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政府による働き方改革や新型コロナウイルスの影響によって、テレワークによる出社しない働き方が推進されています。テレワーク対応に向けたシステムの一つに、「文書管理システム」というものがあります。文書管理システムを導入することで、会社で行ってた業務を自宅からオンラインでこなすことができ、テレワークを実現することができます。
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今回は、そんな文書管理システムの基本知識やおすすめのシステムについて解説していきます。ぜひ最後までご覧ください。
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、電子化された文書の保管・活用・廃棄を一括で管理できるシステムのことを指します。
文書管理システムを導入することで、必要な文書の保管・情報共有が簡単にできるだけでなく、文書の種類に応じてセキュリティレベルや保存期間を定め管理することも可能になります。
さらに、「目当ての文書を見つけるのに時間がかかる」「そもそもどの文書に必要な情報があるのか分からない」といった事態を防ぐことができ、大幅な業務効率アップが期待できます。
文書管理における課題
文書管理における一般的な課題として下記３つが挙げられます。
- 文書の検索に時間をとられる
- 情報漏洩のリスクがある
- 紙の保管にスペースをとられる
1.文書の検索に時間をとられる
業務の中で文書管理を紙ベースで行なっていると、たとえきちんと整理していたとしても、膨大な文書から目当ての文書を探す作業にはそれなりの時間がかかってしまいます。急いでる時に限って、必要な文書が見つからなかったり、誰が保持しているのかわからなかったりして困った経験があると思います。
また情報共有の際にも、文書のコピーや配布、重要書類については共有後の処分など、多くの手間がかかってしまいます。
文書管理システムを利用すれば、あらゆる文書をオンラインで一元管理できるため、目当ての文書をすぐに探すことが可能になります。
2.情報漏えいのリスクがある
文書を紙ベースで管理していると、文書の参照や持ち出しを厳格に管理することが難しくなり、情報漏洩のリスクが高まります。
また、文書の管理が不十分であると文書破棄期日の把握が出来ないため、保管の必要のない古い文書が溜まっていきます。それによって、企業が保有する秘密情報・顧客情報の漏洩リスクを余分に抱えることになります。
文書管理システムにはアクセス権限機能やセキュリティ機能があるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。
3.紙の保管にスペースをとられる
文書にも見積書・発注書・契約書・会議録・報告書といった様々な種類があり、法律により長期間の保管が義務づけられているものもあります。保存期間が長い文書は会社に溜まっていくため、長い期間で見てみるとどうしてもスペースを圧迫し、大きな保管コストがかかります。
文書管理システムを導入すれば、紙の書類を大幅に減らすことができ、スペースの問題を解決することができます。
文書管理システムの主な機能一覧
続いて、文書管理システムの具体的な機能について説明します。一般的な文書管理システムには、以下の6つの機能があるものが多いです。
- 文書登録機能
- 検索機能
- アクセス権限機能
- セキュリティ機能
- ワークフロー機能
- 外部システム連携機能
1.文書登録機能
文書管理システムの基本となるのが文書登録機能です。
従来では、印刷して決まったファイルに保管する作業が必要でしたが、文書管理システムの登録機能を使えば、大量の書類をオンラインで一括管理できるだけでなく、従業員がスムーズに文書を確認することができます。
2.検索機能
事業を続けていけば、報告書・帳簿・伝票など様々な文書が日々増えていきます。保存しておかなければいけない書類が膨大な量になり、必要なときに探すのが困難な状態になってしまいます。
文書管理システムの検索機能によって、目当ての文書をいち早く探すことができます。また、「全文一致検索」と「あいまい検索」を実行する機能もあり、柔軟な検索が可能です。
3.アクセス権限機能
アクセス権限機能とは、契約書や機密情報といった重要な文書に特定の人しかアクセスできないように制限する機能のことです。権限の設定範囲を自由に変えることができ、セキュリティに配慮しながらも文書を簡単に共有することができます。
4.セキュリティ機能
セキュリティ機能とは、文書の保管期限を設定する機能やどのユーザがアクセスしたかを履歴として記録する機能のことです。
セキュリティ機能で権限のない従業員のアクセスを防ぐことにより、不正アクセスに対して厳しい監視が出来るだけでなく、情報漏洩や改ざんのリスクの軽減が可能になります。
5.ワークフロー機能
ワークフローとは、企業や人の間で行われる情報や業務のやり取りの事です。
ワークフロー機能を利用することで、契約書や稟議書などの申請や承認が必要な文書の法務チェックが文書管理システムを通してスムーズに行えるようになります。加えて、申請・承認の流れを定めることで、人的な作業の抜け・漏れを防止することにも繋がります。
6.外部システムとの連携機能
外部システムと連携をすることで、文書管理に関わる業務の情報をスムーズに確認することができます。連携が取れていないとシステムごとに確認することになるので大変です。
外部システムと連携が出来ていれば、業務時間の時短や入力ミスといったオペレーションミスの防止にも繋がるでしょう。
おすすめの文書管理システム3選
ここでは、おすすめの文書管理システムを3つ紹介していきます。
- 楽々Document Plus(住友電工情報システム株式会社)
- MyQuick (インフォコム株式会社)
- Legal Forceキャビネ (株式会社Legal Force)
楽々Document Plus(住友電工情報システム株式会社)
「楽々Document Plus」は、700社以上の導入実績があり、さまざまな業種・用途で利用されているオンプレミス型の文書管理システムです。e文書法にも対応しており、Word・Excel・PPT・PDFなどの文書をドラッグ＆ドロップするだけで簡単に文書を登録することができます。
特徴
- 業務の適用性が高く、電帳法(e文書法)へも完全対応
- 全文検索、ワークフロー機能、契約書管理機能などの充実した機能
- 「自然文検索」「属性で絞り込み検索」など様々な形式での検索が可能
MyQuick (インフォコム株式会社)
「MyQuick」は、資料の保管から、記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応した文書管理システムです。スピーディな検索が強みで、セキュリティ対策を行いつつ業務効率を向上させることができます。電子契約サービスと連携することで、完全ペーパレスな契約管理を実現します。
特徴
- ユーザー数無制限
- 探す場面を想定したさまざまな条件検索機能
- エクセルと同様の台帳管理項目をそのまま取り込むことが可能
- 期限日を知らせるアラート機能で作業漏れを防げる
Legal Forceキャビネ (株式会社Legal Force)
「Legal Forceキャビネ」は、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。あらゆる契約書をすばやくデータ化し、契約管理の手間を大幅に軽減することができます。締結後の契約書の「監視」体制を構築し、契約書に潜むリスク管理も可能です。
特徴
- 契約書に特化した文書管理システム
- 現契約書と変更契約書を紐付けし、契約内容を正確に把握
- 管理台帳を自動で作成
- 全文検索で契約書に潜むリスクを可視化
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代表的な文書管理システム「TOKIUM電子帳簿保存」では、あらゆる国税関係書類（見積書・請求書・納品書・契約書・発注書等）をオンラインでまとめて管理することが可能です。
書類の電子管理ができることに加え、原本の受領とスキャン・データ入力・保管まで代行されます。そのため、電子帳簿保存法に対応する追加の手間をなくせるだけでなく、紙と電子データの二重管理からも解放され、完全なペーパーレス化を実現できます。
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まとめ
今回は、文書管理システムについて解説しました。
企業の事業価値を適切に守るために、文書管理システムを使い、不要な契約の更新・文書の紛失や情報漏洩をなくしましょう。今、文書管理について直したいところがあるのならば、他の企業より早く、ピッタリな文書管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
