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発注書や発注請書は、企業間の取引において重要な書類です。発注書や発注請書の正しい取り扱い方を知ることは、企業の購買部門や営業部門など取引に関わる人にとって不可欠と言えます。しかし、書類の名称を聞いたことがあっても、詳細を正しく理解できていると自信がある人は少ないかもしれません。
この記事では、発注書と発注請書に関して押さえるべき知識を分かりやすく解説します。発注書と発注請書の違いやそれぞれの作成方法について理解を深め、正確に運用するためにぜひお役立て下さい。
発注書・発注請書とは
発注書と発注請書は、取引においてどのような役割を果たす書類なのでしょうか。まずは、発注書と発注請書の基礎知識について説明します。
発注書と発注請書の役割
そもそも「契約」とは、申込みに対して承諾がなされれば成立するため、書類のない口約束だけでも有効です。しかし、口頭でのやり取りだけでは取引の条件や詳細が曖昧になりやすく、場合によっては後でトラブルとなる可能性もあります。
そのため、契約の内容を明確化した上で、契約が確実に存在することを裏付ける目的として、文書を作成する方法が用いられています。
発注書とは、取引における発注者が受注者に対し、取引への申し込みの意思を示す書類です。発注者側は発注書を受注者側へ送付することで、発注を依頼する意思を示し、受注者側はスムーズに取引を進めることができます。
発注請書は、発注者側が作成した発注書による申込みに対し、受注者側が承諾する意思を示す書類です。契約は、一方の申込みに対して、もう一方が承諾することで成立するため、発注書と発注請書は2つセットで契約が有効であることを示します。
なお、発注書は「注文書」、発注請書は「注文請書」と呼ばれることもあります。この記事では、「発注書」「発注請書」に統一して説明していきます。
契約書との違い
契約書とは、契約の成立を証明するための書類です。契約の詳細に相違がないことを確認した後に、双方が署名・捺印することで契約が正式に締結されます。
発注書と発注請書、契約書はいずれも取引の内容を明確に示し、トラブルを防ぐ目的で作成されます。ただし、発注書と発注請書は、取引の一方から相手方に対して一方的に交付されるものです。契約書は一般的には相互に取り交すことで法的拘束力を持つという違いがあります。
また、発注書と発注請書はセットで扱われますが、契約書は単体で契約成立を示すことができる点も異なります。なお、契約書の内容をほぼ網羅した発注書・発注請書がある場合、両書類が契約書と同等の効力を持つケースもあるため注意しましょう。
発注書・発注請書による取引の流れ
発注書と発注請書は、実際の取引ではどのように扱われるのでしょうか。ここでは、発注書と発注請書を含め、取引における各書類の発行・送付を解説します。
見積書の送付【受注者→発注者】
一般的な取引の流れとしては、まず、取引における発注者が受注者へ見積もりを依頼します。依頼を受けて、受注者は取引の詳細の想定を記した見積書を作成します。場合によっては、取引の詳細について両者が話し合い、詳細を詰めてから見積書に落とし込むことも可能です。
見積書には、主に商品やサービスの単価、数量、合計金額などが記載されます。制作物を提供する取引の場合は、制作工程や期間を記載するケースもあります。発注者と受注者との間で認識のズレがあっても、見積書を確認することで早い段階で解消できるため、双方が合意した内容で契約を締結することが可能です。
見積書の役割や作成時のポイントについては、以下の記事で詳しく解説していますので併せてご覧下さい。
発注書の送付【発注者→受注者】
続いて、発注者は受注者から送付された見積書を確認し、取引を行うかどうか判断します。発注者が見積書を受け取った後で、内容に納得できない場合、再度見積書を発行するよう受注者に依頼することも可能です。
見積書の内容に発注者が同意したら、取引を正式に依頼するために発注者が発注書を発行します。発注書には、依頼する商品・サービスの内容や希望納期の日付、金額などを記載するのが一般的です。
発注請書の送付【受注者→発注者】
発注書で提示された取引の内容に受注者が同意すると、受注者は発注請書を作成します。発注請書は、受注者が取引を行うことを正式に示すための書類です。書面には、発注書と同様に、受注する商品・サービスの数量や金額、納品日などが記載されます。
発注書を発注者へ送付し、発注書と発注請書のやり取りが成立した時点で、契約が成立したものとみなされます。なお、企業間の取引では、発注請書が省略される、もしくは発注書と兼ねるケースもあります。
発注請書発行時の注意点
受注者が発注請書を作成する際には、発注書の内容をよく確認することが大切です。発注請書の送付は、発注書の内容を承認して契約を成立させる意味を持ちます。
発注書の内容をよく確認せずに発注請書の作成・送付を行ってしまうと、発注書の中に自社の認識と異なる部分や、自社に不都合な条件が含まれていることに気付かず、自社の損失を招く可能性もあります。
トラブルを避けるためにも、発注請書を作成する前には、発注書の以下の内容を中心にしっかりとチェックすることが重要です。
- 取引する業務や納品物の内容
- 報酬の金額や計算方法
- 報酬の支払い時期
- 商品の検収手続き
納品書の送付【受注者→発注者】
発注書と発注請書のやり取りが完了したら、受注者は依頼された商品・サービスを提供し、業務完了時に納品書を発行します。納品書は、受注者が発注者に商品を納品する際に同封し、発注通りに商品・サービスを納品したことを証明するための書類です。
基本的には、納品書にも見積書と同じように、商品・サービスの内容や金額などが記載されます。納品書には発行義務はなく、発注者によっては納品書が不要なケースもあるため事前に確認しておきましょう。
