交通費精算を面倒と感じられていませんか？外出が多い営業の方は「交通費精算」に多くの時間を取られていませんか？
カレンダー帳を見ながら訪問先をチェックし、経路や金額を調べる。そんな作業を行っていませんか。
また、経理担当者の方は、経路の検索や定期区間のチェックを面倒と思われていませんか？非効率でアナログな作業と思われている方も多いのではないでしょうか。
実は、モバイルSuicaを使うことで、経費精算を大幅に楽にすることができるということを知っていましたか？
なぜなら、モバイルSuicaと経費精算システムを組み合わせて利用することで、モバイルSuicaの利用履歴を自動的に経費として登録することができるからです。この方法により交通費精算は非常に便利になるのですが、デメリットとしてはiPhone7以降のiPhoneといくつかのAndoroid機種でしかモバイルSuicaを使うことができないことがあげられます。
本記事では、モバイルSuicaを使って交通費精算をする具体的な手順を紹介します。また、モバイルSuicaに対応の経費精算システムも取り上げます。
▼モバイルSuicaによる経費精算に対応している経費精算システムを4社紹介
モバイルSuicaとは
モバイルSuicaとはお使いの携帯電話・スマートフォンにSuicaの機能を搭載するアプリケーションです。そのため、お使いのスマートフォンで通常のSuicaと同じように改札を通ることができます。モバイルSuicaが搭載されたスマートフォンを改札にかざすことで、電車の乗り降りをすることができます。
また、モバイルSuicaにはお使いのクレジットカードからいつでもチャージをすることができます。
モバイルSuicaを使って交通費精算をする2つのメリット
モバイルSuicaを利用するメリットは2つです。現場の申請者、経理担当に分けて説明します。
メリット1 金額、経路が自動的に入力されるため、交通費入力が非常に楽に！
申請者にとっては交通費精算が非常に楽になります。
モバイルSuicaから自動的に交通費の経路や金額データが連携されるので、手で入力する必要がありません。
従来は経路をインターネットで調べて、金額をエクセルシートに手入力していたことを考えれば、大きな効率化と言えます。
メリット2 経理担当者のチェックが簡単になる
従来は、経理担当者が経路を再度検索し、正しい金額が入力されているかをチェックする必要がありました。
また、それぞれの区間に関して定期区間とかぶっているかを手動でチェックしなければなりません。
従業員数が非常に多い場合、このような手作業を行うことは非常に手間です。
モバイルSuicaでは、自動的に正しい金額が入力されるため、チェックの必要がありません。
また、定期区間分の料金も自動で控除されるため、確認する必要がありません。
モバイルsuicaで簡単に経費精算をする4つの手順
それでは実際にモバイルSuicaをつかって交通費精算をしてみましょう。今回はクラウド型経費精算システムの1つであるTOKIUM経費精算をつかった例でご説明いたします。
手順1. 公式HPよりモバイルSuicaを作成
モバイルSuicaの公式HPにアクセス
手順2. JR East アカウントを発行
モバイルSuica登録後、My JR-EASTの公式HPからMy JR・EASTIDを発行します。
手順3. JR-EAST IDをTOKIUM経費精算上で入力
登録したJR-EAST ログイン情報を「TOKIUM経費精算」に入力します。パスワードなどのログイン情報を入力すると、過去の利用履歴を取得することができます。
手順4. 経費精算システム上にモバイルSuicaの利用履歴が自動で反映
下記画像のように経費精算システム(TOKIUM経費精算)上にモバイルSuicaの利用履歴が自動で反映されます。利用履歴から経費として登録したい項目のみを選ぶことができるので、物販や私用で使ったものを除くことができます。
モバイルsuicaが使えるスマートフォンは？
モバイルSuicaが使えるiPhone端末
・iPhone7 / iPhone 7 プラス
・iPhone8 / iPhone 8 プラス
・iPhoneX
・iPhone XS / iPhone XS Max
・iPhone XR
モバイルSuicaが使えるAndroid端末(メーカーごと)
・MVNOの場合(JR東日本公式サイト)
・au(KDDI)の場合(JR東日本公式サイト)
・SoftBank / Y!mobileの場合(JR東日本公式サイト)
・NTT Docomo の場合(JR東日本公式サイト)
モバイルSuicaによる経費精算に対応している経費精算システムを4社紹介 +比較表
下記がモバイルSuicaに対応している経費・交通費精算システム4社の比較表になります。この中で最もオススメは「TOKIUM経費精算」です。
モバイルSuica連携機能や周辺機能は各社横並びですが、大きな違いは、「TOKIUM経費精算」では単なるシステムではなく、領収書のデータ突合や保管までを代行してくれることです。
また、領収書レシートを撮影したときの自動入力精度が「99%」と4社の内、最も高く、自動入力でミスがないことも強みです。
◆モバイルSuicaに対応した経費精算システム4社の比較表
1，最もオススメは「TOKIUM経費精算」
TOKIUM経費精算はモバイルSuicaに完全対応しているクラウド型経費精算・交通費精算アプリです。
モバイルsuica以外にも立替経費精算や旅費精算、仮払い、会計ソフト連携、全銀データ自動作成などを行うことができます。
最もオススメする理由
各サービス横並びの機能がある中で、特に「TOKIUM経費精算」がオススメなのは下記の理由です。
- 領収書レシートの自動入力精度が最も高い(99.9%)
- 交通費精算機能だけではなく、領収書の突合・保管まで代行してくれる(TOKIUM経費精算は倉庫を持っており、そちらに保管される)
- そのため、経費精算業務のペーパーレス化が図れ、他システムより大きな効率化が図れる
TOKIUM経費精算についてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
2，freee経費精算
会計ソフトfreeeの一部機能として利用できる経費精算システム。会計ソフトfreeeとのデータ連携機能が便利です。
- 月額料金：3,980円
- 強み：会計ソフト「freee」との連携が便利のため、freeeユーザーにはおすすめ
- 無料トライアル：有り(機能制限あり)
- 主な導入企業：スマートニュース、ソウルドアウト、GMOペパボ
freee経費精算についてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
3，MoneyForwardクラウド経費
- 月額料金：900円/1ユーザー
- 強み：利用する機能ごとに料金プランを選ぶことができる
- 無料トライアル：有り
- 主な導入企業：株式会社ビズリーチ、株式会社Chatwork、株式会社エアークローゼット
4，Concur(コンカー)
『Concur』はアメリカ発のクラウド型経費精算システムで、フォーチュン500の約50％の企業に利用されています。
日本でもファーストリテイリングなど従業員数1万人を超える上場企業で数多く導入されています。
- 価格：30,000円〜(レポート提出数ベース)
- 強み：日本を代表する有名企業での導入実績
- 無料トライアル：なし
- 主な導入企業：ファーストリテイリング、サイバーエージェント、DeNAなど
Concurについてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
