領収書の保管期間は7年?10年?【電子帳簿保存法の解説も】

TAXと電卓

領収書の保管期間は、法人・個人事業主問わず7年が基本です。

ただし、法人で繰越欠損金の控除(赤字を次年度以降に繰り越し)の適用を受けるなら、領収書の保管期間は10年です。

この記事では以下について解説します。

  • 法人・個人事業主それぞれの領収書の保管期間
  • 領収書の保管と繰越欠損金控除・仕入税額控除の解説
  • 領収書の保管方法

筆者は上場企業で経理担当として領収書を処理していた経験があります。

最新のインボイス制度にも触れつつ、わかりやすく解説するので参考にしてみてください。

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領収書の保管期間は?【基本は7年】

領収書

✅ 領収書の保管期間

  • 法人は7年が基本、10年で安心
  • 個人事業主は7年で安心
  • 確定申告の提出期限の翌日から数える

領収書の保管期間は基本的に7年ですが、法人の場合には10年保存しておくと安心です。

領収書の日付から7年ではなく、事業年度の確定申告書の提出期限(=事業年度の最終日から2か月)の翌日から7年です。

まずは領収書の保管期間の概要を解説します。

領収書の保管期間は税法で決められている

法人は法人税法、個人事業主は所得税法でそれぞれ領収書の保管期間が決められています。

領収書は、経費に計上した費用がほんとうに支払われていることを証明するための重要な証憑書類となるので、保管が必要なのです。

確定申告で税務署に提出することはありませんが、税務調査のときに提出を求められることがあります。

領収書を保管しておかないとどうなる?

領収書の保管がきちんとできていないことが税務調査で発覚すると、追徴課税など追加で税金を支払うことになります。

税務調査官がさかのぼって徴税できる期間、つまり時効が7年と決まっていますから、領収書の保管期間も7年なのです。

領収書は月別にきちんと整理して、取り出したいときにすぐに出せるように日ごろから整理しておくことが必要です。

領収書の保管期間|法人の場合【7年が基本、10年で安心】

ここからは法人の場合の領収書の保管期間について詳しく解説します。

個人事業主の方はこちら(下にスクロールします)

領収書などの帳簿書類は7年保管が基本

法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

法人は領収書だけでなく、以下の「帳簿書類」と呼ばれる資料は7年間保存することが法人税法で決められています。

税法上の帳簿書類の例
  • 勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 現金出納帳
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 注文書
  • 契約書
  • 領収書 ほか

では、この7年とはいつから数えて7年なのか。答えは「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」です。

例えば、3月決算の会社が6月に受け取った領収書の例で考えてみます。

領収書の保管期間の例
    • 領収書の受け取り:2020年6月
    • 決算:2021年3月末
    • 確定申告の提出期限:2021年5月末
    • 領収書の保管期限:2028年5月末

確定申告の提出期限は、事業年度の最終日から2か月です。

2004年までは中小法人の領収書の保管期限は5年でしたが、税制改正によりすべての法人において領収書の保管期間が7年となっています。

決算が赤字の時は領収書を10年保管

欠損金の繰越控除を利用する場合には、領収書の保管期間は10年です。

欠損金の繰越控除とは、赤字になった分を次の事業年度に持ち越しできて節税ができるしくみのことです。

国税庁「No.5762 青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越控除」を参照してください。

税制改正により、繰越できる期間が変更になっています。

✅ 欠損金の繰越控除の期間と領収書の保管期間

    • 2008年4月1日以降の事業年度:9年
    • 2019年4月1日以降の事業年度:10年

また、会社法では「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」と「計算書類及びその附属明細書」を10年間保管することを求めていますから、決算書や総勘定元帳などは10年間の保存が必要です。

法人は会計関連の書類は10年保管する、と決めておくと確実ですね。

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領収書の保管期間|個人事業主の場合【7年で安心】


個人事業主の領収書の保管期間は7年が確実です。

ここからは個人事業主の場合の領収書の保管期間について解説します。

青色申告事業者7年、白色申告事業者は5年

領収書をふくむ帳簿書類の保存期間について、国税庁では次のように記載しています。

✅ 青色申告の場合の帳簿・書類の保存期間

帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類 決算関係書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年
現金預金取引等関係書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など 7年(※)
その他の書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

※前々年分所得が300万円以下の方は、5年
✅ 白色申告の場合の帳簿・書類の保存期間

帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年
書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 5年

