請求業務

請求書の送付状とは?請求書を郵送する際のポイントについて

公開日:2021.12.29更新日:2022.06.15
筆で手紙を書いている

請求書を送る場合は、「送付状(そうふじょう)」という書類をつけて送ることが一般的です。送付状は送り状や添え状とも呼ばれます。では送付状とは一体、どのような書類なのでしょうか。また、どのような理由で送付状を添付するのでしょうか。以下では送付状の必要性、内容、そして書き方について、項目ごとに解説していきます。

そもそも送付状とは?

送付状とは、送付物の内容や数量を受け取る側にお知らせする書類です。そのためビジネスにおいては、⽂書や郵便物などを送る際に、送付状を添えて送ることがマナーとなっています。
加えて、送付状に記載された宛先や送付内容により、宛先違いや送付物の漏れに双方が気づきやすくなります。以上のことから、郵送やFAXで送付する際には、送付状の添付は必須であると言えます。

送付状はなぜ必要?

送付状は業界を問わず使用され、ビジネスマナーとしての役割に加えて、仕事上のトラブルを回避するという効果があります。
例えば、請求書の送付漏れや宛先違いがある場合は、送付状によって、送る側も受け取る側もミスを発見しやすくなります。また、請求書を再発行する場合は、送付状にその旨の補足説明を加えることで、二重払いの危険を回避することができます。このように、送付状には双方の注意を促し、トラブルを避ける働きがあります。
なお、メールで請求書などを送る場合は、メール本⽂が送付状の代わりとなるため、別途送付状を作成して添付する必要はありません。

請求書の送付状の記載項目

送付状の書き方について厳格な取り決めはありませんが、一般的な記載項目について解説していきます。

宛先

〇〇株式会社 御中」「〇〇株式会社◇◇(部署+役職+担当者名)様」のように記載します。宛先は頂いた名刺などに基づき、正確な情報を記載します。また、社名には(株)などの略式ではなく、正式な名称を使用します。

送付日

送付の日付、または送付状を作成した日付を記載します。請求書の作成日とあわせる必要はありません

送付主の情報

送付主の情報も、必ず記載します。記載位置は、宛先の記載よりも下に配置して、控えめにするのがマナーです。また、受け取り側の担当者が見ることを意識して、会社名、部署名、そして担当者名を省略せずに記載します。あわせて、請求内容への問い合わせに備えて、住所、電話、FAX、電子メールなどの連絡手段も記載しておきましょう。

前文

「拝啓 平素は格別のご厚情を賜り御礼申し上げます」などの日頃からの感謝の意を伝える文章にします。送付状では「頭語(とうご)」と「結語(けつご)」を用いて簡潔にまとめることが求められ、時候の挨拶は入れません。

本文

まず請求内容について触れ、次に今後の取引に言及し、終わりに結語を記載します。「この度の納品に関しまして、ご請求申し上げます。よろしくお願い致します。今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。敬具」といった文章になります。

記書き

行の中心に「記」と書いて、下を1行空けます。そして、「請求書 1枚」などと書類の内容を箇条書きで記入し、最後は「以上」と締めくくります。このような書き方は「記書き」と呼ばれ、ビジネス文書に特有の書き方です。

請求書を郵送する際のポイント

次に、請求書と送付状を封筒に入れて郵送する際に注意すべきポイントについて、以下の5つをおさえていきましょう。

信書の郵送ができるサービスが限られている

請求書は信書に分類され、郵便法などにより郵送手段が限定されています。郵便局が取り扱う普通郵便の他、速達郵便や書留郵便で送ることができますが、ゆうパックや他の配送業者による宅配便などでは送ることができません。

送付状はA4サイズ一枚

送付状はA4サイズで作成し、一枚にまとめます。やむを得ない場合を除き、A4サイズ一枚に収めましょう。

封筒は長形3号

一般的なマナーとして、封筒は長形3号を用います。
また、三つ折りにする際は用紙の下側から先に折ってからたたむと、開いたときに相手側の宛名から確認できるので、より印象の良い送付状となります。

送付状が一枚目に来るように同封

封筒に入れる際は、請求書に送付状を重ね、本文が記載された面を内側に、三つ折りにして入れるのがマナーです。こうすることで、受け取る側は送付状から先に読むことができ、郵便物の内容を把握しやすくなります。

封筒の書き方

封筒の書き方にも注意しましょう。宛先の情報や送付日、差出人の氏名などに加えて、受け取った側が請求書だと一目でわかるように「請求書在中」と記載します。送付する請求書が多い場合は、スタンプを使うと便利です。

まとめ

ビジネスマナー上、送付状は非常に大切です。挨拶⽂や封筒の⼊れる順番などに配慮することは、会社や担当者の印象にも繋がります。作成や郵送のポイントを押さえて、上記の例文なども参考にして作成してみてください。

電子請求書の導入で業務を効率化!

紙の請求書には、これまで述べたように、印刷や宛名書き、封入や郵送手配などの手間やコストがかかります。しかし、近年導入が進む電子請求書ならばそれらの削減が可能です。
電子請求書とは、紙に印刷し郵送する請求書ではなく、インターネットを通じてやりとりできるようにした電子データの請求書です。紙の請求書を移動させる時間がなくなることから、処理のスピードアップ・業務の効率化につながるというメリットもあります。

郵送にかかる手間やコストを削減できる

請求書を印刷して取引先に郵送するには、紙代やインク代、郵送代がかかります。また、請求書を郵送するには、請求書と送り状の印刷、封筒の宛名書き、請求書などを三つ折りに封入、そして切手を貼って投函という作業が発生します。
請求書をシステム上で作成したり、メールに添付して送ったりすることができれば、紙の請求書にかかる手間やコストを軽減できます。手作業が減ることで、人件費も削減できるのは大きなメリットです。

社内のペーパーレス化の推進

請求書を電子化すると、収納スペースが削減できるため、社内スペースを有効活用できます。また、ファイルを整理する手間がなくなり、電子化によって検索も容易になるなど、社内のペーパーレス化の推進が期待できます。

経理業務のテレワーク化

紙の請求書の場合、テレワークをしていても、経理担当者や役職者は請求書の押印や承認のために、出社する必要が生じます。また、担当者が出張の場合、請求書の押印や承認が進まないことがあります。
請求書を電子化すれば、ネット上で押印や承認ができ、業務が完結するため、経理業務のテレワークにつながることもメリットとなるでしょう。

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出典:公式サイト

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電子帳簿保存法の改正により、電子請求書の処理には電子データでの保存が必要となるため、受領業務も電子化への対応が求められます。ぜひこの機会に導入をご検討ください。

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