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毎月、月末月初になると机に積みあがる領収書の山。一枚一枚めくりながら、日付、金額、支払先を手で入力していく作業に、うんざりしていませんか。特に、営業担当者が多い会社では、その量も膨大になりがちです。確認作業に時間を取られ、もし入力ミスが見つかれば差し戻しの手間も発生します。こうした繰り返し作業に追われ、「もっと会社の利益に貢献できる本質的な業務に時間を使いたいのに」と感じている経理担当者の方は、決して少なくないはずです。
さらに、近年では電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も加わり、経理部門の業務は複雑化の一途をたどっています。従来のやり方のままでは、迫りくる法改正の波に対応しきれず、気づかぬうちに法令違反のリスクを抱えてしまう可能性すらあります。
しかし、ご安心ください。そのお悩み、テクノロジーの力で解決できます。本記事では、面倒で時間のかかる経費データの入力作業を自動化し、あなたの会社の経理業務を劇的に変える具体的な方法を、解説します。この記事を読み終える頃には、「経費データの入力自動化は、思っていたより簡単に実現できそうだ！」と、未来の経理業務への明るい希望が見えているはずです。
経費データ入力の自動化とは？経理の日常業務が変わる仕組み
そもそも、「経費データの入力を自動化する」とは、具体的にどのような状態を指すのでしょうか。これは、これまで経理担当者が手作業で行っていた、領収書や請求書に記載された情報を会計ソフトなどに入力する一連の作業を、ITツールやシステムを使って人の手を介さずに行えるようにすることを意味します。
例えば、従業員がスマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、その画像データから「日付」「金額」「支払先」といった情報が自動でテキストデータに変換され、そのまま経費精算システムに登録される、といったことが可能になります。
これにより、経理担当者は、大量の紙の書類を目で確認し、キーボードで一つひとつ打ち込むという単純作業から解放されます。入力されたデータは自動で会計ソフトに連携されるため、転記作業も不要になり、入力ミスや転記ミスといった人為的なエラーを根本からなくすことができるのです。
これまでの経理業務が「集めて、確認して、入力する」という作業中心だったとすれば、自動化された未来の経理業務は「システムが自動処理したデータを確認し、承認する」という、より管理的で付加価値の高い業務へとシフトしていきます。その結果、経理担当者は空いた時間をデータ分析や予算管理、業務プロセスの改善提案といった、会社の経営に直結する戦略的な仕事に充てられるようになるのです。
経費データ入力を自動化するための3つの代表的な方法
経費データの入力を自動化する、と言ってもその方法は一つではありません。ここでは、代表的な3つの方法をご紹介し、それぞれの特徴やメリット、そしてどのような企業に向いているのかを詳しく解説していきます。自社の状況と照らし合わせながら、最適な方法を見つけるための参考にしてください。
1. 経費精算システムを導入する
最もポピュラーで、多くの企業で導入が進んでいるのが「経費精算システム」です。これは、経費精算にかかわる一連の業務、つまり申請から承認、データ化、会計ソフトへの連携、そして保管までを一つのシステム上で完結させるためのツールです。
多くの経費精算システムには、スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、その内容を自動でデータ化してくれるOCR（光学的文字認識）機能が搭載されています。申請者は、外出先の移動中でも手軽に経費を申請でき、上長もシステム上で内容を確認してすぐに承認できます。
経理担当者の元には、すでにデータ化され、承認も完了した情報が届くため、もはや手入力の作業は発生しません。あとは内容を確認し、会計ソフトに連携するボタンをクリックするだけです。また、システムによっては、法人カードや交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込む機能もあり、さらなる効率化が期待できます。電子帳簿保存法やインボイス制度といった複雑な法改正にも、システムのアップデートで自動的に対応してくれるため、法対応の面でも大きな安心感が得られます。
2. AI-OCRを活用する
「AI-OCR」は、従来のOCR技術にAI（人工知能）を組み合わせることで、文字の読み取り精度を飛躍的に向上させた技術です。手書きの文字や、フォーマットが異なる様々な種類の領収書・請求書でも、AIがその書類のどこに何が書かれているかを自動で判断し、高い精度でテキストデータに変換してくれます。
経費精算システムにもこのAI-OCRが組み込まれていることが多いですが、AI-OCR単体のサービスとして利用することも可能です。例えば、すでに導入している会計ソフトは変更したくないが、入力作業だけは効率化したい、といった場合に有効な選択肢となります。
ただし、AI-OCRはあくまで「文字を読み取ってデータ化する」ことに特化したツールです。そのため、その後の申請・承認のワークフローや、会計ソフトへの仕訳データの自動作成、電子データの保管といった機能は別途用意する必要があります。データ化された情報をどのように処理し、管理していくのか、社内の運用ルールをしっかりと固めた上で導入を検討する必要があるでしょう。
