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事務用品を買ったとき、どの勘定科目で処理すればいいのか迷うことは少なくありません。事務用品費と消耗品費のどちらを使うのか、備品や雑費とはどう違うのか。科目の選び方から金額の基準、品目別の早見表、仕訳例までを順に整理します。
事務用品の勘定科目は事務用品費か消耗品費
事務用品を買ったときの勘定科目は、事務用品費または消耗品費のどちらかで計上します。どちらを使っても税務上の問題はなく、社内でルールを決めて同じ科目を使い続けることが基本です。対象になるのは、使用できる期間が1年未満か、1個あたりの取得価額が10万円未満のものです。
事務用品費と消耗品費に、法律上の明確な線引きはありません。事務用品費は文房具やコピー用紙など事務作業に使う物に絞った科目で、消耗品費は事務用品も含めた消耗品全般に使う科目です。どちらを選ぶかは会社の判断で構いません。
事務用品費と消耗品費・備品・雑費の違い
事務用品まわりでよく使う科目は、事務用品費・消耗品費・備品・雑費の4つです。どの科目になるかは、取得価額が10万円以上か、使用できる期間が1年以上かでおおよそ決まります。まずは次の図で全体の流れを確認しておくと、その後の仕訳で迷いにくくなります。
図のとおり、取得価額と使う期間で、経費になるか固定資産になるかが決まります。まずは似ている事務用品費と消耗品費の関係から見ていきます。なお封筒や切手、収入印紙は別の科目になり、詳しくは後半の早見表で整理します。
消耗品費との違い
事務用品費は、消耗品費の一部と考えると整理しやすいです。消耗品費が消耗品全般を指すのに対し、事務用品費は事務作業に使う物に限定した科目です。分けておくと消耗品費が急に膨らむのを防ぎ、経費の内訳を把握しやすくなります。事務用品をあまり使わない会社なら、無理に分けず消耗品費にまとめても差し支えありません。
備品との違い
備品との違いは、金額と使用期間です。取得価額が10万円以上で、使用できる期間が1年以上のものは固定資産になります。消耗品費ではなく工具器具備品（いわゆる備品）などで計上し、減価償却（数年に分けて少しずつ経費にする処理）をします。10万円が、事務用品費・消耗品費と備品を分ける目安です。ただし10万円以上でも、20万円未満なら3年でまとめて経費にする一括償却、30万円未満なら中小企業向けの特例で早めに経費にできます。パソコンのような高額な機器の扱いは、次の章と関連記事で詳しく触れます。
雑費との違い
雑費は、少額で一時的な支出のうち、ほかの科目に当てはまらないものに使います。事務用品を雑費で処理することもできますが、雑費の金額が大きくなると内容が見えにくくなり、税務調査で内訳を問われやすくなります。中身が事務用品だとわかるものは、事務用品費か消耗品費で計上するほうが無難です。
事務用品はいくらまで経費にできるか
事務用品は、取得価額が10万円未満なら全額をその年の経費にできます。10万円以上になると原則は固定資産として減価償却しますが、使用できる期間が1年未満のものは金額に関わらずその年の経費にできます。また金額帯によっては、一括償却や中小企業向けの特例も選べます。
10万円未満かどうかの判定は、会社の消費税の経理方式によって変わります。税抜経理なら本体価格で、税込経理なら税込価格で判定するため、本体9万円台のものでも税込だと10万円を超えて固定資産になることがあります。
▼ 取得価額ごとの取扱い
| 取得価額 | 取扱い |
|---|---|
| 10万円未満 | 全額を事務用品費または消耗品費として、購入した年の経費にできる |
| 10万円以上20万円未満 | 一括償却資産として、3年間で均等に償却することも選べる |
| 30万円未満（中小企業者等の特例） | 青色申告の中小企業者等は、購入した年に全額を経費（損金）にできる（1年間で合計300万円まで） |
| 上記以外（原則） | 固定資産に計上し、法定耐用年数にわたって減価償却する |
取得価額が10万円以上20万円未満の資産は、一括償却資産として3年間で均等に償却することが認められています。 出典：国税庁 タックスアンサー No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示（最終確認日：2026年7月14日）
青色申告をしている中小企業者等は、取得価額30万円未満の資産について、購入した年に全額を経費（損金）にできます（1年間で合計300万円まで）。この特例には適用期限があり、税制改正で延長されてきているため、最新の期限は国税庁の案内で確認してください。 出典：国税庁 タックスアンサー No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例（最終確認日：2026年7月14日）
品目別に見る事務用品の勘定科目早見表
同じ事務用品でも、使う目的や金額によっては別の科目になるものがあります。よく購入する品目を科目別にまとめました。迷いやすいのは、郵送に使う封筒や切手、収入印紙、そして10万円前後の機器です。
▼ 事務用品の品目別 勘定科目早見表
| 品目 | 主な勘定科目 | 補足 |
|---|---|---|
| 文房具（ボールペン・ノート・ファイル・クリップなど） | 事務用品費 または 消耗品費 | 10万円未満が前提 |
| コピー用紙・プリンター用紙 | 事務用品費 または 消耗品費 | 定期的にかかる費用 |
| インク・トナー | 事務用品費 または 消耗品費 | |
| 封筒（郵送に使うもの）・宅配便 | 通信費 | 郵送が目的なら通信費が一般的 |
