支払業務

請求書を電子化して業務効率化!メリット・デメリットや注意点、法的なポイントを解説

公開日:2021.12.21更新日:2022.07.20
コンピューター

現在、様々なツールやシステムが開発され、請求書の電子化を行う企業は年々増えています。請求書の電子化は、業務効率化やテレワークの推進につながる方法です。

この記事では、請求書電子化について、メリット・デメリットや法的有効性について解説します。加えて、請求書の電子化を進める場合の注意点やポイントについても紹介します。経理業務の効率化に興味を持っている方は、ぜひ本記事を読んで下さい。

請求書を電子化する方法とは?

請求書の電子化は主に、請求書をPDF形式などに落とし込み、メールを使って請求書を送付したり、専用ページから請求書をダウンロードしたりすることで可能です。従来の紙媒体の請求書では、請求書の郵送に時間を要したり、紙などのコストがかかったりしていました。

請求書を電子化することで、紙媒体の請求書にあったデメリットがなくなり、スムーズで低コストな取引が可能になります。

発行する請求書を電子化するメリット・デメリット

近年では請求書の電子化は一般的になってきていると触れましたが、その理由は様々なメリットから来ています。当然デメリットもありますが、全ての事業者が電子化に向けてシステムを整えれば問題はないでしょう。

  • 発行する請求書を電子化するメリット
  • 発行する請求書を電子化するデメリット

以下、詳しく解説します。

発行する請求書を電子化するメリット

請求書を電子化して発行することには、下記のようなメリットがあります。どれも紙媒体の請求書にはない、電子化ならではの特徴です。

  • 電子化による業務効率化
  • 請求書の迅速な発行・修正
  • 請求書の保存・管理が容易
  • 災害対策
  • 紙などのコストを削減できる

電子化による業務効率化

請求書を電子化することで、いわゆるペーパーレスが実現します紙媒体の請求書の発行は、一般的に以下の手順です。

  • 請求書に記載事項を記入
  • 請求書の印刷
  • 請求書に会社印の押印や封入作業
  • 請求書を送付・相手側の受領を確認
  • 請求書の控えを保管

電子化すると、請求書の印刷や封入・郵送といった工程がなくなるため、経理担当者の負担を大きく削減することができます。また、請求書発行の一連の作業をオンラインで行うことができるため、経理業務の簡略化が図れます。

請求書の迅速な発行・修正

請求書の発行業務は、人間が行う作業であるため誤記載もあり、その場合は修正作業が必要です。また、相手方が紛失などした場合は再発行する必要があります。

請求書を電子化していると、発行や修正を迅速に行えます。紙媒体の請求書であれば、請求書の再発行や修正は、手間がかかるだけでなく、郵送する工程があることから日数もかかってしまいます。

また、そもそも請求書を発行していなかったというミスも防げます。双方の取引において、迅速かつ正確な対応が可能になる請求書の電子化は大きなメリットの一つです。

請求書の保存・管理が容易

法人税法が定める請求書やその控えの保管期間は7年間です。つまり、最低でも7年分の請求書を保管するスペースが必要になります。特に取引の多い事業者であれば、その請求書の量は膨大になることが予想されます。

しかし、請求書を電子化することで、その保管スペースが不要です。また、全ての請求書をパソコン上で管理できるようになるため、紛失などの心配もなくなります。

紙媒体の請求書が主流の時代は、過去の請求書を求められた場合の検索は大変でした。膨大な量の請求書の中から探すのは至難の業です。電子化になればパソコン上で検索をかけるだけで済むため、経理業務の効率化にも繋がっています。

災害対策

請求書の電子化が実現することで、思いがけない災害などにおいてもリスクヘッジが可能です。仮に紙媒体の請求書であれば、火災や地震において大きな被害を受けてしまいます。事業者にとって請求書などの書類はとても重要なもので、事業継続においても大きな負担となり得ます。

