経費のデータ入力作業は、経理の中でも特に時間を奪いやすい業務です。領収書やレシート、請求書を1件ずつ確認して会計ソフトに転記していると、月に数十時間分の工数があっという間に消えてしまいます。しかし、経費精算システムやAI-OCR、RPAなどを組み合わせれば、この「入力作業」の大部分を自動化し、入力工数の5〜7割程度を削減できた事例も少なくありません。

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本記事では、経費データ入力の自動化で何がどこまで楽になるのかを整理しつつ、代表的な3つの方法の違いと、自社に合った経費精算システムの選び方を解説します。

経費データ入力はどこまで自動化できる？よくある質問Q&A

経費データ入力の自動化について、まず押さえておきたい3つの質問に先にお答えします。

Q1. 経費データの入力は、どのくらい自動化できますか？

A. 領収書やレシート、請求書の「日付・金額・取引先」など、定型的な項目はほぼ自動化できます。経費精算システムやAI-OCRを組み合わせることで、手入力と二重転記のほとんどをなくし、経費精算システム導入企業の約7割が「業務時間の短縮」を実感したという調査結果も出ています。

Q2. AI-OCRやRPAだけでも、経費データ入力は十分に自動化できますか？

A. AI-OCRやRPA単体でも、領収書の読取や会計ソフトへの転記など、入力作業を大きく減らすことは可能です。ただし、申請から承認、仕訳、保管までを一気通貫で自動化できるわけではなく、ワークフロー設計や法対応は別途考える必要があります。中長期の運用まで見据えるなら、経費精算システムと組み合わせて検討するのが現実的です。

Q3. 中小企業でも、経費データ入力の自動化に投資する価値はありますか？

A. あります。少人数の経理部門であっても、毎月の入力作業や差し戻し対応が減ることで、残業や属人化の解消だけでなく、電帳法・インボイス制度への対応にも時間を割きやすくなります。経費精算システム導入による業務時間短縮は、企業規模を問わず効果が確認されており、採用難が続く中小企業ほど投資効果を得やすい領域です。

経費データ入力の自動化とは？経理の毎日はどう変わるのか

経費データ入力の自動化とは、領収書や請求書の情報をシステムが読み取り、会計ソフトまで連携することで、経理担当者の手入力と二重転記をなくし、確認が必要な部分だけに集中できるようにする取り組みです。例えば、従業員がスマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、その画像データから「日付」「金額」「支払先」といった情報が自動でテキストデータに変換され、そのまま経費精算システムに登録される、といったことが可能になります。

これにより、経理担当者は、大量の紙の書類を目で確認し、キーボードで一つひとつ打ち込むという単純作業から解放されます。入力されたデータは自動で会計ソフトに連携されるため、転記作業も不要になり、入力ミスや転記ミスといった人為的なエラーを根本からなくすことができるのです。

これまでの経理業務が「集めて、確認して、入力する」という作業中心だったとすれば、自動化された未来の経理業務は「システムが自動処理したデータを確認し、承認する」という、より管理的で付加価値の高い業務へとシフトしていきます。その結果、経理担当者は空いた時間をデータ分析や予算管理、業務プロセスの改善提案といった、会社の経営に直結する戦略的な仕事に充てられるようになるのです。

具体的にどの作業が自動化されるのかをイメージしやすいよう、従来のフローと自動化後のフローを比較しました。

表：経費データ入力の自動化前後のフロー比較表

工程	Before：手作業中心	After：自動化後
申請・経費入力	従業員がエクセルや紙の精算書に手入力し、領収書を台紙に貼り付けて提出する。	スマホやPCから申請フォームに入力し、領収書画像をアップロードするだけでデータ化される。
領収書・書類の回収	紙の領収書を経理が回収し、抜けや不備を手作業でチェックする。	電子帳票や画像データとしてシステムに集約され、不備はシステムが自動チェックする。
入力・金額チェック	経理が会計ソフトに再入力し、申請内容と領収書を見比べて金額を確認する。	AI-OCRやシステムが日付・金額などを自動入力し、差異のある明細だけを人が確認する。
仕訳・会計連携	科目や部門コードを手入力で設定し、仕訳データを作成する。	事前に設定したルールに従って、自動で仕訳や部門コードが付与され、会計ソフトへ連携される。
保管・エビデンス管理	紙の領収書をファイルに閉じ、保管期間が過ぎるまで倉庫で保管する。	電子帳票としてクラウド上に保管され、検索や閲覧、監査対応がオンラインで完結する。

経費データ入力を自動化する方法は？代表的な3つの選択肢

経費データ入力の自動化には、「経費精算システム」「AI-OCR」「RPA」という3つの代表的な方法があり、それぞれ得意な範囲と向いている企業の条件が異なります。ここでは、それぞれの特徴やメリット、そしてどのような企業に向いているのかを詳しく解説していきます。自社の状況と照らし合わせながら、最適な方法を見つけるための参考にしてください。

