日々の領収書の処理、面倒だと思ったことはありませんか？
経理にとって、経費精算は経理業務の要。決算の元となる資料の一番最初。
経理業務を日々積み重ねることによって、試算表や仕訳帳といった、会社の業績を表す資料が完成へと近づいてゆきます。
そう分かっていても、面倒くさい！
現役経理である筆者は、正直面倒くさいと思っています。
- ファイリングしてもしても終わらない領収書
- なかなか承認の下りない交際費
- 打っても打っても終わらない仕訳
「なんでこんなことをいまだに手作業でやっているんだろう」そう思ったことがある経理担当者は、一人や二人ではないはず。我々を悩ませるこれらの問題は、領収書の写真撮影に対応したシステムを導入すれば、すべて解決することができます。
- 領収書のファイリングは不要
- 承認はワークフローですぐ降りる
- スマホ撮影で自動仕訳、またはオペレーターによる代理入力
領収書を写真・画像として保存する際の要件についても解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
一般的な領収書処理の流れ
一般的な領収書処理の流れは、以下のようになっている場合が多いかと思います。
- 領収書(レシート)と必要書類が経理に送られてくる
- 領収書の確認をする
- 領収書を元に仕訳入力をする
- 入力が終わった領収書を紙に糊付けする
- 糊付けが終わった紙をファイリングする
- ファイルが増えてきたら、倉庫に移動させる
特に4〜6のステップで時間を取られることが多いです。ひたすら紙に糊でレシートを貼って、ファイリングして、倉庫に送って。こんな頭を使わないアナログな作業、いったいいつまで続けるんだろう。特に年度末決算である3月末～4月頭にかけてはただでさえ忙しいのに、なぜこんな単純作業に時間を取られなきゃならないのか。
私もそう思いながら、レシートに糊をぬりぬりしていました。
ただこれは、経費精算システムを導入する前の話です。システムを入れてからは、こんなアナログ作業からは解放され、決算作業にのみ集中できる環境を手に入れることができました。
画像での経費精算（電子化）がおすすめな5つの理由
ここからは、私が経費精算の電子化をススメル理由について、ご説明してゆきます。
1.システム入力の手間が減る
昨今の経費精算システムは、領収書のスキャナ保存要件に対応したシステムが主流です。対応のための要件は後述しますが、簡潔に言うと、領収書をスマホで撮影したり、スキャナで読み込んで、経費精算システムに仕訳を反映させるというもの。
経費精算書を作成する際はスケジュールや領収書を確認し、1件1件どんな経緯だったかを思い出し、領収書を1枚ずつのり付けするといった作業をしなければなりません。そのため手間と時間がかかる、かつミスが発生しやすい作業となっており、従業員の負担となるケースが多いです。
経費精算システムなら、領収書やレシートをスマホで撮影し、アップロードすれば自動で経費精算入力を行うことができます。また交通費に関しても乗換案内サービスやICカードと連携することも可能。今まで領収書を1枚1枚めくりながらシステムに仕訳を入力していた手作業が、すべて不要となります。
2.いつでもどこでも確認可能
紙の経費申請書を使う場合、テレワークを行っているのに、提出のためだけに出社したという例もあり、従業員にとって面倒な作業となっています。
領収書を経費精算システムに電子データとして取り込んだ場合、インターネットさえあれば、いつでもどこでも領収書の確認が可能になります。今まで会社にいないとできなかった仕訳の入力や確認の作業が、自宅や外出先で可能となるのです。
働き方改革の一助として在宅勤務を開始するもよし、シェアオフィスを活用するもよし。
経理担当者も、場所を選ばずに働くことができる時代がやってきているのです。
3.紙特有のリスクがなくなる
領収書を紙のまま保存している場合、以下の様なリスクが生じます。
- 印字が薄れてしまって読めない
- 誤って破棄してしまった・破ってしまった
- 保管用のファイルがいっぱいで置くスペースがない
これらのリスクは、領収書を電子化することで全て解決できるのです。
4.ファイリング作業がなくなる
- 提出された領収書を糊付けする
- 糊付けされた領収書を順番に沿ってファイリングする
今までは、このような作業が必要でした。しかし、経費精算システムを導入すれば、この作業はなくなります。もちろん、一定期間領収書の保存は必要になりますが、電子データとして保存されている以上、今までのように整然と並んでいる必要もありません(基本は電子データが完璧であり、紙は何か不備があったときの万が一のバックアップのため、ほとんど使用しないことが前提)
また、保存されてさえいればよいので、長期保存のために糊付けしきちんとファイリングする必要はありません。
5.承認のためのフローが早くなる
「この伝票いつ承認が入るの？」と、決算前に承認フローをじりじり見つめた経験がある方に朗報です。理由2と同じく、経費精算システムを導入すれば、いつでもどこでも伝票の承認ができるようになります。
