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取引数が増えれば増えるほど、請求書に対する支払業務の手間が増えます。そこで、支払い依頼書を作成することで、支払業務の効率化や支払業務の正確性の向上を図れます。
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本記事では、支払い依頼書の概要について解説した上で、支払い依頼書の作成手順や作成するメリットを解説します。また、支払い依頼書の電子化を促進できる、ワークフローシステムの概要やシステム導入によるメリットも紹介します。
支払い依頼書とは？
支払い依頼書とは、請求書などの買掛金の支払処理を、経理部門へ依頼する社内文書です。多くの場合、取引先からの請求書は取引を行っている部署や担当者宛に届きます。
しかし、請求書の支払処理を行うのは経理部門であることから、請求書を受け取った担当者は、経理部門に支払処理を依頼します。担当者から経理部門に支払内容を正確に伝えたり、支払処理を効率的に進めるために支払い依頼書を作成します。
なお、規模が小さい企業では、担当者に届いた請求書を経理担当者へ手渡したり、メモで支払いを依頼したりすることが多いです。そのため、支払い依頼書が作成されない可能性があります。
支払い依頼書の作成手順
ここからは、支払い依頼書の作成手順について解説します。
支払い依頼書の形式
一般的に、支払い依頼書はExcelで作成します。Excelでそのままデータ入力を行い、PDFファイルに変換したり、支払い依頼書の枠組みを印刷して、手書きで支払い依頼書を作成したりして、経理部門に支払処理申請を行います。
支払い依頼書の項目内容
支払い依頼書には、以下のような項目の記載が必要です。
- タイトル
- 作成日
- 申請者名、社員番号
- 部署名
- 請求日
- 請求書番号
- 取引先企業名、取引先担当者名
- 支払金額
- 支払対象の案件名、内訳
- 支払方法
- 支払期限
- 振込先の銀行口座情報
- 源泉徴収
- 処理日
- 承認欄
事業内容や会社の方針に合わせて、支払い依頼書に記載する項目を調整するようにしましょう。社内共通で使える、支払い依頼書テンプレートを作成しておくことをおすすめします。
テンプレートの活用もおすすめ
支払い依頼書を一から作成する自信がない場合は、支払い依頼書のテンプレートの活用をおすすめします。ネット上にアップロードされている支払い依頼書のテンプレートを、自社用に修正するだけでも、十分業務で使える支払い依頼書の作成が可能です。
事業内容や会社の方針に合ったレイアウトのテンプレートを、活用するようにしましょう。
支払い依頼書作成のメリット
ここからは、支払い依頼書作成のメリットについて解説します。
支払処理に関する情報を網羅
支払い依頼書を作成することで、支払情報に関する情報を網羅することができます。支払い依頼書に支払い処理に関する情報をまとめることで、経理部門に情報を漏れなく伝達することが可能です。そのため、支払い依頼書を作成することで、複数の案件とそれぞれの買掛金や、案件によって異なる支払いサイクル同士の混同のリスクを減らすことができます。
取引先の数が多い企業ほど情報の混同が起きやすいため、大企業になるほど支払い依頼書作成のメリットが大きいです。
請求業務の効率と正確性の向上
支払い依頼書では、支払処理に関する情報をまとめることで、経理部門の情報確認の負担を減らすことができます。そのため、経理部門の支払処理に関する工数削減が可能になります。
また、支払い依頼書の存在により、請求書受け取りから支払い処理までの業務フローが明確になります。請求書を受け取った人や支払い依頼を行った人、支払処理の担当者の記録も残せます。そのため、支払い依頼書は社内の内部統制を整えるのにも役立ちます。
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支払い依頼書と請求書の相違点
支払い依頼書と請求書は共に、取引先とのやり取りを記録した証憑書類にあたります。しかし、支払い依頼書は自社内のみで活用される書類であり、社内外で扱われる請求書とは活用される範囲が異なります。
支払い書類は証憑書類ですが自社内のみで扱われる書類であるため、外部に提出することができません。そのため、法的措置などを取る場合、支払い依頼書を証拠品として提出することができないことに注意しましょう。
