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経費精算システムとは、業務で発生する交通費・出張費・備品購入費などの経費について、申請から承認、仕訳、支払、証憑保存までの流れを効率化するシステムです。
紙やエクセルで行っていた経費申請を電子化することで、入力ミスや差し戻し、承認の滞留、経理担当者の確認・転記作業を減らせます。特に、申請件数が多い企業や、複数拠点で経費精算を行う企業では、業務効率化と内部統制の強化につながります。
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経費精算システムでできることを整理すると、以下のようになります。自社に必要な機能を把握する際は、申請者・承認者・経理担当者のどの業務を効率化したいのかを分けて確認することが重要です。
本記事では、そんな経費精算システムの基礎知識から、導入のメリットやデメリットを解説します。記事後半では、テレワークや最新法改正にも完全対応したおすすめの経費精算システムを紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、経費の申請・承認、仕訳作成、会計ソフトへのデータ連携までをまとめて管理し、経理担当者や申請者の作業負担を軽減する仕組みです。
経費精算システムでは、物品購入をはじめとする経費精算だけでなく、交通費精算や小口精算、出張旅費精算などにも対応しているものが多いです。近年では、OCRによる自動読み取りや交通費の自動計算といった機能を搭載するシステムが登場し、経費精算の手間を格段に軽減することが可能となっています。
そもそも経費精算業務の流れについて確認したい方は、こちらの記事をご確認ください。
経費精算システムの必要性と現場の課題
経費精算システムが必要とされる背景には、紙やエクセルを中心とした手作業の限界があります。経費精算は、従業員による申請、上長や経理部門による承認・確認、仕訳作成、支払、証憑保存まで多くの工程が関わる業務です。申請件数が増えるほど確認作業が膨らみ、月末月初の経理業務に負担が集中しやすくなります。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応により、領収書や請求書などの証憑を適切に確認・保存する重要性も高まっています。経費精算システムを活用すると、申請内容の確認から承認、仕訳作成、証憑保存までを同じ仕組みの中で管理できるため、入力ミスや確認漏れ、承認の遅れを防ぎやすくなります。経費精算の現場で起こりやすい課題を整理すると、以下のようになります。まず全体像を把握したうえで、それぞれの課題を詳しく見ていきましょう。
| 現場の課題 | 起こりやすい問題 | 経費精算システムで期待できる効果 |
| 紙やエクセルによる手作業では処理に時間がかかる | 申請書の作成、領収書の貼付、押印、ファイリング、会計ソフトへの転記などに時間がかかる | 申請・承認・証憑保存を電子化し、手作業や紙のやり取りを減らせる |
| 入力ミスや承認遅延が月末月初の経理負担につながる | 金額、日付、費目、税区分、領収書添付の不備や、承認待ちによる処理遅延が発生しやすい | 入力項目や規程違反をチェックし、承認状況を可視化することで、差し戻しや確認遅れを減らしやすくなる |
| インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要になる | 登録番号や税区分の確認、領収書・請求書などの証憑保存、検索性の確保が必要になる | 証憑を電子データで保存・検索しやすくし、制度対応に必要な確認作業を進めやすくなる |
| 経費精算の属人化や管理コストが増加しやすい | 担当者ごとに確認基準が分かれ、処理のばらつきや確認漏れ、問い合わせ対応の増加が起こりやすい | 承認ルールや入力項目を標準化し、担当者に依存しない運用と内部統制の強化につなげやすくなる |
紙やエクセルによる手作業では処理に時間がかかる
紙の申請書やエクセルで経費精算を行っている場合、申請者は領収書を整理し、金額や利用日、支払先、経費の内容を手入力する必要があります。経理担当者も、申請内容と領収書を突き合わせ、金額や日付、勘定科目、税区分に誤りがないかを確認しなければなりません。