1. 経費精算システムを導入する

最もポピュラーで、多くの企業で導入が進んでいるのが「経費精算システム」です。これは、経費精算にかかわる一連の業務、つまり申請から承認、データ化、会計ソフトへの連携、そして保管までを一つのシステム上で完結させるためのツールです。

多くの経費精算システムには、スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、その内容を自動でデータ化してくれるOCR（光学的文字認識）機能が搭載されています。申請者は、外出先の移動中でも手軽に経費を申請でき、上長もシステム上で内容を確認してすぐに承認できます。

経理担当者の元には、すでにデータ化され、承認も完了した情報が届くため、もはや手入力の作業は発生しません。あとは内容を確認し、会計ソフトに連携するボタンをクリックするだけです。また、システムによっては、法人カードや交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込む機能もあり、さらなる効率化が期待できます。電子帳簿保存法やインボイス制度といった複雑な法改正にも、システムのアップデートで自動的に対応してくれるため、法対応の面でも大きな安心感が得られます。

2. AI-OCRを活用する

「AI-OCR」は、従来のOCR技術にAI（人工知能）を組み合わせることで、文字の読み取り精度を飛躍的に向上させた技術です。手書きの文字や、フォーマットが異なる様々な種類の領収書・請求書でも、AIがその書類のどこに何が書かれているかを自動で判断し、高い精度でテキストデータに変換してくれます。

経費精算システムにもこのAI-OCRが組み込まれていることが多いですが、AI-OCR単体のサービスとして利用することも可能です。例えば、すでに導入している会計ソフトは変更したくないが、入力作業だけは効率化したい、といった場合に有効な選択肢となります。

ただし、AI-OCRはあくまで「文字を読み取ってデータ化する」ことに特化したツールです。そのため、その後の申請・承認のワークフローや、会計ソフトへの仕訳データの自動作成、電子データの保管といった機能は別途用意する必要があります。データ化された情報をどのように処理し、管理していくのか、社内の運用ルールをしっかりと固めた上で導入を検討する必要があるでしょう。

3. RPA（Robotic Process Automation）を導入する

「RPA」とは、パソコン上で行う定型的な事務作業を、ソフトウェアのロボットに記憶させて自動化する技術のことです。例えば、「特定のフォルダに保存された請求書のPDFを開き、記載されている支払先と金額をコピーして、会計ソフトの指定された項目にペーストする」といった一連の操作を、一度ロボットに覚えさせてしまえば、あとは自動で実行してくれます。

RPAの強みは、既存のシステムや業務フローを大きく変更することなく、比較的安価に導入できる点にあります。特定の繰り返し作業をピンポイントで自動化したい場合に大きな効果を発揮します。

一方で、RPAは決められたルール通りにしか動けないため、読み取る帳票のフォーマットが変更されたり、会計ソフトの画面デザインがアップデートされたりすると、ロボットが停止してしまう可能性があります。その都度、ロボットの動作シナリオを修正する必要があり、専門的な知識を持つ人材がいないと運用が難しいという側面も持っています。また、あくまでPC上の操作を自動化するだけなので、紙の領収書をスキャンしてデータ化するといった前工程の作業は別途必要になります。

3つの方法の違いを一目で把握できるように、得意な範囲やメリット・注意点を一覧にまとめました。

表：経費データ入力の自動化方法別比較表

自動化の方法	得意な範囲	メリット・向いているケース	注意点
経費精算システム	経費申請〜承認〜仕訳〜保管までの一連の流れ	申請画面から会計連携までを一気通貫で自動化でき、電帳法・インボイス対応もまとめて行いたい企業に向いています。	導入時に経費ルールや申請フローを整理する必要があり、運用設計に一定の工数がかかります。
AI-OCR	領収書・レシート・請求書の文字情報の読取	紙やPDFのまま受け取った書類から日付・金額・取引先などを自動で読み取れるため、入力ミス削減やスキャン作業の効率化に役立ちます。	フォーマットが崩れた書類や手書き文字などでは精度が落ちる場合があり、目視チェックや補正作業が残ることがあります。
RPA	既存システム間のデータ転記や定型操作	会計ソフトや経費精算システムなど、既に使っている複数システムの間で行っている「決まった画面操作」を自動化したい企業に向いています。	画面レイアウトや操作手順が変わるとロボットの修正が必要になり、長期運用には保守体制の確保が欠かせません。

