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企業間で取引が確定した場合、取引内容に基づいて請求書を発行しなければなりません。しかし、取引先の会社が何十社、何百社になると、請求業務に多くの時間やコストがかかってしまうでしょう。
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そこで、請求書発行アウトソーシングを活用すると、請求業務の効率化を図れます。本記事では、請求業務の概要を解説した上で、請求書発行アウトソーシングの概要やメリット、デメリットなどを解説します。
請求業務の役割とは
請求業務は、企業が利益を得る上で必要不可欠な業務です。請求書を発行することで取引先に代金請求の意思を伝え、確実に代金回収を行います。
請求書を発行せずとも、金銭のやり取りを行うことは可能です。しかしその場合、取引内容を証明する書類が発行されないことになります。そのため、税務調査が行われる際、請求書にない取引内容は課税の対象となり、追加納税が必要になる可能性があります。
また、請求書は法的措置を打つ際の証拠書類になります。そのため、取引先から代金の支払いが確認できない場合、請求書の内容を元に法的処置を打つことが可能です。万が一の事態に備えてリスクマネジメントを行う上でも、請求書の発行は重要です。
請求業務の流れ
ここからは請求業務の流れを、業務時に注意したい点を交えながら解説します。
請求金額の確定
まず、請求金額を確定させます。取引の内容や単価などの情報から、請求金額を計算します。請求金額にミスがあると、取引先からの信用を失ってしまう可能性があるため、金額にミスがないように注意しましょう。
なお、請求方法には「締め請求」と「都度請求」の2種類の方法があります。締め請求とは、特定期日までの取引内容の請求を一括で行う方法です。対して、都度請求とは取引のたびに請求書を発行する方法です。これらの請求方法は、取引先との関係性に合わせて使い分けられます。
請求書の発行
次に、請求書を発行します。計算した請求金額をもとに、Excelなどを用いて請求書を作成します。近年、請求書のやり取りをデータ上で行うケースが増えていますが、紙面に印刷して送付している企業も少なくありません。自社や取引先の状況に合った形式で請求書のやり取りを行いましょう。
なお、請求書に記載する内容は以下のとおりです。
- 宛先（事業者または担当者）
- 合計請求金額
- 取引内容
- 支払期日
- 振込先
請求書の送付
請求書の発行が終わったら、請求書の送付を行います。請求書の送付方法には、データ媒体でメールで送付する方法と、紙面に印刷して郵送する方法があります。請求書をメールで送付する際はデータ改ざんを防ぐために、PDF形式などに変換してから送付しましょう。
また、請求書を郵送する場合は、時間に余裕を持って発送することが重要です。請求書の修正がある場合でも、余裕を持って対応できるよう準備しましょう。
入金確認
請求書の送付が終わったら、支払期日までに入金されるかを確認します。
企業間取引の場合、入金は支払期日の当日に行われるのが一般的です。そのため、期日を過ぎても入金が確認できない場合は、取引先に連絡すると良いでしょう。
自身で送付した請求書を確認し、金額や振込先に間違いがないかを確認することも重要です。
請求業務の課題
ここからは、請求業務で直面する可能性がある課題を紹介します。
ミスが起こる可能性が高い
請求書の金額を手作業で入力すると、データ入力ミスなどが起こりやすいです。請求書の枚数が増えれば増えるほど、ミスが起きる可能性も高まります。
金額や記載内容に誤りがあると、取引先からの信用を失ってしまう可能性があるため、請求書を送付する前にしっかりと記載内容のチェックをすることが重要です。
人件費や保管場所のコストがかかる
請求業務はミスの許されない業務であるため、請求書のダブルチェックや上長承認が行われます。そのため、請求業務は人件費や時間などを必要とする場合が多いです。また、請求書を紙面で保管する場合は、保管場所を確保する必要もあります。
リモートワークで完結できない
請求書を郵送する場合、請求書の印刷や押印、封入などの作業を行う必要があります。これらの作業をリモートワークで対応することはできないため、請求書の郵送のために出社しなければならない可能性があります。
また、取引先からの請求書の受取や開封のために、出社しなければならない場合もあるでしょう。
請求書発行アウトソーシングとは？
請求書代行アウトソーシングとは、請求書の発行を外部の代行会社や代行サービスなどに依頼することを指します。発行代行先に請求書に関するデータを送れば、請求書の作成や発行、印刷、封筒への封入、郵送などを代行してもらうことができます。