| 切手・はがき・レターパック | 通信費 | |
| 収入印紙 | 租税公課 | 印紙税にあたる |
| USBメモリ・マウス・キーボードなど（少額） | 消耗品費 | 10万円未満 |
| 乾電池 | 消耗品費 | |
| 名刺 | 事務用品費 または 消耗品費 | 社内ルールで統一 |
| パソコン・デスク・チェアなど（10万円以上） | 工具器具備品（固定資産） | 減価償却の対象 |
郵送のために使う封筒や切手は、事務用品ではなく通信費で処理するのが一般的です。収入印紙は税金にあたるため、税金や公的な負担を扱う租税公課で計上します。消費税の扱いも勘定科目とは別に分かれ、切手や収入印紙は原則、消費税のかからない非課税、文房具やコピー用紙は消費税がかかる課税仕入れとして処理します。金額が10万円以上になると固定資産計上の検討が必要ですが、使用期間が1年未満のときや、一括償却・中小特例に当てはまるときは経費にできます。印刷代やコピー代の科目は、関連記事で詳しく整理しています。
事務用品の仕訳例
事務用品の仕訳は、支払い方法と購入のタイミングで少し変わります。代表的なパターンを見ておきます。
購入したときの仕訳
現金で3,300円分の文房具を買った場合は、次のように記帳します。クレジットカードで支払ったときは、貸方を現金ではなく未払金にします。消費税は、かかる仕入れ（課税仕入れ）として扱います。
▼ 文房具3,300円を現金で購入した場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 事務用品費 3,300円 | 現金 3,300円 |
使い切れなかった分の決算処理
まとめ買いして期末に使い切れなかった分は、いったん資産として繰り越します。この保管分を貯蔵品といいます。例えば未使用分が1万円あれば、貯蔵品へ1万円振り替え（借方 貯蔵品1万円／貸方 事務用品費1万円）、翌期に使ったときに費用へ戻します。使った分だけをその期の費用にするのが原則です。
実務では、少額の文房具まで毎期振り替えないことも多く、金額が大きくなりやすい切手や収入印紙の未使用分を貯蔵品に計上するのが一般的です。
個人事業主の事務用品の勘定科目と家事按分
個人事業主も、事務用品は事務用品費または消耗品費で計上できます。注意したいのは、自宅を事務所として使っている場合の家事按分です。家事按分とは、私用と兼用しているものを、事業で使った割合だけ経費にすることをいいます。
例えば自宅の一部を仕事場にしている場合、そこで使う事務用品を私用でも使うなら、仕事で使った割合の分だけを経費にします。確定申告で使う青色申告決算書でも、科目の考え方は法人と同じで問題ありません。
事務用品費を正しく管理する実務ポイント
事務用品の科目は自由度が高いぶん、あとで見返したときに内訳がわからなくなりがちです。管理でおさえておきたいのは、継続適用と内訳の可視化、そして日々の記帳の手間です。
一度決めた科目は、翌期以降も同じ基準で使い続けます。補助科目や摘要欄に品目を残しておくと、あとから内訳をたどりやすくなります。
事務用品は一つひとつが少額でも、購入の頻度が高く、そのたびに立替や領収書の保管、記帳が発生します。支払い方法を見直して現金のやり取りを減らしても、購入後の明細確認や領収書の回収、仕訳、立て替えた分の精算といった作業は経理に残ります。件数が増えるほど、この残った業務と費目の判断がふくらんでいきます。
この残る業務の受け皿になるのがTOKIUM経費精算です。領収書の受け取りからデータ化、申請、承認までを一つの流れにでき、電子帳簿保存法の要件に沿った電子保存にも対応します。支払いのやり方を変えるだけでは負担は形を変えて残るだけなので、精算そのものを引き受ける仕組みまで含めて見直すと、事務用品のように件数が多くても紙の保管や記帳の手間を減らせます。
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事務用品の勘定科目は、事務用品費か消耗品費のどちらでもよく、大切なのは同じ基準で使い続けることです。10万円以上になると備品として固定資産に計上し、封筒や切手など目的が違うものは通信費や租税公課で処理します。品目や金額で迷ったら、本記事の早見表と金額基準を目安にしてください。
事務用品のような少額で多頻度の経費は、費目の判断そのものより、そのつどの立替や記帳、領収書の管理が積み重なって負担になりがちです。TOKIUM経費精算なら、領収書の受け取りからデータ化、申請、承認までをまとめて行え、日々の記帳や立替精算の手間を減らせます。経費精算の効率化を検討している方に向いています。
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事務用品の勘定科目に関するよくある質問
事務用品と消耗品の違いは何ですか
事務用品費は、消耗品費のうち事務作業に使う物に絞った科目です。要件はどちらも同じで、使用できる期間が1年未満か、1個あたりの取得価額が10万円未満のものが対象です。どちらで計上しても問題ありません。
事務用品はいくらまで経費にできますか
10万円未満なら、全額をその年の経費にできます。10万円以上は原則として固定資産ですが、青色申告の中小企業者等は特例で30万円未満まで、購入した年に全額を経費（損金）にできます（1年間で合計300万円まで）。
パソコンや電池、ファイルはどの科目になりますか
ファイルや乾電池は、事務用品費または消耗品費です。パソコンは10万円未満なら消耗品費、10万円以上なら工具器具備品として固定資産に計上します。金額で科目が変わる点に注意します。