なぜ「経費精算システム」が最もおすすめなのか？

経費精算システムは、入力作業だけでなく申請・承認・仕訳・保管までを一気に自動化できるため、法対応や内部統制（不正やミスを防ぐ仕組み）も含めて経費業務全体の効率化を図りたい企業にとって最もバランスの取れた選択肢です。ここまで3つの自動化方法をご紹介しましたが、経費データ入力の課題を根本から解決し、未来を見据えた経理体制を構築するためには、「経費精算システム」の導入が最も効果的であると言えます。その理由は、単なる入力作業の自動化に留まらない、多角的なメリットにあります。

第一に、業務プロセス全体を最適化できる点が挙げられます。AI-OCRやRPAが「入力」という一部分を効率化するのに対し、経費精算システムは「申請」「承認」「差し戻し」「確認」「仕訳」「振込」「保管」といった、経費精算に関わる全てのプロセスをデジタル上で完結させます。これにより、部門間のコミュニケーションロスが減り、精算業務全体のスピードが劇的に向上します。ペーパーレス化も促進されるため、印刷コストや書類の保管スペースの削減にも繋がります。

第二に、法改正への対応という観点での安心感が大きいことです。特に、電子帳簿保存法では、電子取引データの保存要件が厳格に定められています。経費精算システムを導入すれば、領収書のスキャンデータや電子的に受け取った請求書などを、法の要件を満たした形でシステム内に保存できます。制度が改正された場合も、システム提供会社がアップデートで対応してくれるため、経理担当者が自ら情報を収集し、運用方法を変更するといった負担から解放されます。これは、複雑化する法制度への対応に追われる経理担当者にとって、計り知れないメリットと言えるでしょう。

そして第三に、内部統制の強化に繋がる点です。システム上で申請・承認の履歴がすべて記録されるため、誰が、いつ、何を承認したのかが明確になります。また、不正な経費申請や規定違反の申請を検知する機能を搭載したシステムもあり、企業のコンプライアンス強化に大きく貢献します。手作業でのチェックには限界がありますが、システムによる自動チェックを取り入れることで、より健全な経営体制を構築できるのです。

経費精算システムはどう選ぶべきか？5つのチェックポイント

自社に合う経費精算システムを選ぶには、「従業員にとっての使いやすさ」「AI-OCRなどの自動化機能」「電帳法・インボイス制度への対応状況」「会計ソフトとの連携」「サポート・運用体制」の5つを比較することが重要です。ここでは、自社に最適なシステムを選び抜き、導入を成功させるために必ずチェックすべきポイントを解説します。

ポイント1：従業員全員が直感的に使えるか

まず最も重要なのが、ITツールに不慣れな従業員でも、マニュアルを熟読しなくても直感的に使えるかどうかです。特に、申請を行う営業担当者などが使いにくいと感じてしまうと、結局システムが使われなくなり、導入が無駄になってしまいます。無料トライアルなどを活用し、申請者、承認者、経理担当者それぞれの立場で実際に操作感を試してみることを強くお勧めします。スマートフォンのアプリが使いやすいか、申請項目が分かりやすいかといった視点でチェックしましょう。

ポイント2：OCRの読み取り精度は信頼できるか

経費データ入力の自動化において、OCRの読み取り精度はシステムの心臓部とも言えます。精度が低いと、結局データ化された内容を目視で確認し、手で修正する作業が発生してしまい、期待したほどの効率化が実現できません。特に、レシートのような印字が薄いものや、手書きの領収書、形式の異なる請求書などをどれだけ正確に読み取れるかを確認しましょう。AIによる自動補正機能や、万が一読み取れなかった場合にオペレーターが入力補完してくれるサービスがあるかどうかも、重要な選定基準となります。

ポイント3：電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応しているか

先述の通り、法改正への対応はシステム導入の大きな目的の一つです。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」や「電子取引」の要件を満たしているか、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を取得しているかなどを確認しましょう。また、2023年10月から始まったインボイス制度に対応し、受け取った請求書が適格請求書の要件を満たしているかを自動で判定してくれる機能や、税率ごとの金額を自動で計算してくれる機能があると、業務負担を大幅に軽減できます。

ポイント4：現在使用している会計ソフトとスムーズに連携できるか

経費精算システムで処理した仕訳データを、最終的には会計ソフトに取り込む必要があります。この連携がスムーズに行えるかは非常に重要です。多くのシステムは主要な会計ソフトとの連携に対応していますが、自社で利用している会計ソフトのバージョンにまで対応しているか、CSVファイルなどで柔軟に出力形式をカスタマイズできるかなどを事前に確認しておきましょう。ボタン一つで連携が完了する「API連携」に対応しているシステムであれば、よりシームレスな運用が実現できます。

