交通費精算を面倒と感じられていませんか？外出が多い営業の方は「交通費精算」に多くの時間を取られていませんか？
カレンダー帳を見ながら訪問先をチェックし、経路や金額を調べる。そんな作業を行っていませんか。
また、経理担当者の方は、経路の検索や定期区間のチェックを面倒と思われていませんか？非効率でアナログな作業と思われている方も多いのではないでしょうか。
実は、モバイルSuicaを使うことで、経費精算を大幅に楽にすることができます。
なぜなら、モバイルSuicaと経費精算システムを組み合わせて利用することで、モバイルSuicaの利用履歴を自動的に経費として登録することができるからです。この方法により交通費精算は非常に便利になるのですが、デメリットとしてはiPhone7以降のiPhoneといくつかのAndoroid機種でしかモバイルSuicaを使うことができないことがあげられます。
本記事では、モバイルSuicaを使って交通費精算をする具体的な手順を紹介します。また、モバイルSuicaに対応の経費精算システムも取り上げます。
モバイルSuicaとは
モバイルSuicaとはお使いの携帯電話・スマートフォンにSuicaの機能を搭載するアプリケーションです。そのため、お使いのスマートフォンで通常のSuicaと同じように改札を通ることができます。モバイルSuicaが搭載されたスマートフォンを改札にかざすことで、電車の乗り降りをすることが可能です。
また、モバイルSuicaにはお使いのクレジットカードからいつでもチャージをすることができます。
モバイルSuicaを使って交通費精算をする2つのメリット
モバイルSuicaを利用するメリットは2つです。現場の申請者、経理担当に分けて説明します。
メリット1 金額、経路が自動的に入力されるため、交通費入力が非常に楽に！
申請者にとっては交通費精算が非常に楽になります。
モバイルSuicaから自動的に交通費の経路や金額データが連携されるので、手で入力する必要がありません。
従来は経路をインターネットで調べて、金額をエクセルシートに手入力していたことを考えれば、大きな効率化と言えます。
メリット2 経理担当者のチェックが簡単になる
従来は、経理担当者が経路を再度検索し、正しい金額が入力されているかをチェックする必要がありました。
また、それぞれの区間に関して定期区間とかぶっているかを手動でチェックしなければなりません。
従業員数が非常に多い場合、このような手作業を行うことは非常に手間です。
モバイルSuicaでは、自動的に正しい金額が入力されるため、チェックの必要がありません。
また、定期区間分の料金も自動で控除されるため、確認する必要がありません。
モバイルsuicaで簡単に経費精算をする4つの手順
それでは実際にモバイルSuicaをつかって交通費精算をしてみましょう。今回はクラウド型経費精算システムの1つであるTOKIUM経費精算を使った例でご説明いたします。
手順1. 公式HPよりモバイルSuicaを作成
モバイルSuicaの公式HPにアクセス
手順2. JR East アカウントを発行
モバイルSuica登録後、My JR-EASTの公式HPからMy JR・EASTIDを発行します。
手順3. JR-EAST IDをTOKIUM経費精算上で入力
登録したJR-EAST ログイン情報を「TOKIUM経費精算」に入力します。パスワードなどのログイン情報を入力すると、過去の利用履歴を取得することができます。
手順4. 経費精算システム上にモバイルSuicaの利用履歴が自動で反映
上記画像のように経費精算システム(TOKIUM経費精算)上にモバイルSuicaの利用履歴が自動で反映されます。利用履歴から経費として登録したい項目のみを選ぶことができるので、物販や私用で使ったものを除くこともできます。
モバイルsuicaが使えるスマートフォンは？
モバイルSuicaが使えるiPhone端末
・iPhone7 / iPhone 7 プラス以降の端末
・Apple Watch Series 2 以降
参照：Apple公式
モバイルSuicaが使えるAndroid端末
モバイルSuicaが使えるAndroid端末は、au・SoftBank・Docomoなどキャリアごとに様々です。ただ、新しい端末ではほとんどの場合に使用可能です。
端末・メーカーごとの使用可否は、モバイルSuica公式が出している下記の一覧表をご参照ください。
モバイルSuicaによる経費精算に対応している経費精算システムを4社紹介 +比較表
下記がモバイルSuicaに対応している経費・交通費精算システム4社の比較表になります。この中で最もオススメは「TOKIUM経費精算」です。
モバイルSuica連携機能や周辺機能は各社横並びですが、大きな違いは、「TOKIUM経費精算」では単なるシステムではなく、領収書のデータ突合や保管までを代行してくれることです。