このような手作業が多い運用では、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれに負担がかかります。特に、領収書の貼付、申請書の回収、押印、ファイリング、会計ソフトへの転記といった作業が残っていると、経費精算の件数が増えるほど処理時間も増加します。テレワークや複数拠点での勤務がある企業では、紙の原本提出や承認のために出社が必要になるケースもあり、業務効率化の妨げになります。
入力ミスや承認遅延が月末月初の経理負担につながる
経費精算では、日付、金額、取引先、利用目的、勘定科目、税区分など、確認すべき項目が多くあります。これらを手入力で管理していると、入力漏れや金額の誤り、領収書の添付忘れ、二重申請などが発生しやすくなります。不備が見つかるたびに申請者へ確認し、差し戻しを行う必要があるため、経理担当者の確認作業も増えます。
また、承認者が外出中や多忙な場合、申請が承認待ちのまま止まってしまうことがあります。承認が遅れると、経理部門での仕訳作成や支払処理にも影響し、月末月初に作業が集中しやすくなります。経費精算システムで承認フローを電子化すれば、申請状況を可視化し、承認漏れや確認遅れを防ぎやすくなります。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要になる
経費精算では、領収書や請求書などの証憑を正しく保存するだけでなく、取引内容や税区分、登録番号などの確認も重要です。インボイス制度の開始後は、仕入税額控除の観点から、適格請求書の要件を満たしているかを確認する場面が増えました。また、電子帳簿保存法への対応では、電子データで受け取った証憑を適切な形式で保存・検索できる体制を整える必要があります。
紙やエクセルを中心とした運用では、証憑の紛失、保存場所の分散、検索に時間がかかるといった課題が発生しやすくなります。電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを活用すれば、領収書や請求書を電子データとして保存し、必要な証憑を後から検索しやすくなります。法令対応のためにも、経費精算のプロセスをシステム上で管理する重要性は高まっています。
経費精算の属人化や管理コストが増加しやすい
経費精算のルールが部門や担当者ごとに異なると、確認基準がばらつきやすくなります。例えば、どの費目で申請すべきか、どの金額から上長承認が必要か、領収書がない場合にどのように処理するかといった判断が担当者任せになると、経費精算業務が属人化しやすくなります。
属人化が進むと、担当者が不在の際に処理が滞ったり、確認漏れが発生したりするリスクが高まります。また、経理担当者が申請内容を一件ずつ確認し、必要に応じて申請者へ問い合わせる運用では、件数が増えるほど管理コストも増加します。経費精算システムを導入し、承認ルールや入力項目、証憑管理を標準化することで、担当者に依存しない運用を目指しやすくなります。
このように、経費精算システムは単に申請書を電子化するためのツールではありません。申請、承認、仕訳、支払、証憑保存までの流れを整え、経理担当者の確認作業を減らしながら、法令対応や内部統制を強化するための仕組みです。次章では、経費精算システムに備わっている主な機能を見ていきましょう。
なお、これらの課題は「TOKIUM経費精算」で解消できます。
領収書はスマホ撮影、申請・承認もオンラインで完結し、精度99%のデータ化と規程の自動チェックで入力ミスや承認の滞留を防ぎます。登録番号まで含めた電子保存（JIIMA認証）でインボイス・電子帳簿保存法にも対応し、突合点検・原本保管の代行や専任コンサルの初期設定伴走で、属人化と管理コストまでまとめて解消できるでしょう。
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経費精算システムの主な機能一覧
経費精算システムには、申請者の入力負担を減らす機能、承認者が内容を確認しやすくする機能、経理担当者の仕訳・確認・保存作業を効率化する機能があります。導入を検討する際は、単に多機能なシステムを選ぶのではなく、自社の経費精算フローで負担が大きい業務に対応できるかを確認することが重要です。
| 機能 | 内容 | 主に効果が出る業務 |
| 経費申請機能 | 交通費・出張費・備品購入費などの支出について、申請内容を画面上で入力・提出できます。 | 申請作業、入力作業、紙の申請書作成 |
| 承認ワークフロー機能 | 金額、部門、役職、費目などに応じて承認ルートを設定できます。 | 承認依頼、承認漏れ、承認の滞留防止 |
| 領収書読取機能 | スマートフォンなどで撮影した領収書から、日付、金額、取引先などを読み取り、入力を補助します。 | 領収書入力、証憑確認、差し戻し削減 |
| 交通費精算機能 | 経路検索や交通系ICカード連携により、交通費の入力や確認を効率化します。 | 交通費申請、定期区間控除、経路確認 |
| 自動仕訳機能 | 申請内容に応じて、勘定科目や税区分の入力を補助し、仕訳作成を効率化します。 | 仕訳作成、会計処理、転記作業 |
| 会計ソフト連携 | 承認済みの経費データを会計システムへ連携し、二重入力を減らします。 | 会計システムへの入力、データ転記、月次処理 |
| 証憑保存機能 | 領収書や請求書などの証憑を電子データとして保存・検索しやすくします。 | 証憑管理、ファイリング、監査対応、検索作業 |
| 規程違反チェック機能 | 上限金額の超過、必要項目の不足、重複申請などを検知し、申請ミスを減らします。 | 差し戻し対応、不正防止、内部統制強化 |
特に、経費精算の件数が多い企業では、申請・承認・仕訳・証憑保存のどこか一部分だけを効率化しても、全体の負担が残る場合があります。導入前には、申請者、承認者、経理担当者のそれぞれで時間がかかっている作業を洗い出し、必要な機能を整理しておきましょう。
経費精算システムのメリット【申請者/承認者/経営者】
経費精算は、申請書類をまとめる手間や、申請・承認作業、さらには仕訳や振り込みといった業務の煩雑さから面倒な作業であると思われがちです。しかし、経費精算システムを導入することでそれらの作業をスムーズに行うことができます。
経費精算システムを導入する大きなメリットは、申請・承認・仕訳・証憑管理にかかる手間を減らし、経費精算業務全体を効率化できることです。ここでは、従業員（申請者）、経理担当者・上長（承認者）、経営者の3つの立場に分けて、導入によって得られるメリットを解説します。
①【申請者】経費申請書を記入しなくて済む
経費精算書を作成する際はスケジュールや領収書を確認し、1件1件どんな経緯だったかを思い出し、領収書を1枚ずつのり付けするといった作業をしなければなりません。そのため手間と時間がかかる、かつミスが発生しやすい作業となっており、従業員の負担となるケースが多いです。
経費精算システムなら、領収書やレシートをスマホで撮影し、アップロードすれば自動で経費精算入力を行うことができます。また交通費に関しても乗換案内アプリや交通系ICカードと連携すれば、運賃を自動取得して入力の手間を省けます。自動で入力できるので従業員の負担を大幅に減らすことができます。
②【申請者・承認者】申請・確認・差し戻しの手間が減る
入力を終えたら、次は経理担当者に提出しなければなりません。紙の申請書の場合、テレワークを行っているのに、提出のためだけに出社したという例もあり、従業員にとって面倒な作業となっています。また提出したものの確認にそもそも時間が取られるといった課題や不明点や不備があった場合、従業員側にその都度連絡をしたり、差し戻したりする必要があるという課題がありました。
クラウド型の経費精算システムなら、申請や承認をすべて電子化することができるため、外出先やテレワークであっても気軽に経費精算業務を行うことができます。またシステム上で申請者↔承認者間のコメントができるため確認作業もスムーズに行えることに加え、差し戻し作業もシステムに備わっていることがほとんどです。
③【承認者】仕訳データと支払データを整形しなくて済む
承認が得られた経費申請は、勘定科目の仕訳やファームバンキングデータの作成、金融機関への振込を行う必要があります。手作業でこれらを処理すると工数がかさみ、転記ミスや計算ミスも起こりやすくなります。 例えば、必要な記載事項が申請者側に浸透していないと、何のための経費なのかを判断できない場合があり、仕訳を入力することができなくなります。そのため都度確認を行いながら仕訳を行う必要があり、経理担当者の大きな負担となります。
経費精算システムを導入することで、従業員側が選ぶ経費の項目と勘定科目の紐づけを行うことができ、申請時点で自動仕訳が可能になります。さらに作成した仕訳データは、CSV出力して会計ソフトに取り込むこともできます。申請内容をもとにFBデータを自動で生成し、オンラインで取り込むことで振込業務も完結できます。従来のように、勘定科目を考えたり、会計ソフトへ入力したり、一人一人に振り込んだりする作業が自動で行えるようになるため、大幅な効率化が実現できます。
④【承認者】原本保管をしなくて済む
経費精算は従業員一人ひとりが毎月行う可能性があるため、管理すべき書類やデータが膨大になります。さらに、領収書は最低でも7年間保存が必要になるため、後から見返せるように正しく管理する必要があります。膨大な量の領収書を紙で管理するのは非効率であり、紛失などが起こる可能性もあります。