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ワークフロー（電子申請）システムで支払い依頼書の電子化が可能に
ワークフローシステムとは、業務の流れを自動化するシステムを指します。このシステムを導入することで、紙面でやり取りしていた支払い依頼書の電子化が可能になります。
さらに、社内の申請業務や業務手続きを一括で電子化できるため、部署間をまたぐような業務の電子化や内部統制の強化を行うことも可能です。社内の働き方の改善や、多様な働き方の推進にも役立つでしょう。
ワークフローシステム導入のメリット
ここでは、ワークフローシステム導入のメリットについて解説します。
支払業務の工数削減
ワークフローシステムを導入することで、支払業務の工数を削減できます。ワークフローシステムによって、請求書が届いた際に支払いまでのフローが明確化されます。そのため、業務の流れを停滞させることなく、請求書受け取りから支払処理までの業務を行うことができます。
また、ワークフローシステムを導入すると、業務の終了時に関係者に対して通知を流すこともできます。そのため、電話やメールなどによる業務報告も削減可能です。
オンラインで業務が完結
ワークフローシステムを導入することで、オンラインで業務を完結できます。ワークフローシステムによって、会社の部署間を超えた業務のオンライン化も図れるため、支払い依頼書に関わる業務のために出社する必要がありません。そのため、多くの社員の業務リモート化を促進できます。
業務管理や確認が容易
ワークフローシステムを導入することで、業務管理や確認が容易になります。ワークフローシステムには、システム上で管理されている申請フォームフォーマットが、多数用意されていますが、それぞれの業務内容に合ったフォーマットを選んで利用することで、書類作成や申請業務の工数削減が可能です。
さらに申請内容の自動チェック機能が備わっているワークフローシステムを活用すれば、申請内容の確認業務も効率化することもできます。業務内容の流れや関わる人物の可視化も可能になり、業務内容の確認を簡単かつ迅速に行うことができるでしょう。
ワークフローシステムの例
例えばTOKIUMインボイス（株式会社TOKIUM）を導入すると、紙か電子を問わずあらゆる形式の請求書が代行受領され、自動でデータ化まで完了します。
TOKIUMインボイスにはワークフロー機能が付随しているため、請求書に関するオンラインでの社内申請も可能となります。あらかじめ設定したワークフローが部署や支払金額によって自動で割り当てられるため、申請者は簡単に申請が完了します。また、受領の段階でのタイムスタンプ付与＋原本保管までがサービス内容に含まれているため、導入企業側は電子帳簿保存法への対応と請求書受領業務の効率化が実現可能となります。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋請求書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数が無制限のため、利用者数が多い場合も追加料金が一切かかりません。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで請求書業務を効率化できます。
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まとめ
本記事では、支払い依頼書の概要や作成手順、支払い依頼書作成のメリット、ワークフローシステムの概要、メリットを解説しました。本記事の内容をまとめると、下記のようになります。
- 支払い依頼書は請求書の支払処理を、社内の経理部門に依頼する役割をもつ
- 支払い依頼書は支払業務の効率化や正確性の向上に役立つ
- 支払い依頼書は自社内のみで活用、請求書は社内外で活用される
- ワークフローシステムを導入することで、支払い依頼書の電子化が可能
- ワークフローシステムの導入によって、支払業務の工数削減や業務のリモート化を図れる
多くの取引先をもつ企業にとって支払い依頼書の作成は、業務の効率化や正確な業務推進に役立ちます。ワークフローシステムを導入することで、さらなる業務効率化も図れます。社内で支払業務の効率化について考えているなら、ワークフローシステムや、TOKIUMインボイス等のワークフロー付きの請求書受領サービスの導入を検討してはいかがでしょうか。
