請求書の保存期間は、次の通りです。
個人事業主であっても、消費税納税業者であれば請求書の保管期間は7年です。
また、令和5年に導入されるインボイス制度では、受け取った請求書だけではなく発行した請求書についても7年間の保管義務があります。
この記事では、請求書の保管期間やその方法について最新の法律改正も交えて解説します。
筆者は上場企業で経理担当をしており、請求書の保存業務も行っていました。参考にしてみてください。
請求書の保管期間は何年？【10年保管が確実】
請求書の保存期間は何年なのか。法人か個人事業主かによって異なり、基本的には次の通りです。
請求書の保管期間にかかわる法律としては、法人税法、所得税法、消費税法などがあります。
法人・個人事業主に分けて解説していきます。
請求書の保管期間：法人の場合7年が基本、10年が確実
普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、第五十九条第二項（帳簿書類の整理保存）に規定する起算日から七年間、これを納税地（前項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない
法人税法施行規則第67条の2
法人税法では、請求書に限らず、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの帳簿書類を7年間保存することを求めています。
ここでいう7年とは、発行日から7年ではなく、「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間」（国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」）と定められているので注意。
確定申告の提出期限は、事業年度終了日の翌日から2か月以内と定められています。
たとえば、3月決算の会社が2021年1月に受け取った納品書の保管期限についてみてましょう。
- 納品書の受け取り：2021年1月
- 決算：2021年3月末
- 確定申告の提出期限：2021年5月末
- 納品書の保管期限：2028年5月末
さらに、欠損金の繰越控除（赤字部分を翌年の利益から控除できるしくみ）を適用する場合には、書類の保管期間は次のようになっています。
要は、平成30年4月1日以降で赤字になった年度の請求書は10年間保管しておきましょうということ。
したがって、法人は請求書を10年間保管しておけば安心です。
請求書の保管期間：個人事業主の場合は5年が基本。消費税課税事業者は7年
個人事業主は青色申告・白色申告を問わず、請求書の保管期間は基本的に5年です。法人と同じく、発行日から5年ではなく確定申告の提出期限から5年です。
個人事業主は法人税法の適用を受けません。主に関係するのは所得税法で、会計に関する書類の保管期間は次のように定められています。
第六十条第一項（決算）に規定する青色申告者は、次に掲げる帳簿及び書類を整理し、起算日から七年間（第三号に掲げる書類のうち、現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のものにあつては、五年間）、これをその者の住所地若しくは居所地又はその営む事業に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。
所得税法第六十三条
請求書は「現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のもの」なので保管期間は5年。
平成26年度までは、白色申告事業者のうち事業所得が300万円以下であれば帳簿書類などの保管義務がありませんでした。税制改正によって現在はすべての事業者が帳簿書類の保管を義務付けられています。
また、年間の課税売上が1,000万円を超えるなど条件を満たした場合には、個人事業主であっても消費税の納税義務がある「消費税課税事業者」となります。消費税課税事業者の請求書の保管期間は7年です。
なお、消費税の納税義務のない「免税事業者」であっても、会計帳簿の保管期間は7年。請求書も7年間保管しておくと管理がしやすいです。
請求書の発行側は請求書控え（写し）の保管義務がある？
請求書を受け取った側は先ほどまで述べてきた通り、法人税法などで決められた保存期間がありますが、請求書の発行側の場合はどうなるのでしょうか。
結論から言えば、請求書の控え（写し）を発行したのであれば、保管義務があります。
法人税法・所得税法で定められている保管義務のある書類は大きく2つです。
- 取引に関して相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類
- 自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
つまり、①取引先から受け取った書類、②自らが発行した書類の写しがあるもの、は保管義務があります。
言い換えると、写しがなければ保管義務もないことになります。請求書の写しは発行義務がないので、保管がされてなくても税務上の問題になることは少ないと考えられます。
ただし、発行した請求書の金額が、取引先からきちんと振り込まれているかを確認する必要はあります。
請求書の控えを発行せずに社内システムなどで入金管理ができれば、控えは特になくても問題ないといえます。
インボイス制度の適格請求書は控えの保管義務あり
令和5年10月1日から導入されるインボイス制度（適格請求書等保存制度）においては、適格請求書の発行、控えの保存が義務となります。
『インボイス制度』の詳細はこちらの記事を確認してください。
https://www.keihi.com/column/20953
インボイス制度では、請求書の受け取り側・発行側ともに7年間の請求書の保管義務が生じることになります。
インボイス制度の施行はまだ先ではありますが、影響が大きいので早めの対応が望ましいです。
請求書の保管方法は？【紙で保管が基本】
請求書の保管期間について解説してきました。
ここからは、保管の方法について紹介していきます。
請求書の保管方法と実務上の注意点
請求書は受け取った原本、つまり紙での保管が原則です。
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
したがって、たとえば電子メールに添付されているPDFの請求書であっても、プリントアウトして紙で保管することが求められています。
請求書はただ保管するだけではなく、きちんと支払いを行うために管理しなければなりません。
請求書が届いたら、まず請求額に不備がないか、振り込みに必要な情報が欠けていないかを確認して、不明点があれば早めに請求書の発行者に問い合わせる必要があります。
振込処理がおわったもの、未処理のものが混ざらないように分けて管理しておきましょう。
請求書の管理方法としては、一般的に次のような方法があります。
- 「月末」「翌月末」など振込期日ごとに分けて管理し、月別にファイリング
- 取引先別に分けてファイリング
外部倉庫や業者等に委託することや、次に述べる電子化の検討も進めてみると良いでしょう。
請求書の保管を電子化できる？
請求書のほか帳簿書類を電子化して保管することは可能です。
ただし、電子帳簿保存法で定められた方法で管理し、税務署に事前の申請が必要となっています。
リモートワークを進めるうえで紙での業務が負担になっている会社も多いと考えられます。帳簿書類の電子化のハードルは低くはありませんが、社内での検討事項に加えておいてはいかがでしょうか。
電子帳簿保存法の最新情報について知りたい方は以下の記事も確認してください。
請求書の保管期間まとめ
請求書の保存期間は法律で決められています。
長期間にわたって保存が必要なので、必要な請求書がすぐに取り出せるように社内で管理ルールを設けておくことが望ましいです。
業務効率化に向けて、電子化を検討してみるのもよいでしょう。
