出張精算とは？出張旅費精算の流れ・出張費の範囲・注意点

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出張旅費精算とは
出張精算で経費にできる費用・できない費用
出張精算の主な方法
出張旅費精算の流れ・手順を解説
出張精算で経理担当者が確認すべきポイント
出張旅費精算書の書き方・Excelテンプレート
出張精算を効率化する方法
出張で重要となる3つの旅費精算のポイント
領収書を紛失してしまった場合は、レシート・カード明細で代用可能
出張精算では電子帳簿保存法とインボイス制度への対応も重要
TOKIUM経費精算により出張旅費精算が大きく楽になる5つの理由
まとめ
FAQ

出張精算とは、業務上の出張で発生した交通費・宿泊費・日当などを、社内規程に沿って申請・承認・支払い処理する手続きです。経理担当者は、領収書の有無だけでなく、出張目的、日程、行先、費用区分、仮払金、出張手当、電子帳簿保存法への対応まで確認する必要があります。

→ダウンロード：出張費精算「５大不正」の対応策

出張精算は、申請者にとっては手間がかかりやすく、経理担当者にとっては確認・差し戻し・証憑管理の負担が大きい業務です。まずは、精算対象となる費用や基本的な流れを整理し、自社のルールに沿って処理できる状態を整えることが重要です。

項目	内容	経理担当者の確認ポイント
出張精算	出張で発生した費用を申請・承認・支払い処理する手続き	出張目的、日程、行先、費用の妥当性を確認する
旅費交通費	新幹線、航空券、電車、バス、タクシーなどの移動費	経路の合理性、領収書、定期区間控除の有無を確認する
宿泊費	出張先でのホテル代、前泊・後泊にかかる費用	宿泊上限、食事代の扱い、領収書の宛名を確認する
出張手当・日当	食事代や雑費を補う目的で支給する定額手当	旅費規程、役職別金額、支給対象、課税関係を確認する
仮払金	出張前に概算額を支給し、出張後に差額を精算する処理	出張後の精算期限、差額返金、追加支給、仕訳処理を確認する
領収書・証憑	精算内容を裏付ける領収書、レシート、利用明細など	インボイス制度、電子帳簿保存法、社内規程に沿って保存する

出張精算は、交通費や宿泊費などの立替精算だけでなく、日当、仮払金、領収書の保存、承認フロー、会計処理まで関わる業務です。出張件数が増えるほど、申請漏れや承認遅れ、領収書の紛失、経費区分の誤りが発生しやすくなります。

特に経理担当者は、出張費が社内規程に沿っているか、業務上必要な支出か、証憑が適切に保存されているかを確認しなければなりません。本記事では、出張精算の基本的な流れ、出張費に含まれる費用、領収書がない場合の対応、効率化する方法をわかりやすく解説します。

出張旅費精算とは

そもそも出張旅費精算とは、出張時に発生した交通費や宿泊費、日当などの旅費を「精算」することです。
基本的に会社ごとに定められている規程に応じて支給されます。多くの場合、社員が料金を立て替え、後日旅費申請することで精算がされます。
出張時に発生した交通費は「旅費交通費」と呼ばれ、一般的な交通費とは区別されます。旅費交通費と交通費の違いは本来所属している本務勤務地での業務が交通費、それ以外の場所での業務が旅費交通費となります。
下記記事でも詳しく説明していますので、是非ご覧ください。

旅費交通費とは？交通費・通勤費との違い、該当する費用と仕訳例

出張精算で経費にできる費用・できない費用

出張精算では、出張中に発生したすべての支出を経費として処理できるわけではありません。原則として、業務上必要であり、社内規程に沿って発生した費用が精算対象になります。

一方で、私的な飲食費や観光目的の支出、業務との関連性を説明できない費用は、経費として認められない可能性があります。経理担当者は、領収書の有無だけでなく、出張目的や費用の内容を確認することが重要です。