請求書を電子化していると、保管しているサーバーのバックアップ状態によりますが、データを守れます。災害対策の面でいうと、書類の電子化は紙媒体保管よりも遥かに優秀といえます。

紙などのコストを削減できる

請求書を電子化することで、紙媒体の請求書でかかっていた様々なコストを削減できます。

  • 用紙
  • 印刷代(電気代やインク代)
  • 封筒
  • 切手

当然請求書を発行すればするほど、これらのコストがかかってくるため、取引数が多い事業者ほど電子化の恩恵は大きいです。電子化になると、紙媒体で発生していたコストは全くかからなくなるため、事業者によっては月間数十万円のコスト削減に繋がります。

発行する請求書を電子化するデメリット

請求書の電子化は様々なメリットがあります。しかし、メリットがある一方でデメリットも存在します。

  • 取引先(受け取り側)の受入れが難しい場合がある
  • セキュリティの問題
  • 導入や運用のコストがかかる

以下、詳しく解説します。

取引先(受け取り側)の受入れが難しい場合がある

請求書の電子化は発行する側だけの問題ではなく、受け取る側が電子化に向けた環境がなければ実現しません。請求書の電子化は、近年国が推し進める施策ではありますが、強制力はありません。

そのため、事業者によってはこれまでのやり方から変えたくなかったり、紙媒体の請求書の方が安心だったりするわけです。請求書の電子データのやりとりは、どちらか一方が電子化の環境になければできません。

つまり、請求書の電子化は相手の了承を得て、はじめて実施できます

セキュリティの問題

請求書の管理をパソコン上で行うにあたり、切っても切れないのがセキュリティ問題です電子化になると、これまで以上にインターネットでのやりとりが増えます。しかし、インターネット上には様々なウイルスが存在し、最悪の場合データ破損やデータ流出の危険性もあるといえるでしょう。

そのため、電子化をする場合はパスワードの管理であったり、定期的なバックアップを取ったりなどの管理業務が必須となります。また、セキュリティの強さは事業者のネットワークに依存するため、全ての事業者が安心して利用できるとも限りません。

つまり、請求書の電子化を進めるのであれば、今まで以上にセキュリティ面に対する意識を高めていかなければなりません。

導入や運用のコストがかかる

請求書の電子化を進めるにあたり、専用のシステムを導入する必要があります。しかし、システム導入には、初期コストがかかりますし運用コストも発生します。

電子化が認知されつつある現在で、未だに電子化していない事業者が存在しているのは、こういった理由も影響しています。それでも、長期的に見れば電子化の方が様々なコスト面において、コストパフォーマンスが良くなる傾向にあります。

受け取った請求書を電子化するメリット・デメリット

受け取る側には、請求書の管理がしやすくなり、過去の請求書をさがすのが容易になるメリットがあります。ただし、電子化するためのシステムを導入しなければならないといった手間もあります。

以下で、詳しく解説します。

受け取った請求書を電子化するメリット

電子化された請求書を受け取った場合のメリットについて触れていきます。

  • 請求書の保存方法を一本化することにより、簡素な管理が実現できる
  • 過去の請求書を探しやすい

以下、詳しく解説します。

請求書の保存方法を一本化することにより、簡素な管理が実現できる

2024年1月に改正される電子帳簿保存法において、電子データで受け取った請求書は紙媒体での保存が不可となります。

また、電子データの請求書と紙媒体の請求書を両方管理するとなると、管理がとても煩雑です。そこで、電子データはそのまま保存、紙媒体のものはスキャン保存して、パソコン上で一括管理することで管理が簡素化します。

そのため、今のうちに電子化を受け入れるシステムを構築しておくことで、法改正にも対応できるでしょう。

過去の請求書を探しやすい

請求書が電子化されている場合、データはパソコン上に入っているため、検索が容易です紙媒体の請求書の場合は、ファイリングされている膨大な請求書の中から、手作業で検索を行うため、とても大変な作業です。

請求書は発行・受領して終わりというわけでなく、時には取引において過去の請求書を参照する機会が発生します。そういった状況において、過去の請求書を迅速に検索できることは、円滑な取引に繋がります。

受け取った請求書を電子化するデメリット

請求書の電子化は、受け取る側にも相応のメリットがあることがわかりました。一方で、電子化された請求書を受け入れるには、専用のシステムを導入したり管理するコストが発生したりします。

以下で、詳しく解説します。

専用のシステムにアップロードし、データ入力する必要が生じる

受け取る側は、専用のシステムを導入する必要があります。仮に導入したとしても、PDF形式の請求書や紙媒体であればスキャン取り込みを行うなどは、経理担当の業務です

会社が受け取った請求書などを、経理担当が一つずつデータ化していくのは大変な作業です。そのため、専用のシステムを導入する場合は、受領を代行してくれたりデータ化までを内包してくれたりするサービスを検討したいところです。

請求書の電子化は法的に認められている?

請求書の電子化は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」でそれぞれ定められている要件を満たせば法的に認められます。e-文書法は、法人税法や会社法などで保管が義務とされている書類などの電子保存を認める法律です。満たすべき要件は後述の見出しで詳しく解説します。

電子帳簿保存法は、財務省と国税庁が管轄する法律に則り、国税関係の書類における電子保存に関する法律です。要件は真実性の確保や検索機能の付帯、関連書類の備付けや見読性の確保などです。

このように、書類によって則るべき法律が異なる点に注意してください。

法律に準拠するための4つのポイント

請求書を電子化するには、電子帳簿保存法の要件に準拠する必要があり、また、2005年に施行された「e-文書法」の要件を満たす必要があります。しかし、これら全ての要件を満たす必要はなく、書類によって満たさなければならない要件が異なります。

  • 見読性
  • 完全性
  • 機密性
  • 検索性

以下、詳しく解説します。

見読性

見読性とは、書類に記載されている文字などが明瞭な状態であるかです。見読性は、電子化する全て書類に求められる要件です。電子データの場合も紙媒体の書類の場合も、読めない状態でないと書類の意味をなしません。

また、必要に応じて出力しなければならず、保管しているパソコンには印刷機器を設置しておく必要があります。

完全性

完全性とは、書類の状態が取引したときと同じであるかです。特に、電子データの場合はデータ改ざんの恐れがあるため、完全性を求められます。また、紙媒体の書類で注意したいのが感熱紙を使用しているものです。感熱紙は年月と共に文字が消えていってしまいます。

完全性を確保する方法は、主に電子署名です。電子署名は認証局が発行することで第三者の証明を得られます。しかし、電子署名ではデータ発行日が証明できないため、タイムスタンプを併用することで完全性を確保します。

機密性

機密性とは、書類のセキュリティのことです。紙媒体の書類であれば、金庫に入れることで守られますが、電子データはそうはいきません。外部から書類を守るために、セキュリティシステムの強化を行う必要があります。

サイバー攻撃などを受けて、情報が外部に漏れると会社の信用は大きく損なわれてしまいます。そのため、サーバーで請求書などを管理している場合は、一定の間隔でIDやパスワードを変更するなどが良策です。

検索性

検索性とは、必要に応じて書類を検索でき、かつ出力できる仕組みのことです。検索性が確保できていない場合、税務調査などの際に迅速にデータの提供ができません。普段の業務においても、業務効率を下げてしまうことに繋がります。

検索性を向上させるには、データが探しやすいよう体系的に保存することが必要です。ファイル名に順序を付けたり、取引先ごとにフォルダ分けしたりすることで検索項目にかかりやすくできます。

発行する請求書の電子化における注意点5つ

発行した電子化の請求書は、いくつかの点に注意する必要があります。

  • 取引先に電子化を受け入れてもらえるか検討する
  • 案内文などを送付して取引先に電子化の承諾を得る
  • 改ざんできない方法で電子化する
  • 誤送信に注意する
  • セキュリティを強化する

以下、詳しく解説します。

取引先に電子化を受け入れてもらえるか検討する

電子帳簿保存法によって、自社で請求書を電子化した場合、取引先も電子データ保存の義務が発生します。そのため、電子化をするにあたり、各取引先にその旨を受け入れてくれるかを検討する必要があります。

電子データ保存するにあたり、データ改ざんの恐れがないことや検索機能の付帯など、様々な要件を満たさなければなりません。また、紙媒体の請求書での取引を継続したい取引先も、一定数存在することが予想されます。

請求書の電子化は、自社だけでなく取引先の環境も考慮した上で慎重に検討しましょう。

案内文などを送付して取引先に電子化の承諾を得る

取引先の環境を考慮した上で、電子化を受け入れてもらえるようであれば、承諾を得るようにしましょう。ここで注意したいのが、こちらの一方的な通知にならないことです通知書は、電子化の可否を問う文書にしましょう。その際は、電子化することによるメリットなどを記載しておくと、取引先からの理解も得られやすいです。

また、電子化を承諾してくれない取引先がいる場合は、状況を見ながら少しずつ歩み寄るようにしましょう。時代の変化とともに考え方を変える場合もあります。

改ざんできない方法で電子化する

電子化した請求書を発行するにあたり、データ改ざんができないようにすることが重要です。エクセルやワードなどのソフトであれば、容易にデータ改ざんができてしまいます。また、バージョンによっては正しく表示されない場合もあります。

こうした不安を残さないためにも、電子データはPDF化がおすすめです。PDFであればデータ改ざんの恐れは限りなく低く、かつ一般的に流通しているファイル形式であることから取引先にとっても安心です。

誤送信に注意する

電子データ化された請求書は、主にメールを介して取引先に送付されます。ここで、注意したいのは誤送信です。仮に送信先を間違った場合は情報流出となりますし、取引先に複数回送付してしまうと過剰な支払いを受けてしまいます。

これらは会社の信用を大きく落とすことに繋がるため、請求書を送付する際は十分注意したいところです。

セキュリティを強化する

インターネット上で取引を行う際、気を付けたいのがコンピュータウイルスです。送付したファイルがウイルス感染していたら、取引先に大きな損害を与えてしまいます最悪の場合、全てのデータが消えてしまう恐れもあります。

そのため、今まで以上にコンピュータウイルスへの対策が必要です。対策ソフトの導入はもちろん、バージョンも常にアップデートすることが求められます。

受け取った請求書の電子化における注意点

改正前の電子帳簿保存法では、所得税や法人税に関する書類の電子データを紙に出力して保存することが可能でした。しかし、改正後の電子帳簿保存法では、電子データとして受け取った請求書は紙媒体として保管することができません。

つまり、電子データとして受け取った書類は電子データとして保管しなければならず、電子データやスキャナ保存それぞれの要件を満たした設備や環境および業務フローを整える必要があります

紙の請求書を受け取った場合は、従来通り紙のまま保存することが可能です。しかし、電子上で受領した請求書は電子保存する必要があるため、紙と電子の二元管理状態を避けるためにも、あらゆる形式の請求書をオンラインで一元管理する体制を整えることをお勧めします。

まとめ

以上、請求書を電子化することによるメリット・デメリットや注意点について解説してきました。電子化の流れについては今後もさらに加速していくことが予想されますので、いずれは対応することになるでしょう。

請求書の発行については取引先の状況に合わせていくことが必要ですが、その一方で請求書の受取りについては、自社次第で電子化を進めることができます。例えば、「TOKIUMインボイス」をはじめとする請求書の代理受領・電子化サービスにより、データ化された請求書を一元管理することができます。 電子化によるメリットを享受するためにも、是非、参考としていただければと思います。

TOKIUMインボイス資料ダウンロード TOKIUMインボイス資料ダウンロード
DOCUMENT
もっと役立つ情報を
知りたい方はこちら
請求書受領クラウドの選び方ガイド
インボイス制度の導入で経理の現場では何が起こる?

関連記事