「外出だから今日は無理」や、「しばらく会議だから」といった言い訳は、もう聞かなくていいのです。インターネットさえあれば、外出先からでも承認が可能ですし、スマホさえあれば会議中でも承認が可能です。
伝票の締めがぐっと早くなりますね！
領収書を写真・画像として保存するには？
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を適応させ、領収書をスマホ撮影データで保存できるようにするためには、特定の要件を満たす必要があります。スキャナ保存の要件に関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
データの解像度やサイズなどスキャナ保存の要件は細かくありますが、一番導入のネックとなるのは「タイムスタンプの付与」です。
タイムスタンプとは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプのことで、電子データの改ざんを防ぐために付与が必要とされています。仕組み等について、詳しくは以下の記事で解説しています。
タイムスタンプの認定を自社で取得するには、導入費用・ランニングコスト、そして定期的な監査と、厳しい条件が揃っています。そこで最も簡単な方法として、すでに認定済みのタイムスタンプを使用できる経費精算システムの導入が一般的になっています。この場合、自社側に掛かる費用は経費精算システムの費用だけになりますし、協会の定期的な監査も受けなくて良いのでおすすめです。その他、電子帳簿保存法に対応したシステムについては、以下の記事も参考にしてください。
領収書の写真撮影に対応したシステム3選
ここからは、現役の経理担当者である筆者が選んだ、経費精算電子化に対応したシステムを3つご紹介します。
また、数ある経費精算システムの中でも、領収書のスマホ撮影に対応したシステムに厳選しています。
それぞれの会社の業態や運用にあったシステムを選んでください。
おすすめ経費精算システム1.TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、領収書の写真撮影・申請から承認までをスマホで完結できる経費精算システムです。電子帳簿保存法対応システムの認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から認証を受けるだけでなく、JIIMAが実際に導入・利用しているサービスです。
TOKIUM経費精算を実際に利用した企業の担当者からは、以下のような声が聞かれます。
「操作性が高く、誰でも使いこなせるサービス」
「ICカード自動連携が便利」
「導入サポートが充実している」
特徴
申請者は領収書の写真をスマホで撮影後、社内に置かれた専用ポストに投函し、アプリ上で申請すれば完了します。領収書に記載された金額や日付は、TOKIUMのオペレーターが代行入力します。データ化については30分~1時間程度で完了し、99.9%の正確さを誇っています。
経費の承認者は事前に設定されたフローに従い、webやスマホから承認が可能です。領収書画像は、TOKIUM経費精算クラウド内に電子帳簿保存法に適した形で電子保存されます。また投函された領収書はTOKIUMが月次で回収し、突合作業を行った後、保管・廃棄まで代行します。そのため、領収書に関連する業務の完全なペーパーレス化も実現可能です。
おすすめ経費精算システム2.MoneyForwardクラウド経費
MoneyForwardクラウド経費が選ばれる理由は、自動連携できる銀行やサービスが多い点です。
一度連携の設定さえしておけば、「あれ取り込んだっけ？これいつだっけ？」となることなく、適時に自動的に仕訳が計上されてくるので、とても楽な点が魅力です。
また、こちらのシステムも、スマホでの仕訳計上に対応しています。専用アプリで領収書を撮影すると、金額・日付・支払先を読み取ってくれ、足りない情報を入力するだけで仕訳が完了する状態になります。TOKIUM経費精算と違って、領収書撮影者が補記を行わなければ仕訳として完了しません。(有料でオペレーター入力を依頼することも可能です)
おすすめ経費精算システム3.freee経費精算
freee経費精算も領収書のスマホ撮影に対応しています。専用のアプリで領収書を撮影すると、必要事項の入力フォームが開きます。そこに必要事項を入力すると、仕訳として計上されます。こちらは上記の2つとは違い、領収書を自動で読み取る機能はついていません。読み取った領収書は仕訳に添付されますので、領収書の電子化は可能です。
まとめ
領収書の写真をスマホで撮影し運用する方法について、解説してきました。領収書を画像で保存する経費精算システムを導入すれば、一気に作業工数を減らすことができます。
電子帳簿保存法などの法対応を機に、経費精算システムを使った領収書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
