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経費精算で扱う領収書は、システムを使うと集める・入力する・保管するという一連の流れが大きく変わります。スマホで撮影すればその場でデータになり、紙の原本を持ち歩いたり月末にまとめて貼り付けたりする手間が減ります。この記事では、システムを使うと領収書の処理がどう変わるのかを整理します。電子化のしくみ、電子帳簿保存法への対応と原本を捨てられる条件、領収書が手元にないときの対処の順に見ていきます。領収書そのものの書き方や宛名のルールは個別の記事にゆずり、ここでは「システムを使うと何が変わるか」に絞ります。
経費精算における領収書の役割と基本ルール
領収書は、経費精算においてその支出が実際にあったことを示す証拠書類（証憑）です。会社が費用を正しく計上し、税務上も経費と認めてもらうための根拠になります。まずは、なぜ必要なのか、どんな項目が要るのかという基本を押さえます。
領収書が必要な理由
領収書が必要なのは、お金を実際に支払った事実を後から裏づけられるからです。口頭の申告だけでは、本当に支払ったのか、金額が正しいのかを会社も税務署も確認できません。領収書があれば、同じ支出を二重に精算する不正を防ぎ、税務調査でも支出の根拠を示せます。経費精算で領収書の提出を求めるのは、この証拠力を担保するためです。
領収書に必要な記載項目
経費精算に使う領収書には、次の項目がそろっている必要があります。インボイス制度の開始後は、支払った消費税を差し引く「仕入税額控除」を受ける場合に、追加の確認が要ります。具体的には、適格請求書発行事業者の登録番号などです。
▼ 経費精算に使う領収書の主な記載項目
| 記載項目 | 内容 |
|---|---|
| 日付 | 取引が行われた年月日 |
| 宛名 | 支払った側の会社名や氏名 |
| 金額 | 支払った税込金額 |
| 但し書き | 何に対する支払いか（品目・内容） |
| 発行者 | 受け取った側の会社名・氏名や連絡先 |
| 登録番号 | 適格請求書の場合は発行事業者の登録番号 |
登録番号や税率ごとの区分は、仕入税額控除のために領収書をインボイス（適格請求書）として扱う場合に必要になる項目です。宛名が「上様」のときの扱いや領収書の具体的な書き方は、関連記事でくわしく説明しています。
紙の領収書運用で経費精算が滞る原因
領収書を紙のまま扱うと、申請する人にも経理にも負担が集中します。どこでつまずきやすいのかを先に押さえると、システムで解決すべきポイントが見えてきます。
保管・原本確認・手入力の負担
紙の領収書は、受け取ってから経理が処理するまでに何度も人手が入ります。申請者が台紙に貼り、経理が原本と申請内容を突き合わせ、金額や日付を会計システムに手入力する流れです。件数が増えるほど原本の確認と手入力に時間を取られ、月末に処理が集中します。保管場所も必要で、過去分を探すのにも手間がかかります。
紛失・提出遅れ・貼り付け作業の手間
紙は物理的に失くしやすく、財布やカバンの中でレシートが折れたり消えたりします。外回りや出張が多いと、精算を後回しにして提出が遅れがちです。決算をまたいでから大量の領収書を出す、といったケースも起こります。貼り付けや並べ替えといった作業自体は売上を生まないのに、担当者の時間を確実に奪います。
経費精算システムを使うと領収書の処理はこう変わる
経費精算システムを使うと、領収書は撮影した時点でデータになり、入力・集計・保管まで自動でつながります。紙を集めてから手で打ち直す作業がなくなり、申請者は撮るだけ、経理は確認だけに近づきます。
スマホ撮影・スキャンでデータ化する
多くのシステムは、スマホのカメラで領収書を撮るとAIが日付・金額・支払先などを自動で読み取ります。担当者の仕事は手入力から読み取り結果の確認へと変わり、その場で申請まで完了。読み取りの精度が高いほど、この確認の手間も小さくなります。
たとえばTOKIUM経費精算は、スマホで撮影した領収書をAIと人の確認を組み合わせて99%以上の精度でデータ化します。日付・支払先・税率ごとの金額・登録番号までを自動で読み取ります。 出典：TOKIUM経費精算 公式サイト（最終確認日：2026年7月15日）
交通費はICカードの履歴から取り込む
電車やバスの交通費は、そもそも領収書が出ないことが多い費目です。経費精算システムの多くは交通系ICカードの利用履歴を読み込み、区間と金額を自動で入力できます。経路検索と連動して運賃を補完する仕組みもあり、1件ずつ手で書き起こす必要がなくなります。
