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働き方改革やテレワークの普及により、オフィスに出社しない働き方が広がっています。こうした働き方に対応するためのシステムの一つに、「文書管理システム」があります。文書管理システムを導入することで、これまで会社で行っていた業務を自宅からオンラインでこなすことができます。
※TOKIUMブログは、クラウド契約書管理システム「TOKIUM契約管理」などを提供する株式会社TOKIUMが運営しています。
今回は、そんな文書管理システムの基本知識やおすすめのシステムについて解説していきます。ぜひ最後までご覧ください。
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、電子化された文書の保管・活用・廃棄を一括で管理できるシステムのことを指します。文書管理システムを導入することで、必要な文書の保管・情報共有が簡単にできるだけでなく、文書の種類に応じてセキュリティレベルや保存期間を定め管理することも可能になります。さらに、「目当ての文書を見つけるのに時間がかかる」「そもそもどの文書に必要な情報があるのか分からない」といった事態を防ぐことができ、業務効率アップが期待できます。
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文書管理における課題
文書管理における一般的な課題として下記３つが挙げられます。
- 文書の検索に時間をとられる
- 情報漏洩のリスクがある
- 紙の保管にスペースをとられる
1.文書の検索に時間をとられる
業務の中で文書管理を紙ベースで行なっていると、たとえきちんと整理していたとしても、膨大な文書から目当ての文書を探す作業にはそれなりの時間がかかってしまいます。急いでる時に限って、必要な文書が見つからなかったり、誰が保持しているのかわからなかったりして困った経験があると思います。また情報共有の際にも、文書のコピーや配布、重要書類については共有後の処分など、多くの手間がかかってしまいます。文書管理システムを利用すれば、あらゆる文書をオンラインで一元管理できるため、目当ての文書をすぐに探すことが可能になります。
2.情報漏えいのリスクがある
文書を紙ベースで管理していると、文書の参照や持ち出しを厳格に管理することが難しくなり、情報漏洩のリスクが高まります。また、文書の管理が不十分であると文書破棄期日の把握が出来ないため、保管の必要のない古い文書が溜まっていきます。それによって、企業が保有する秘密情報・顧客情報の漏洩リスクを余分に抱えることになります。文書管理システムにはアクセス権限機能やセキュリティ機能があるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。
3.紙の保管にスペースをとられる
文書にも見積書・発注書・契約書・会議録・報告書といった様々な種類があり、法律により長期間の保管が義務づけられているものもあります。保存期間が長い文書は会社に溜まっていくため、長い期間で見てみるとどうしてもスペースを圧迫し、大きな保管コストがかかります。文書管理システムを導入すれば、紙の書類を減らすことができ、スペースの問題を解決することができます。
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文書管理システムの主な機能一覧
続いて、文書管理システムの具体的な機能について説明します。一般的な文書管理システムには、以下の6つの機能があるものが多いです。
- 文書登録機能
- 検索機能
- アクセス権限機能
- セキュリティ機能
- ワークフロー機能
- 外部システム連携機能
1.文書登録機能
文書管理システムの基本となるのが文書登録機能です。従来では、印刷して決まったファイルに保管する作業が必要でしたが、文書管理システムの登録機能を使えば、大量の書類をオンラインで一括管理できるだけでなく、従業員がスムーズに文書を確認することができます。
2.検索機能
事業を続けていけば、報告書・帳簿・伝票など様々な文書が日々増えていきます。保存しておかなければいけない書類が膨大な量になり、必要なときに探すのが困難な状態になってしまいます。文書管理システムの検索機能によって、目当ての文書をいち早く探すことができます。また、「全文一致検索」と「あいまい検索」を実行する機能もあり、柔軟な検索が可能です。
3.アクセス権限機能
アクセス権限機能とは、契約書や機密情報といった重要な文書に特定の人しかアクセスできないように制限する機能のことです。権限の設定範囲を自由に変えることができ、セキュリティに配慮しながらも文書を簡単に共有することができます。
4.セキュリティ機能
セキュリティ機能とは、文書の保管期限を設定する機能やどのユーザがアクセスしたかを履歴として記録する機能のことです。セキュリティ機能で権限のない従業員のアクセスを防ぐことにより、不正アクセスに対して厳しい監視が出来るだけでなく、情報漏洩や改ざんのリスクの軽減が可能になります。