費用項目	経費精算の対象になりやすい例	確認すべきポイント
交通費	新幹線、航空券、電車、バス、タクシー、レンタカー代など	業務上必要な移動か、経路が合理的か、私的利用が含まれていないかを確認する
宿泊費	出張先のホテル代、前泊・後泊にかかる宿泊費	宿泊上限、食事付きプランの扱い、領収書の宛名を確認する
出張手当・日当	旅費規程に基づき支給される食事代や雑費の定額手当	支給対象、役職別金額、支給日数、金額の妥当性を確認する
業務上の通信費・備品費	出張先で必要になった通信費、資料印刷費、業務用品の購入費など	業務との関連性を説明できるか、証憑が残っているかを確認する
飲食費	取引先との会食、会議目的の飲食など	交際費、会議費、福利厚生費などとの区分に注意する
精算対象外になりやすい費用	私的な飲食、観光、同伴者の費用、業務と関係のない買い物など	出張目的との関連性を確認し、必要に応じて差し戻す

出張費の範囲は会社によって異なるため、旅費規程や経費精算規程で明確に定めておくことが重要です。申請者ごとに判断が分かれると、差し戻しや問い合わせが増え、経理部門の負担も大きくなります。

出張精算の主な方法

出張精算には、出張後に実費を精算する方法、出張前に仮払金を支給する方法、法人カードを利用する方法などがあります。どの方法が適しているかは、出張頻度、従業員数、承認フロー、経理部門の体制によって異なります。

精算方法	概要	向いているケース	注意点
実費精算	従業員が立て替えた費用を、出張後に領収書などを添付して精算する方法	出張件数が少ない企業、立替金額が大きくない企業	従業員の立替負担や申請漏れが発生しやすい
仮払精算	出張前に概算額を支給し、出張後に実費との差額を精算する方法	高額な出張費が発生する企業、長期出張が多い企業	出張後の精算遅れ、返金漏れ、仮払金残高の管理に注意が必要
法人カード利用	出張費を法人カードで決済し、カード明細をもとに精算・確認する方法	出張頻度が高い企業、立替負担を減らしたい企業	私的利用の防止、利用ルール、明細と証憑の突合が必要
会社一括請求	交通機関や宿泊施設の利用料金を会社に直接請求する方法	出張件数が多い企業、出張手配を一元管理したい企業	利用者、出張目的、請求内容の確認フローを整える必要がある
経費精算システム利用	申請、承認、証憑保存、会計連携をシステム上で行う方法	出張件数が多い企業、承認フローや証憑管理を効率化したい企業	導入前に社内規程や承認ルートを整理しておく必要がある

出張精算の方法を見直す際は、申請者の利便性だけでなく、経理担当者の確認負担、証憑管理、会計処理、内部統制まで含めて検討することが大切です。

出張旅費精算の流れ・手順を解説

出張旅費精算の流れ、やり方をステップごとに説明いたします。

ステップ1. 出張前に所定の用紙で申請を行う

まず、出張前に日程や場所、目的、必要となる金額などを規程の用紙に記入し、提出します。
上長が出張の事前申請を承認してはじめて、出張にいくことができます。
出張にあたり、会社によっては社員の金銭負担をなくすために事前に一定額を渡すこともあります。これは仮払いと呼ばれます。
仮払いについては下記記事をご覧ください。

仮払金とは？仮払いの会計処理を初心者向けに徹底解説！

ステップ2. 領収書をもとに出張旅費精算書を申請・提出

出張後、発生した交通費や宿泊費などの費用を所定の旅費精算書に記入し、提出します。
その際に領収書を必ず一緒に提出する必要があります。金額や日付の間違いがないよう、記入は慎重に行いましょう。

ステップ3. 上長・経理が出張旅費精算書を確認し、精算処理

提出された出張旅費精算書に基づき、上長・経理が承認し、承認された後精算処理がなされます。
多くの会社では給与と一緒に翌月に振り込まれるのがほとんどですが、その場で現金により精算されることもあるようです。

出張精算で経理担当者が確認すべきポイント

出張精算では、領収書が添付されているかだけを確認するのではなく、出張目的や費用の妥当性まで確認する必要があります。確認項目が曖昧なままだと、申請者によって判断が分かれ、差し戻しや不正利用のリスクが高まります。