申請から承認・保管までを一元管理する
データ化した領収書は、申請から承認、会計処理（仕訳）、保管まで同じシステム上でつながります。承認者はどこにいてもスマホやパソコンで内容を確認でき、差し戻しもその場で行えます。必須項目の入力チェックで抜け漏れを防げるため、経理が申請を突き返す往復も減ります。過去の領収書もキーワードで検索でき、紙をめくって探す必要はありません。
こうした自動化は、紙の領収書処理とエクセル入力をなくしたい、経理の原本確認と手入力を減らしたい、という現場の悩みに直接こたえるものです。TOKIUMでも、領収書の撮影から入力・保管までをまとめて任せられる仕組みを提供しています。
領収書の電子化と電子帳簿保存法への対応
電子化した領収書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存というルールに沿って保存すれば、紙の原本を捨てられます。ただ撮影して残すだけでは足りず、改ざんを防ぐ「真実性」と、後から確認できる「可視性」という2つの条件を満たす必要があります。
スキャナ保存の要件をおさえる
スキャナ保存の条件は、大きく改ざんを防ぐための真実性の確保と、後から確認できるようにする可視性の確保に分かれます。国税庁は次の項目を挙げています。
▼ 国税庁が定めるスキャナ保存の主な要件
| 区分 | 主な要件 |
|---|---|
| 真実性の確保 | ・入力期間の制限（速やかに約7営業日以内、または業務サイクル後 最長約2か月＋約7営業日以内に読み取り） ・解像度200dpi以上・カラーでの読み取り ・タイムスタンプの付与、または訂正や削除の記録が残るシステムでの保存 ・読み取った解像度や階調などの情報の保存 |
| 可視性の確保 | ・帳簿との相互関連性の確保 ・見読可能装置（ディスプレイ・プリンタなど）の備付け ・システム概要書などの備付け ・取引年月日・金額・取引先で探せる検索機能の確保 |
これらを自社だけで満たそうとすると運用の負担が大きいため、要件に対応した経費精算システムを使うのが現実的です。電子帳簿保存法に対応したシステムかどうかは、要件を満たすソフトだと第三者機関が認めるJIIMA認証の有無が一つの目安になります。
電子化すれば紙の原本は破棄できる
スキャナ保存の要件を満たして電子化すれば、紙の領収書の原本は破棄できます。読み取り後に、読み取った時刻を証明するタイムスタンプを付ける、または訂正や削除の記録が残るシステムで保管するなど、内容が改ざんされていないと示せる状態が前提です。要件を満たさないまま原本を捨てると経費と認められない恐れがあるため、対応状況を確かめてから運用を決めます。
電子で受け取った領収書は電子のまま保存する
メールやWebサイトからのダウンロードで受け取った領収書は、もともと電子データでやり取りする「電子取引」にあたります。2024年1月からは、これを電子データのまま保存することが原則として義務になりました。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たしません。紙を電子化するスキャナ保存と、もともと電子の電子取引データの保存は扱いが異なるため、経費精算システム上で区別して管理できると安心です。
TOKIUM経費精算はJIIMA認証（電子帳簿保存法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得し、タイムスタンプの付与など電子帳簿保存法に対応しています。 出典：TOKIUM経費精算 公式サイト（最終確認日：2026年7月15日）
なお、紙の領収書のコピーが使えるか、原本をどう保存・廃棄するか、紛失したときの扱いといった紙運用そのものの疑問は、関連記事でくわしく整理しています。インボイス制度に合わせた経費精算の実務も別記事で紹介しています。
領収書がない・紛失した場合の経費精算のやり方
領収書がなくても経費精算はできます。まず再発行を依頼し、難しければレシートやクレジットカードの明細で代用、それも無理なら、社内で作る支払記録（出金伝票）で処理します。順番に見ていきます。
再発行を依頼する
紛失した場合は、まず支払先に領収書の再発行を依頼します。再発行に応じてもらえれば、通常どおり経費精算できます。応じてもらえないときは、次の代用手段を検討します。
レシートやクレジットカード明細で代用する
