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    領収書の原本保管は義務?コピーは会計上大丈夫?避けた方がいい2つの理由

    「領収書の原本を紛失した!コピーじゃダメ?」
    「領収書の7年間原本保管が大変過ぎる!コピーやスキャンデータで保管したい!」

    領収書は絶対に原本でなければならない。このように思い込んでいませんか?

    実は、領収書は原本以外の保管方法も選択できる時代となりつつあります。
    領収証原本の7年間保管については、「電子帳簿保存法」の改正によりデータでの保管が認められはじめました。

    原本を絶対に保管しなければいけない時代が終わりつつある中、コピーや電子データの取り扱いについても注意が必要になっています。

    この記事では領収書コピーの取り扱いや、領収書保存の電子化のメリット・デメリット・注意点をご紹介します。

    電子帳簿保存法の最新改正情報について詳しく知りたい方は「電子帳簿保存法改正のポイントは?経理のDXに必須知識を図解でわかりやすく」の記事をご覧ください。

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    領収書のコピーはグレーゾーン!避けた方がいい2つの理由と対処法

    理由1.改ざんの余地があるから

    そもそも領収書は必ず原本でなければ精算できないのでしょうか? 実のところ、領収書のコピーを使用することは税法上は問題ないとされています。

    それではなぜ領収書のコピーを避けた方がいいと言われているのか? それは、税務調査の担当者によっては不信感を抱かれてしまうリスクがあるからです。

    領収書は原本と比較してコピーの方が改ざんしやすいというのは紛れもない事実です。例えば原本を改ざんをしたものなら筆跡等から見抜くことができますが、改ざんしたものをコピーされてしまうと見抜くのがとても難しくなってしまいます。

    具体的には、数字の3から8、1から4などの改ざんは形が似ているため、比較的簡単にできてしまいます。これが可能になると、極端なことを言えば13,000円の領収書を使って48,000円へ改ざんする事も可能となってしまいます。そのため、コピーの領収書を受理するのは避けた方が無難です。

    理由2.二重請求されるリスクがある

    領収書のコピーを受理して精算をしてしまうと、後日、今度は原本で二重請求されても気付かずに精算してしまうリスクがあります。毎日大量の領収書の精算を行っていると、数日後に全く同じ領収書が提出されても気付くことができません。しかし、毎回過去の領収書と照らし合わせるのは人件費の無駄にもなるため避けたいところです。

    領収書のコピーを会社ルールでNGと定めれば、二重請求のリスクが大幅に減少します。過去の領収書と照らし合わせる労力も不要となるため、多くの企業が領収書は原本しか認めないという会社ルールを定めています。

    領収書の原本がなくても諦めないで!領収書の代わりとなるもの

    それでは、領収書が手元にない場合は精算を諦めなければいけないのでしょうか?

    答えはNOです。もちろん紙の領収書をコピーするのはダメですが、金銭のやり取りがあった証拠となる資料であれば、手書きの領収書以外で精算するのは問題ありません。

    例えばネットショッピングなどの場合は、紙の領収書の発行がない場合がほとんどです。その場合は、購入金額を振込した際の明細書や、クレジットカードの明細が領収書の代わりとなります。

    領収書の原本保管は不要?電子化になった経緯

    昨今では、領収書を電子化して保管することが認められつつあります。この章では電子化が認められた経緯やメリットについて紹介します。

    まず領収書の保管の電子化が認められた経緯として、「電子帳簿保存法」という法律が1998年に制定されました。これは領収書や契約書を電子データで保存することを認めるという法律です。しかし、制定された当時は領収書の上限金額やスキャンデータの大きさなど、さまざまな制限が設けられていました。

    電子帳簿保存法は2016年と2018年に大幅な規制緩和が進められました。2016年の改正で領収書の原則7年間保存の義務も条件次第では不要となり、2018年の改正ではスマートフォンで撮影されたデータも認められるようになりました。領収書を電子化して保存できるようになったことで、保存方法を従来の紙ベースから電子化に切り替える企業が増加しています。

    領収書の原本保存・破棄に関係する「スキャナ保存制度」は、以下の記事で詳しく解説しています。
    スキャナ保存制度とは?電子帳簿保存法に関連する手続・運用方法を徹底解説

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    領収書保存を電子化するメリット・デメリット

    電子化の4つのメリット

    領収書の保管を電子化に切り替えるメリットとして、以下の点が挙げられます。

    • 紙の劣化による領収書の印字が見えなくなるなどの問題が起こらない
    • 7年分の領収書を保存するスペースや人件費等のコストを削減できる
    • 監査や内部調査時などの資料検索が格段に楽になる
    • オフィス以外の場所でも領収書データの確認が可能になる

    領収書の保管方法を電子化に切り替えることで、コスト削減や紙ベースと比較して資料の取り扱いが簡易的になる点が、電子化の大きなメリットといえます。

    電子化の3つのデメリット

    逆に領収書の原本保管を電子化するデメリットはどのようなことがあるのでしょうか?