国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」より

上の表のとおり、個人事業主の領収書については青色申告事業者は7年、白色申告事業者は5年となっています。

法人と同じく、確定申告の提出期限から数えて7年(5年)なので注意してください。

2014年までは白色申告事業者のうち事業所得300万円以下の場合は、領収書の保存が義務付けられていませんでしたが、税制改正によってすべての個人事業主が領収書の保存をすることが義務になりました。

青色申告事業者・白色申告事業者を問わず、法定帳簿の保管期間は7年なので、会計関連の帳簿の保管期間は7年とまとめて管理したほうがわかりやすいですね。

仕入れ税額控除を行っている場合は7年

課税売上1,000万円を超える事業者など、消費税納税義務のある事業者は仕入れ税額控除を行うので領収書の保管期間は7年です。

仕入税額控除とは、何重にも消費税を納めることにならないように課税売上の消費税から、仕入れにかかった消費税を差し引いてOK、とするしくみ。

例で見てみるとわかりやすいです。

仕入税額控除の例
      1. りんごを108円(うち消費税8円)で仕入れた
      2. ①のりんごを324円(うち消費税24円)で販売した
      3. ②で納める消費税は24円-8円=16円

領収書を保管していないと、仕入れ税額控除が認められないこともあり得ます。

個人事業主で仕入れ税額控除を行う事業者は、領収書は7年しっかり保管しましょう。

なお、税込み30,000円未満の場合には領収書が保管されていなくても仕入れ税額控除が可能ですが、2023年にはじまるインボイス制度においてはすべての領収書を7年保管する必要があります。

インボイス制度については以下の記事で確認してください。

https://www.keihi.com/column/20953

領収書の保管方法は?【紙での保管が基本】


領収書の保管期間について紹介してきました。

ここからは、領収書の保管の方法について解説します。

領収書の保管は紙で

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

領収書は受け取った原本を紙で保管することが原則です。

電子メールに添付されたPDFの領収書なども、プリントアウトして紙で保管することが求められます。

経費精算で使用する領収書やレシートは、大きさがまちまちで保管がしにくいため、のりで台紙に貼り付けてサイズをそろえてファイリングしている会社が多いです。

個人事業主で管理する領収書の数が少ないという場合には、月別にクリアファイルに入れるといった管理方法でも構いません。

税務調査の際にすぐに取り出せるように、領収書・レシートの管理方法は社内で統一しておくべきです。

領収書の保管を電子化するには?

「領収書をのりで貼り付けるのが面倒」「レシートの管理が大変」という場合は、「電子帳簿保存法」について知っておくと良いでしょう。電子帳簿保存法を満たせば、領収書の電子化も可能です。

電子帳簿保存法とは、領収書などこれまで紙での保存のみ認められていた帳簿書類を電子化することについて定めた法律です。

帳簿書類の電子化の準備には次の2つが必要です。

    • 3か月前までに税務署に届け出
    • 「真実性の確保」「可視性の確保」のための社内準備

帳簿書類の電子化には、改ざんができない「真実性の確保」と見たい書類をすぐに確認できる「可視性の確保」をの2点を担保するために、システムの導入や社内規定の整備が必須です。

領収書の電子化はハードルが低いとは言えませんが、経費精算をスマートフォンで完結できるようになるなど、社内の生産性向上につながります。

紙の書類がテレワーク導入の妨げになっている、という会社は多いはずです。帳簿書類の電子化を検討事項の一つとしてみてはいかがでしょうか。

最新の電子帳簿保存法の情報は以下の記事でまとめています。

【2020年最新】電子帳簿保存法改正のポイントは?経理のDXに必須の知識を図解で解説!

領収書の保管期間|まとめ

✅ 領収書の保管期間

    • 法人は7年が基本、10年で安心
    • 個人事業主は7年で安心
    • 確定申告の提出期限の翌日から数える

領収書の保管期間は、7年が基本。法人で赤字の年度があり繰越欠損金の控除の仕組みを使うならば、その年の領収書は10年保管しておきます。

領収書の発行日ではなく、確定申告の提出期限の翌日から7年及び10年なので気をつけてください。

領収書は紙での保存が基本ですが、電子帳簿保存法を満たした社内運用を行えば電子化が可能です。

2021年3月公布 電子帳簿保存法の改正ポイントを図解した資料をプレゼント(無料)