帳票管理

経理担当がやるべき請求書の管理方法とは?発行・受領後の保存期間やおすすめのツールを紹介!

公開日:2022.05.27更新日:2022.08.09

請求書を効率的に管理できていますか?請求書は取引先とお金のやり取りを始めるための最も重要な書類です。内容に間違いがあると会社に損失をもたらすかもしれません。また、管理がいいかげんになっていると取引の証明ができずに追加課税を受ける可能性もあります。

請求書は、必要なときに、すぐ取り出せる状態で保管しなければなりません。同時に、内容によって定められた保存期間が違うなど管理が難しいものです。エクセルなどの表計算ソフトで管理する会社も多いですが、意外な落とし穴もあります。

効率よく管理する方法を知らないと、業務面の負担が増えますし、重大なミスを起こす可能性も高くなります。本記事では経理担当がやるべき請求書の管理方法とおすすめの業務効率化ツールについて紹介します。

【ケース別】請求書の管理方法とは?

請求書は、自社で発行し控えを管理する場合と、仕入れ先など他社から受け取る場合があります。それぞれを別に管理しておく必要があり、混合してはいけません。以下では、管理方法と注意点を紹介します。

請求書を自社で発行した場合

自社発行の請求書は控えを未入金分として、管理する必要があります支払日を確認した上で、期日ごとに整理しましょう。これによって支払い漏れを防ぎやすくなります。支払日を迎えた請求書は入金の有無をチェックしたあとで、別の場所に保管しましょう。

入金チェックが終わった請求書は、取引先別または月別に管理するのが一般的です。探しやすさを考慮しながら管理方法を決めましょう。基本的に、取引先が多い場合は取引先別に管理するほうが探す手間が省けます。

支払い済みの請求書を確認する場合は、請求額と実際に支払った額が一致しているかのチェックが大切です。未入金と入金済みの請求書が混ざってしまわないよう細心の注意を払いながら、ファイリングしましょう。

請求書を他社から受領した場合

他社から受領した請求書は、いったん未払い分として保管しますその際、請求内容をきちんと確認することが大事です。最初に、内容の正誤を確認してから整理しましょう。

内容に問題がなければ、ファイルやケースなどに一時的に保管し、支払い後に支払い完了の処理をします。もし、内容に間違いがあった場合は、直ちに再発行してもらうなどの対応が必要です。

紙で請求書を保管する場合は必ず未払いと支払い済みの請求書を別にしておきましょう支払済みの請求書はスタンプやペンで支払済みである旨を記入するなどして、他の人が見てわかるようにしておけばよいでしょう。

別々に保管していても、ファイルを落とすなどして飛び出してしまうことがあります。こうした不測の事態が起こっても絶対に混同しないしくみを作っておくことが大切です。

請求書を保存しなければならない期間は?

請求書の保存期間

法人個人事業主
税法では7年、欠損金の繰越控除適用は10年所得税法では5年、消費税納税業者は7年
参照元:国税庁|「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

法人の請求書保存期間は、税法で7年、欠損金の繰越控除適用は10年ですまた、個人事業主では、所得税法で5年、消費税の課税事業者は7年です適用される法律が複数ある場合、期間の長いほうが優先されるので、注意しましょう。

また、保存日数の計算方法には、さらに注意が必要です。法人の7年間や個人事業主の5年間は請求書が発行された日付ではなく、確定申告提出期限の翌日から日数が加算されます。

なお、個人事業主の場合は確定申告の期限が3月15日です(たとえば令和3年分の請求書は令和9年3月15日です)。期限前に破棄すると税務調査などに対応できなくなるので、期限の日付をしっかり確認して、それまでは破棄しないよう注意しましょう

支払い済み請求書の管理はどうする?