レシートは、日付・金額・店名・品目が記載されていれば、経費精算の証拠書類として使えます。カード払いなら、クレジットカードの利用明細も支払いの証明になります。支払った事実を客観的に示せる書類があれば、正式な領収書でなくても代用できるのが基本的な考え方です。ただし消費税の仕入税額控除まで受けたい場合は、レシートにも登録番号や税率ごとの区分の記載が必要です。なお一定の少額な取引には、帳簿の保存だけで控除が認められる特例もあります。経費精算システムなら、レシートもカード明細も撮影・取り込みでそのまま申請に添付できます。
出金伝票で処理する
慶弔費や、ICカードで取り込めない電車賃など、もともと領収書が出ない支出もあります。こうした支出は、出金伝票に日付・金額・支払先・内容を書いて精算します。慶弔費は案内状や会葬礼状を一緒に残すと、支出の裏づけになります。ただし出金伝票は自己申告に近いため、多用すると税務調査で説明を求められやすくなります。税務調査で領収書がないときの扱いは、関連記事で解説しています。
領収書処理に強い経費精算システムの選び方
領収書の処理を楽にしたいなら、AI読取の精度、電子帳簿保存法・インボイスへの対応、会計ソフトとの連携の3点を確認します。自社の運用に合うかを見極める観点として整理します。
AI読取の精度と対応できる書類
領収書の読み取り精度が低いと、結局は人が手直しすることになり、効率化になりません。撮影した領収書をどこまで正確にデータ化できるか、手書きの領収書やレシート、請求書など扱える書類の幅も確認します。読み取りをAIだけでなく人の目でも確認する仕組みだと、精度が安定します。
電子帳簿保存法・インボイスへの対応範囲
スキャナ保存や電子取引データの保存に対応しているか、インボイスの登録番号を読み取り・確認できるかを見ます。前述のとおり、JIIMA認証の有無が電子帳簿保存法対応の目安です。原本を廃棄したい場合は、このスキャナ保存への対応が欠かせません。
会計ソフト連携と承認フローの柔軟さ
データ化した領収書を会計ソフトへそのまま連携できれば、仕訳の二重入力はなくなります。自社の組織に合わせて承認ルートを組めるか、拠点や部門ごとの運用に対応できるかも確認しておきたいポイント。導入前に月間の領収書の量や社内ルールを棚卸ししておくと、必要な機能を見極めやすくなります。
選定の観点をまとめた資料もあります。自社に合うシステムを比べたいときの参考になります。
領収書の管理を効率化するならTOKIUM
経費精算システムを使えば、領収書は撮影から保管までが一本の線でつながります。紙の保管や手入力、紛失や提出遅れといった負担を、仕組みそのもので軽くできます。
なかでもTOKIUM経費精算は、領収書をスマホで撮影するだけで、AIと人の二重チェックによりほぼ手直しのいらないデータにします。入力そのものをなくせるうえ、JIIMA認証を取得し電子帳簿保存法に対応しているため、利用する企業は要件を満たしたうえで原本を廃棄できます。さらに紙の原本の受け取りや保管まで任せれば、自社で領収書を持たない運用に近づけられます。経理が確認と手入力に取られていた時間を、大きく取り戻せます。
領収書の処理や経費精算の負担にお悩みの方は、まず無料の資料で機能と導入効果をご確認ください。
経費精算と領収書に関するよくある質問
経費精算に領収書は必須ですか？レシートでも大丈夫ですか？
支払いを客観的に証明できれば、正式な領収書でなくても経費精算はできます。レシートも、日付・金額・店名・品目が記載されていれば証憑として使えます。ただし社内ルールで領収書を求める会社もあるため、自社の規程を確認してください。
電子化した領収書の原本は捨ててもいいですか？
スキャナ保存の要件を満たして電子化すれば、紙の原本は破棄できます。読み取り後にタイムスタンプを付けるか、訂正や削除の記録が残るシステムで保管し、内容が改ざんされていないと示せることが条件です。要件を満たさないまま捨てると経費と認められない恐れがあるため、対応システムを使うのが安全です。
領収書の宛名が「上様」でも経費精算できますか？
「上様」でも経費として処理できる場合はありますが、税務調査で誰の支出かを問われることがあるため、会社名で受け取るのが望ましいとされています。詳しい注意点は関連記事で解説しています。
個人事業主も領収書は必要ですか？
個人事業主も、経費として計上する支出には領収書やレシートなどの証憑が必要です。確定申告で経費を裏づける根拠になるため、日付・金額・内容が分かる書類を保管しておきます。
