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請求書を封筒に入れ郵送する際に、「請求書在中」という記載をすることが多いと思います。しかし、請求書入りの封筒に書かれている「請求書在中」はスタンプで押されているものもあったり、手書きで書かれているものもあったりと、どちらの記載が良いか迷う方も多いかと思います。
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今回はそのような「請求書在中」の記載方法について解説していきます。
「請求書在中」とは
「請求書在中」とは、請求書の封筒に記載する添え字であり、受け取り側が開封前でも請求書だと判別できるようにする目的があります。
しかし、請求書を封筒に入れ郵送する場合は「請求書在中」と記載しなければならないというルールは存在しません。そのため、受け取り側に対してのビジネスマナーの意味合いが強い習慣です。
受け取り側の請求確認や支払処理の業務効率化にもつながるので、請求書を郵送する際はできるだけ「請求書在中」を書いた方が良いでしょう。
「請求書在中」の記載方法
ここからは、実際に封筒に「請求書在中」と書く際のマナーやルールについて解説していきます。
手書きの代わりにスタンプでの代用が可能
封筒に「請求書在中」を記載する方法として、スタンプと手書きの2種類があります。
受け取り側が「この封筒には請求書が入っている」と認識できることが重要なので、スタンプと手書きのどちらでも基本的には問題ありません。
しかし、複数の請求書を郵送する場合は、手書きで一つ一つ書いていくよりもスタンプのほうが効率的です。
封筒の選び方
ビジネスではA4サイズの書類を取り扱うことが多いですが、そのサイズの用紙を送付する際には、主に長形3号や角形2号が利用されます。
長形3号は定形郵便物の中で最大サイズの封筒となっており、A4サイズの書類を三つ折で封入することができるため、ビジネスの現場では利用頻度の高い封筒となっています。
そして、角形2号はA4サイズの書類を折らずにそのまま封入することができる封筒です。そのため、履歴書・職務経歴書、または契約書といった「特に折り目を付けることが望ましくない書類」の郵送に用いられます。
表記する位置
封筒が縦か横かによって、「請求書在中」と記載する位置は異なります。
縦書きの場合は、表面の左下に「請求書在中」を記載します。
横書きの場合は、「請求書在中」の位置は表面の右下となります。
記載内容
封筒に記載する内容は、表面・裏面とも通常の郵便物同様「郵便番号」「住所」「所属」「宛名」、そして表面には「添え字」・裏面には「送付日」をそれぞれ記載するのが適切です。
表面と裏面の記載内容は以下のようになります。
表面
- 郵便番号
- 宛先住所
- 相手の所属
- 宛名
- 「請求書在中」の添え字
裏面
- 送付日
- 所属
- 差出人氏名
- 「〆」
文字やスタンプの色
「請求書在中」にスタンプを利用する際、どのような文字の向きや色を選ぶとよいのでしょうか。
縦長の封筒を使用する場合には「縦書き」のスタンプ、横長の封筒の場合には「横書き」のスタンプを使用するのが一般的です。さらにスタンプの色に関しては、よく目立つように「青」を選ぶケースが多いでしょう。
（※青のスタンプが利用できない場合は、赤もしくは黒で代用しても構いません。）
印字済み封筒の利用も可能
請求書発行件数が多い場合は「請求書在中」が最初から印字されている専用封筒を用意しておくと便利です。
また、毎月の請求書発行件数が多い場合は、自分で印刷するよりも、印刷業者へまとめて発注する方がお得な場合もあります。
請求書１つ１つにスタンプを押す作業を効率化したい方はぜひ利用してみて下さい。
電子請求書の導入で業務を効率化！
請求書の電子化とは、請求書発行システムなどを使い請求書をWEB上で行い、PDFなどの電子データで顧客に送付することです。
電子請求書を導入することで、紙・インク・スタンプ・郵送にかかるコストや手間を削減することができます。
具体的には電子請求書の導入によって、以下のようなメリットが期待できます。
送付にかかる手間やコストを削減できる
電子請求書を導入することで以下の5つが削減されます。
- 紙
- 封筒
- 「請求書在中」用スタンプ
- インク
- 郵送コスト
一般的な請求書の送付では、請求書の作成から紙、封筒、スタンプやインクといった費用に加え、送付コストもかかってしまいますが、電子請求書を導入することで、送付までにかかる手間やコストを削減することができます。
さらに電子化された情報はWEB上で保管されるため、紛失のリスクを減らし、探しやすくする効果もあります。
社内のペーパーレス化の推進
請求書の電子化は社内のペーパーレス化の促進につながり、それまで必要だった書類の収納スペースを削減してくれます。
これによりそれまで必要だった管理費用や管理の手間も同時に効率化されるでしょう。
経理業務のテレワーク化
従来の経理業務は会社内ですることが当たり前となっており、たくさんの書類が保管されているところから必要な書類を探していました。
しかし、請求書を電子化することで、請求書の作成や管理のような経理業務を出社することなく行うことができるようになります。
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紙・メール・PDFのどの種類の請求書もデータ化してオンラインで一括管理することで、煩雑な請求書業務を効率化します。請求書の受領・点検・保管まで代行可能であるため、受領のための出社やスキャン作業、原本のファイリングや保管に時間を割かれることもなくなります。
電子帳簿保存法の改正により、電子請求書の処理には電子データでの保存が必要となるため、受領業務も電子化への対応が求められます。ぜひこの機会に導入をご検討ください。
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まとめ
今回は「請求書在中」についてご紹介しました。
相手に請求書を送る際、「請求書在中」と記載することで受け取り側が一目で請求書入りの封筒であると分かりやすくし、受け取り側の利便性に貢献しましょう。
また、請求書業務を電子化・効率化する『TOKIUMインボイス』の導入もぜひご検討ください。
