請求業務

請求業務を効率化するには?請求業務の流れから効率化方法まで徹底解説!

公開日:2022.04.20更新日:2022.09.02

企業が安定した経営を続けるには、サービスや商品の対価を取引先から確実に回収することが重要です。取引先から対価を確実に回収する上で、請求書の発行は非常に大切な業務になります。
本記事では、請求業務や請求書の概要、請求業務の手順、課題点を解説した上で、請求業務の効率化方法を解説します。社内で請求業務の効率化を考えている方は、ぜひご覧ください。

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請求業務とは

請求業務とは、サービスや商品を提供した取引先に代金を受け取るための、請求書発行から代金回収までの業務全般を指します。
請求方法は、請求のタイミングの違いによって、「都度請求」「締め請求」の2種類に分けられます。都度請求とは、サービスや商品を提供する度に、請求書を発行する請求方法です。対して、締め請求とは決められた期間ごとに、その期間で行われた取引の代金をまとめて請求する方法です。これらの請求方法は、取引の頻度や取引先との信頼関係の深さによって使い分けられます。
なお、サービスや商品を提供したら必ず請求書を発行しなければならないという、法的義務はありません。そのため、請求書の発行を行わずに、口約束で代金のやり取りを行うこともできます。しかし、取引があったことを証明する書類として、請求書の発行が行われるのが一般的です。

請求書の役割

請求書は、取引先にサービスや商品の代金支払いを求めるために発行させる書類です。請求書を発行することで、サービスや商品の提供に対する対価を得る権利を主張できます。先述したように、請求書の発行に法的な義務はありません。
しかし請求書がないと、代金未払いなどのトラブルが生じた際に、実際に取引があった事実を証明できません。そのため、代金を踏み倒されてしまう可能性があります。請求時のトラブルを未然に防ぐために、取引内容と代金を書面に明示することが重要です。
また、請求書は証憑書類と呼ばれる書類で、所得税法により7年間の保管義務が設けられています。税務調査が行われたり、法的措置が取られたりする場合、請求書は取引があったことを証明する正式な証拠品になります。

請求業務の全体像

請求業務は、請求書を受け取る側が行う業務と、請求書を発行する側が行う業務に大別されます。請求書を「受け取る側」は、送付された請求書の確認や支払期日までの代金振込、支払い済みの請求書の保管を主に行います。対して請求書を「発行する側」は、請求内容の確定や請求書の作成、送付、代金回収を主に行います。
ここからは、請求業務の詳しい手順について、請求書受け取り業務と請求書発行業務に分けて解説します。

請求書受け取り業務の手順

まずは、請求書受け取り業務の手順について解説します。

請求書の受け取り

まず、取引先から送付される請求書を受け取ります。請求書の送付方法は、PDFデータ形式などの電子書類としてメールで送られる場合と、紙面に印刷されて郵送される場合に分けられます。受け取られた請求書は経理担当者の手に渡り、請求内容の確認後、会計処理がなされ保管されます。

受領した旨を取引先に報告

請求書の受領側は、請求書を受け取った旨を取引先に報告します。請求書の内容に不備を発見した場合は、請求書の受領の報告と同時に、請求書の内容について問い合わせます。

支払期日までに代金振込

請求書を受領し、書類内容に不備のないことを確認した後、支払期日までに代金振込を行います。代金振込は、請求書に記載されている支払期日当日に行われるのが一般的です。
万が一、支払期日までに代金振込を行えない場合は、できるだけ早めに取引先へ連絡するようにしましょう。

請求書発行業務の手順

つづいて、請求書発行業務の手順について解説します。

請求内容の確定

まず、請求内容を確定させます。取引内容やサービス、商品の単価、数量などの情報をもとに、請求金額を決めます。金額や取引内容にミスがないように、正確に金額を計算し、書類のチェックも怠らないようにしましょう。請求書の内容に誤りがあると、取引先との関係性を壊してしまう恐れがあります。

請求書の作成

請求内容を確定させた後、請求書の作成を行います。請求書に記載される情報は、以下のとおりです。

  • 請求元の情報(会社名、部署名、担当者など)
  • 請求先の情報(会社名、部署名、担当者など)
  • 取引内容(サービスや商品の名称、単価、数量)
  • 請求金額
  • 支払期限
  • 振込先

請求書の発行方法には、PDF形式の電子書類として発行する方法と、紙面上に印刷して発行する方法に分けられます。社内方針や取引先に合った発行方法を選ぶようにしましょう。

請求書の送付

請求書を作成したら、請求書を取引先へ送付します。近年、メールで電子書類を送付する企業が増えていますが、紙面に印刷した書類を郵送する企業も多いです。
社内方針や取引先のスタイルに合わせて、請求書の送付方法を選ぶようにしましょう。なお、請求書を送付する際は、送付先を間違えないように注意しましょう。

入金確認

請求書を送付した後は、支払期日までに入金されるかどうかを確認しましょう。請求書の振込は、一般的に支払期日当日に行われます。支払期日を過ぎても入金を確認できない場合や、請求書に記載した金額と入金金額が合わない場合は、取引先へ問い合わせるようにしましょう。

