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書類の電子化が進むと国内外の企業を問わず書類のやり取りが行われ、英語で請求書を作成する場面も増えると考えられます。しかし、英語の請求書の書き方についてはあまり詳しくないという方もいるのではないでしょうか？
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この記事では、英語の請求書の書き方について詳しく解説していきます。英語で請求書を作成する際は、本記事を参考にしていただけると幸いです。
「請求書」の適切な英語表記
請求書を表す英語としては「invoice（インボイス）」が適切です。しかし、「bill（ビル）」や「check（チェック）」が思い浮かんだ方もいると思うので、簡単に解説します。
「bill」は、飲食店やオンラインショッピングで使用される表現です。「bill」は「お勘定」という意味も持つため、その場で金銭のやり取りが行われる場合に使用されることが多いです。
また、「check」はアメリカ英語圏でのみ請求書の意味を持ちますが、基本的には「bill」と同様に、主に飲食店での会計の場面で使われます。
英語での請求書の作成方法
英語での請求書の書き方は、日本語のものとほとんど変わりません。したがって、基本的には日本語の請求書の記載さ内容を英訳するだけで英語版の請求書が完成すると考えて問題ありません。
請求書への記載事項
1.タイトル
書類の一番上に、英語で請求書を意味する「INVOICE」を記載します。他の書類と見比べる際、一目で請求書と分かるように強調して書きましょう。
2.請求書発行日
請求書発行日は「DATE」と記載してから、その右側に西暦で書きます。発行日の書き方が英/米で異なる点は要注意です。英国式の英語の場合は「日、月、年」の順番で、米国式の英語の場合は「月、日、年」の順番で、それぞれ記載しましょう。
3.請求書番号
請求書番号の記載は必須ではありませんが、複数の請求書を管理する際に便利です。請求書番号を記載する場合は「＃」または「Invoice#」と書いてから、その右側に記入するようにしましょう。
4.自社情報
会社の意味を持つ英語は、Corporation、Incorporated、Company、Limitedなど複数存在します。自社の名前がどの英語に当てはまるのか、確認してから記載しましょう。自社の名前の下に住所や担当者の連絡先など、取引先がすぐ問い合わせできるような情報を記載するのも重要です。
5.振込先の詳細
振込先の詳細として口座番号を意味する「bank account number」や、口座名義を意味する「bank account name」を記載します。
6.顧客の名前
取引先の会社名や個人名を記載します。自社情報を記載する際と同様に、取引先の会社名をしっかりと確認してから記載するようにしましょう。
7.支払期限
支払期限は英語で「Payment Deatline」と表記します。支払期日を記載する場合は「Due date」と表記する場合もあります。請求書発行日の記載と同様に、年、月、日の順序に気をつけて記載しましょう。
8.請求明細
請求明細は英語で「Description」と表記します。請求明細には商品の個数「Quantity」、単価「Amount」、小計「Subtotal」、消費税額「Tax」、手数料「Handing fee」を記載しましょう。
9.請求額
請求額は請求明細で示した合計額が記載されるため、「Total」または「Graund total」と表記されます。
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まとめ
本記事では英語の請求書の書き方や、無料でダウンロードできる英語請求書テンプレートを紹介しました。
英語の請求書テンプレートを用意しておくと、海外の企業と急なやり取りが生じた場合にすぐ対応できます。事業のグローバル展開を考えている場合は、英語の請求書を用意しておいて損はないでしょう。
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