    • 申請者に領収書の撮影方法などの共有が必要になる
    • 電子化するための下準備にシステム費などの費用が発生する
    • 新しい制度の為、税務調査で指摘を受ける可能性もある

    新制度の導入となると、特に昔から従来の制度に慣れ親しんだ社員から反対を受けることも考えられます。導入までの下準備の大変さや費用が発生する点、新制度に税務署もまだ慣れていないのも懸念点です。税務調査で従来の方法をとっていれば指摘されなかったことも、指摘されてしまうかもしれない点がデメリットとして挙げられます。

    もし導入を考えている場合は、税理士や会計士などの専門家へ相談して進めるとよいでしょう。

    電子帳簿保存法のメリットやデメリットは、以下の記事でより詳しく紹介しているので併せて参考にして下さい。

    【税理士監修】電子帳簿保存法とは?申請方法や領収書電子化のメリットを解説!

    領収書の原本保管を手軽に!電子化するための3つの注意点

    制度やメリット・デメリットを知った上で、さっそく領収書の保管方法を電子化に切り替えたいと考える方も多いのではないでしょうか?電子化を行うにあたり必要な下準備がありますので注意点として紹介します。

    注意点1:3ヶ月前までに申請を行う必要がある

    まず、領収書保存の電子化をするには税務署へ事前申請が必要となります。まだ申請を行わない状態であれば、領収書の保存方法を電子化に切り替えても、原本を捨ててしまわないよう注意しましょう。

    では、どのような書類の提出が必要となるのでしょうか? 申請には「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」が必要です。国税庁のホームページからダウンロードできますにで、こちらを使って申請しましょう。

    詳しい申請方法については、以下の記事でわかりやすく解説しているので、参考にしてみてください。

    【初心者向け】電子帳簿保存法の申請方法をわかりやすく解説!

    注意点2:「タイムスタンプ」が必要

    スキャンした領収書データはそのままでは使えません。領収書データに「タイムスタンプ」が必要である点に注意しましょう。

    タイムスタンプとは、認定事業者が領収書データに時刻認証を行うことです。認定業者はまだ少ないですが、現在ではクラウド精算システムにもタイムスタンプが実装されているものがあるため、領収書の保管を電子化する予定がある方は、システム選びの際に注目してください。

    タイムスタンプの役割や発行方法、対応している精算システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。

    電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須!業界人が徹底解説

    注意点3.申請日以前の領収書は原本保存が必要

    申請書の提出やタイムスタンプの準備ができたら、申請日以降の領収書の保管を電子化に切り替えることができます。

    ここで注意したいのが、申請日以前の領収書についてです。申請日以降のものは電子データを保管すればよいのですが、申請日以前の領収書は原本を7年間保存することが義務付けられています。

    また、申請後の領収書でも、電子化してすぐに処分すると経理処理に問題が生じることもあります。電子化した後の領収書の処分方法については、経理担当者に意見を聞いたり、会社のルールを確認して対応しましょう。

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    領収書を電子化して管理するにはなんらかのシステムを提供する必要があります。そこでオススメしたいのが「レシートポスト」です。

    「レシートポスト」ではスマホで領収書を撮影するだけで、金額や日付が自動入力されます。そのため、電子化が達成できるばかりか、手動入力も必要なくなります。

    電子帳簿保存法にも完全対応しています。専任のコンサルタントが電子帳簿保存法への申請サポートや申請書類作成の代行も行っているので、ぜひご相談ください。

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    まとめ

    領収書のコピーや電子データの取り扱いについて紹介しました。特に電子化については申請やタイムスタンプなど、事前準備を行った上で取り入れることが重要です。

    コピーや電子データの領収書は、どうしても原本に比べて改ざんしやすくなってしまいます。電子化を取り入れる際には、正しい処理を行う事ができる社内ルールを提示するなど、環境を整えるようにしましょう。

    事前準備や注意点は多いですが、7年分の領収書が電子化されると経理処理が非常に楽になります。保存するための倉庫のスペースや資料整理のための人件費等が減れば、結果的にコスト削減にもつながります。今回の記事を参考に、領収書保存の電子化も検討してみてください。