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領収書のスキャナ保存のやり方について正しく理解していますか。電子帳簿保存法の改正によって、領収書の電子化に関する要件が変更され、どう対応したらいいかわからない方もいるでしょう。電子化についてよく理解できず、紙の保存からなかなか移行できないケースもあります。
ただし、わからないで済ませてしまうのは問題です。正しく理解しないと、無駄な業務を長時間行ってしまったり、法的に問題がある方法で領収書を保存してしまうかもしれません。
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この記事では領収書のスキャナ保存について、メリット・デメリットを踏まえながら解説します。記事後半では、領収書のスキャナ保存を簡単にできる経費精算システムを紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？
そもそも電子帳簿保存法は、パソコンが普及し始め、電子上で書類を扱う機会が増えた1990年代に制定された法律です。時代の変化に合わせて改正も数度に渡り行われており、直近2022年の改正ではスキャナ保存制度の要件が大幅に緩和されています。
スキャナ保存制度は、電子帳簿保存法の中でも、取引で発生する紙の書類を一定の要件を満たした上でスキャンし電子データとして保存できる制度のことです。スキャナや複合機でスキャンしたデータだけでなく、スマートフォンやデジタルカメラの画像データも認められます。
電子帳簿保存法では、スキャナ保存をする上で満たすべき要件が規定されており、要件に沿ったデータ保存が求められます。電子保存の際には「真実性」「可視性」の2つが重要とされており、解像度や色の階調、書類の検索性など、保存要件は多岐にわたります。また、書類の重要度の違いによっても保存方法がやや異なるため、注意が必要です。
スキャナ保存制度を利用することで、紙で領収書を保存する必要がなくなり、領収書の処理や管理・保管を効率化することができます。
22年の電子帳簿保存法改正で領収書の原本保管が不要に？
電子帳簿保存法は時代背景に合わせて改正を重ね、最近ではスマートフォンで撮影した写真の保存が認められるなど、電子保存の導入ハードルが低くなってきました。しかし、書類の電子化後も紙原本の保管が義務付けられていたり、同一データかどうかを確認するために複数の担当者が必要だったりと、実務上の負担は依然として多く、導入が中々進まないのが実態でした。
以上のような実態や世界的なデジタル化の進展、そしてコロナウイルスのパンデミックを踏まえて、2022年1月に電子帳簿保存法の大幅な改正が行われました。本改正によって、スキャナ保存制度に関しても大きな変更がありました。
重要な変更点としては、税務署長の事前承認が不要になったこと、そして適正事務処理案件が廃止され原本の即時廃棄が認められたことが挙げられます。他にも変更点としては、タイムスタンプ付与期間の延長、検索項目の緩和などがあります。
2022年の電子帳簿保存法改正についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事をご確認ください。
領収書をスキャンするための保存要件とは？
上述の通り、紙の領収書をスキャンしてデータ化する場合は、スキャナ保存制度の要件を満たす必要があります。なお、領収書は資金や物の流れに直結する「重要書類」に分類されており、見積書や注文書といった、資金や物の流れに直結しない「一般書類」よりも要件が厳しく規定されています。
以下は、領収書のスキャナ保存のための具体的な要件です。参考として、一般書類の要件も載せています。
| 項目 | 重要書類（領収書） | 一般書類 |
|---|---|---|
| 入力期間 | 受領後、速やか（7日以内）に入力 規定を定めている場合は2ヵ月経過後速やか（7日以内）に入力 | 適時入力 |
| 解像度200dpi以上の読み取り | 必要 | 必要 |
| タイムスタンプの付与 | 必要 （入力期限内に電子データの保存が確認可能なクラウドシステムなどがあれば不要） | 必要 （一定条件下では不要） |
| 解像度、階調情報の保存 | 必要 | 必要 |
| 大きさ情報の保存 | 必要 （A4サイズ以下は保存不要） | 不要 |
| ヴァージョン管理 | 必要 | 必要 |
| 入力者情報の確認 | 必要 | 必要 |
| スキャン文章と帳簿の相互互換性 | 必要 | 必要 |
| 見読可能装置 | 14インチ以上のカラーディスプレイと4ポイント文字の認識 | 14インチ以上白黒対応可、4ポイント文字の認識 |
| 整然・明瞭出力 | 必要 | 必要 |
| 電子計算処理システムの開発関係書類の備え付け | 必要 | 必要 |
| 検索機能の確保 | 必要 | 必要 |