納品書の作成・発行におけるポイントについては、下記記事をご参照下さい。
検収書の送付【発注者→受注者】
発注者は、受注者から納品された商品・サービスを確認し、問題がないと判断した場合は検収書を発行します。検収書は、発注者側から受注者側へ「商品・サービスの検収の結果、問題がなかった」という意思を示すための書類です。
検収書は、納品後のトラブルやクレームの防止の役割を担っています。また、検収日の売上計上の際の基準として用いられる場合や、請求書の発行を省略できる場合もあります。ただし、定型的な取引では検収書の発行を支払い業務発生の基準として定めるケースもあるため、事前に確認しておくと安心です。
検収書について、詳しくは下記記事をご参照下さい。
請求書の送付【受注者→発注者】
受注者は、検収書を受け取った後に請求書を発行し、納品した商品・サービスの代金を発注者へ請求します。請求書には、納品書と似た内容に加え、代金の支払い方法や支払い期限などが記載されます。
請求書の発行タイミングは取引によって異なり、受注者によっては納品書と合体した納品兼請求書を納品の際に発行するケースもあります。
請求書の発行については、下記記事で詳しく解説していますので、併せてご活用下さい。
領収書の送付【受注者→発注者】
発注者からの支払いが確認できたら、受注者は領収書を送付します。領収書は、受注者が納品した商品・サービスに対して、代金が支払われたことを確認した際に発行する書類です。企業間の取引では、作成が省略される場合もあります。
発注書・発注請書に印紙は必要？
発注書と発注請書を発行する際に、印紙が必要なケースがあります。契約書の一部は印紙税の課税対象とされており、収入印紙の添付が必要です。
ここでは、発注書と発注請書それぞれについて、印紙の貼り付けが必要になるケースを具体的に解説します。
発注書に印紙が必要な場合
発注書と発注請書を発行する場合、収入印紙の貼付が必要になるのは発注請書のみであり、基本的に発注書には印紙は必要ありません。多くの場合、発注書の後に発行される発注請書をもって契約を締結したと認識されるため、発注請書が契約書として見なされます。
ただし、発注書でも、場合によっては印紙税の課税文書となる可能性があります。以下のようなケースでは、発注書は実質的に契約書と同等と判断されるため、収入印紙の貼付が必要です。
- 発注書の交付によって契約が成立する場合
- 発注書に取引を行う双方の署名・押印がある場合
- 発注書によって見積書への承諾を行う場合
発注請書に印紙が必要な場合
発注請書が印紙税の課税文書となるのは、請負の発注請書に限ります。請負の発注請書とは、商品・サービスの提供を請け負い、それが仕事の完成に重きを置く契約における発注請書のことです。この場合、契約金額に応じた収入印紙の貼付が必要になります。
一方で、動産のような「モノ」の売買を目的とする発注請書は、原則として印紙税の納税対象には含まれません。なお、発注請書に記載されている取引が「請負」に該当するか該当しないかを判断する時の基準は、印紙税法基本通達に記載があるので確認しましょう。
電子文書の場合は印紙が不要
印紙税は、あくまでも課税文書に課されるものであり、電子文書の場合は基本的に不要です。印紙税法では、紙で発行した発注請書は印紙税の課税文書に該当します。一方で、電子メールやFAX、クラウド型の電子契約やPDFなど電子データと認識されるものは、印紙税の課税対象外です。
また、手形の代わりとなる電子記録債権の領収書について、「上記金額を電子記録債権で受領」といった文言を明記すれば、収入印紙の貼付は不要になります。
印紙税について、詳しくは下記記事もご覧下さい。
発注書・発注請書確認時の注意事項
発注書や発注請書の確認は、円滑な業務運営とリスク回避のために重要です。ここでは、確認のポイントと注意点、さらに書類の適切な保管方法について解説します。発注書類を適切に管理することで、予期せぬトラブルを防ぎましょう。
備考欄の内容を確認
多くの場合、発注書や発注請書には、商品・サービスの数量や単価とは別に「備考欄」が設けられています。備考欄は、取引先との連絡や取引に関する前提条件などを記載できる項目ですが、自社の認識と異なる注意書きが付け加えられていないか事前に必ず確認することが大切です。
備考欄の記載に気が付かず、取引を進めてしまうと、後になってトラブルとなる可能性があります。取引を円滑に進めるためにも、発注書と発注請書を受け取った段階で、備考欄の確認を徹底しましょう。
保管漏れの防止
発注書と発注請書は、法的には取引の合意となる書類であり、一般的な契約書と同じ扱いです。そのため、税法上では法人の場合、最低7年間の保存義務が定められています。取引量が多い企業ほど、発注書や発注請書の量や発行する頻度も増える傾向にあります。
適切に整理、管理されていない場合、乱雑に扱われ紛失する、破損してしまうといったリスクも考えられます。日頃から書類管理を適切に行うよう徹底して、保管漏れに注意しましょう。
発注書と発注請書を正しく理解し業務を効率化しよう
発注書は、商品・サービスの提供を依頼することを示す文書で、取引における受注者が発注者に送付します。発注請書は、取引の受注者が、発注書の記載内容を引き受けたことを証明するための文書です。発注書と発注請書は2つセットで契約の成立を意味します。
また、契約書とは異なる書類ですが、契約書の内容をほぼ網羅しているケースなど、契約書と同等の効力を持つ場合もあります。一部の発注書と発注請書は、原則として印紙税の課税対象となり、契約金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。
この記事をきっかけに、発注書と発注請書に関する業務について見直してみてはいかがでしょうか。最後までお読み頂きありがとうございました。
