PDFの請求書は有効?電帳法改正に伴う変更点や注意点を徹底解説!

請求書

近年、経理業務におけるペーパレス化が進んでおり、効率化のため請求書をPDFで送付する企業が増えてきています。しかし、こうした電子データ化された請求書は法的に有効なのでしょうか?

今回は電子化された請求書が法的に有効なのか、またそれらを取り扱う際の注意点について解説していきます。

 

PDFの請求書は法的に有効?

それでは、請求書等の重要な情報を紙ベースでなく、PDFのような電子データで送信することは法的に有効なのでしょうか?

結論から言うと、自社と取引先の双方が、その請求書が正式なものだという認識を共有していれば、電子化した請求書であっても法的に有効です。仮に税務調査が入り、請求書の事実確認が求められる場合であっても、電子化された請求書が存在すれば問題はありません。

 

PDFの請求書を送付する際の注意点

PDFなどによって電子化された請求書は有効であると言いましたが、電子化の際には、取引先とのトラブルを避けるためにいくつか注意点があります。

請求書は修正・改ざんがしにくいフォーマットで送付

請求書を電子化する際、ExcelやWordなどで作成しそのまま取引先に送付することは避けましょう。ExcelやWordは、受け取った側が簡単に取引額や数量を変更することが可能です。

故意がなくても、操作中に誤って削除、変更してしまう可能性が高いため、送付する際はPDFなど簡単に修正することができないフォーマットを利用しましょう。

また、改ざんを防ぐ方法として印鑑を利用する方法もあります。特別な例を除き、請求書に印鑑を押す必要はありませんが、印鑑を押してからPDF化することで改ざんを防ぐことができます。

万全なセキュリティ対策を

請求書には個人情報や講座内容、重要契約項目といった機密情報が含まれていることが珍しくありません。PDFデータをそのまま送付することは、第三者への情報漏洩につながりかねません。

そこで、ファイルをZIPファイルに圧縮したり、開封パスワードを設定したりすることで第三者から保護する必要があります。パスワードは別途担当者にメールで送付する必要があり面倒に感じるかもしれませんが、セキュリティ対策の観点からパスワード設定することは必須といえます。

 

取引先への連絡

もともと紙で請求書を送付していたにも関わらず、突如電子化した請求書を送付することは取引先の担当者を混乱させ、トラブルの原因になりかねません。PDFでの送付に切り替えたい場合、十分前もって通知することが丁寧かつ誠実な対応といえます。

会社によっては請求書を紙で一元管理している場合もあり、PDFでの送付は印刷の手間がかかるため紙での送付を求める可能性も多いにあります。こうした事態に対処するために、事前の通知・連絡を忘れないようにしましょう。

 

PDFの請求書を保管する際の注意点

PDF化させた請求書が届いた場合、処理する側としてはどのような対応が必要なのでしょうか?電子帳簿保存法の改正に伴う注意点を踏まえ解説していきます。

 

電子データは電子データとして保存

従来の電子法簿保存法では、PDFで送られた請求書は印刷して原本を7年間保存する必要がありました。また、電子データとして保存する際は、電子保存を開始する日の3ヵ月前に税務署に申請を行う必要があり、多くの書類の提出が必要なことから運用のハードルが高い制度となっていました。

しかし、2022年1月に予定されている電子帳簿保存法の改正によって、大幅な規制緩和が行われ、電子データの保存におけるハードルが大きく下がります。受け取った請求書が電子データである場合、電子での保存が必須となります。これまでは印刷して紙で保存することが認められていましたが、今回の改正で電子保存のみが有効な保存法になります。

 

紙の請求書は、紙または電子データとして保存

請求書が紙で送付された場合、紙、電子データどちらでも保存可能です。改正によって、税務署の申請・承認やタイムスタンプ制度などが廃止または緩和され、紙の請求書を電子データとして保存するハードルが大きく下がりました。より電子保存しやすい制度へと変化しているといえます。

改正以前では、紙での請求書の保管法と統一するため、電子データは紙で保存する企業が多かったかと思われます。しかし、改正後は電子データは電子データとして保存する必要があるため、請求書の一元管理のためには紙の請求書を電子データとして保存することをおすすめします。

「真実性の確保」と「可視性の確保」

電子化のハードルが下がったとはいえ、どのような形式であっても有効になるわけではありません。

改正される電子帳簿保存法では、請求書を電子保存するための要件として「真実性の確保」「可視性の確保」の2つを定めています。

「真実性の確保」とは具体的に、訂正・削除履歴の確保、相互関連性の確保、関係書類等の備付けを指します。電子化されたデータが整合性や正確性を有していることを明らかにするため、電子化において以上3つの要件を満たす必要がります。詳細はこちらをご覧ください。

「可視性の確保」とは具体的に、見読可能性の確保、検索機能の確保を指します。保存されたデータが適切に保存され、必要な時にすぐに検索・発見できるようにするために、以上2つの要件を満たす必要があります。詳細はこちらをご覧ください。

 

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まとめ

電子帳簿保存法の改正は請求書の保存と管理に大きな変化をもたらします。請求書の電子化への動きがさらに強まることが想定されます。請求書の適切な管理・保存のために自社の請求書管理体制を今一度見直してはいかがでしょうか?

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