「経費精算」、貴方は面倒だと思ったことがありませんか？
経理にとって、経費精算は経理業務の要。決算の元となる資料の一番最初。
経理業務を日々積み重ねることによって、試算表や仕訳帳といった、会社の業績を表す資料が完成へと近づいてゆきます。
そうわかってはいても、「面倒くさい！」。
現役経理である筆者は、正直面倒くさいと思っています。
- ファイリングしてもしても終わらない領収書
- なかなか承認の下りない交際費
- 打っても打っても終わらない仕訳
「なんでこんなことをいまだに手作業でやっているんだろう」そう思ったことがある経理担当者は、一人や二人ではないはず。我々を悩ませるこれらの問題は、経費精算システムを導入すれば、すべて解決することができます。
- 領収書のファイリングは不要
- 承認はワークフローですぐ降りる
- スマホ撮影で自動仕訳、またはオペレーターによる代理入力
以下から、どのようにしてこの快適さを手に入れるのか、詳しく見てゆきます。
1．現状の経費精算(領収書処理)について
現状の経費精算のフローは、、このようになっている場合が多いかと思います。
- 領収書(レシート)と必要書類が経理に送られてくる
- 領収書の確認をする
- 領収書を元に仕訳入力をする
- 入力が終わった領収書を紙に糊付けする
- 糊付けが終わった紙をファイリングする
- ファイルが増えてきたら、倉庫に移動させる
正直これ、面倒くさい。特に↓が。
- 入力が終わった領収書を紙に糊付けする
- 糊付けが終わった紙をファイリングする
- ファイルが増えてきたら、倉庫に移動させる
ひたすら紙に糊でレシートを貼って、ファイリングして、倉庫に送って。こんな頭を使わないアナログな作業、いったいいつまで続けるんだろう。特に年度末決算である3月末～4月頭にかけてはただでさえ忙しいのに、なぜこんな単純作業に時間を取られなきゃならないのか。
私もそう思いながら、レシートに糊をぬりぬりしていました。
ただこれは、経費精算システムを導入する前の話です。システムを入れてからは、こんなアナログ作業からは解放され、決算作業にのみ集中できる環境を手に入れることができました。
2．経費精算の電子化がおすすめの5つの理由
ここからは、私が経費精算の電子化をススメル理由について、ご説明してゆきます。
理由1 システム入力の手間が減ります！
昨今の経費精算システムは、領収書のスキャナ保存要件に適応させたシステムが主流です。
適応のための要件は、3．スマホで領収書を保存するための要件 にて、解説しますが、簡単に言ってしまえば、領収書をスマホで撮影したり、スキャナで読み込んで、経費精算システムに仕訳を反映させるというもの。
これを使用すると、今まで領収書を1枚1枚めくりながらシステムに仕訳を入力していた手作業が、すべて不要となります。
スキャナ保存については、以下の記事で解説しています。
理由2 いつでもどこでも確認可能
領収書を経費精算システムに電子データとして取り込んだ場合、インターネットさえあれば、いつでもどこでも領収書の確認が可能になります。
今まで会社にいないとできなかった仕訳の入力や確認の作業が、自宅や外出先で可能となるのです。方改革の一助として在宅勤務を開始するもよし、シェアオフィスを活用するもよし。
経理担当者も、場所を選ばずに働くことができる時代がやってきているのです。
理由3 承認のためのフローが早くなる！
「この伝票いつ承認が入るの？」と、決算前に承認フローをじりじり見つめた経験がある方に朗報です。理由2と同じく、経費精算システムを導入すれば、いつでもどこでも伝票の承認ができるようになります。
「外出だから今日は無理」や、「しばらく会議だから」といった言い訳は、もう聞かなくていいのです。インターネットさえあれば、外出先からでも承認が可能ですし、スマホさえあれば会議中でも承認が可能です。
伝票の締めがぐっと早くなりますね！
理由4 紙特有のリスクがなくなる
領収書を紙のまま保存している場合、以下の様なリスクが生じます。
- 印字が薄れてしまって読めない
- 誤って破棄してしまった・破ってしまった
- 保管用のファイルがいっぱいで置くスペースがない
これらのリスクは、領収書を電子化することで全て解決することができるのです。
理由5 ファイリング作業がなくなる
- 提出された領収書を糊付けする
- 糊付けされた領収書を順番に沿ってファイリングする
今までは、このような作業が必要でした。が、経費精算システムを導入すれば、この作業はなくなります。もちろん、一定期間領収書の保存は必要になりますが、電子データとして保存されている以上、今までのように整然と並んでいる必要もありません(基本は電子データが完璧であり、紙は何か不備があったときの万が一のバックアップのため、ほとんど使用しないことが前提)
また、保存さえされていればよいので、長期保存のために糊付けしきちんとファイリングする必要はありません。
3.スマホで領収書を保存するための要件
