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交通費精算を面倒と感じられていませんか？外出が多い営業の方は「交通費精算」に多くの時間を取られていませんか？
カレンダー帳を見ながら訪問先をチェックし、経路や金額を調べる。そんな作業を行っていませんか。
また、経理担当者の方は、経路の検索や定期区間のチェックを面倒と思われていませんか？非効率でアナログな作業と思われている方も多いのではないでしょうか。
実は、モバイルSuicaを使うことで、経費精算を大幅に楽にすることができます。
なぜなら、モバイルSuicaと経費精算システムを組み合わせて利用することで、モバイルSuicaの利用履歴を自動的に経費として登録することができるからです。
本記事では、モバイルSuicaを使って交通費精算をする具体的な手順を紹介します。また、モバイルSuicaに対応の経費精算システムも取り上げます。
なお、交通費精算のやり方については、以下の記事も参考にしてください。
モバイルSuicaとは
モバイルSuicaとはお使いの携帯電話・スマートフォンにSuicaの機能を搭載するアプリケーションです。そのため、お使いのスマートフォンで通常のSuicaと同じように改札を通ることができます。モバイルSuicaが搭載されたスマートフォンを改札にかざすことで、電車の乗り降りをすることが可能です。
また、モバイルSuicaにはお使いのクレジットカードからいつでもチャージをすることができます。
モバイルSuicaを使って交通費精算をする2つのメリット
モバイルSuicaを利用するメリットは2つです。現場の申請者、経理担当に分けて説明します。
メリット1 金額、経路が自動的に入力されるため、交通費入力が非常に楽に！
申請者にとっては交通費精算が非常に楽になります。
モバイルSuicaから自動的に交通費の経路や金額データが連携されるので、手で入力する必要がありません。
従来は経路をインターネットで調べて、金額をエクセルシートに手入力していたことを考えれば、大きな効率化と言えます。
メリット2 経理担当者のチェックが簡単になる
従来は、経理担当者が経路を再度検索し、正しい金額が入力されているかをチェックする必要がありました。
また、それぞれの区間に関して定期区間とかぶっているかを手動でチェックしなければなりません。
従業員数が非常に多い場合、このような手作業を行うことは非常に手間です。
モバイルSuicaでは、自動的に正しい金額が入力されるため、チェックの必要がありません。
また、定期区間分の料金も自動で控除されるため、確認する必要がありません。
モバイルSuicaと自動連携できる経費精算システム
上記は、モバイルSuicaと経費精算システムを併用した時に享受できるメリットです。そのため、会社の規模や予算に合わせて、自社に適した経費精算システムを導入する必要があります。しかし、システムには様々な種類があり、どれが相応しいのか分からないといった声もあります。
本記事では、注目されている３社の経費精算システムを徹底比較した選び方ガイドを無料配布しています。モバイルSuicaで今よりもシンプルに交通費精算を行いたい方は、ぜひ下記より資料ダウンロードしてご覧ください。
また、モバイルSuicaによる交通費精算に対応している代表的な3社のシステムを記事後半でご紹介します。そちらも併せてご覧ください。
モバイルsuicaで簡単に経費精算をする4つの手順
それでは実際にモバイルSuicaをつかって交通費精算をしてみましょう。今回はクラウド型経費精算システムの1つであるTOKIUM経費精算を使った例でご説明いたします。
手順1. 公式HPよりモバイルSuicaを作成
モバイルSuicaの公式HPにアクセス
手順2. JR East アカウントを発行
モバイルSuica登録後、My JR-EASTの公式HPからMy JR・EASTIDを発行します。
手順3. JR-EAST IDをTOKIUM経費精算上で入力
登録したJR-EAST ログイン情報を「TOKIUM経費精算」に入力します。パスワードなどのログイン情報を入力すると、過去の利用履歴を取得することができます。
手順4. 経費精算システム上にモバイルSuicaの利用履歴が自動で反映
上記画像のように経費精算システム(TOKIUM経費精算)上にモバイルSuicaの利用履歴が自動で反映されます。利用履歴から経費として登録したい項目のみを選ぶことができるので、物販や私用で使ったものを除くこともできます。
モバイルsuicaが使えるスマートフォンは？
モバイルSuicaが使えるiPhone端末
・iPhone7 / iPhone 7 プラス以降の端末
・Apple Watch Series 2 以降
参照：Apple公式
モバイルSuicaが使えるAndroid端末
モバイルSuicaが使えるAndroid端末は、au・SoftBank・Docomoなどキャリアごとに様々です。ただ、新しい端末ではほとんどの場合に使用可能です。
端末・メーカーごとの使用可否は、モバイルSuica公式が出している下記の一覧表をご参照ください。