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領収書を電子保存するメリット5つ
紙の領収書を電子保存するメリットは大きく5つあります。以下では、紙での保存と比較しながら電子保存のメリットを解説します。
①書類の劣化・紛失が起こらない
電子保存では領収書の劣化が起こらない点がメリットです。紙保存の場合、長い期間の保存を行うと劣化し文字や金額が読み取れなくなるリスクがあります。また、適切に保管していても、参照のため取り出した際に紛失しやすいなどのデメリットがありました。
領収書を電子保存する場合は、データ流出のリスクは多少あるものの、書類の劣化や紛失によって文字が読めなくなるリスクはありません。データはバックアップが可能ですので、情報が消失する可能性も極めて低いでしょう。
②領収書を保存するスペースや人件費等のコストを削減できる
紙での保管で必要だった場所や、紙保存にかかる場所代や台紙代、整理のための人件費などを削減できる点もメリットです。通常はファイルに保管するなどしますが、そのような保管方法だと膨大な手間やコストがかかってしまいます。
ファイルに1枚1枚保管するとなると時間がかかり、他の業務を圧迫するでしょう。データ保存の場合は保管場所が必要ありません。専用のスペースを作る必要がなく、パソコン一台で作業できるので、人員も削減できます。
③監査や内部調査時などの資料検索が楽になる
監査や調査時の資料検索が楽になる点もメリットです。紙保存の場合は、膨大なファイルの中から目当ての資料を手作業で探す必要があり、多くの時間を費やしてしまうかもしれません。何時間も1枚の領収書を探し続けるケースもあるでしょう。
電子データの保存要件では、検索項目が定められているので、書類が見つかりやすくなります。早い場合は数秒で見つけられ、作業時間の無駄を削減できます。
④オフィスの外からでも領収書データの確認ができる
オフィスの外にいても、データにアクセスできる機器さえあれば、領収書データの確認ができます。システム次第では、スマートフォンから領収書のスキャナ保存から経費申請ができます。
オフィスに出勤して領収書を探す必要がなくなるので、テレワークや在宅勤務に対応しやすいです。領収書を提出する手間が省けるので、無駄な時間の削減につながります。
⑤経費精算などの会計処理が効率化できる
原本の即時破棄が認められているので、突合作業や経費精算などの手間のかかる作業が削減できます。
紙の領収証と照合する作業はとても労力がかかり、人為的なチェックが多くなるため、ミスの確率も高くなります。そのような手間やミスを減らし、効率化できる点が電子保存をするメリットです。
領収書を電子化する方法
先述したメリットを享受するために、領収書を電子化する必要があります。その手段として、経費精算システムの導入が最もおすすめです。ただ、システムによって機能や価格が異なっているため、最適なシステムを比較検討する必要があります。
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領収書保存を電子化するデメリット2つ
領収書保存を電子化する上でのデメリットについて、この章では具体的に解説します。
①申請者に領収書のスキャン方法を共有する必要が生じる
紙保存から切り替える際に、スキャン方法等を社内周知させる必要があります。領収書を紙で処理することに慣れていた社員に、領収書の撮影方法や新しい申請フロー等を共有しなければならないため、導入に手間や時間がかかります。
また、初期段階では操作方法のミスがあったり、電子データの扱いに手間取ったりと、さまざまな問題が生じるケースもあります。導入から期間が経てば解決する問題ではありますが、導入初期はトラブル対応が大変です。
②電子化するための下準備に経費精算などの費用が発生する
領収書を電子保存する上で、電子帳簿保存法に対応したシステム（経費精算システム等）を導入する必要が生じます。システム導入に伴い、コストがかかることは否めないでしょう。
一方、システム導入を検討する上で、単純な「費用」ではなく「費用対効果」の視点を持つべきであるとも言えます。システム導入でお金はかかりますが、それ以上に経理担当の業務時間が短縮されれば、全体として費用削減に繋がるでしょう。
まとめ
2022年度の電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプ要件が緩和されたり、真実性の確保のための業務が簡略化されたりと、領収書のスキャナ保存は導入しやすくなっています。書類の電子化には、上述の通り多くのメリットがあるため、ぜひ検討してみてください。
一方で、電子化への対応を社員に共有しないといけない点や、システム導入に費用がかかる点などのデメリットがあります。メリット面とデメリット面を考慮しながら、各社、スキャナ保存の導入方法を検討しましょう。