請求業務の課題点

ここからは、請求業務の課題点について解説します。

書類不備のリスク

請求業務には、書類不備のリスクがあります。請求業務を全て人間の手で行うと、請求金額や取引内容の記載ミスが起こる可能性があります。取引先の数や取引数が増えれば増えるほど、書類不備が起こる可能性が高まってしまいます。書類不備を防ぐ方法として、書類のダブルチェックを行うことがあげられます。

時間やコスト

請求業務は、時間やコストがかかる業務です。先述したように、請求業務のミスを防ぐ手段として、書類のダブルチェックが挙げられます。しかし書類のダブルチェックは、人件費や作業工数の増大につながってしまいます。
また、請求書の作成自体も、時間と根気を必要とされる業務です。テンプレートに必要事項を入力するだけの作業であっても、必要に応じて請求金額の計算や、他書類との照らし合わせをしなければなりません。

書類の保管・管理の手間

請求業務は、書類の保管や管理の手間が必要とされる業務です。先述したように、請求書は証憑書類であるため、発行してから7年間の保管義務が所得税法によって設けられています。
紙面上で請求書の保管や管理を行う場合、請求書の保管場所の確保や請求書のファイリングなどが求められるため、請求書の保管や管理には一定のコストがかかってしまいます。

請求業務効率化の方法

先述したように、請求業務には多くの課題があります。特に、業務に時間がかかり過ぎてしまうという、業務の非効率さに関する課題が多いです。しかし、工夫をすれば請求業務の効率化を実現できます。
ここからは請求業務効率化の方法を、請求書受け取り業務の場合と請求書発行業務の場合に分けて解説します。

請求書受け取り業務の効率化方法

まず請求書受け取り業務の効率化方法」について解説します。

書類の電子化を促進

請求書受け取り業務の効率化を図るために、書類の電子化の促進は欠かせません。書類の電子化を促進することで、郵便物の受け取りや開封などの作業を減らせます。
また、インターネット環境とパソコンやスマートフォンの電子端末があれば、どこにいても請求書の受領が可能です。そのため、取引先から請求書を受け取った直後から、請求書受け取り業務を始められます。加えて、請求書の確認を他の人に依頼する場合は、請求書データのやり取りをオンラインで行えば良いため、時間や場所を気にする必要がありません。

業務フローの改善

請求書受け取り業務を効率化するためには、業務フローの改善が重要です。現状の業務ステップや業務内容を見直し、課題を洗い出して、より効率的に業務を進めるためにはどうすれば良いかを考えましょう。
業務を行う人や業務を行う時期、業務にかかる時間を明確にすることが、業務内容見直しのコツです。これらの情報を明確化することで、請求書の電子化やシステムの導入など、具体的な解決策を生み出せます。

請求書発行業務の効率化方法

つづいて「請求書発行業務の効率化方法」について解説します。

請求業務アウトソーシングの活用

請求業務アウトソーシングを活用することで、請求書発行業務の効率化を図れます。請求業務アウトソーシングとは、請求書の作成や発行を、代行業者や請求書発行システムに外注することを指します。
請求業務アウトソーシングを活用すると、請求金額などのデータを準備さえすれば、請求書の作成や発行、郵送、管理などの業務の外注が可能です。
また、代行業者によっては、取引先からの入金確認や代金回収、与信審査なども代行しています。これらの業務の代行を行えば、業務効率化だけでなく、請求業務で生じる精神的負担の減少も見込めます。
ただし、
請求業務アウトソーシングを活用すると、請求内容の急な差し替えに対応できない事があるため、余裕を持って請求内容を確定させる必要があります。

請求書業務システムの導入

請求書業務システムの導入も、請求書発行業務の効率化に役立ちます。請求書業務システムは、請求金額の計算や請求書の発行、送付、消込などの業務を自動化するシステムを指します。請求書業務システムを導入することで、請求業務の工数や人権の削減、人的ミスの減少を実現できます。
また、請求書業務システムと連携可能な、会計ソフトを合わせて導入すると、請求業務から会計処理までの自動化が可能です。

請求業務の効率化には請求業務システム化がおすすめ

請求業務の効率化を進めたいなら、請求業務のシステム化をおすすめします。先述したように、請求業務をシステム化すると、請求業務大半の自動化が可能です。そのため、経理担当者がコアな経理業務を行ってる間に、請求業務を同時並行で進めることができます。
また、請求業務のシステム化を推進すると、請求業務にかかる人の手を減らせるため、人的ミスの削減にも貢献します。

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まとめ

本記事では、請求業務の概要や請求書の役割、請求業務の手順、課題、効率化の方法について解説しました。本記事の内容をまとめると、以下のようになります。

  • 請求業務は、請求書発行から代金回収までの一連の流れを指す
  • 請求書は、提供した商品の対価を求める効力を持ち、取引があったことを証明する書類にもなる
  • 請求業務の課題の多くは、業務の非効率さが原因
  • 請求業務のシステム化を促進することで、請求業務の効率化を図れる

請求業務は、企業が利益を得る上で必要不可欠な業務です。そのため、ミスなく確実に行う必要があります。請求業務をシステム化すれば、請求業務の効率化と人的ミスの削減の両方を実現できます。社内で請求業務の効率化を改善したいと考えている方は、請求業務のシステム化を検討してはいかがでしょうか。

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