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2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子取引データについて電子保存が義務化されました。電子取引というと、インターネット取引やクラウドサービスを通じた取引を想像する方が多いと思いますが、FAXの場合は電子取引に該当するのでしょうか。
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本記事では、電子帳簿保存法におけるFAXの扱いについて解説します。
電子取引に該当するかはFAXの種類による
FAX取引は、次のとおり、電子取引に該当するかどうかはFAXの種類によることが定められています。
（ファクシミリの取扱いについて）
一部引用:国税庁｜『電子帳簿保存法取扱通達の制定について』の一部改正について
7-8 ファクシミリを使用して取引に関する情報をやり取りする場合については、一般的に、送信側においては書面を読み取ることにより送信し、受信側においては受信した電磁的記録について書面で出力することにより、確認、保存することを前提としているものであることから、この場合においては、書面による取引があったものとして取り扱うが、複合機等のファクシミリ機能を用いて、電磁的記録により送受信し、当該電磁的記録を保存 する場合については、法第２条第５号に規定する電子取引に該当することから、規則第４条に規定する要件に従って当該電磁的記録の保存が必要となることに留意する。
このように、FAXでの取引には、書面をスキャンして送信し書面で受領するタイプと、複合機などのfax機能を介してデータを送受信するタイプの2つがあり、前者は書面での取引、後者は電子取引に該当します。
また、電子化の管理方法については次のとおり条件が定められています。
問4 当社は以下のような方法により仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ありませんか。
(1) 〜(5)中略
(6)ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
(7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領【回答】
一部引用:国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
(1)〜(7)のいずれも「電子取引」（法2五）に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータを保存しなければなりません。
（中略）
ハ (6)及び(7)については、一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータに規則第4条第1項第1号のタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は同項第4号に定める事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。
ニ (1)〜(7)のいずれの場合においても、データは各税法に定められた保存期間が満了するまで保存する必要があります。
ホ 取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本（書面）を保存する必要があります。
このように、FAXの場合においても、電子帳簿保存法に該当する場合には、法律に従って正しい期間・正しい方法で電子データを保管する必要があることがわかります。
電子取引データの保存要件の詳細については、以下の記事をご覧ください。
電子取引の保存に関して2年の宥恕措置
「令和4年度税制改正大綱」が発表され、電子取引帳簿保存法への円滑な移行のための経過措置として、2022年1月から2023年12月までの2年間については条件を満たせば猶予措置が適用されることとなりました。
この措置では、2年間の間についてはやむを得ない事情がある場合には、紙での保存が認められています。ただし、2024年1月以降については認められないため、2年間の間に電子取引の保存要件に対応することが必要です。
※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
まとめ
今回、FAXでの受け取りについても複合機を使う場合などには電子帳簿保存法に対応する必要があることをご説明しました。現行対応できていない場合でも、2024年以降は保存要件を満たすことが必須となります。
電子帳簿保存法に完全に対応し、かつ経理業務の効率化を実現したい場合にはシステムの活用がおすすめです。電子帳簿保存法に対応したおすすめシステムについては、下記の記事も併せてご覧ください。