5.ワークフロー機能
ワークフローとは、企業や人の間で行われる情報や業務のやり取りの事です。ワークフロー機能を利用することで、契約書や稟議書などの申請や承認が必要な文書の法務チェックが文書管理システムを通してスムーズに行えるようになります。加えて、申請・承認の流れを定めることで、人的な作業の抜け・漏れを防止することにも繋がります。
6.外部システムとの連携機能
外部システムと連携をすることで、文書管理に関わる業務の情報をスムーズに確認することができます。連携が取れていないとシステムごとに確認することになるので大変です。外部システムと連携が出来ていれば、業務時間の時短や入力ミスといったオペレーションミスの防止にも繋がるでしょう。
おすすめの文書管理システム3選
ここでは、おすすめの文書管理システムを3つ紹介します。各サービスの特徴は、各社の公式サイトで紹介されている特徴や強み、選ばれる理由をもとに3つずつ整理しました。料金は各社の公式サイトでご確認ください。
※以下の記載は、各サービスの公式サイトの情報（各サービスの出典に記載した最終確認日時点）をもとにまとめています。弊社にて確認することができなかった機能・仕様は「要確認」と記載しています。万が一弊社による確認に誤り等がある可能性がありますので、必要に応じて公式サイト等をご確認ください。
- TOKIUM契約管理（株式会社TOKIUM）
- MyQuick（インフォコム株式会社）
- LegalForceキャビネ（株式会社LegalOn Technologies）
TOKIUM契約管理（株式会社TOKIUM）
TOKIUM契約管理は、新リース会計基準への対応を効率化するクラウド契約書管理システムです。TOKIUMが契約書のスキャンを代行し、当該契約がリースを含む可能性をAIが自動で判定します。
契約書のスキャン・原本管理を任せられる
紙の契約書をTOKIUMに郵送するだけで、製本済みの契約書を非破壊でスキャンし、データ化まで代行します。スキャン済みの契約書は保管まで任せられ、原本はいつでも1件単位で取り出すことができます。
契約情報をAIが自動でデータ化できる
契約書から任意の情報をAIが自動でデータ化します。契約期間をはじめとする各項目を手入力する手間を減らし、管理台帳の作成につなげることができます。
リースに該当する可能性がある契約をAIが自動で洗い出せる
リースに該当する可能性がある契約を、AIが自動で洗い出します。判定の根拠となった条文は契約書PDF上にハイライトされるため、新リース会計基準への対応で必要になるリースの識別作業を効率よく進めることができます。
出典：TOKIUM契約管理 | 新リース会計基準対応のクラウド契約管理システム（最終確認日：2026年9月29日）※料金は改定されることがあるため、本記事では記載していません。最新の情報は公式サイトをご確認ください。
MyQuick（インフォコム株式会社）
MyQuickは、AIを活用した文書管理・契約書管理システムです。契約書や規程集、設計書、報告書といった社内の文書を1つのシステムで管理でき、共有や検索まで幅広い用途に対応します。
ユーザー数の制限なく利用できる
ユーザー数に上限はなく、個人IDで利用できます。オプションプランを利用すれば、グループ会社へ利用範囲を広げることもできます。
台帳項目を自由に設計できる
どの項目で文書を管理するかを自社で自由に決められるため、運用に合った形で管理できます。検索で目当ての文書を探す手間も少なく済みます。
アラート通知で作業漏れを防げる
公式サイトでは「さまざまなアラート通知で、作業漏れを事前に防ぐ！」と紹介されています。
出典：AI文書管理システム・AI契約書管理システム｜MyQuick／文書管理・契約管理・証憑管理システムの機能紹介｜MyQuick（最終確認日：2026年9月29日）※料金は改定されることがあるため、本記事では記載していません。最新の情報は公式サイトをご確認ください。
LegalForceキャビネ（株式会社LegalOn Technologies）
LegalForceキャビネは、締結を終えた契約書の管理を支援するAI契約管理システムです。契約書をすばやくデータ化でき、契約管理にかかる手間も減らせます。さらに、締結後の契約書を監視する体制をつくり、契約書に潜むリスクの管理にも使えます。
管理台帳を自動で作成できる
AIが契約書から必要な情報を読み取り、管理台帳へ自動でまとめます。台帳を手作業で作る手間を減らすことができます。
全文検索で契約書のリスクを可視化できる
契約書の全文が検索の対象になり、検索のやり方も複数そろっています。こうした検索によって、リスクを目に見える形にできます。
更新期限を自動でリマインドできる
更新期限の計算とメールでのリマインドをAIが自動で行うため、更新期限の見落としを防げます。