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することで、アップロードするだけで電子化が可能であり、一定の要件をクリアすれば、破棄することが可能です。さらに突き合わせや領収書の保管なども行う企業のシステムを導入すれば、完全なペーパーレス化を実現することもできます。
参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」
参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」
⑤【経営者】不正な経費精算の防止
紙で経費精算を行う場合、不正をしていないか一枚一枚確認する必要がありました。
経費精算システムを導入すれば、不正な支出をリアルタイムでチェックし、お知らせする違反経費の自動アラート機能があるため、不正な経費精算を防止することができます。また定期区間の自動除外機能がついているものも多く、交通費の二重申請も防止することができます。
経費精算システム導入のデメリット
1.システム導入にコストがかかる
当たり前ですが、システムの導入や運用には費用がかかります。クラウド型の経費精算システムの多くは利用人数に応じて利用料が決まるため、規模の大きな会社ほど運用コストが高額になる傾向があります。そのため、システム導入の際には「システムによってどれくらいの時間削減になるのか」をしっかりと計算し、費用対効果を見極めることが必要になります。システムによっては、従量課金制のものや、月額固定料金のものなどがあるので、自社に有利な料金形態を選択することが重要になります。
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2.従来と異なる運用に慣れるのが大変
システム導入により、申請や承認、会計ソフトへの仕訳データの出力作業などが効率化できる一方、今まで慣れ親しんだやり方を変更するストレスは避けられません。
具体的には、従業員側で選ぶ経費の項目と勘定科目の紐づけ、申請や承認フローの条件設定や、会計システムに適合した仕訳データの出力設定を予め行う必要が生じます。自社の運用に沿った形で要件を定義し、システムを使いこなせる状態に準備する作業を自社で行うのは非常に困難であるため、システムを検討する際は、初期設定を伴走してもらえるかどうかを確認しておきましょう。
TOKIUM経費精算の場合は、導入を決定されたお客様1社ごとに専任のコンサルタントがつき、初期設定を伴走してご提案します。ぜひご検討ください。
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3.全ての業務がシステム化されるわけではない
経費精算システムを導入しても、申請内容と原本の突合点検の作業などシステムで解決できない業務が残り続けます。また、電子帳簿保存法の改正により電子保存した領収書の原本廃棄が現実的となりましたが、不正経費の疑いがある際に原本確認できるよう保管を継続する企業も多いでしょう。
システムで解決できない課題まで解決できるサービスをぜひ検討してみましょう。
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経費精算システムの費用対効果
経費精算システムの費用は、利用人数、申請件数、必要な機能、サポート範囲、既存システムとの連携有無によって変わります。クラウド型の場合は、初期費用と月額費用が発生するケースが多く、料金体系はユーザー数に応じた課金、申請件数に応じた課金、月額固定制などに分かれます。
費用を比較する際は、月額料金だけを見るのではなく、導入準備や運用にかかる工数も含めて確認することが重要です。経費精算システムは、申請者の入力作業、承認者の確認作業、経理担当者の仕訳・転記・証憑確認作業を削減できるため、費用対効果は「削減できる時間」と「ミスや差し戻しの減少」も含めて判断します。
| 費用項目 | 確認ポイント |
| 初期費用 | 初期設定、マスタ登録、承認フロー設計、既存システム連携、導入支援に費用がかかるかを確認します。 |
| 月額費用 | ユーザー数課金、申請件数課金、月額固定制など、料金体系が自社の利用規模に合っているかを確認します。 |
| オプション費用 | 領収書読取、交通系ICカード連携、法人カード連携、電子帳簿保存法対応、サポート追加などが別料金かを確認します。 |
| 運用コスト | 社内説明、マニュアル作成、問い合わせ対応、設定変更、承認ルールの見直しにかかる工数を見込んでおきます。 |
| 連携費用 | 会計システム、人事システム、法人カード、交通系ICカードなどとの連携に追加費用が発生するかを確認します。 |
費用対効果を確認する際は、以下のように「どの業務時間を削減できるか」を具体的に整理すると判断しやすくなります。
| 削減できる業務 | 期待できる効果 |
| 申請内容の入力 | 領収書読取や交通費自動計算により、申請者の入力負担を減らせます。 |
| 承認依頼と承認状況の確認 | 承認ルートの自動化により、申請の停滞や確認漏れを防ぎやすくなります。 |
| 差し戻し対応 | 必須項目や規程違反を事前にチェックできるため、差し戻し件数を減らせます。 |
| 仕訳作成・会計ソフト入力 | 自動仕訳や会計ソフト連携により、経理担当者の転記作業を削減できます。 |
| 証憑の保管・検索 | 領収書や請求書を電子保存することで、紙の保管や後日の検索にかかる手間を減らせます。 |
費用だけで判断すると、必要な機能が不足したり、運用開始後に追加費用が発生したりする可能性があります。自社の経費精算件数、承認者の数、拠点数、既存システムとの連携要件を整理したうえで、総コストと削減効果を比較することが大切です。
経費精算システムの選び方のポイント4つ
ここでは、経費精算システムを選ぶ際に重要な4つのポイントについて説明します。
1. 使いやすいシステムを選ぶ
コスト、機能共に充実している魅力的なサービスであっても、運用方法が複雑だったり、自社の業務形態と合わない場合も考えられます。システムは使われないと意味がないため、「社員が使いやすいか」という観点は何よりも優先されるべきポイントです。システム導入前に、実際の運用画面を見せてもらったり、無料トライアルがある場合はお試しで使ってみることをお勧めします。
2. 自社の他システムと連携できるシステムを選ぶ
既に会計システム、ワークフローシステムなど他のシステムを導入している企業も多いでしょう。他のシステムとスムーズに連携できるのか、データ連携に問題はないのか等をしっかりと確認しましょう。連携の観点からは、自社で導入済みの他システムの系列サービスを選ぶと確実です。
3. 運用開始後のフォロー範囲を確認する
システム導入の際には、デメリットでも説明した通り、既存の業務フローが大きく変わることが多いです。「システムを入れたものの、うまく運用が回らない」という事態に陥らないためにも、運用段階でのサポートだけでなく、導入時のサポートが充実しているかが大切です。
4.最新法に対応しているシステムを選ぶ
経費精算は、各税法や会社法といった重要な法律と密接に関わる領域のため、最新法に対応していることは必須条件でしょう。直近では電子帳簿保存法が改正され、2024年1月からは電子取引データを電子で保存することが義務になっています。この電子帳簿保存法へ対応したシステムかどうかは必ず確認しましょう。また、将来的な法改正にも対応できるシステムかどうかも合わせて確認しましょう。
参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
参考：国税庁「電子取引関係」
※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
ここまで紹介した選び方のポイントを踏まえたうえで、実際に複数のサービスを比較すると、自社に合う経費精算システムを検討しやすくなります。各システムの特徴や比較ポイントを詳しく確認したい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
経費精算システムの比較方法
経理業務の自動化に役立つ経費精算システム。しかし、様々なサービスが存在しており、結局自社に適したシステムがどれか分からないといった声もあります。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。各サービスの特徴や価格を比べ、自社にとって最もコストパフォーマンスの高い経費精算システムを選定したい方は、ぜひ下記より資料ダウンロードしてご覧ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
経費精算システム導入までの流れ
経費精算システムを導入する際は、システムを選ぶ前に、現在の経費精算フローと課題を整理しておくことが重要です。現場の申請方法、承認ルート、経理部門の確認作業、会計システムへの入力方法を把握しないまま導入すると、システムの機能と実際の業務が合わず、運用が定着しにくくなります。