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を適応させ、領収書をスマホ撮影データで保存できるようにするためには、以下の図の要件を満たす必要があります。
画像引用元：電子データ保存ソリューション「PandoraClimber™」
この他にもデータの解像度やサイズなど細々とした要件はありますが、主なものは上記になります。
上記の要件の中で、一番導入のネックとなるのは、「タイムスタンプ付与」です。
タイムスタンプとは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプのことです。
電子データは、紙に比べて、その内容や日時を加工することが容易にできてしまいます。スマホで撮影した写真をアプリで加工することが容易なことからも、想像に難くありません。それを防ぐために、タイムスタンプの付与が要件として必要とされています。
タイムスタンプには、
- それが付与された日時
- 電子データをもとに作成されたハッシュ値
- タイムスタンプ局が発行した証明書
がデータとして付与されます。
付与されたこれらのデータは時刻認証事業者に保存されており、そのデータと、会社に保存されてる電子データのタイムスタンプのデータを比較することにより、データが改ざんされていないことを証明するのです。
記載の通り、このタイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会が認定するものを使用する必要があります。
しかし、自社単独で認定を取得するには、導入費用・ランニングコスト、そして定期的な監査と、なかなか厳しい条件が揃っています。もっとも簡単な方法としては、自社で認定を取得するのではなく、すでに認定済みのタイムスタンプを使用することができる経費精算システムを導入することです。
その場合、自社側に掛かる費用は経費精算システムのものだけになりますし、協会の定期的な監査も受けなくていいのです。
参考文献：はじめませんか！書類のスキャナ保存(国税局)
電子データの長期保存によるタイムスタンプの必要性(総務省)
タイムスタンプについては、以下の記事で解説しています。
4.経費精算の電子化に対応したシステム3選
ここからは、現役の経理担当者である筆者が選んだ、経費精算電子化に対応したシステムを3つご紹介します。
また、数ある経費精算システムの中でも、領収書の電子化がスマホで可能なシステムを厳選しています。
それぞれの会社の業態や運用にあったシステムを選んでください。
おすすめ経費精算システム1 TOKIUM経費精算
私がTOKIUM経費精算をおすすめに選んだ理由は、領収書(レシート)をスマホで撮影して計上される仕訳の精度が99.9％と高精度な点です。
スマホ撮影したデータをシステムが自動認識して仕訳計上するシステムが多い中、TOKIUM経費精算ではOCR入力ではなく、オペレーターによる代理入力が行われてるからです。
システムで自動的に反映されないレシートも、人間だと判定可能です。そのため、99.9％と驚異の仕訳精度なのです。
せっかくシステムを導入したのに、手直しの手間がかかってしまっては意味がありません。私がTOKIUM経費精算をおすすめする理由は、この点にあります。
おすすめ経費精算システム2 MoneyForwardクラウド経費
MoneyForwardクラウド経費が選ばれる理由は、自動連携できる銀行やサービスが多い点です。
一度連携の設定さえしておけば、「あれ取り込んだっけ？これいつだっけ？」となることなく、適時に自動的に仕訳が計上されてくるので、とても楽な点が魅力です。
また、こちらのシステムも、スマホでの仕訳計上に対応しています。専用アプリで領収書を撮影すると、金額・日付・支払先を読み取ってくれ、足りない情報を入力するだけで仕訳が完了する状態になります。TOKIUM経費精算と違って、領収書撮影者が補記を行わなければ仕訳として完了しません。(有料でオペレーター入力を依頼することも可能です)
おすすめ経費精算システム3 freee経費精算
私がfreee経費精算をおすすめに選んだ理由は、知名度が高い点です。
別にミーハーな考えで選んだわけではなく、知名度が高いということは、「ネットで調べた際の情報量が豊富」だからです。
経理の方は、何かあった際インターネットで情報を集めることも多いもの。
そのときに、情報量が多いシステムはありがたいです。
freeeもスマホ撮影に対応しています。専用のアプリで領収書を撮影すると、必要事項の入力フォームが開きます。そこに必要事項を入力すると、仕訳として計上されます。こちらは上記の2つとは違い、領収書を自動で読み取る機能はついていません。読み取った領収書は仕訳に添付されますので、領収書の電子化は可能です。
https://blog.keihi.com/862
まとめ
経費精算は、今ではこんなに簡単に行うことができる業務となりました。
貴方はまだ、手作業で疲弊していますか？
もし手作業に疲れてしまっていたら、経費精算システムの導入を一度検討されてみてはいかがでしょうか。