出張目的と費用の関連性を確認する

まず確認すべきなのは、支出が業務上必要なものかどうかです。出張先、訪問先、出張日程、移動経路、宿泊先などを確認し、申請された費用が出張目的と整合しているかを判断します。

たとえば、出張日程と宿泊日数が合っていない場合や、通常より高額な交通手段を利用している場合は、理由を確認する必要があります。社内規程で上限額や利用条件を定めておくと、確認基準を統一しやすくなります。

領収書・レシート・利用明細を確認する

出張精算では、領収書やレシート、クレジットカード明細、交通系ICカードの利用履歴などが証憑になります。経理担当者は、金額、日付、支払先、内容、宛名などを確認し、申請内容と一致しているかを確認します。

領収書がない場合でも、社内規程に基づいて出金伝票や利用履歴で代用できるケースがあります。ただし、証憑の代替を認める範囲を明確にしておかないと、確認基準が属人化しやすくなります。

日当・出張手当の支給基準を確認する

日当や出張手当を支給する場合は、旅費規程に基づいて処理することが重要です。支給対象となる出張の条件、役職別の金額、日帰り出張と宿泊出張の違い、海外出張時の扱いなどを明確にしておく必要があります。

規程がないまま担当者の判断で支給すると、金額の妥当性や課税関係で問題が生じる可能性があります。日当を運用する場合は、社内規程と実際の運用が一致しているかを定期的に確認しましょう。

仮払金の精算漏れを防ぐ

仮払金を支給する場合は、出張後に必ず実費との差額を精算します。実費が仮払金を下回った場合は返金処理、上回った場合は追加支給が必要です。

仮払金の精算が遅れると、残高管理が複雑になり、月次決算にも影響します。出張後の精算期限を定め、未精算の仮払金を一覧で確認できる仕組みを整えることが重要です。

交際費・会議費・福利厚生費との区分に注意する

出張中に発生した飲食費や手土産代などは、内容によって交際費、会議費、福利厚生費などに区分される場合があります。単に出張中に発生した支出であっても、すべてを旅費交通費として処理できるわけではありません。

特に取引先との会食や接待を伴う支出は、参加者、目的、金額、場所などを確認し、適切な勘定科目で処理する必要があります。判断に迷う支出は、社内規程や税理士・会計担当者の確認を踏まえて処理しましょう。

出張旅費精算書の書き方・Excelテンプレート

出張旅費精算書を書く上でポイントとなる点は下記の6つです。

ポイント1. テンプレートを用意する
ポイント2. 領収書は必ずとっておく
ポイント3. 出張旅費精算書に必要な項目を確認する
ポイント4. 所属部署や氏名などの基本情報は先に書いておく
ポイント5. 手元に領収書やレシートを用意する
ポイント6. 出張旅費精算書に転記していく

詳細は下記記事で詳しく説明しております。無料でダウンロードできる出張旅費精算書テンプレート/エクセルファイルの他、書き方やサンプルもご紹介しています。

出張旅費精算書の書き方を解説！【無料テンプレートをご紹介】

出張精算を効率化する方法

出張精算を効率化するには、単に申請書を電子化するだけでは不十分です。申請ルール、承認フロー、証憑管理、会計処理まで一連の流れを整理し、申請者と経理担当者の双方にとって負担の少ない運用にする必要があります。

出張精算の社内ルールを明確にする

まずは、出張精算の対象となる費用、申請期限、承認者、領収書がない場合の対応、日当の支給基準などを明確にします。ルールが曖昧なままだと、申請者ごとに判断が分かれ、経理担当者への問い合わせや差し戻しが増えてしまいます。

社内規程やマニュアルを整備する際は、専門用語だけでなく、申請者が迷いやすい具体例を含めると効果的です。たとえば、「タクシー利用が認められるケース」「宿泊費の上限」「領収書を紛失した場合の提出書類」などを明記しておくと、申請ミスを減らしやすくなります。

スマートフォンで申請できるようにする

出張精算では、出張後に領収書をまとめて提出する運用だと、申請漏れや領収書の紛失が起こりやすくなります。スマートフォンから領収書を撮影して申請できる仕組みがあれば、出張中や帰社直後に処理しやすくなります。

申請者がその場で入力・申請できるようにすることで、経理担当者は証憑の回収状況を把握しやすくなり、月末月初の確認作業も平準化しやすくなります。

交通費や日当の計算を自動化する

交通費や日当の計算を手作業で行うと、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。特に、出張件数が多い企業では、経路検索、交通系ICカードの利用履歴、定期区間控除、日当計算などを自動化することで、確認作業を大幅に削減できます。

日当についても、役職、出張先、宿泊有無、出張日数などに応じて自動計算できる仕組みがあると、申請者と承認者の判断のばらつきを抑えられます。

承認フローと会計処理を連携する

出張精算では、申請、承認、支払い、仕訳、証憑保存が分断されていると、転記作業や確認作業が増えます。承認済みのデータを会計システムへ連携できるようにすると、二重入力や転記ミスを減らせます。

また、承認履歴や証憑データを一元管理できれば、内部統制や監査対応にも役立ちます。出張精算を効率化する際は、申請者の使いやすさだけでなく、経理部門の月次処理や証憑管理まで含めて検討することが重要です。

出張で重要となる3つの旅費精算のポイント

1.交通費の経費申請の場合

旅費精算において最も重要となるのは交通費の精算です。出張の距離によって使う交通機関も大きく異なりますので、それぞれの場合について解説します。
また、経費精算方法はそれぞれの会社の内部規程により異なります。本記事では一般的な内部規程を想定しておりますので、実際に出張に行く前に必ずあなたの会社の内部規程を確認しておきましょう。

1-1. 新幹線・航空券の場合

遠方への出張の場合、新幹線や航空機を用いた移動をすることになります。金額が高額になるため必ずと言って良いほど、精算の際には領収書の提出が求められます。忘れずに発行してもらうようにしましょう。
また、窓口販売・ネット販売・金券ショップなど、チケットの購入方法は多岐に渡りますので、それぞれの場合に応じた領収書の入手方法を確認しておきましょう。
新幹線の領収書の入手方法(購入方法別)
https://shinkansen.tabiris.com/receipt.html
航空券の領収書の入手方法(購入方法別)
https://air.tabiris.com/receipt.html
万が一、発行してもらった領収書を紛失してしまった場合の対処法は本記事後半で説明いたします。

1-2. 電車の場合

あまり遠く無い目的地への出張では、電車を利用します。その場合、金額は低くなると言うこともあり、領収書の提出を求めない会社が多いです(必要となれば、駅の窓口もしくは切符窓口にいる係員に請求すれば領収書を受け取ることが可能です)。
領収書が不要とされる経費精算において一般的に使われるのが、出金伝票です。出金伝票とは、領収書がない時に、必要事項を自分で記入することで経費精算に用いることができる資料です。
ここで必ず記入しなければならないのは、日付・金額・支払い先・具体的な内容の四つです。

忘れてしまわないように、その都度メモを残すのが望ましいでしょう。

2.宿泊費の経費申請の場合

遠方への出張では、宿泊が伴う場合もあります。宿泊費の領収書をもらう時に生じやすい疑問として、宛名を「個人名・会社名」のどちらで記入してもらうか、があります。
どちらでも良い場合もあるので、特に気にしていない方も多いかと思われますが、結論から言いますと、宛名は会社名にしておいた方が無難です。

例えば、「消費税法」では3万円以上の領収書を保存することが義務付けられており、その宛名には、原則会社名の記載が求められているため、このような場合にも対応できるように、宛名は個人名ではなく会社名で領収書を発行してもらいましょう。
また、宿泊費に限ったことではありませんが、印紙税法という法律で、5万円を超える金額の領収書には収入印紙というものの添付が義務付けられています。長期間の宿泊で高額な出費となってしまうときには注意しておきましょう。

3.購買費の経費申請の場合

最後に、出張中に購入した物品の経費精算について説明します。

3-1.高額な出費のとき

高額な出費のときは、経費精算の際に経理から領収書の添付を求められることが多いので、忘れずに発行してもらいましょう。先述の通り、5万円を上回るような出費のときは収入印紙も必要となります。