3. RPA（Robotic Process Automation）を導入する
「RPA」とは、パソコン上で行う定型的な事務作業を、ソフトウェアのロボットに記憶させて自動化する技術のことです。例えば、「特定のフォルダに保存された請求書のPDFを開き、記載されている支払先と金額をコピーして、会計ソフトの指定された項目にペーストする」といった一連の操作を、一度ロボットに覚えさせてしまえば、あとは自動で実行してくれます。
RPAの強みは、既存のシステムや業務フローを大きく変更することなく、比較的安価に導入できる点にあります。特定の繰り返し作業をピンポイントで自動化したい場合に大きな効果を発揮します。
一方で、RPAは決められたルール通りにしか動けないため、読み取る帳票のフォーマットが変更されたり、会計ソフトの画面デザインがアップデートされたりすると、ロボットが停止してしまう可能性があります。その都度、ロボットの動作シナリオを修正する必要があり、専門的な知識を持つ人材がいないと運用が難しいという側面も持っています。また、あくまでPC上の操作を自動化するだけなので、紙の領収書をスキャンしてデータ化するといった前工程の作業は別途必要になります。
| 自動化の方法 | メリット | デメリット | こんな企業におすすめ |
| 経費精算システム | 申請から承認、データ化、連携、保管まで一気通貫で効率化できる。法改正にも自動で対応。内部統制の強化にもつながる。 | 導入・運用にコストがかかる。既存の業務フローの変更が必要になる場合がある。 | 経費精算業務全体を根本から見直し、全社的に効率化したい企業。法対応や内部統制を重視する企業。 |
| AI-OCR | 高い精度で様々な帳票をデータ化できる。入力作業をピンポイントで効率化できる。 | データ化後のワークフローや保管方法は別途検討する必要がある。 | 会計ソフトなど既存システムはそのままに、入力作業の負荷だけを軽減したい企業。 |
| RPA | 既存のシステムを変更せず、安価に導入できる。PC上のあらゆる定型作業を自動化できる。 | 業務フローやシステムの変更に弱い。シナリオ作成やメンテナンスに専門知識が必要。 | 自動化したい定型作業が明確に決まっており、ピンポイントで効率化したい企業。 |
なぜ「経費精算システム」が最もおすすめなのか？
ここまで3つの自動化方法をご紹介しましたが、経費データ入力の課題を根本から解決し、未来を見据えた経理体制を構築するためには、「経費精算システム」の導入が最も効果的であると言えます。その理由は、単なる入力作業の自動化に留まらない、多角的なメリットにあります。
第一に、業務プロセス全体を最適化できる点が挙げられます。AI-OCRやRPAが「入力」という一部分を効率化するのに対し、経費精算システムは「申請」「承認」「差し戻し」「確認」「仕訳」「振込」「保管」といった、経費精算に関わる全てのプロセスをデジタル上で完結させます。これにより、部門間のコミュニケーションロスが減り、精算業務全体のスピードが劇的に向上します。ペーパーレス化も促進されるため、印刷コストや書類の保管スペースの削減にも繋がります。
第二に、法改正への対応という観点での安心感が大きいことです。特に、電子帳簿保存法では、電子取引データの保存要件が厳格に定められています。経費精算システムを導入すれば、領収書のスキャンデータや電子的に受け取った請求書などを、法の要件を満たした形でシステム内に保存できます。制度が改正された場合も、システム提供会社がアップデートで対応してくれるため、経理担当者が自ら情報を収集し、運用方法を変更するといった負担から解放されます。これは、複雑化する法制度への対応に追われる経理担当者にとって、計り知れないメリットと言えるでしょう。
そして第三に、内部統制の強化に繋がる点です。システム上で申請・承認の履歴がすべて記録されるため、誰が、いつ、何を承認したのかが明確になります。また、不正な経費申請や規定違反の申請を検知する機能を搭載したシステムもあり、企業のコンプライアンス強化に大きく貢献します。手作業でのチェックには限界がありますが、システムによる自動チェックを取り入れることで、より健全な経営体制を構築できるのです。
失敗しない経費精算システムの選び方5つのポイント
いざ経費精算システムを導入しようと決めても、世の中には数多くのサービスが存在し、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。ここでは、自社に最適なシステムを選び抜き、導入を成功させるために必ずチェックすべき5つのポイントを解説します。
ポイント1：従業員全員が直感的に使えるか
まず最も重要なのが、ITツールに不慣れな従業員でも、マニュアルを熟読しなくても直感的に使えるかどうかです。特に、申請を行う営業担当者などが使いにくいと感じてしまうと、結局システムが使われなくなり、導入が無駄になってしまいます。無料トライアルなどを活用し、申請者、承認者、経理担当者それぞれの立場で実際に操作感を試してみることを強くお勧めします。スマートフォンのアプリが使いやすいか、申請項目が分かりやすいかといった視点でチェックしましょう。
ポイント2：OCRの読み取り精度は信頼できるか
