂正した内容も添えるようにすると良いでしょう。請求書の内容を間違えた場合だけでなく、備考欄や項目が違っていた軽微な修正の場合でも再発行を行う方が安心でしょう。
次に請求書を再発行するときのポイントを示しておりますので、請求書を再発行をする際にはぜひ参考にして下さい。
請求書を再発行するときのポイント
再発行の旨を明記にする
請求書を再発行する際には、再発行であることを明記することが大切です。
何故なら、再発行と分かりにくい場合、二重請求や二重払が発生してしまうリスクがあるためです。
赤字で再発行の旨を記載し、「◯年◯月の請求書の再発行(金額の訂正のため)」などと記載すると親切です。また取引先には古い請求書は破棄してもらうよう依頼を行うと良いでしょう。
社内でチェックを行う
請求書を再発行する際には、社内でのチェックを通常以上に慎重に行うと良いでしょう。
何故なら、再発行した内容も間違っていて何度も修正すると取引先の信頼を失いかねないためです。
ミスの内容を改めて振り返り、正しく修正されていることを確認すると良いでしょう。
また、チェックの際には、1人で見るだけでなく複数人でチェックをすると安心です。同僚や上司にも内容を説明しダブルチェックをしてもらうことで間違えにくくなるでしょう。
請求書番号を重複させない
請求書を再発行する際には、請求書番号を重複させないことが一般的です。
何故なら、請求書番号を分けておくことで、請求した会社側で管理しやすくなるためです。
元々の請求書に振られている請求書番号に枝番を振ることで区別しやすくなるでしょう。
例えば、元々の請求書番号が「20220101」だった場合、「20220101-1」とします。枝番を振ることで、新たな売り上げではないことが分かり、後続作業で間違えにくくなります。
請求書誤記へのお詫び状の書き方
請求書誤記へのお詫び状は、謝罪の気持ちや今後の対応を示す重要な書類です。ミスが発覚した際には、メールや電話などで謝罪し、お詫び状を発行すると良いでしょう。
お詫び状には請求書を間違えたことや謝罪の言葉を記載します。合わせて、今回どのように対応するかや今後の再発防止策も書くことが一般的です。
このお詫び状は、形式に沿って記載していくことがマナーとされます。ここでは請求書に関するお詫び状の一般的な構成や例をご紹介します。
①日付
お詫び状を発送した日付を記載します。和暦と算用数字を用いて、右に寄せて記載するのが一般的です。
②宛名
お詫び状を差し出す相手の会社名・部署名・担当者名を記載します。名称を正確に書くよう注意します。
③差出人
お詫び状を差し出す人の会社名・部署名・担当者名を記載します。右に寄せて記載するのが一般的です。
④件名
大きな文字で文書の内容を端的に示します。お詫び状であることとその内容を明記すると伝わりやすくなります。
⑤前文
本題に入る前の文章です。拝啓・相手の安否を気遣う言葉・日頃の感謝 などの内容を記載することが多いです。
⑥主文
お詫びの内容を記載します。ミスの内容や理由に加えて、今後の対応方法や再発防止策などを書くことが多いです。
⑦末文
最後に改めての謝罪といった結びの挨拶を記します。最後に敬具を右側に寄せて書くことが一般的です。
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請求書のミスはなぜ起こるのか？
請求書のミスは人為的な作業によって起きてしまうことが多いです。請求書の発行には宛先・金額・日付など注意力を必要とする仕事が多く、手で作業をしていると間違える可能性が高くなってしまいます。
仮に担当者がより一層の注意をしたり、同僚や上司によるダブルチェックの体制を整えたとしてもミスを防ぐことは難しいと考えられます。
システムを導入し、入力の自動化を行うことで、人為的なミスを減らすことができるため、請求書におけるミスの根本的な削減にはシステムの導入が有効です。またシステムを導入することで、印刷・保管・郵送などの紙に関わる業務負荷を減らすことができるため、経理担当者の業務への集中力が高まりミスが減りやすくなるでしょう。
システムを使って請求書のミスを見つけよう
先方の請求書のミスに気づくためにもシステムの導入は有効です。
システムでは、出社をしていなくても請求書の受領にすぐ気づくことができるだけでなく、電子化やデータ入力まで行うため、担当者の業務負荷を減らすことができ、ミスに気づきやすくなるでしょう。
さらに電子上でデータを保管することで、その後の検索が容易になり、ミスがないか確認することもできます。
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まとめ
今回、請求書をミスした際のお詫び状についてご説明しました。請求書はお金の支払いに関わる重要な書類なので、ミスを減らすことが重要です。「TOKIUMインボイス」を導入し、支払い業務の正確性・効率化の向上に取り組まれてはいかがでしょうか。
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