代行先によっては請求書発行だけでなく、入金確認や入金消込、代金回収、督促などの請求書発行業務以外の代行も可能です。請求業務を一貫してアウトソーシングできれば経理担当者の負担が減り、他業務に工数を割くことができます。
請求書発行アウトソーシングの種類
請求書発行アウトソーシングは、以下のような種類に分けられます。
請求書発行システム
請求書発行システムは、請求データをシステムにアップロードするだけで請求書を自動で作成してくれるツールを指します。請求書発行システムの多くは請求書だけでなく、見積書や注文書、納品書、検収書、領収書などの発行も可能です。
また、請求書発行システムの中には、郵便代行に対応しているものもあります。請求書代行システムの郵便代行を活用すれば、請求書の郵送業務の外注も可能です。
請求書発行代行サービス
請求書発行代行サービスは、請求代行業者や経理事務所、税理士事務所など、代行業務を専門に行う企業や企業のサービスを指します。請求書発行代行サービスでは、代行業者に属する人が請求書発行を行います。そのため、請求書の印刷や封筒への封入、郵送など、人の手を要する業務も一貫して代行可能です。
なお、請求書発行代行サービスの利用料には人件費が含まれるため、請求書発行システムよりも利用料が高額になる可能性があります。
請求書に関するアウトソーシングサービスは、発行以外に受領のサービスも存在します。請求書受領も効率化したいという方は、下記の記事もぜひご覧ください。
請求書発行アウトソーシングのメリット
ここからは、請求書発行アウトソーシングを活用するメリットを紹介します。
請求業務の効率化
請求書発行アウトソーシングを活用すれば、請求業務の効率化を図れます。先述しているように請求業務には、請求書の作成やチェックに人員を割く必要があります。そのため請求業務の全てを社内で行う場合、他の業務に影響を与えかねません。
請求書発行アウトソーシングに請求業務を外注すれば、請求データをまとめるだけで請求業務が完了します。請求書の作成やチェックにかけていた人員や時間を、他の業務に回すことが可能です。
請求業務にかかるコストの節約
請求書発行アウトソーシングを活用すれば、請求業務にかかるコストの節約も可能です。請求業務を社内で完結しようとすると、人件費や印刷代、用紙代、封筒代などのコストがかかります。
しかし、請求書発行アウトソーシングに請求業務を外注すると、請求書代行システムや請求書代行サービスの利用料のみで請求業務を完結できます。そのため、人的コストや郵送代などの大幅節約が可能です。
請求書データの確認・管理が容易
請求書発行アウトソーシングを活用すれば、請求書データの確認や管理が容易に行うことができます。請求書代行システムの多くは、請求書データをクラウド上に一括管理しています。そのため、請求書データを確認したい場合は、クラウドにアクセスすれば目当ての請求書をどこからでも簡単に確認可能です。
請求書発行アウトソーシングのデメリット
ここからは、請求書発行アウトソーシングを活用するデメリットを紹介します。
セキュリティに不安が残る
請求書発行代行サービスを利用する場合、性質上、取引先の情報が自社の外に出てしまうため、情報漏洩リスクがゼロであるとは言えません。請求書発行アウトソーシングを活用する際は、代行先のセキュリティ体制が万全かどうかを事前にしっかりと確認し、代行時には機密保持契約を締結することが重要です。
対応の柔軟さが落ちる
請求書を送付後に料金修正が必要となり、再送したご経験のある方がほとんどかと思います。請求書発行アウトソーシングを活用すると、請求書の内容変更に対して柔軟な対応ができない可能性があります。請求書の内容に変更がある場合、その変更内容を代行先に伝えて変更してもらう必要があります。そのため、変更内容が判明してからすぐに請求書の内容を変更することは難しいでしょう。
まとめ
本記事では、請求業務の役割や流れ、請求業務の課題、請求書発行アウトソーシングの概要や種類、メリット、デメリットなどを解説しました。本記事の内容をまとめると、以下のようになります。
- 請求業務は利益を得る上で重要な業務
- 請求業務には人件費や郵送代など、多くのコストがかかる
- 請求業務アウトソーシングの活用で、請求業務の効率化やコスト削減を図れる
- 請求業務アウトソーシングを活用する場合、情報漏えいのリスクなどに注意が必要
請求書発行アウトソーシングをうまく活用すれば、人員や時間、費用など、請求業務にかかるあらゆるコストを削減できます。業務の効率化を図りたいなら、請求業務アウトソーシングの利用を考えてみてはいかがでしょうか。
また、本記事では請求書の発行・管理システムに焦点を当てて紹介しましたが、請求書周りの業務の効率化には請求書受領サービスも非常に効果的です。代表的な請求書受領サービス「TOKIUMインボイス」ではあらゆる形式の請求書が代行受領され、請求書の確認・処理を電子化できます。
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