ポイント5：導入時や運用開始後のサポート体制は手厚いか

新しいシステムを導入する際には、初期設定や既存データの移行、社内ルールの策定など、様々な準備が必要です。導入時に専任の担当者がついて、手厚くサポートしてくれる体制があるかを確認しましょう。また、運用を開始してからも、操作方法で分からないことが出てきたり、トラブルが発生したりすることもあります。電話やメール、チャットなどで気軽に問い合わせができ、迅速に対応してくれるカスタマーサポートの存在は、安心してシステムを使い続けるための心強い味方になります。

「導入して終わり」にしないために、最低限押さえておきたいステップと、効果を確認するためのKPIの例を整理しました。

表：導入ステップとKPIの簡易表

ステップ	やること	KPI・確認指標の例
Step1 現状把握	経費精算に関わる業務フローと、申請件数・処理時間・差し戻し件数などを洗い出し、現状の課題を整理する。	・1件あたりの入力時間 ・月間の経費精算にかかる総工数 ・差し戻し率（差し戻し件数／申請件数）
Step2 要件整理	電帳法・インボイス対応、承認フロー、会計連携など、必須条件と優先度を明確にする。	・必須機能の洗い出し数 ・ステークホルダーからの要望数 ・整理した要件に対する合意度合い
Step3 ツール比較	複数の経費精算システムを比較し、デモやトライアルを通じて使い勝手やサポート体制を確認する。	・操作に慣れるまでの目安時間 ・問い合わせへの回答スピード ・デモ参加者の満足度
Step4 トライアル〜本番移行	一部部門での試験運用を行い、課題を修正しながら全社展開に備える。	・試験導入部門での処理時間の変化 ・紙運用からの移行率 ・本番開始後の残業時間の推移

なぜ経費データ入力の自動化には「TOKIUM経費精算」が適しているのか？

「TOKIUM経費精算」は高精度なデータ化と電帳法・インボイス制度への対応、柔軟な会計連携により、経費データ入力の自動化とペーパーレス化を同時に進めたい企業に適したサービスです。多くの企業から選ばれているのには、明確な理由があります。

圧倒的なデータ化精度「99%」で手入力を撲滅

TOKIUMの最大の特徴は、AI-OCRと人間のオペレーターによる二重チェック体制により、業界最高水準である99%のデータ化精度を保証している点です。従業員が領収書をスマートフォンのアプリ「TOKIUM」で撮影し、ポストに投函するだけで、あとはTOKIUMのオペレーターが原本とスキャンデータの突合点検まで代行します。これにより、経理担当者は領収書の回収、スキャン、確認、入力、そして保管という一連の作業から完全に解放されます。もはや「手入力」という概念そのものが、あなたの会社の経理業務からなくなるのです。

電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応

TOKIUMは、電子帳簿保存法の要件を満たすJIIMA認証を取得しており、安心してペーパーレス化を進めることができます。インボイス制度にも完全対応しており、受け取った請求書が適格請求書であるかの判定や、税率ごとの自動計算もシステムが行います。これにより、複雑な法制度への対応に頭を悩ませることなく、本来の業務に集中できる環境が整います。

あらゆる会計ソフトとの柔軟な連携

TOKIUMは、様々な会計ソフトとの連携実績が豊富です。標準的なCSVファイルの出力はもちろん、ご利用の会計ソフトのフォーマットに合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。これにより、導入後も既存の会計フローを大きく変えることなく、スムーズなデータ連携を実現します。

参考:外部サービス連携｜TOKIUM(トキウム)｜経費精算・請求書

経費データ入力の自動化を成功させるために、まず何から始めるべきか？

まずは現状の処理時間や差し戻し件数を把握し、自社に合う自動化の範囲とツールを見極めたうえで、小さな範囲から試験導入し、KPIで効果を確かめながら段階的に広げていくことが成功の近道です。本記事では、経理担当者を長年悩ませてきた経費データの入力作業を自動化するための具体的な方法と、その中でも特に経費精算システムの導入がなぜ有効なのかを解説してきました。

面倒な手作業から解放され、入力ミスや確認作業の負担がなくなる。そして、空いた時間を使って、会社の成長に直接貢献する戦略的な業務に集中できる。経費データの入力自動化は、単なる業務効率化に留まらず、経理担当者自身の働きがいやキャリアアップにも繋がる、非常に価値のある投資です。

特に「TOKIUM経費精算」は、その圧倒的なデータ化精度と手厚いサポート体制で、あなたの会社が抱える課題を根本から解決し、「手入力ゼロ」の未来を実現するための最適なパートナーとなるでしょう。

「この方法なら、面倒な手作業から解放されて、もっと重要な業務に集中できる未来が見えた！」

もし、そう感じていただけたなら、まずはTOKIUMのサービス資料をダウンロードし、あなたの会社の業務がどのように変わるのか、具体的なイメージを膨らませてみてはいかがでしょうか。未来の経理への第一歩を、ここから踏み出しましょう。