請求書の再発行依頼が必要なケースとは？依頼時の注意点も解説！

日々の請求書処理の業務の中で、訂正や紛失などにより、請求書の再発行が必要となる場合があると思います。
こうした書類の扱いに関しては、法律により要件が定められているため、些細な事例でも、法律上適切な処理が必要です。
今回は、請求書受領側の立場に着目して、請求書の再発行が必要となる場合と適切な対処法、また一連の請求書業務をオンラインで自動化できるサービスについて解説していきます。

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そもそも請求書とは

請求書は、取引の受注(発行)側が発注(受領)側に対して、商品やサービスの代金を請求するための書面です。領収書や納品書とともに、取引の事実を証明する証憑書類と呼ばれ、その扱いについては法人税法、所得税法、消費税法などで定められています。
また法人に関しては、請求書受領側の保管義務について、法人税法で以下のように保管期間が定められています。
・事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間
・欠損金が生じた事業年度の請求書は、欠損金繰越控除のために10年間
 
このように、受領した請求書の保管については、10年間の保管が確実と言えます。よって、保管期間内に請求書の紛失が生じた場合などには、請求書の再発行が必要となります。
請求書の保管期間についてより詳しく知りたい方は、こちらをご参照ください。

請求書の再発行が必要となる事例(受領側)

ここからは、請求書の再発行が必要となる事例を、請求書を受領する側に注目して見ていきます。

請求書を紛失してしまった場合

請求書を紛失してしまったら、必ず再発行が必要になります。先に述べたように、請求書の保管が法律上義務付けられているため、口頭や非公式な形での情報のやり取りでは代替することができません。

請求書に誤りがあった場合

金額や支払期限など、請求書の内容に誤りがあった場合についても、再発行が必要となります。特に請求金額の誤りについては、単に金額表記に誤りがあった場合と、相手先との取引金額の認識に齟齬があった場合の二通りが考えられます。
正しい請求金額は、契約書・受注書・発注書などの契約成立時に記載されている金額ですので、そうした書類と照らし合わせて金額を確認しましょう。もしこれらの書類がなければ、最終見積書に記載されている金額も、請求金額となり得ます。

支払方法・期日の変更が必要な場合

資金面の問題などから、支払の分割や支払い期限の延長といった、支払方法の変更が必要となる場合も想定されます。
この事例は「債務不履行」に該当し、具体的な内容としては以下の3つがあります。
・履行遅滞・・・債務の履行(支払い)が遅れている
・履行不能・・・債務の履行(支払い)ができない
・不完全履行・・・内容は不完全だが、履行(支払い)はできる
これらは、理由によっては不動産の差し押さえや損害賠償請求にも発展しかねないため、相手先との緊密な連携が求められます。
 

請求書の再発行を依頼する際の注意点

請求書の紛失により再発行を依頼する場合

自社のミスにより、取引先に再発行を依頼する形になるため、その理由や謝罪の旨を正直に伝えるとともに、再発防止に努めることも伝えましょう。
こうした事例への対応は、取引先との今後の信頼関係を左右するため、真摯な対応を心がけましょう。

請求書の誤りにより再発行を依頼する場合

発行側のミスによって再発行を依頼する場合には、ミスを指摘される立場に配慮して、丁寧な文面で依頼するようにしましょう。
こちらがミスと思っていても、取引先との認識の違いが原因の可能性も考えられるため、まずは取引先との認識のすり合わせが肝心です。

支払方法・期日の変更により再発行を依頼する場合

一度契約した債務を履行できなかったため、再度設定する支払期日は確実に守る必要があります。相手方と話し合い、確実に債務を履行できる期日を設定しましょう。
また、覚書や念書を交わすことが求められたり、遅延分の利息の請求が発生したりしますが、それらには必ず応じるようにしましょう。
 

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まとめ

ここまで、請求書の再発行が必要となる事例と注意点について、受領側に着目して解説してきました。
請求書の扱いには、法律的な要件も関係してくるため、適切な処理が必要となります。また再発行を依頼する際には、取引先との関係を円滑に保つことができるよう、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
そして、煩雑な請求書業務をオンラインで一括管理し、業務の効率化・テレワーク化を実現したいという方は、ぜひ『TOKIUMインボイス』の導入をご検討ください。