3-2.細かい出費

領収書の発行をしてもらう程でもない出費は、出金伝票を用います。その際、会社の業務に必要な出費と判断されなければ経費として落とせなくなってしまいますので、出費の具体的な内容も忘れずに記入しましょう。会社の内部規程によっては、レシートでも経費経費精算が行えますので、念のため取っておくと良いです。

領収書を紛失してしまった場合は、レシート・カード明細で代用可能

次に、領収書をうっかり紛失してしまった際の対処法について紹介します。
領収書を紛失してしまっても場合によってはレシートやクレジットカードの利用明細により代用が可能となります。

(引用 https://gentosha-go.com/mwimgs/2/a/600/img_2ad8b79e136cc86d9b92f353d5571874234229.png 図版・イラスト：桜井勝志)
上記の方法以外にも、自分で取っておいたメモをもとに出金伝票を作成するというのも一つの手段となります。この場合、経理担当の方に妥当性を認められれば問題はありません。
注意点としては、上記の図のように領収書の発行者に再発行の義務はないため要求に応じて貰えない可能性があるということです。そのため、特に重要となる高額な出費をした領収書の管理には気をつけましょう。

領収書を万が一なくしてしまった方は下記記事もご参考ください。

レシートの再発行は可能！領収書を紛失した際に役立つ4つの方法

出張精算では電子帳簿保存法とインボイス制度への対応も重要

出張精算では、領収書やレシートを回収するだけでなく、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した証憑管理も重要です。紙で受け取った領収書は、一定の要件を満たしてスキャナ保存すれば、電子データとして保存できます。

一方で、メールやWebサイト、アプリなどを通じて電子データで受け取った領収書や請求書は、電子取引データとして保存する必要があります。紙に印刷して保管するだけではなく、電子データのまま保存できる体制を整えることが求められます。

また、インボイス制度のもとでは、仕入税額控除を受けるために適格請求書などの保存が必要になる場面があります。ただし、公共交通機関による一定の旅客運送や、通常必要と認められる出張旅費・宿泊費・日当など、帳簿のみの保存で認められる取引もあります。

そのため、出張精算では「領収書があるか」だけでなく、「どの証憑を保存すべきか」「電子データとして保存すべきか」「帳簿に必要事項が記載されているか」まで確認することが大切です。出張精算を紙やExcelで運用している場合、領収書の回収漏れ、保存場所の分散、検索性の低下、承認後の原本管理といった課題が生じやすくなります。

経理担当者の負担を減らすには、申請・承認だけでなく、証憑の電子保存、検索、承認履歴、会計システム連携まで一体で管理できる仕組みを整えることが有効です。

また、TOKIUM経費精算というサービスを使えば、電子帳簿保存法に対応せずとも領収書の原本保管が不要となり、ペーパーレス化を実現できます！

TOKIUM経費精算により出張旅費精算が大きく楽になる5つの理由

出張が多い方にとって毎月の経費精算は大変ですよね？
そんな方にオススメなのが経費精算システム「TOKIUM経費精算」です。

領収書やレシートをスマホカメラにて撮影するだけで必要情報が自動入力されるので、領収書の管理や経費精算にかかる入力の手間を削減することが可能です。
TOKIUM経費精算を使うべき5つの理由を紹介していきます。

理由1. 領収書レシートを撮影するだけで金額や日付が自動入力される。立替経費精算の入力が簡単に

システム内で取り込まれた領収書やレシートの写真はオペレーターによる手入力でデータ化されます。この際、二人のオペレーターにより入力されるため、記入ミスは99%防止されています。
領収書レシートをスマホ等で撮影すると、オペレーターに送付され、金額や日付などの内容が自動入力されます。(領収書の糊付け・転記・上司のハンコ全て不要)
このように、従来の旅費精算方法ではなく経費精算システムを導入することで、申請に付随する様々な作業(糊付け・転記・上司のハンコ)や、領収書の保管などが一挙に解消され、生産性の向上が期待できます。