支払い済みの請求書は月別に管理する方法と取引先別に管理する方法があります。絶対の正解があるわけではないので、現状に合わせてどちらを採用するか判断します。月別・取引先別で管理するメリットとデメリットを中心に、それぞれの特徴を解説します。

月別に管理

支払い済みの請求書は日付ごとに整理しておくと確認作業がスムーズに進みます。月別の管理なら毎月の支払いが把握しやすくなります。毎月の支出額を正確に管理する必要がある場合は月別の管理がよいでしょう。

月別管理のメリットは、月別ファイルなどを置いて請求書を一時保管する際に手間がかからない点です。請求書は時期が集中する傾向があるので、月別管理のほうが一時保管がしやすくなります。

一方、月別管理のデメリットとして、特定の取引先の請求書を探すのに手間がかかるという点があります取引先が多い場合は顧客別に管理したほうがスムーズに確認できます。

取引先別に管理

取引先別に管理すると特定の取引先の請求書を探しやすくなります日付ごとに整理した場合、取引日がわからないと探し出すのに手間がかかります。取引先別であればすぐ見つかります。

半面、月別の支出を把握しにくい、ファイリングに手間がかかる、というデメリットがあります。受け取った時も月別管理だとファイルに入れるだけですが、取引先別では細かく分別する必要があります。

月別、取引先別の管理方法には一長一短あり、どちらが絶対によいということはありません。支払い済みと未払いが混同しないよう注意して、自社に合った形で保管しましょう。

エクセルなど表計算ツールでの請求書管理は課題が多い

エクセルのような表計算ソフトで請求書を管理すると、期日や取引先などを一覧でき、絞り込みや検索で作業が楽になります。その一方で、利用する上での問題もあります。

まず、検索項目が設定しにくく、自社の使い方にあった設定ができるまでに意外に手間がかかります関数やマクロで機能を補足できますが、そうした設定はしばしば担当者が個人的に頑張ってつくってしまいます。このため属人的になることが多く、異動などで引き継がれないことがよくあります。

また、データはどんどん蓄積していくので、次第に処理が重くなり、イライラさせられることもよくあります。

さらに、1つのミスですべての計算結果が誤ったものになる可能性があります。大きな食い違いなら気づけるかもしれませんが、細かい数値の入力ミスに気づかないままになるおそれもあります。

このような表計算ツール管理のデメリット面が浮き彫りになってきたため、最近はクラウド型の管理ソフトやツールで効率的に請求書を管理するケースが増えてきました。自動化によって管理が楽になり、表計算ツール管理の課題を解決してくれます。

クラウド型管理ソフト・システムで請求書を電子データで管理

クラウド型管理ソフト・システムは、電子データで請求書管理を自動化できます。請求書を紙のまま取り使う煩雑さから解放され、検索も簡単になり、大容量のデータも快適に処理できます。

例えば、以下のようなメリットがあります。

  • 紙や保管場所、人件費などのコスト削減
  • 経理業務の負担を減らし、ミス減少や業務効率化
  • 管理や検索、共有がしやすくなる
  • 再発行や修正がしやすい
  • テレワーク等の柔軟な働き方に対応できる

リアルタイムで請求書がチェックできる点もメリットで、請求書の管理業務が大幅に軽減します。また、検索機能が充実しているため特定の請求書を見つけやすく、税務調査への対応もしやすくなります。

他の会計ソフトとの連携も可能で、紙やエクセルでの管理よりも負担を大幅に軽減できます。クレジット決済の請求書を発行できるツールもあり、クラウド型請求書管理システムで、経理業務全体を効率化できます。

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まとめ

請求書の管理には、取引先別と月別、未払いと支払い済みの分別管理など手間がかかる作業があります。個別にファイリングする必要があり、紛失のリスクもあります。一方、請求書をエクセルなどの表計算ソフトで管理する方法もありますが、検索機能が不十分だったり、容量の問題があったり、不便な点もあります。

こうしたことを受けて、クラウド型管理ソフトで請求書を管理する企業が増えています。

電子帳簿保存法の改正によって、請求書をデータ管理に移行しやすくなっており、業務の負担を軽減する「TOKIUMインボイス」など便利なサービスも多数あります。

電子帳簿保存法については、わかりやすく解説した資料も提供しているので、こちらも参考にしてみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法ガイドブックのダウンロードはこちら

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