また、領収書レシートを撮影したときの自動入力精度が99.9%と4社の内、最も高く、自動入力でのミスがほとんどないことも強みです。
◆モバイルSuicaに対応した経費精算システム4社の比較表
| TOKIUM 経費精算 | freee 経費精算 | マネーフォワード クラウド経費 | Concur Expense | |
|---|---|---|---|---|
| 月額料金 | 基本料1万円+領収書件数に応じた費用 (ユーザー数無制限) | 3980円(4人目から1人追加ごとに360円) ※会計ソフトも含む | 900円/ユーザー | 29,000円〜 (50ユーザー) |
| モバイルSuica 対応 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| クレジットカード連携機能 | あり | あり | あり | あり |
| レシート撮影自動入力機能 | オペレーター代行入力 | OCR入力 | オペレーター代行入力 | OCR入力 |
| 電子帳簿保存法への対応 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| スマホアプリ | Android iPhone | Android iPhone | Android iPhone | Android iPhone |
1. 最もオススメは「TOKIUM経費精算」
TOKIUM経費精算は、モバイルSuicaに完全対応しているクラウド型経費精算・交通費精算アプリです。
モバイルSuica以外にも立替経費精算や旅費精算、仮払い、会計ソフト連携、全銀データ自動作成などを行うことができます。
最もオススメする理由
各サービス横並びの機能がある中で、特に「TOKIUM経費精算」がオススメなのは下記の理由です。
- モバイルSuicaだけでなくPASMOにも連携可能
- 領収書レシートの自動入力精度が最も高い(99.9%)
- 交通費精算機能だけではなく、領収書の突合・保管まで代行してくれる(TOKIUM経費精算は倉庫を持っており、そちらに保管される)
- そのため、経費精算業務のペーパーレス化が図れ、他システムより大きな効率化を実現できる
TOKIUM経費精算の料金は、従量課金制です。
月額でかかる費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制費用で決まります。また、利用できるユーザー数は無制限です。
モバイルSuicaを連携した場合の交通費精算に関しては、領収書に基づく追加費用が発生しないため、お得に利用することができます。
モバイルSuicaでの交通費精算・経費精算を楽にしたい方は、下記より資料をご覧ください。
▶︎ 料金や機能・導入メリットがわかる！TOKIUM経費精算の資料をダウンロード
※すぐにメールでPDF資料をお受け取りいただけます
また、京急不動産株式会社や東映アニメーション株式会社など、TOKIUM経費精算を実際に導入している企業の事例を知りたい場合は、「TOKIUM経費精算の評判・口コミ・類似システムとの違い」に関する記事をご覧ください。
2. freee経費精算
会計ソフトfreeeの一部機能として利用できる経費精算システム。会計ソフトfreeeとのデータ連携機能が便利です。
- 月額料金：3,980円（ユーザー3名まで無料で、4人目から1人追加ごとに360円が加算）
- 強み：会計ソフト「freee」との連携が便利のため、freeeユーザーにはおすすめ
- 無料トライアル：有り(機能制限あり)
- 主な導入企業：スマートニュース、ソウルドアウト、GMOペパボなど
3. MoneyForwardクラウド経費
マネーフォワード クラウド経費は、成長・変革企業で幅広く利用されているクラウド型経費精算システムです。
- 月額料金：900円/1ユーザー
- 強み：利用する機能ごとに料金プランを選ぶことができる
- 無料トライアル：有り
- 主な導入企業：株式会社ビズリーチ、株式会社Chatwork、株式会社エアークローゼットなど
4. Concur Expense
『Concur』はアメリカ発のクラウド型経費精算システムで、フォーチュン500の約50％の企業に利用されています。
日本でもファーストリテイリングなど従業員数1万人を超える上場企業で数多く導入されています。
- 価格：29,000円〜(50ユーザーの場合)
- 強み：日本を代表する有名企業での導入実績
- 無料トライアル：なし
- 主な導入企業：ファーストリテイリング、サイバーエージェント、DeNAなど
当記事でオススメしたTOKIUM経費精算の詳細な機能や価格については、下記資料からも確認できます。気になる方は、ぜひ参考にしてみてください。
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