会計処理

請求書は領収書の代わりになる?違いや発行タイミングについて解説!

公開日:2022.06.01更新日:2022.08.09

請求書と領収書の違いを聞かれたら、当然のように答えられる方もいるでしょう。しかし、実務上は、取り扱いが異なる部分があり、さらに電子帳簿保存法の改正などで電子データ化が進むことで、従来にない対応をする必要も出てきました。

そこで、経理業務を行う上でのそれぞれの役割や違いについて、あらためて、しっかりと把握しましょう。

本記事では請求書と領収書、また領収書の代わりとなる書類、電子化の方法などについても説明していきます。

請求書とは

請求書は、商品・サービスなどを納品した際、相手に代金の支払いを要求するための書類です。発行を義務づけられているものではなく、書式も決まったものはありませんが、国税庁のWebサイトでは、以下の項目を記載することを推奨しています。

  • 発行者(氏名または名称)
  • 取引年月日
  • 取引内容(商品やサービス)
  • 取引金額
  • 請求書を受け取る事業者(氏名または名称)

参照元:「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」国税庁

ほかにも、代金を振り込むときに必要な振込先や振り込みの期日などが記載されるのが一般的です。

領収書とは

領収書は、商品・サービスの代金を受け取ったときに、受け取った事実を示すために発行される書類です。こちらも必ずしも発行しなければならないものではありませんが、取引相手には領収書を要求する権利があり、請求されたら発行しなければなりません。

領収書の主な記載項目は以下のとおりです。

  • 宛名
  • 発行した日付
  • 取引金額
  • 取引内容(商品やサービス)
  • 領収書を発行した事業者(氏名または名称)

領収書には代金を受け取った事実を示す以外に、代金の過払いや二重請求を防ぐ役割、内部の不正取引を防ぐ役割もあります。

また領収書は、経費や売上金など計算するために必要な書類なので、所定の保存期間中はしっかりと保存しておく必要があります。

請求書と領収書の違い

請求書と領収書は、商品やサービスを提供した事業者が商品やサービスを受け取った事業者に向けて発行するという点では同じです。以下では、それぞれの内容や役割の違いを解説します。

①役割と記載項目

しかし、両者の役割は異なります。請求書は代金を請求するために発行されます。一方、領収書は代金を受け取った事実を示すために発行されます

②発行タイミング

また、両者は発行されるタイミングが異なります。請求書は代金の支払い前、領収書は代金支払いのあとに発行されます。

請求書兼領収書が発行される場合もある

通常、請求書と領収書は発行のタイミングが異なりますが、請求と支払いが同時に行われることがあります。この場合、請求書兼領収書というものになります。文字通り、請求書と領収書の両方の役割を持つ書類です。

企業間の取引では、請求と支払いが同時になることはほとんどありません。しかし、個人経営の病院・歯医者などでは、多くが同時に行われます。

請求書は領収書の代わりになる?

請求書と領収書は取引を証明する大事な書類ですが、実は、経理業務では領収書がなくても済むケースがあります。請求書で代用する場合などで、以下のような取引です。

  1. 銀行振込・カード払いの場合
  2. 請求書兼領収書が発行された場合
  3. 領収書がない、または紛失した場合

それぞれについて詳しく解説します。

①銀行振込・カード払いの場合は領収書がなくても良い

銀行振込やカード払いの場合、請求書と明細書がそろっていれば領収書は必要ありません。経理の手続きでは、現金払いの場合は領収書が必要ですが、銀行振込やカード払いの場合は領収書なしでも認められます。

もし、銀行振込・カード払いで請求書がない場合は、領収書が必要なので注意しましょう。取引相手が領収書を発行してくれるのであれば、とりあえずもらっておけば無難です。

また、領収書がなくてもレシートで代用できるケースがあります。レシートに発行日や内容、金額、店名など必要事項が記載されていれば、レシートが領収書の代わりになります。

②請求書兼領収書は領収書として認められる

請求書兼領収書は、支払い済みであることが証明できれば領収書として認められます。表題が「請求書」でも、請求書兼領収書であれば領収書として使用できます。

ただし、支払い済みであることが分からない場合は認められません。書類の中に、「了」「代済」「相済」など、支払い済みであることを証明する記載があるかを確認しましょう。

なお、企業間の取引に請求書兼領収書が使用されることはほとんどありません。

③領収書がない・紛失した場合は出金伝票に記載しておく

領収書が発行されなかった、紛失した、という場合は、出金伝票に記載しておけば領収書の代わりになります出金伝票は企業が現金を支払ったときに記録する伝票です。経理業務では、交通費や取引先の慶弔費を申請するときなどに使用されます。

出金伝票を領収書の代わりに使用するためには、下記の項目の記載が必要です。

  • 代金を支払った事業者(氏名または名称)
  • 代金を支払った日付
  • 支払金額
  • 支払内容(目的や商品・サービスなど)

また、出金伝票を領収書の代わりにする場合は、証拠となる資料も併せて保管することをおすすめします。

請求書と領収書に収入印紙は必要?

「収入印紙」は、取引に伴って作成した書類に課される「印紙税」を支払うための証票です。契約書や手形などに貼ります。「収入証紙」と混同されることがありますが、収入印紙は国に、収入証紙は地方公共団体へ支払うので区別しましょう。

収入印紙が必要になる書類は契約書や領収書をはじめ20種類あります。本記事では請求書と領収書について詳しく説明します。

請求書に収入印紙は必要ない

請求書では、支払いが完了したかがわからないので、収入印紙の貼り付けは必要ありません。もし、間違えて請求書に貼ってしまった場合は、税務署に提出すれば、払い戻しされます。収入印紙は、貼ったものをはがして再利用はできないので注意しましょう。

領収書は場合により収入印紙が必要

領収書は代金の金額が、税抜き5万円以上の紙の領収書に張り付けが必要です。5万円未満または、電子発行された領収書では不要です。

収入印紙の金額は領収書の金額によって違います。

領収書の金額(税抜き)収入印紙の金額
5万円未満非課税
5万円以上、100万円以下200円
100万円超、200万円以下400円
200万円超、300万円以下600円
300万円超、500万円以下1,000円
500万円超、1千万円以下2,000円

また、請求書兼領収書が発行された場合も、領収書と同じく上記の金額に合わせて収入印紙の貼り付けが必要です。

請求書と領収書は電子化できる

改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行されました。この改正により、電子取引における取引データの電子保存が義務化され、紙への出力による保存は廃止となりました(2年の猶予期間あり)

これを機に、請求書と領収書の電子保存を検討してみてはいかがでしょうか?

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まとめ

請求書は相手に代金を請求するときに発行する書類、領収書は代金を受け取ったときに受け取った事実を示す書類です。それぞれ役割があり、発行されるタイミングが異なります。また、領収書は一定の条件があれば、用意しなくても済みます。

2022年はじめの改正電子帳簿保存法施行によって、電子取引における書面の電子化が義務化されました。同時に、請求書や領収書を電子化することでのコスト削減や業務効率化、テレワークなど、さまざまなメリットも期待されています。

また、電子帳簿保存法の気になる点についてわかりやすく解説した資料を配布しているので、こちらも参考にしてください。

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