経費データ入力の自動化において、OCRの読み取り精度はシステムの心臓部とも言えます。精度が低いと、結局データ化された内容を目視で確認し、手で修正する作業が発生してしまい、期待したほどの効率化が実現できません。特に、レシートのような印字が薄いものや、手書きの領収書、形式の異なる請求書などをどれだけ正確に読み取れるかを確認しましょう。AIによる自動補正機能や、万が一読み取れなかった場合にオペレーターが入力補完してくれるサービスがあるかどうかも、重要な選定基準となります。
ポイント3：電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応しているか
先述の通り、法改正への対応はシステム導入の大きな目的の一つです。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」や「電子取引」の要件を満たしているか、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を取得しているかなどを確認しましょう。また、2023年10月から始まったインボイス制度に対応し、受け取った請求書が適格請求書の要件を満たしているかを自動で判定してくれる機能や、税率ごとの金額を自動で計算してくれる機能があると、業務負担を大幅に軽減できます。
ポイント4：現在使用している会計ソフトとスムーズに連携できるか
経費精算システムで処理した仕訳データを、最終的には会計ソフトに取り込む必要があります。この連携がスムーズに行えるかは非常に重要です。多くのシステムは主要な会計ソフトとの連携に対応していますが、自社で利用している会計ソフトのバージョンにまで対応しているか、CSVファイルなどで柔軟に出力形式をカスタマイズできるかなどを事前に確認しておきましょう。ボタン一つで連携が完了する「API連携」に対応しているシステムであれば、よりシームレスな運用が実現できます。
ポイント5：導入時や運用開始後のサポート体制は手厚いか
新しいシステムを導入する際には、初期設定や既存データの移行、社内ルールの策定など、様々な準備が必要です。導入時に専任の担当者がついて、手厚くサポートしてくれる体制があるかを確認しましょう。また、運用を開始してからも、操作方法で分からないことが出てきたり、トラブルが発生したりすることもあります。電話やメール、チャットなどで気軽に問い合わせができ、迅速に対応してくれるカスタマーサポートの存在は、安心してシステムを使い続けるための心強い味方になります。
経費データ入力の自動化なら「TOKIUM経費精算」が最適な理由
ここまで解説してきた選定ポイントをすべて高いレベルで満たし、経費データ入力の自動化を強力に推進するのが、株式会社TOKIUMが提供するクラウド経費精算システム「TOKIUM経費精算」です。多くの企業から選ばれているのには、明確な理由があります。
圧倒的なデータ化精度「99%」で手入力を撲滅
TOKIUMの最大の特徴は、AI-OCRと人間のオペレーターによる二重チェック体制により、業界最高水準である99%のデータ化精度を保証している点です。従業員が領収書をスマートフォンのアプリ「TOKIUM」で撮影し、ポストに投函するだけで、あとはTOKIUMのオペレーターが原本とスキャンデータの突合点検まで代行します。これにより、経理担当者は領収書の回収、スキャン、確認、入力、そして保管という一連の作業から完全に解放されます。もはや「手入力」という概念そのものが、あなたの会社の経理業務からなくなるのです。
電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応
TOKIUMは、電子帳簿保存法の要件を満たすJIIMA認証を取得しており、安心してペーパーレス化を進めることができます。インボイス制度にも完全対応しており、受け取った請求書が適格請求書であるかの判定や、税率ごとの自動計算もシステムが行います。これにより、複雑な法制度への対応に頭を悩ませることなく、本来の業務に集中できる環境が整います。
あらゆる会計ソフトとの柔軟な連携
TOKIUMは、様々な会計ソフトとの連携実績が豊富です。標準的なCSVファイルの出力はもちろん、ご利用の会計ソフトのフォーマットに合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。これにより、導入後も既存の会計フローを大きく変えることなく、スムーズなデータ連携を実現します。
参考:外部サービス連携｜TOKIUM(トキウム)｜経費精算・請求書
まとめ
本記事では、経理担当者を長年悩ませてきた経費データの入力作業を自動化するための具体的な方法と、その中でも特に経費精算システムの導入がなぜ有効なのかを解説してきました。
面倒な手作業から解放され、入力ミスや確認作業の負担がなくなる。そして、空いた時間を使って、会社の成長に直接貢献する戦略的な業務に集中できる。経費データの入力自動化は、単なる業務効率化に留まらず、経理担当者自身の働きがいやキャリアアップにも繋がる、非常に価値のある投資です。
特に「TOKIUM経費精算」は、その圧倒的なデータ化精度と手厚いサポート体制で、あなたの会社が抱える課題を根本から解決し、「手入力ゼロ」の未来を実現するための最適なパートナーとなるでしょう。
「この方法なら、面倒な手作業から解放されて、もっと重要な業務に集中できる未来が見えた！」
もし、そう感じていただけたなら、まずはTOKIUMのサービス資料をダウンロードし、あなたの会社の業務がどのように変わるのか、具体的なイメージを膨らませてみてはいかがでしょうか。未来の経理への第一歩を、ここから踏み出しましょう。
