受領請求書は電子化できる?原本保管の必要性を法的根拠と共に徹底解説

受取請求書のファイリングや保管作業に毎月膨大な時間がかかっていませんか?

経理の仕事として、これは「仕方がないこと」と諦め、粛々と対応している方もいるのではないでしょうか。

紙での保管は、ファイリングの手間がかかり、保管場所もコストもかかります。しかし、本当に、紙で保存しなければならないのでしょうか?

ここ数年は、請求書も多くがPDFなどの電子請求書の形式で発行されています。改正電子帳簿保存法や、インボイス制度などの法改正も多くある中で、請求書の保存方法にも変化がありました。

本記事では、効率的な 受取請求書の保管を行う方法がわかるように解説します。

■この記事でわかること

  • 請求書保存の必要性
  • 受取請求書の原本は破棄してもいいのか?
  • 受取請求書の原本保管に関する法的根拠
  • 具体的な受取請求書保管の効率化方法

請求書原本の保管義務について

請求書は証憑(しょうひょう)書類にあたり、取引の証明となるため、適切な方法で保存しておかなければなりません。

保管の方法は、受け取った原本、つまり紙での保管が原則です。

したがって、メールで受け取ったPDFの請求書なども、印刷して紙で保存することが税法上求められています。

また、保管期間も7~10年と定められており、書類管理にかかる人的コストや保管場所の確保など、負担が少なくありません。

これらの煩雑さから、請求書の保管を電子化できないかと検討している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

請求書の紙原本は破棄することができる。

受け取った請求書は、支払処理の後に、ファイリング、原本管理をしなければいけません。これが手間も時間もかかって大変です。

しかし、必ずしも紙の原本を保管する必要ははありません。

紙原本を保管せずとも、法的に電子保存が認められています。

法的な根拠は?

請求書の電子保存を考える上で、考慮すべき法律は以下です。近年、領収書や請求書の処理に関する法改正が多いため注意が必要です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(通称、電帳法)は、国税関係書類の電子化を促進する法律です。

電子帳簿保存法とはざっくり言ってしまうと、今まで紙での保存が義務だった税務関係の書類をデータ保存でもいいですよ、と認めた法律です。

【2020年最新】電子帳簿保存法改正のポイントは?経理のDXに必須の知識を図解で解説!

電帳法では主に、3つのことを規定しています。

  1. 国税関係帳簿書類の電子保存をみとめる
  2. 国税関係書類のスキャナ保存を認める
  3. 電子取引にかかる取引情報の保存義務付ける

2022年1月に改正電帳法が施行され、上記スキャナ保存要件の大幅緩和や罰則規定の追加などが予定されていることから、経理部のペーパーレス化を取り巻く状況に大きな変化をもたらすとして、注目されています。

消費税法(消費税インボイス制度)

請求書の電子化を考える際に消費税法で気になるポイントは、仕入税額控除の適用についてです。

 そもそも消費税法では、仕入れや経費などかかった税額を控除することができます。商品やサービスの販売をする際に受け取った消費税から、仕入れにかかった消費税額を差し引いて消費税を収めます。これが、仕入税額控除です。

また、2023年10月からは、消費税インボイス制度(適格請求書等保存方式)も適用開始となります。

現行の消費税法では、仕入税額控除を受けるための要件として、請求書等を受領する側の備え付け及び保存対応が必要ですが、インボイス制度上では発行する側の対応も必要となります。

インボイス制度導入後に、仕入税額控除を受けるためには「適格請求書」への対応が必要であり、経理の事務負担が増えることは明らかです。

そういった流れの中で、電帳法に基づいた電子化の促進が重要視されています。

受取形式別の請求書原本の保管方法

上記の通り、請求書保管の際は必ずしも紙の原本を保管する必要ははありません。

紙で受け取る場合と、電子データで受け取る場合に分けて、具体的な保管の方法を解説します。

紙で受け取る請求書

1.紙原本保管 (+ 電子データを保管)

紙で受け取って紙で保存するので、これと言って懸念すべきことはありません。

月別、取引先別など、自社にあった管理方法でファイリングして保管します。必要に応じて、電子データで保管するのも各法人の自由です。

紙原本の保管を外部に外注して、社内での保管コストを軽減するのもおすすめの方法です。

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2.紙原本を破棄 + 電帳法のスキャナ保存要件に対応

紙原本を破棄したい場合、電帳法のスキャナ保存要件を満たす必要があります。

ただし、2022年の法改正後はスキャナ保存要件の大幅緩和が予定されています。詳しい要件は下記の表をご確認ください。

電子データ(PDFなど)で受け取る請求書

1.すべて紙に印刷して保管

税法上の原則どおり、電子データも紙に印刷して保管する方法です。

ただ、2022年1月以降はこの方法は認められず、仕入税額控除適応の対象外となるため、電帳法要件への対応が求められます。

2.電帳法要件を満たして電子保存

電子取引データをそのまま電子保存したい場合、電帳法要件への対応が必要です。

例えば、検索性があること、訂正削除履歴を管理できることなどが求められます。

請求書を電子保存するためのポイント

前述のとおり、紙で受け取った請求書、電子データで受け取った請求書、いずれも電子化して保存することが可能です。

とはいえ、紙の請求書をスキャナ保存するための要件や、電子データ保存要件である検索性の確保・訂正削除履歴の保存など、これらを満たすための環境を自社内で整備するのは大変です。

そこで、対応したシステムの利用を推奨します。

オフィスに紙の請求書が届かない請求書受領システム

請求書の原本管理業務を効率化するためには請求書受領システムの活用が効果ですが、来るべき法改正に備えて電子帳簿保存法の電子保存要件及び消費税法に対応しながら対応していかねばなりません。

そこでおすすめするのが紙の請求書であっても電子請求書(PDF等)であっても電子保存要件と消費税法に対応しながら原本保管業務の改善、ペーパーレス化を実現できる「インボイスポスト」です。

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まとめ

この記事では、

  • 請求書保存の必要性
  • 受領した請求書の保存に関する法的根拠
  • 受取請求書保管の効率化の方法

を解説しました。

電子帳簿保存法の改正、インボイス制度の導入により経理部の業務がより煩雑化してしまうことが予想されています。またシステムの導入に際しても法的要件を満たしているかがこれまでよりも重要視されてくるでしょう。

ぜひこれを機に、法的要件を充足したシステムで請求書業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか?