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請求書の鏡/鑑(かがみ)とは?バックオフィス・請求書業務の基礎知識

公開日:2021.12.26更新日:2022.06.08
請求書

普段、何気なくやりとりしている請求書ですが、実はとても大切な役割を果たしています。もし、会社が物を買ったときに請求書が送られてこなかったら、支払いを忘れてしまうかもしれません。多くの仕入先から様々な物を買っている会社であればなおさらです。
 
また、請求書がなければ、どの口座にいつまでに振り込めばよいかがわからず、契約書等で確認しなければならないことになります。
 
このように、請求書は大切な役割をもっており、以下ではその基礎知識として請求書の「鏡/鑑(かがみ)について解説していきます。
 
また後半では、近年普及がすすんでいる請求書の電子化についても解説していきます。

請求書の鏡/鑑(かがみ)とは

請求書の「鏡/鑑」という言葉を聞いたことがあるでしょうか?
鏡とは、請求書等の書類を送付する時に同封する表紙のことです。取引先等に書類を送付する際には鏡をつけるのが、ビジネスマナーとなっています。
 
鏡の大切な役割として、送付物の内容や数量、補足説明等を相手に伝えることが挙げられます。鏡があることで、受け取った側が送付物に誤りや不足がないかを確認することができるのです。
また、社内に複数の購買部門があるような取引先に請求書を送付する場合には、鏡に送付先の部署を記載しておくことで、スムーズに担当者へ請求書を届けることができます。
 
なお、鏡は「頭紙」や「送付状」と呼ばれることもありますが、基本的には同じものであると言えます。

鏡/鑑の記載内容

以下では、鏡に記載する内容について具体的に説明していきます。
通常、鏡には「宛名」「発送日」「タイトル」「前文」「請求書の内容」を記載します。担当者の手元へスムーズに届き請求書の内容を確認してもらえるように、正確に書くようにしましょう。

・宛名

宛名では、請求書を送付する相手先の部署や担当者の名前を記載します。

・発送日

鏡には「作成日」ではなく「発送日」を記載します。社内で文書番号を付与して管理している場合には、この文書番号も記載して構いません。

・タイトル

タイトルが「請求書について」だけでは請求書の内容がわからないため、具体的な取引内容がわかるタイトルにする必要があります。

・前文

前文とは、手紙の冒頭に書くあいさつの文章のことです。
 
例えば、「貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」のように記載します。

・請求書の内容について

納品した商品・請求金額・振込先の口座情報・支払期日等、請求書の内容について簡潔にまとめて記載します。
 
また、振込手数料をどちらの負担とするのかについても記載しておくと良いでしょう。

請求書電子化の3つのメリット

近年では、請求書の電子化が容易になってきていることもあり、受領する側でも電子化された請求書を受け取る機会が多くなってきています。
 
では請求書を電子化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか?以下では、受領する側の観点でそのメリットについて解説していきます。

1.業務のペーパーレス化・効率化

電子化された請求書を受け取る方法には、電子メールの添付ファイルとして受信する方法や、ホームページのようなサイトからダウンロードして受領する方法等があります。
 
紙で発行した請求書を受け取る場合には、郵送等による時間がかかっていましたが、電子化された請求書を受け取る場合には、ほとんど時間がかからないというメリットがあります。
また、内容に誤り等があった場合でもすぐに修正・再発行してもらうことができます。

2.請求書の保管・検索が簡単に

紙で請求書を受け取る場合には、書庫等の物理的な保管スペースが必要となります。また、過去の請求書を確認する必要が発生した際には、書庫まで足を運んで請求書の束を1枚ずつ確認して目的の請求書を探し出す手間がかかります。
 
これに対して、請求書が電子化されている場合には、パソコンやサーバーに保存することができるので、物理的な保管スペースを確保する必要がありません。さらに、システムの検索機能を用いることにより容易に目的の請求書を探し出すことができます。

3.経理部門のテレワークを推進

紙による管理では、出社しなければ請求書を確認することができないため、テレワークでは請求書に付随する業務を行うことができません。そのため、経理部門のテレワークを困難なものにしている原因の1つとして、紙の請求書が会社に届くことが挙げられます。
 
これに対して請求書が電子化されていれば、出社しなくてもオンラインで電子メールを確認したり、ダウンロード用のサイトへアクセスしたりすることができるため、出社して請求書を確認する必要がありません
結果として、経理部門のテレワークを推進することができます。
 

請求書電子化の法律上の扱い

請求書の電子化については、電子帳簿保存法に具体的な取扱いが定められています。この法律は、法人税法や所得税法等による国税関係帳簿書類を対象としており、これらの帳簿書類を電子データで保存するための要件について定められています。
 
電子帳簿保存法では、電子化された請求書は電子データのまま保存することとされており、取引先から請求書をPDFファイルで受け取った場合には、受領したファイルを電子データのまま保存しておくことが求められます。
 
この取扱いは当初、2022年1月から義務化される予定でしたが、現行、紙で保存している企業が多いこともあり、2年間猶予されることとなりました。しかし、あくまで猶予期間が設けられたものであり、いずれは電子データによる保存が必要となる点に注意が必要です
 
電子帳簿保存法などの法律上の扱いに関わる、税制改正大綱が12月10日に発表されましたので、詳しくはこちらをご覧ください。

請求書業務の電子化・効率化なら『TOKIUMインボイス』がおすすめ!

TOKIUM経費精算_LP
出典:公式サイト

請求書の電子化というと難しく感じられますが、現在はクラウドサービス等の普及により電子化された請求書を簡単に作成することができます。今後は受け取る請求書についても、電子化されたものであることが多くなってくるでしょう。
 
このような環境の中で、業務の効率化につながるサービスがでてきています。例えば、請求書の代行受領、データ化を行ってくれる『TOKIUMインボイス』というサービスがあります。
TOKIUMインボイスでは、紙・メール・PDFの請求書を全て代行受領した上で、全ての請求書を電子データ化して提供してくれます。これにより、経理部門が請求書の受領のためだけに出社する必要はなくなり、テレワークの推進も可能となります。

まとめ

請求書の鏡には、ビジネスマナーとしての役割や請求書に誤りがないかどうか確認する役割があります。
 
また、近年では請求書の電子化が進んでおり、すぐに受領できること、物理的な保管場所が不要となること、テレワークが可能となること等のメリットがあることを説明してきました。
 
近年は環境の変化が早く、自社だけで対応していくのは簡単ではありません。ぜひ『TOKIUMインボイス』を利用して、業務を効率化していきましょう。
 

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