出典：【公式】LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ）｜契約書管理ができるAI契約管理システム（最終確認日：2026年9月29日）※料金は改定されることがあるため、本記事では記載していません。最新の情報は公式サイトをご確認ください。
TOKIUM契約管理の導入事例
TOKIUM契約管理の導入事例を1件ご紹介します。なお、これから紹介するのは導入企業の一例です。効果は企業規模・運用により異なります。
散在していた契約書を一元管理し、新リース会計基準への対応にも活用｜日本石油輸送株式会社
物流業の日本石油輸送株式会社では、契約書が紙と電子で混在し、管理を各部署に任せていたため、検索や情報の共有に時間を要していました。あわせて、オフィスリニューアル後の書類保管スペースの削減に向けて、契約書を含む書類の電子化が課題となっていました。
TOKIUM契約管理の導入により、締結済み契約書のスキャン作業で約1,000時間以上の削減、新規契約締結業務で年間100時間以上の削減を見込んでいます。あわせて、自動更新契約の失念や期限切れのリスクを最小限に抑えられます。また、新リース会計基準への対応では、契約内容がリースに該当するか否かの判断に会計基準の知識が不可欠で、経理部門の継続的な負担増加が懸念されていました。AIによる識別サポート機能により、確認作業の効率化に加えて、見落としによるリスクの回避も見込んでいます。
出典：日本石油輸送株式会社 | TOKIUM（トキウム）（最終確認日：2026年9月29日）
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まとめ
今回は、文書管理システムについて解説しました。大切な情報資産を守るためにも、文書管理システムを活用し、契約更新の見落としや文書の紛失、情報漏えいを防いでいきましょう。
契約書を中心とした文書管理を効率化したい場合には、クラウド契約書管理システム「TOKIUM契約管理」をご検討ください。機能の詳細や導入イメージは、以下より資料をダウンロードのうえご確認ください。
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出典：TOKIUM契約管理 | 新リース会計基準対応のクラウド契約管理システム（最終確認日：2026年9月29日）
文書管理システムに関するよくある質問
文書管理システムに関するよくある質問をご紹介します。
文書管理システムとファイルサーバーやクラウドストレージは何が違いますか
ファイルサーバーやクラウドストレージは、ファイルを保管して共有するための仕組みです。文書管理システムはこれに加えて、台帳項目による管理、アクセス権限や保存期間の設定、期限の通知、申請・承認といった、文書のライフサイクルを管理する機能を備えているものが多くあります。本記事で紹介した6つの機能が、その違いにあたります。
文書管理システムは電子帳簿保存法への対応にも使えますか
電子帳簿保存法では、保存方法に応じて真実性の確保と可視性の確保のための要件が定められています。文書管理システムの中には、これらの要件への対応を掲げているものもあります。ただし対応範囲はサービスごとに異なるため、各サービスの公式サイトまたは問い合わせでご確認ください。
出典：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁／電子帳簿等保存制度を活用して、デジタル化をさらに進めてみませんか？（令和8年6月・PDF）（最終確認日：2026年9月29日）
すでにある紙の文書はどのように移行すればよいですか
自社でスキャンして取り込む方法のほか、スキャンや原本の保管を代行するサービスを利用する方法があります。対象の文書量が多い場合や、保管スペースの削減もあわせて進めたい場合は、どこまで代行を利用できるかが検討のポイントになります。対応範囲はサービスごとに異なるため、各サービスの公式サイトでご確認ください。
文書管理システムを選ぶときは何から決めればよいですか
はじめに整理したいのは「どの文書を、誰が、どこまで扱うか」です。対象とする文書の種類（契約書が中心か社内文書全般か）、利用する人数と部署の範囲、既存の紙文書の扱いの3点を決めると、確認すべき機能が絞り込めます。そのうえで、公式サイトで確認できない仕様は各サービスへ問い合わせて確認しましょう。
※本記事の内容は、各サービスの公式サイトに掲載された情報（各サービスの出典に記載した最終確認日時点）をもとに作成しています。公式サイトで確認できなかった機能・仕様は「要確認」と記載しており、非対応を意味するものではありません。最新の情報は各サービスの公式サイトでご確認ください。
※記載している会社名・サービス名は、各社の商標または登録商標です。
※内容に誤りやお気づきの点がございましたら、こちらのメールアドレスよりご連絡ください。確認のうえ速やかに修正いたします。