| ステップ | 内容 | 確認ポイント |
| 1. 現在の経費精算フローを洗い出す | 申請、承認、経理確認、仕訳、支払、証憑保存までの流れを整理します。 | 紙、エクセル、メール、チャットなど、どの方法で運用しているかを確認します。 |
| 2. 課題を整理する | 入力ミス、承認の滞留、差し戻し、証憑紛失、経理部門の転記作業などの課題を明確にします。 | 申請者、承認者、経理担当者のそれぞれで負担が大きい作業を分けて整理します。 |
| 3. 必要な機能を決める | 交通費精算、領収書読取、承認ワークフロー、会計ソフト連携など、必要な機能を選定します。 | 自社の課題に直結する機能を優先し、使わない機能を増やしすぎないようにします。 |
| 4. 承認ルールや費目を設計する | 部門、役職、金額、費目ごとの承認ルートや勘定科目、税区分などを整理します。 | 既存の経費規程とシステム上の設定が矛盾しないように確認します。 |
| 5. 小規模に運用を開始する | 一部の部門や対象業務から運用を始め、問い合わせや差し戻しの内容を確認します。 | 従業員向けのマニュアルやFAQを用意し、運用定着を支援します。 |
経費精算システムは、導入して終わりではありません。運用開始後も、申請ミスが多い項目、承認が滞りやすい部門、問い合わせが多い操作を確認し、設定や社内ルールを見直すことが重要です。最初からすべてを完璧に整えるのではなく、優先度の高い業務から段階的に改善していくと、現場にも定着しやすくなります。
経費精算システムならTOKIUM経費精算がおすすめ！
経費精算のペーパーレス化を進める際は、単に紙の申請書を電子化するだけでなく、領収書のデータ化、承認フロー、会計ソフト連携、電子帳簿保存法への対応まで一体で確認することが重要です。ここでは、経費精算の申請・承認・証憑管理を効率化できるシステムとして、「TOKIUM経費精算」を紹介します。
TOKIUM経費精算は、経費精算業務のペーパーレス化と効率化を支援する経費精算システムです。スマートフォンやPCから経費申請・承認ができるため、紙の申請書や領収書の回収、押印、ファイリングにかかる手間を減らせます。移動中やリモートワーク中でも申請・承認を進めやすく、経費精算のためだけに出社する必要を減らせる点が特徴です。
最新版のTOKIUM経費精算では、経費精算AIエージェントとして、申請者・承認者双方の作業負担を減らす機能が強化されています。申請者側では、出張準備から経費精算までの面倒な作業を支援し、承認者側では、承認ルールの確認や差し戻し、会計システムへ連携するためのデータ作成までを効率化できます。
また、領収書の画像をスマートフォンで撮影するだけで、日付、支払先、金額、登録番号などをデータ化できます。AIによる読み取りに加えて、人が確認する仕組みも組み合わせることで、公式サイトでは精度99%のデータ化を実現していると説明されています。領収書の内容を手入力する負担を減らせるため、申請者の入力ミスや経理担当者の確認作業を抑えやすくなります。
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| 項目 | TOKIUM経費精算の特徴 |
| 申請・承認 | スマートフォンやPCから、場所を問わず経費申請・承認ができます。承認依頼の通知を受け取り、画面上で確認・承認を進められます。 |
| 領収書のデータ化 | スマートフォンで撮影した領収書をデータ化し、日付、支払先、金額、登録番号などの入力を支援します。手入力の負担や入力ミスの削減につながります。 |
| 交通費精算 | 各種交通系ICカードやモバイルSuicaとの連携に対応し、交通費精算や定期区間控除を効率化できます。 |
| 会計ソフト連携 | 承認済みの経費データを会計ソフトへ連携できます。仕訳データの出力項目やフォーマットを調整できるため、会計システムへの取り込み作業を効率化しやすくなります。 |
| 電子帳簿保存法対応 | JIIMA認証を取得しており、タイムスタンプなど電子帳簿保存法に対応した証憑保存を進めやすい設計です。 |
| 規程チェック | 社内ルールをもとに、金額異常やルール違反をチェックできます。申請内容の見落としや規程外の経費を防ぎやすくなります。 |
| 導入・運用サポート | 導入時の設定や会計連携用CSVのカスタマイズなど、運用開始に向けた支援を受けられます。運用開始後も、利用ユーザーがサポート窓口を利用できます。 |
TOKIUM経費精算は、紙の申請書や領収書を前提とした経費精算から脱却したい企業に向いています。特に、申請件数が多い企業、承認者が複数いる企業、経理担当者が領収書確認や仕訳データ作成に多くの時間をかけている企業では、導入効果を検討しやすいでしょう。
一方で、経費精算システムは導入すれば自動的に定着するものではありません。自社の経費規程、承認ルート、費目、勘定科目、既存の会計システムとの連携方法を事前に整理しておく必要があります。TOKIUM経費精算を検討する際も、現在の経費精算フローを洗い出し、どの作業をペーパーレス化・自動化したいのかを明確にしたうえで比較することが大切です。
経費精算のペーパーレス化は、申請者の利便性を高めるだけでなく、承認のスピード向上、証憑管理の効率化、内部統制の強化にもつながります。経理部門の確認作業や月次処理の負担を減らしたい場合は、TOKIUM経費精算のように、申請・承認・データ化・会計連携までを一体で支援できるシステムを検討するとよいでしょう。
まとめ
経費精算システムとは、交通費や出張費、備品購入費などの経費について、申請・承認・仕訳・支払・証憑保存までを効率化するシステムです。紙やエクセルでの運用を見直すことで、申請者の入力負担、承認者の確認作業、経理担当者の転記・チェック業務を減らせます。
経費精算システムを導入するメリットは、業務効率化だけではありません。承認フローの可視化、証憑の電子保存、規程違反のチェック、会計システムとの連携により、内部統制の強化や法令対応のしやすさにもつながります。一方で、導入時には費用、初期設定、社内ルールの整備、従業員への周知といった準備も必要です。
自社に合う経費精算システムを選ぶには、まず現在の経費精算フローを洗い出し、どの業務に負担がかかっているのかを明確にすることが重要です。そのうえで、必要な機能、会計システムとの連携、電子帳簿保存法への対応、サポート体制、費用対効果を比較しましょう。
経費精算の件数が多い企業や、紙・エクセルでの管理に限界を感じている企業では、経費精算システムの導入により、月次処理の負担軽減やペーパーレス化を進めやすくなります。まずは、自社の経費精算業務の課題を整理し、必要な機能から段階的に検討することが大切です。
FAQ
経費精算システムとは何ですか？
経費精算システムとは、業務で発生した交通費・出張費・備品購入費などを対象に、申請・承認・仕訳・支払・証憑保存の流れをまとめて管理し、経理担当者や申請者の作業負担を軽減する仕組みです。 紙やエクセルで行っていた経費精算業務を電子化し、申請者・承認者・経理担当者の作業負担を減らします。
経費精算システムと会計システムの違いは何ですか？
経費精算システムは、経費の申請、承認、精算、証憑管理を効率化するシステムです。一方、会計システムは、仕訳入力、帳簿作成、決算処理などを行うためのシステムです。経費精算システムで承認されたデータを会計システムへ連携することで、会計処理を効率化できます。
経費精算システムで効率化できる業務は何ですか？
交通費精算、出張旅費精算、立替経費精算、領収書管理、承認ワークフロー、仕訳作成、会計ソフト連携、証憑保存などを効率化できます。特に、申請件数が多い企業や、経理担当者が手作業で確認・転記している企業では効果を実感しやすいです。
経費精算システムのデメリットは何ですか？
経費精算システムのデメリットは、導入費用や月額費用がかかること、初期設定や社内ルールの整備が必要なこと、従業員への操作説明が必要なことです。導入前に、必要な機能、既存システムとの連携、運用開始後のサポート体制を確認しておくことが重要です。
経費精算システムは電子帳簿保存法に対応できますか？
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを選べば、領収書や請求書などの証憑を電子データとして保存しやすくなります。ただし、保存要件や運用ルールを満たす必要があるため、導入時には検索機能、タイムスタンプ、訂正削除履歴などの対応範囲を確認しましょう。
経費精算システムはどのような企業に向いていますか？
紙やエクセルで経費精算を行っている企業、申請件数が多い企業、複数拠点で経費精算を行う企業、承認の滞留や差し戻しが多い企業に向いています。また、経理部門の人手不足や法令対応への不安がある企業にも適しています。
経費精算システムを導入する前に確認すべきことは何ですか？
導入前には、現在の経費精算フロー、承認ルール、費目、勘定科目、証憑保存ルール、会計システムとの連携可否を確認しましょう。あわせて、従業員が使いやすい画面設計か、スマートフォンから申請できるか、サポート体制が十分かも確認することが大切です。
